Turnos rotativos y cuadrantes de trabajo

23 enero, 2024

Cómo aplicar la jornada laboral de 38.5 horas

adminPgplanning2024-01-24T07:53:20+00:00 23 enero, 2024|Jornada laboral, registro de la jornada laboral|

Jornada Laboral de 38.5 horas semanales — Jornada laboral de 38.5 horas

En 1983 ya se redujo la jornada laboral en España de 44 horas semanales a 40. Actualmente, el gobierno estudia reducir la jornada laboral hasta las 38.5 horas semanales para 2024 , para llegar hasta las 37.5 horas en 2025.

La nueva jornada laboral de 38.5 horas afectará a 11 millones de empleados del sector privado. A día de hoy tienen una jornada de 40 horas semanales vigentes en el régimen general del Estatuto de los Trabajadores. Según estudios realizados muchas de las empresas ya en 2022 tenían una media de 37.5 horas de promedio, por lo que esta medida busca una igualdad entre los sectores intentado así unificar la duración de la jornada laboral.

Todas las empresas deben saber cómo aplicar la jornada laboral de 38.5 horas y hacer un ejercicio de cálculo para adaptar sus horarios, manteniendo el formato, o, si no fuera posible, cambiando incluso el tipo de turno u horario.

Las empresas que trabajan a turnos 24/7 van a perder la multiplicidad que se encontraba al cubrir 24 horas con 3 turnos si se trabajan 8 horas al día al ser 8 divisor de 24. Esto va a originar desajustes, que habrá que resolver de manera individual por cada empresa, teniendo en cuenta su número de empleados, demandas de personal por puesto o los convenios con el que trabaje la empresa.

Estos cambios, cuando hablamos de horas a la semana o al día no parecen demasiado, pero si lo extrapolamos a todo el año, vemos que pueden suponer hasta 9 días menos de trabajo efectivo, lo que hace ver el alcance de esta medida, cuando en muchas ocasiones las negociaciones en los convenios colectivos por ampliar un día de vacaciones llevan años para poner de acuerdo a los agentes sociales.

A continuación, vamos a ver unos ejemplos de cómo adaptar la nueva situación a diferentes turnos y horarios que se usan en la actualidad y que no habrá más remedio que modificar para adaptarlos al nuevo marco.

A tener en cuenta la problemática de los trabajadores a media jornada, que con esta reducción se enfrentan a dos posibles situaciones:

Si el empleado decide mantener su mismo número de horas de trabajo (jornada reducida solicitada) su salario aumentará porque estará trabajando 1.5 horas adicionales.
Reducir su jornada adaptándose a esa nueva media jornada y manteniendo así su salario actual.

¿Qué soluciones pueden adoptar las empresas para la aplicar la jornada laboral de 38.5 horas durante 2024?

Es difícil hacer una estimación puesto que todavía no conocemos si tendrá carácter retroactivo, pero podemos ver supuestos de cómo podríamos llevar a cabo esas adaptaciones a la nueva ley. Veamos dos ejemplos que ayuden entender la problemática que surge.

Primer Ejemplo: Empresa con servicios 24×7

Pensemos en una empresa que trabaja 24×7.

Es decir, debe tener cubierta su jornada de trabajo 24 horas durante los 7 días de la semana. Sus horas de convenio con vacaciones suelen estar establecidas en 1.968 horas. Se reparten 8 horas día x 5 días a la semana = 40 horas, 40 horas x 52 semanas = 2.080. 8 horas x 14 festivos = 112 horas; 2.080 horas – 112 horas de festivos = 1.968 horas) menos 176 horas de vacaciones (8 horas x 22 días de vacaciones) debe tener una jornada anual trabajada de 1792 horas.

Veamos con la reducción de la jornada laboral de 38.5 horas semanales en 2024. Si afectara a todo el año tendríamos que tener en cuenta (7,7 horas día) 38,5 horas x 52 semanas = 2.002 horas; 7,7 horas x 14 festivos = 107,80 horas; 2002 – 107,80 = 1.894,20 horas, y si descontamos las vacaciones (22 x 7,7 = 169,40 horas). La jornada anual pasaría a ser de 1.724,80 horas.

Veamos cómo aplicar la jornada laboral de 38.5 horas semanales

Si asignamos un patrón de turnos de trabajo donde entre 4 personas tienen que cubrir una jornada de trabajo de mañana, tarde y noche de lunes a domingo.

Patrón de turnos 24x7 — Patrón de turnos de trabajo 24×7

Nos encontramos con la siguiente situación:

Los empleados tienen asignado el patrón anterior y trabajan todos los días de la semana, incluidos festivos. Analizando las columnas de la imagen podremos ver que no hay vacaciones solicitadas, que los empleados trabajan 2.192 horas y que sus horas anuales de convenio actualmente son 1.792 horas. Aplicando la nueva jornada laboral serían 1.724,80 horas, por lo que estamos muy por encima de nuestras horas anuales.

Incluyendo las vacaciones, nuestros empleados siguen estando muy por encima de las horas de convenio tanto actuales como nuevas.

En este caso, ¿cómo aplicar la jornada laboral de 38.5 horas semanales?

Si la empresa necesita seguir cubriendo lo mismo su opción será contratar una persona más durante para poder cumplir las horas establecidas por la nueva jornada.

Si creamos un patrón de turnos de trabajo cubriendo lo mismo, pero con una persona más, estaremos más cerca de cumplir nuestras horas de convenio y podremos además utilizar a esta persona nueva para cubrir las vacaciones del resto de los empleados. En este caso, podemos hacer la unión de dos patrones, uno para vacaciones y otro para el resto del año quedando de la siguiente manera:

En este caso la opción sería teniendo en cuenta las horas de convenio anuales con una jornada de 40 horas semanales.

Jornada Laboral con 38,5 horas semanales — Jornada Laboral con 40 horas semanales

Como vemos, a día de hoy,con las 1.792 horas de convenio al tener 5 empleados incluso cubriéndose las vacaciones entre ellos mismos no llegábamos a cumplir la jornada anual establecida.

En esta situación la opción sería teniendo en cuenta las horas de convenio anuales con una jornada laboral de 38.5 horas semanales.

En este caso, vemos que al tener esta quinta persona cubrimos las vacaciones de los 5 empleados durante todo el año y la demanda necesaria de trabajo y estamos bastante ajustados de horas, por lo que podría ser una solución efectiva.

Tabla comparativa jornada de 40 horas Vs 38.5 horas

La diferencia entre lo que tenemos actualmente y lo que tendríamos con el nuevo convenio será que a día de hoy trabajamos entre los 5 empleados 200 horas menos de las que marca el convenio y aplicando el nuevo convenio tendremos un exceso a nuestro favor de 136 horas para poder cubrir imprevistos o dar libranzas en épocas de menos producción.

Segundo Ejemplo: Empresas con horario de Oficina

Tratemos ahora un ejemplo de una oficina con horario de lunes a jueves de 08.00-14.00 / 15.00 – 17.30 horas, viernes de 08.00 a 15.00. En verano, una reducción de jornada desde el 01/07 al 15/09 con horario continuado de 08.00 a 15.00 horas.

Los patrones a utilizar serían los siguientes:

Invierno:

Verano:

La unión de ambos patrones con las fechas marcadas quedaría anualmente de la siguiente manera:

Horario anual con vacaciones — Horario de Invierno y Verano fusionados

En este caso no tenemos solicitadas vacaciones, si marcamos las vacaciones de los empleados pasamos a quedarnos con un saldo:

En este caso se presenta un exceso de 62.20 horas anuales.

¿Qué podemos hacer sin contratar más personal?

1ª Opción:

Durante la jornada de invierno podemos intentar quitar una tarde para ver si así llegamos a horas. En este ejemplo vamos a dejar al empleado con turno partido de lunes a miércoles y continuado jueves y viernes.

Invierno

Verano

Una vez asignado el patrón nos quedaría de la siguiente manera.

Seguimos teniendo un exceso de jornada de 8.20 horas.

¿Cómo ajustamos ese exceso de jornada que tenemos?

2ª Opción:

Mantenemos nuestro horario con dos jornadas diferentes en cada época del año y reducimos una tarde a la semana dejando a cada empleado una tarde menos a la semana. Es decir, el turno partido un día a la semana pasaremos a hacerlo de 08.00 a 14.00 horas.

Patrón Invierno asignamos los jueves sólo el horario de mañana hasta las 14.00 horas. Este patrón lo asignaremos desde el 01/01 al 30/06 y del 16/09 al 31/12.

Horario de invierno , modificando el horario del jueves

Patrón de verano lo asignaremos desde el 01/07 al 15/09.

Si asignamos este patrón el cuadrante anual nos quedaría de la siguiente manera teniendo en cuenta las vacaciones informadas. Las vacaciones las estamos teniendo en cuenta solicitando la mitad en horario de verano y la otra mitad en horario de invierno.

Podemos ver que el empleado le debe a la empresa 27.80 horas.

3ª Opción:

Para intentar ajustar esas horas anuales que nos debe el empleado en el caso anterior podemos hacer que cada cuatro semanas los jueves haga el turno partido completo. De esta forma, los patrones se mostrarían de la siguiente manera.

Invierno

Verano

Si asignamos los patrones así a dos empleados con vacaciones el cuadrante anual quedaría de la siguiente manera:

Observamos que los empleados están por debajo de sus horas, debiendo a la empresa 5.30 y 2.80 horas respectivamente. Son diferentes porque cada uno de ellos empieza en una semana diferente del patrón, de ahí que uno trabaje un partido más que el otro. Esta opción se podría ajustar de forma manual. Pondríamos dos tardes al empleado que está por debajo 5.30 horas y una al que está 2.80 horas y así ya se quedaría el año correctamente cuadrado.

En definitiva, muchas son las opciones sobre cómo aplicar la jornada laboral de 38.5 horas. Cada empresa tendrá que buscar su solución, que no tiene porqué ser la misma que otra empresa del mismo sector y misma organización.

Como podemos observar, analizar las alternativas, cálculos y opciones no es una tarea sencilla teniéndolo que hacer manualmente.

Por suerte, nuestra plataforma PGPlanning permitirá buscar la mejor solución a cada empresa y gestionar y supervisar que la solución elegida, cumpla con la ley y las horas finales de trabajo efectivo.

No dejes de consultarnos si quieres que ayudemos a cómo aplicar la jornada laboral de 38.5 horas

Contacta con nosotros aquí y te ayudaremos. También puedes visitar otros post de nuestro blog en relación a la jornada laboral y visitar nuestra página del producto dedicado al registro de la jornada laboral.

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12 julio, 2023

Nuevos permisos laborales Ley 5/2023 28 de Junio

adminPgplanning2023-07-12T06:51:04+00:00 12 julio, 2023|absentismo laboral, conciliación, legislación laboral|

Para empezar, diremos que todos los nuevos permisos laborales y las modificaciones de los ya existentes se recogen en el Real Decreto – ley 5/2023, de 28 de junio. Éste ha venido a desarrollar nuevos permisos laborales para favorecer la conciliación laboral y familiar de los trabajadores, según lo marcado por la Unión Europea.

En cuanto a nuevos derechos laborales se refiere, dicho Real Decreto- ley contempla la posibilidad de:

Un nuevo permiso laboral parental de 8 semanas que permite cuidar a los hijos menores de 8 años. Este permiso, por ahora, no es retribuido, aunque se está contemplando de cara al año que viene que esto cambie y si se remunere como así lo indica la Directiva Europea 2019/1158. (CUIDADO DE MENORES)
Siguiendo con las novedades, se reconoce un nuevo permiso para ausentarse del trabajo por causas de fuerza mayor para el cuidado de familiares o personas convivientes en caso de enfermedad o accidente que hagan indispensable su presencia inmediata. Este permiso está limitado a 4 días y podrá ser disfrutado por días y por horas. (CUIDADO DE FAMILIARES O CONVIVIENTES).
Se incorpora un permiso laboral de 2 días de permiso por fallecimiento de cónyuge que se ampliarán a 4 si hubiera que hacer algún desplazamiento. Este permiso aplica también para las parejas de hecho.

Una vez que hemos visto los nuevos permisos vamos a ir analizando los ya existentes que se han visto afectados en el Estatuto de los Trabajadores.

¿Qué permisos se han visto alterados por este nuevo Real Decreto – ley 5/2023?

En primer lugar, veamos los PERMISOS LABORALES RETRIBUIDOS que se encuentran en el artículo 37 del mismo.

Hasta la entrada en vigor de esta nueva normativa, los trabajadores en base al artículo 37.1 tenían derecho a 15 días naturales por matrimonio. Desde ahora en adelante, se asemeja la pareja de hecho y se disfrutará de los mismos días que si se hubiera celebrado el matrimonio.
En el mismo artículo, pero en su párrafo 3º, los trabajadores tenían derecho a 2 días por accidente o enfermedad grave, hospitalización o intervención quirúrgica sin hospitalización que precise reposo domiciliario del cónyuge o parientes hasta segundo grado de consanguinidad o afinidad. Ahora, con la nueva legislación se ampliará dicho límite hasta alcanzar los 5 días y se incluye a la pareja de hecho y a sus familiares. Dichos días deberán empezarse a computar en día laborable y deberán entenderse como hábiles.
El permiso de lactancia también se ha visto modificado por esta actualización normativa, ya que, en el caso de que ambos progenitores trabajen en la misma empresa y no puedan coincidir en el tiempo este permiso, la empresa deberá proponer una alternativa para no desfavorecer el buen funcionamiento de la empresa, pero sin perjudicar un derecho tan importante para el trabajador como es la conciliación familiar con la laboral (art. 37.4).

Por otro lado, veamos los PERMISOS LABORALES NO RETRIBUIDOS que también se han visto modificados:

Reducción de jornada por cuidado de hijo con enfermedad grave: se amplia hasta cumplir 26 años el menor cuando tengan cáncer u otra enfermedad grave, y el grado de discapacidad supere el 65% siempre que esta condición se acredite antes de cumplir 25 años. (art. 37.6).
Excedencia por cuidado de familiares. Se incluye la posibilidad de que sea para cuidar al cónyuge o de la pareja de hecho al adquirir los mismos derechos.

Si alguno de estos derechos se viera afectado o fuera motivo de despedido, se considerará nulo. Son derechos protegidos y contemplados en las causas de nulidad del art. 53.4 y 55.5 del Estatuto de los Trabajadores.

Por supuesto, podrás dar de alta todos los nuevos permisos laborales en PGPlanning. Si tienes dudas, contacta con nosotros y lo haremos contigo.

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11 mayo, 2023

Bolsas de Horas

adminPgplanning2023-05-11T06:08:57+00:00 11 mayo, 2023|Bolsas de Horas|

¿Qué son las bolsas de horas?

Las bolsas de horas son un “saco” donde se gestionan horas de trabajo, ya sean sumando o restando, en función de distintas situaciones para cada empleado. Permiten llevar un saldo de horas independiente de las horas planificadas bajo sus horarios de trabajo o cuadrante de turnos.

¿Para qué se usan?

Son una herramienta para registrar los excesos o defectos de las horas trabajadas. A través de distintas incidencias suman o restan horas en función del tipo de cómputo.

Mediante la compensación de turnos contra la bolsa de horas, ya sea añadiendo un nuevo turno o convirtiendo un turno en compensado, o quitando un turno contra bolsa de horas, es decir convertirlo en libre compensado, se pueden ajustar los saldos de las bolsas de horas de los empleados otorgándoles días libres y asignándoles turnos de trabajo para equilibrar el saldo de las horas que tienen.

Hay muchas formas de controlar las horas de trabajo de los empleados. Hay tener en cuenta si afectan a las horas de convenio o si están fuera de esas horas de convenio porque se van compensando. Cada empresa las gestiona de manera diferente y no hay porque tener una única bolsa de horas para gestionar todos los conceptos. Podemos tener diferentes bolsas donde gestionemos en cada una de ellas lo que necesitemos.

PGPlanning ofrece una completa gestión de bolsas de horas, veamos un ejemplo.

Partimos de una empresa donde tiene un patrón de turnos definido trabajando con un 6×3, por lo que las horas anuales las va a marcar el propio patrón.

En este caso la empresa tiene un convenio con 1690 horas anuales. Pintamos el patrón 6-3 a un empleado durante todo el año con 30 días de vacaciones naturales y le salen unas horas anuales de 1760 horas.

Si recopilamos de los datos obtenidos hasta el momento vemos que el empleado según su convenio tiene que trabajar 1690 horas y una vez informadas sus vacaciones está trabajando 1760 horas, tenemos una diferencia que podemos gestionar a través de una bolsa de horas.

En PGPlanning utilizamos el concepto de inicialización viva, quiere decir que va a tener en cuenta siempre la diferencia entre las horas que tenemos que hacer por convenio y las que tenemos pintadas en nuestro cuadrante de forma anual.

En este caso nos aparecerá una inicialización viva de 70 horas, que es la diferencia existente entre las 1690 horas de convenio y las 1760 horas que tiene asignadas en su cuadrante. Es decir que este empleado está trabajando 70 horas más de las que tiene contratadas y son las que vamos a gestionar a través de la bolsa de horas.

Cuadrante con Bolsas de Horas — Cuadrante de turnos con saldo de una bolsa de horas

Dentro de las bolsas de horas podemos configurar las incidencias que queramos para gestionar los saldos. Estas incidencias pueden ser positivas, negativas, por horas, por días, de ajuste… y podemos decidir cómo queremos que actúen dependiendo de cómo las utilicemos.

En este ejemplo, el empleado tiene que hacer sus horas de convenio y tiene un exceso de 70 horas. Por tanto, la gestión la iremos haciendo dándole libranzas en temporadas donde tengamos menos trabajo o nuestra demanda de personal esté por encima de lo que necesitamos. De esta forma alcanzaremos las horas deseadas.

Ese libre lo damos a través de una incidencia de compensación de decremento de la bolsa de horas, lo que definimos como DLC – día libre compensado. De esta forma vamos regularizando las horas para ajustar a las horas de convenio sin excesos ni defectos.

En el caso de llegar a final de año y no haber podido descontar todo el exceso de horas, podemos sincronizar la bolsa de horas y arrastrar ese saldo al año siguiente.

Esto permite tenerlo en cuenta a la hora de hacer el cuadrante de turnos anual, o podemos ajustarlo económicamente siempre y cuando no sobrepasemos las 80 horas establecidas para el pago de horas extras que regula el Estatuto de los Trabajadores. En el caso de excedernos tendríamos un aviso y dejaríamos esas horas pendientes para trasladarlas como exceso y descansarlas.

A partir de aquí, podemos analizarlo través de un informe que detallará todas las horas generadas, descansadas y cobradas con su fecha correspondiente.

Si hacemos otro ejemplo con este mismo empleado para ver el funcionamiento de otra manera, por ejemplo, todos los festivos van contra la bolsa de horas y computan 1.5 por hora, es decir que por cada hora de trabajo contamos 1.5 horas. Para ello crearemos una incidencia de incremento con un coeficiente de 1.5.

Configuración de bolsa de horas — Alta y configuración de una bolsa de horas

Y lo que haremos será aplicarla a todos los festivos del año donde este empleado tenga turno de trabajo, pasando así a tener un saldo en la bolsa de horas.

En este caso podemos hacer dos cosas para ir compensando esas horas.

Descansos diarios cuando tenemos la demanda cubierta o podemos prescindir de algún trabajador por circunstancias de la producción.
Hacer ajustes económicos pagando esas horas hasta un máximo de 80 horas extra que es lo que marca la ley y que podremos ir controlando con un límite que marquemos en la bolsa de horas sobre esa incidencia de ajuste económico.

En PGPlanning podemos controlar las que llevamos pagadas para no exceder de las 80 marcadas y poder llevar así una gestión de lo que se va liquidando y descansando en cada caso.

Si hacemos el pago de varias incidencias y damos libranza después podremos sacar un informe controlando todo lo que tenemos pagado, pendiente y descansado.

Detalle y saldos de bolsas de horas — Saldos de Bolsas de Horas

Todas las incidencias desde la administración de PGPlanning se pueden configurar para que los empleados puedan gestionarlas desde el portal del empleado. Así, podrán realizar solicitudes sobre los turnos compensados o ajustes económicos, teniendo en cuenta los movimientos por fecha pudiendo seleccionarlos o añadiendo simplemente el importe que se quiere cobrar en esa solicitud.

De igual manera, pueden ficharse estas bolsas de horas a través de nuestro control horario, lo que haría que automáticamente se sumase o restase el computo de tiempo fichado sobre la bolsa.

Como podemos ver, las bolsas de horas es una herramienta muy útil y eficaz para gestionar las horas de trabajo, su flexibilidad y transparencia.

Nota: Todos los nombres de empleados que aparecen en las imágenes son ficticios

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13 abril, 2023

Ahorro de costes de personal controlando la demanda

adminPgplanning2023-04-13T06:52:17+00:00 13 abril, 2023|empresa, organizar turnos de trabajo, planificación de turnos|

Es una constante en las empresas buscar un ahorro de costes de personal y aumento de su productividad. Es frecuente, que se produzcan incrementos de personal por necesidades de organización y producción. Esta situación implica un aumento de costes en la contratación, lo que en ocasiones provoca una bajada de productividad y beneficios.

Desde PGPlanning podemos ayudarte a que estos quebraderos de cabeza desaparezcan. Podrás maximizar tus recursos humanos y de producción, haciendo que el sobrecoste se acabe y puedas controlar los márgenes de producción.

Cuando comienzan las temporadas altas de trabajo o campañas, se unen muchos factores que hacen que en algún momento podamos perder el control en el número de personas que tenemos contratadas. Esto nos lleva a que en algunos momentos tengamos más personas del número necesario o, por el contrario, nos falten.

Por extraño que parezca, sucede. Y más de lo que pensamos.

Por este motivo, es necesario tener medido en todo momento qué personal necesitamos en cada fecha y para cada turno u horario.

Con nuestro software podrás configurar las necesidades, la demanda de personal según nuestra nomenclatura. Esto hará que, si en algún momento, tienes personal de vacaciones, de baja o de permiso, puedas ver qué necesidades tienes y cuales vas a tener. Del mismo modo, podrás controlar si tienes o tendrás más personal o menos del realmente necesario. ¿Cómo?, alertándote de la situación en la que estás en cada momento. Por encima o por debajo de las necesidades marcadas.

La demanda de Personal

Desde PGPlanning, podemos controlar y registrar cuántos trabajadores vas a necesitar.
Detallando qué días, en qué horarios, en qué tramos horarios del día, pudiendo ser totalmente flexible a la hora de personalizar por días, turnos y necesidades.

Es habitual que las necesidades de personal a lo largo del año sean diferentes, pudiendo fluctuar este dato, aumentando en determinadas circunstancias y reduciéndose en otras. Estos cambios, los podrás registrar y parametrizar en función de la necesidad que tengas, en tantos tramos de tiempo como necesites. También, podrás especificar si fuera necesario, los días de la semana en los que puedes tener diferencias en las cargas de trabajo por ubicación y turno. Esto es debido a las diferentes necesidades que tenga la empresa.

De igual manera, si en algún momento esta necesidad o demanda cambiara, la parametrización y configuración también se puede cambiar y modificar, de esa manera, poner los nuevos datos, tantas veces como fuera necesario.

Una vez esté parametrizada esta información en PGPlanning, en los casos que no se cumpla por defecto se marcará en rojo dando el aviso de que falta personal para ese día, en ese turno o tramo. Por el contrario, en el caso de que no se cumpla por exceso se marcará en verde, indicando que hay más personal del necesario.

Ambos datos son muy importantes para el ahorro de costes de personal y para la planificación de recursos humanos a lo largo del año. A esto, le sumamos las vacaciones del personal o la necesidad de aumento de personal por incremento de producción o campañas.

Siempre dispondremos de este dato por año completo o por el tramo de fechas que sea necesario, proporcionándonos de esta manera la información necesaria para poder adelantarnos a aquellos cambios y necesidades.

Con ello, conseguiremos que esta gestión y planificación de personal sea eficiente y óptima.

A continuación, mostramos un ejemplo:

En primer lugar ,explicaremos los datos que vemos en la imagen anterior:

El dato que está dentro del paréntesis es la necesidad o demanda que tenemos configurada y que consideramos mínima u óptima para llevar a cabo el trabajo.
El dato que está situado encima del paréntesis, es el personal que tenemos en ese turno, en ese día.

La necesidad o demanda que hemos establecido nos está diciendo que el día 04/01 en turno de mañana nos falta una persona, por eso nos lo marca en rojo.

En cambio, el día 03/01 podemos ver como tenemos una persona más de lo necesario en turno de tarde y nos lo marca en verde para darnos el aviso. En vez de tener una persona, lo cual es lo que habíamos establecido como óptimo, habría dos personas, haciendo que tengamos un exceso de personal.

Podemos ver en el resto de la demanda que los datos de los demás días son correctos. Coincidiendo el número del paréntesis con el que está situado en la parte superior, siendo el color gris el que nos indica que es exacto. Tengo lo que necesito.

Esto es algo muy gráfico que se extiende a lo largo del año, haciendo que veamos qué necesidades tenemos durante todo el año. Este dato del año completo lo podemos ver al final de la imagen donde nos muestra el número total de la demanda y su situación.

Todo esto hace que puedas saber con antelación cuándo y en qué turnos vas a necesitar el personal. Es por ello que podrás planificar con antelación con tu propio personal distribuyendo el mismo según las necesidades. O también, que puedas planificar la contratación de personal uniendo periodos con las mismas personas. Esto permitirá minimizar la rotación, el proceso de aprendizaje y adaptación.

Todo ello implicará una productividad mayor y de esta manera obtendrás un ahorro de costes de personal.

Y si deseas controlar el tiempo de trabajo y la jornada laboral, puedes ampliar información sobre nuestro control horario , plenamente integrado .

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23 marzo, 2023

7 razones para NO hacer un cuadrante de turnos en Excel

adminPgplanning2023-03-23T08:49:15+00:00 23 marzo, 2023|aplicación turnos de trabajo, calcular cuadrantes de personal, programas de turnos de trabajo, programas de turnos rotativos|

La planificación de turnos de trabajo no es tarea sencilla. Cualquier persona que se enfrente a la elaboración de un cuadrante de turnos de trabajo lo sabe. Por este motivo vamos a darte 7 razones para no hacer un cuadrante de turnos en Excel.

La multitud de condicionantes que hay que cumplir (reglas, restricciones, convenio colectivo, pactos, vacaciones, etc..) sobre la realización de dicho cuadrante, debe alinearse con la demanda de personal que necesitamos cubrir en nuestro servicio.

Muchas empresas y entidades optan por utilizar hojas de cálculo para la planificación de turnos de trabajo. Todos sabemos que Excel es un recurso fácil, rápido y sencillo para multitud de tareas. Pero, en la elaboración de un cuadrante de turnos sus carencias son enormes. Lo sabemos, pero “no cuesta” y siempre está ahí.

Por otro lado, debemos tener en cuenta que los turnos de trabajo, impactan directamente en el ámbito laboral: legalidad, costes, interrelación con otros departamentos, pago de variables en nómina, prevención de riesgos laborales, absentismo, etc…

1. Tiempo

El personal encargado de realizar los cuadrantes invierte gran parte de su jornada en planificar y gestionar los turnos de trabajo. En algunos casos, puede dedicar toda su jornada laboral a realizar esta tarea perdiendo así su propia productividad.

2. Errores

En una hoja de cálculo toda la información que se traslada, como el número de trabajadores, turnos, cambios … se introduce de forma manual o mediante fórmulas, por lo que, ante una distracción, desplazamiento de una celda, copiar/pegar pueden cometerse errores que se arrastren en cadena.

3. Confidencialidad y seguridad

En muchas ocasiones existe la posibilidad de que ese Excel se comparta con otros usuarios, lo que conlleva riesgos. Uno de ellos es no conocer quién ha tenido acceso al mismo o quién ha podido realizar cambios, cuando y que información ha cambiado, etc. Por tanto, no tendás ninguna garantía de que esos cambios respeten las reglas a cumplir.

4. Dificultad de acceso de los empleados a sus cuadrantes de trabajo

El responsable de realizar los cuadrantes de trabajo tiene que compartir los cuadrantes con terceros (empleados, compañeros, …) teniendo que remitir o dar acceso a ese documento de forma constante.

Ante cambios, solicitudes o movimientos de cuadrante se deben compartir ese cambio con compañeros y empleados implicados, lo que obliga a tener que hacer esta gestión manualmente.

Algunas formas de hacerlo son:

1. Imprimiendo la hoja de cálculo tras encontrar un formato adecuado

2. Que cada trabajador lo firme y se le entregue una copia

3. Dejarlo en un tablón informativo a vista de todos los empleados

4. Enviándolo, por correo electrónico

5. Compartiéndolo en un servidor o nube

6. Comunicándolo por WhatsApp, llamando por teléfono

Este proceso se repite una y otra vez por distintos motivos, dificultándose aún más dicha tarea a mayor número de departamentos y trabajadores.

5. No permite gestionar solicitudes, avisos e incidencias en un único entorno.

Si toda la planificación se realiza a través de la hoja de cálculo no existe la posibilidad de que los trabajadores pueden solicitar vacaciones, días libres, permisos, etc. teniendo que acudir probablemente a otra herramienta que contenga dicha información para poder plasmarlo en el mismo, por lo tanto, se pierde la posibilidad de que puedan ser validadas, rechazadas y notificadas de forma instantánea. El control del absentismo (solicitud, comunicación, duración,…) es algo esencial para el planificador de turnos, ya que debe cubrir el servicio.

6. Falta de automatización

Nunca dispondrás de un motor de cálculo
Sería inviable buscar automáticamente patrones de turnos rotativos
No podrás generar automáticamente el cuadrante anual con distintos patrones
Será imposible validar reglas antes cambios manuales
Carecerá de un registro automático de cambios
No enviará e información a los implicados
No tendrá comunicación con otras herramientas

7. Integración con otras herramientas

Igualmente Excel no podrá comunicarse con otras herramientas y requerirá de procesos paralelos en otras hojas de cálculo o procesos. Aquí van algunos ejemplos:

No podrá incorporar el alta de un trabajador desde otro software de RRHH.
No podrá comunicarse directamente con el programa de nóminas para el pago de variables (horas nocturnas, festivos, domingos trabajados,…)
No podrá cruzarse con el control horario y poder analizar horas planificadas VS horas fichadas, así como un absentismo por horas (visitas médico, asuntos personales, descansos, etc…)
No podrá comunicarse con el trabajador en tiempo real ni lanzar notificaciones de cambio, así como generar un registro de cambios para empresa y trabajador.

En conclusión

Ciertamente, Excel no se programó para planificar turnos de trabajo, pero su formato de filas y columnas sí permite hacer una representación de lo que son los días Vs personas e indicar un turno en una celda. A partir de aquí, poco más. En consecuencia, los problemas y carencias se suceden uno tras otro. Por eso, te recomendamos no hacer un cuadrante de turnos en Excel.

Un programa específico de gestión de turnos permite planificar y gestionar turnos de forma mucho más eficiente, pero no solo eso.

Podrás gestionar todo el absentismo de forma integrada en el cuadrante.
Podrás disponer de un control horario que se alimenta e interactúa con el cuadrante.
Podrás comunicarte con tus miembros del equipo y ellos contigo a través de un portal o una APP, siendo un proceso dinámico y fiable.
El trabajador podrá solicitar de vacaciones, cambios de turno, permisos, ausencias, días libres, así como un mejor acceso a sus cuadrantes de trabajo a través de un APP o portal web.
Tendrás una previsualización de solicitudes antes de aprobarlas o denegarlas.
Podrás interactuar con otros software como la nómina y tener informes personalizados para ti.

De esta forma, tendrás un entorno de trabajo diseñado para gestionar y planificar personas que te ofrecerá las herramientas y agilidad diaria que necesitas, minimizando errores y generando un entorno amigable entre todo el equipo de trabajo.

Con todo esto, si te ves reflejado en este artículo y necesitas un herramienta para la planificación y gestión de turnos de trabajo visita nuestra www.pgplanning.es y contacta con nosotros en https://www.pgplanning.es/contacto/

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12 enero, 2023

Turno Africano y Turno Americano. ¿Los conoces?

adminPgplanning2023-01-12T15:52:47+00:00 12 enero, 2023|patrón de turnos, planificación de turnos|

Existen algunas rotaciones de turnos de trabajo que tienen nombre propio, pero que, dependiendo del sector, se refieren a secuencias que pueden ser distintas. Hoy explicaremos el denominado turno africano y turno americano.

Uno de ellos es el llamado Turno Africano. Este patrón de turnos sirve para cubrir una persona de lunes a domingo en cada uno de los turnos, y es una secuencia de 5 semanas.

Los turnos pueden definirse de varias formas:

3 turnos de 8 horas. Por ejemplo, con estos horarios:

Mañana (M): De 06:00h a 14:00h
Tarde (T): De 14:00 a 22:00h
Noche (N): De 22:00 a 06:00h

Hay dos posibilidades de colocar los turnos, dependiendo de si se opta por trabajar dos turnos en el mismo día para tener más libranzas juntas o si por el contrario, se separan esos turnos y se distribuyen las libranzas entre los turnos.

Turno africano con turno doble

Consiste en trabajar un día de tarde, al día siguiente de mañana y de noche y librar tres días (el saliente de noche y otros dos)

Analizando esta rotación, podemos apreciar que después de un turno de tarde que termina a las 22:00h, el siguiente empieza a las 06:00h y sólo pasan 8 horas entre uno y otro. De la misma forma, una vez acabado el turno de mañana a las 14:00h, el trabajador, vuelve a entrar a trabajar ese mismo día a las 22:00h, transcurriendo las mismas 8h entre turno y turno.

Sin embargo, en el Artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, punto 3 podemos leer lo siguiente:

“3.- Entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente mediarán, como mínimo, doce horas.”

Existe una salvedad y es que, en caso de no cumplirse, habría que mirar los descansos acumulados de forma semanal o en un periodo de 14 días:

“Los trabajadores tendrán derecho a un descanso mínimo semanal, acumulable por periodos de hasta 14 días, de día y medio ininterrumpido que, como regla general, comprenderá la tarde del sábado o, en su caso, la mañana del lunes y el día completo del domingo.”

Teniendo en cuenta la acumulación de horas libres, el ciclo podría ser aplicable en España sin problema.

Turno Africano con turno simple

Consiste en trabajar un día de tarde, al día siguiente de mañana y el tercer día de noche. A continuación, librar dos días (el saliente de noche y otro)

En este ciclo, se sigue incumpliendo que el número de horas que transcurren entre uno y otro turno sea al menos de 12 entre los turnos de tarde y de mañana. Sin embargo, al desplazar el turno de noche al día siguiente al del turno de mañana, ya transcurren las horas suficientes (entre la mañana y la noche).

Para que se cumplan las libranzas, hay que analizarlas de forma semanal.

Usando este rotación, sólo se libra un fin de semana completo cada 5 semanas, pudiendo haber meses en los que no se libre ninguno de los fines de semana.

Una evolución natural de este turno, para que no se incumpla el mínimo de horas transcurridas entre turno y turno, es el llamado Turno Americano. Este, consiste en cambiar el orden en la secuencia de los turnos, pasando de T – M – N a M – T – N:

2 turnos de 7 horas y otro de 10 horas, que normalmente es el de noche. Por ejemplo, podrían ser así:

Mañana (M): De 08:00h a 15:00h
Tarde (T): De 15:00 a 22:00h
Noche (N): De 22:00 a 08:00h

El análisis de las opciones anteriores para estos tipos de turnos, son similares, porque no pasan tampoco las 12 horas entre turno y turno.

Entre la tarde y la mañana pasarán 10 y entre la mañana y la noche sólo pasarán 7 en el caso de hacer los dos turnos en el mismo día como en la Opción 1.

En ocasiones, se suele hacer referencia a todos estos ciclos con el mismo nombre y se pretende utilizar para distintos sectores. El turno africano y el turno americano son conocidos por su utilización en algunos grupos de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.

De hecho, estos ciclos han ido evolucionando para convertirse en otros que, si bien tienen una secuencia más larga, agrupan los turnos, los días de libranza y permiten cumplir los descansos obligatorios entre turnos.

Tenemos que tener en cuenta todos los condicionantes de nuestro problema de turnos. Como son: ejemplo: las horas de convenio, las reglas a cumplir, las personas a tener en cada uno de los turnos, los pactos de empresa…

Como has visto, el turno africano y el turno americano, son ciclos de turnos con nombre, conocidos y utilizados en determinados sectores, pero no tienen por qué ser los óptimos en tu caso. Lo que siempre recomendamos es buscar el que se adapte a nuestro equipo de trabajo.

En PGPlanning (www.pgplanning.es) te ayudamos a encontrar el que mejor se ajuste a tus necesidades. Descubre nuestro canal de Youtube

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13 septiembre, 2022

La legislación laboral en los turnos de trabajo

adminPgplanning2022-09-14T07:04:38+00:00 13 septiembre, 2022|legislación laboral|

¿CÓMO AFECTA LA LEGISLACIÓN LABORAL EN LOS TURNOS DE TRABAJO?

Vayamos por partes y empecemos por entender el trabajo a turnos, como se gestionan dichos turnos y como se genera un cuadrante.

¿QUÉ SE ENTIENDE POR TRABAJO A TURNOS?

En base al RDL 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la ley del Estatuto de los trabajadores, el trabajo a turnos se puede definir como “toda forma de organización de trabajo en equipo según la cual los trabajadores ocupan, sucesivamente, los mismos puestos de trabajo, según su ritmo, continuo o discontinuo, implicando para el trabajador la necesidad de prestar sus servicios en horas diferentes en un periodo determinado de días o de semanas.

¿CÓMO GESTIONAMOS DICHOS TURNOS?

Realizar un cuadrante es una tarea ardua, ya que normalmente los trabajadores a turnos no suelen estar contentos con sus cuadrantes; pero…, ¿Debemos de tener en cuenta la normativa legal además de la satisfacción de los empleados y las necesidades organizativas de las empresas? La respuesta es, claramente, afirmativa.

Para organizar los turnos debemos tener en cuenta el Estatuto de los trabajadores, que es el que establece los descansos mínimos, y sobre todo el convenio o contrato de trabajo de cada empleado. Todo ello conforma la legislación laboral en los turnos de trabajo.

¿CÓMO HACER UN CUADRANTE DE TURNOS DE TRABAJO?

Para comenzar, debemos de tener en cuenta las jornadas de trabajo u horas anuales que se tienen que realizar en nuestra empresa o aquellas que han sido pactada en el contrato de los trabajadores si la jornada no fuera completa.

¿Cuál es la jornada máxima que puede realizar un trabajador?

En base a la normativa interna de España, el Estatuto de los trabajadores establece que la jornada máxima que puede realizar un trabajador es de 40 horas semanales de promedio en el cómputo anual. Lo que no significa que todos nuestros trabajadores tengan que realizar esas horas todas las semanas, ya que, se permite la distribución irregular hasta un 10 % de la jornada. Además del “límite” semanal debemos de tener en cuenta que el número de horas máximas diarias no deberá exceder de 9 horas diarias, salvo que el convenio indique lo contrario, o se haya pactado con los representantes de los trabajadores.

¿Qué ocurre si excedes de las horas anuales de Convenio o del contrato individual?

Todas aquellas horas que se excedan de las pactadas por convenio o contrato deberán ser compensadas en los 12 meses siguientes a producirse. También podrán considerarse horas extras que podrán ser abonadas o descansadas. En este caso debemos de tener en cuenta que el límite de dichas horas son 80 horas anuales. En dicho cómputo no estarán las horas extras realizadas por fuerza mayor ni las que se hayan descansado en un plazo de 4 meses desde su realización. Dichas horas anuales serán proporcionales al periodo contratado del trabajador. Por ejemplo, si un trabajador comienza su contrato el 01/07 ese año sólo podrá realizar 40 horas anuales.

Otro factor a tener en cuenta es que los trabajadores que se tengan a jornada parcial no podrán exceder de las horas de su jornada, ya que salvo pacto en contrario (horas complementarias) no podrán realizar horas extras.

Todas aquellas horas que se realicen de manera extraordinaria deberán figurar en el registro de la jornada laboral con hora de inicio y de fin y se enviará registro de ellas junto la nómina a cada trabajador.

¿Sólo hay que tener en cuenta la jornada de trabajo?

La respuesta es No, ya que debemos de tener en cuenta los descansos mínimos que deben de tener nuestros trabajadores. Vamos a ver poco a poco cuales son dichos descansos.

Descansos mínimos

Nuestra legislación recoge un descanso mínimo entre jornadas de 12 horas, que podrá reducirse a 7 horas siempre que el trabajo lo requiera y se compense dicha diferencia en los días siguientes. Dicha regulación se encuentra en el RD 1561/1995, de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo en su artículo 19.

A dicho descanso entre jornadas debemos añadir el semanal. El trabajador deberá tener un día y medio ininterrumpido semanal, que como regla general comprenderá la tarde del sábado y el domingo, y que podrá acumularse en periodos de 14 días. Es decir, deberemos tener un descanso de 36 horas semanales o de 3 días completos en un periodo de 14 días.

Es más, en el caso de los turnos el descanso semanal se podrá separar el día completo del medio día. ¿Esto que quiere decir? En el caso de trabajos que se realicen a turnos podremos acumular los medios días por periodos de 4 semanas y separarles del día completo para su disfrute en otro día.

Ejemplos:

Con PGPlanning podrás parametrizar las horas de descanso que correspondan a tu convenio, y así podrás comprobar si cumples la normativa vigente.

Patrón de turnos de trabajo — Resumen del Patrón de turnos

La legislación laboral en los turnos de trabajo nocturnos

Por trabajo nocturno debemos de considerar el realizado entre las 22 horas y las 06 horas de la mañana.

En este caso los trabajadores no podrán realizar turnos superiores a 8 horas de promedio en un periodo de referencia de 15 días. De esta norma, se desprende la idea de que no se realizarán más de 2 semanas en turno de noche salvo adscripción voluntaria solicitada por el empleado.

¿Tienes menores de edad en tu plantilla?

Si tienes empleados que tienen menos de 18 años deberás tener en cuenta que el descanso acumulado de 1,5 días se ampliará a 2 días ininterrumpidos. De igual forma que no podrán realizar jornadas superiores a 8 horas ni trabajos nocturnos.

Otros descansos que deben contemplarse para el cumplimiento de la legislación laboral

Por último, aunque tiene menor incidencia en la planificación debemos de tener en cuenta el descanso que se produce dentro de la jornada.

Dicho descanso será como mínimo de 15 minutos para aquellas jornadas que superen las 6 horas de manera continuada. En el caso de los menores de edad se ampliará hasta los 30 minutos. Dicho tiempo será computable o no en función de los convenios colectivos.

Lo que sí que está claro es que dicho descanso no podrá acumularse a la hora de la entrada o de salida, ya que se consideraría una reducción de jornada y no un descanso para proteger la salud de los trabajadores. STSJ Castilla y León, 23 de enero de 2020.

A mayores de los establecidos en el ET deberemos tener en cuenta los descansos propios de cada sector. Por ejemplo, en los casos del Contact Center se ha establecido que haya un descanso de . STS 26 de mayo de 2021 (Rec. 19/2020).

EN CONCLUSIÓN, PARA CUMPLIR LA LEGISLACIÓN LABORAL EN TURNOS DE TRABAJO..

Para concluir, vamos a recoger en una tabla todo lo conveniente a saber para realizar un cuadrante cumpliendo la legislación laboral en los turnos de trabajo.

resumen de la legislación laboral en los turnos de trabajo

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7 abril, 2022

Los 7 puntos clave en un software de gestión de turnos

adminPgplanning2022-08-24T12:22:08+00:00 7 abril, 2022|aplicación turnos de trabajo, programas de turnos de trabajo, programas de turnos rotativos|

¿Qué es un software de gestión de turnos?

Cuando tenemos que planificar y gestionar turnos de trabajo y lo hacemos en un papel o en una hoja de cálculo nos damos cuenta el gran esfuerzo que conlleva y la poca versatilidad que tenemos en la gestión y organización de nuestro equipo humano. Un software de gestión de turnos es una aplicación que sirve para definir nuestros horarios y turnos de trabajo, demandas de personal para cubrir el servicio y es capaz de generar el cuadrante de trabajo en función de las distintas restricciones y reglas que sean de aplicación.

Pero no debe quedarse ahí. Hoy, no solo necesitamos elaborar un cuadrante, también necesitamos gestionar las personas de nuestra planificación en distintos ámbitos en cuanto a la presencialidad y todas sus variables relacionadas como son las vacaciones, absentismo, control horario, etc.

Desde PGPlanning analizaremos cuales son los 7 puntos clave que debe contemplar un software de planificación y gestión de turnos de trabajo.

Planificador de turnos

En primer lugar, el software debe permitirnos definir todos nuestros horarios, turnos de trabajo y sus peculiaridades. Un turno puede ser partido o puede ser continuado, cambiar de día desde que se inicia hasta que acaba, si tiene un descanso incluido o no como tiempo de trabajo, si es un turno de guardia o incluso distinguirlo como un turno nocturno.

Sin esta base no podremos continuar el siguiente paso, que será entrar en la generación del cuadrante.

2. Generador de cuadrantes

El generador de cuadrantes o calculadora de cuadrantes es el motor que nos ayudará a definir y encontrar la rotación, patrón o ciclo que será la base de la generación del cuadrante para cada persona. Puedes ampliar información aquí.

Pero, vamos por partes y definamos los conceptos necesarios para obtener esa rotación.

Reglas o Restricciones.

Definiremos las reglas o restricciones que debe cumplir nuestro patrón o rotación, como pueden ser asignación equitativa entre tipos de turnos entre empleados, número máximo o mínimo de días consecutivos de trabajo, turnos preferidos para el empleado, mínimo número de horas de descanso después de un turno de noche, y un largo etcétera.

Restricciones en turnos de trabajo — *Algunas reglas y restricciones* comunes

Estas reglas vendrán motivadas en muchas ocasiones por un componente legal, por acuerdos o pactos con los trabajadores, así como restricciones a nivel de convenio colectivo. El software debe permitirnos reflejar todas aquellas que sean de aplicación para que nuestra rotación o patrón sea válido.

Una vez definidas las reglas o restricciones, pasaremos a definir el número de personas que necesitamos por cada turno, para cada día, en cada ubicación, con que habilidad, durante que periodo de tiempo… es decir, definiremos la demanda de personal, que no es otra cosa que definir las personas donde y cuando las necesitamos para cubrir el servicio.

demandas de personal en un software de gestion de turnos — *Definición de una demanda de personal*

Pues bien, una vez que sabemos lo que necesitamos a través de nuestra demanda para cubrir el servicio, las reglas del juego o restricciones que se deben cumplir, debemos introducir nuestras personas y todas sus características, habilidades, limitaciones… para que el motor de cálculo pueda cruzar Lo que tenemos VS Lo que necesitamos. Y así podernos ofrecer una rotación que nos permita generar nuestro cuadrante completo extendiéndose en todo el año si es necesario, para poder así comprobar que la planificación se ajusta a las horas que deben trabajarse anualmente.

A partir de aquí el motor debe ofrecernos distintas alternativas y quedarnos con aquella que mejor encaje. Una vez generado el cuadrante, pasaremos a gestionar nuestro día a día.

3. Definición y Gestión del absentismo

En la planificación y gestión de turnos es esencial poder gestionar las ausencias del equipo humano. El software deber permitirnos configurar a medida todas aquellas incidencias o ausencias ya sean por días y por horas, incluso gestionando limites en cuanto a días máximos, días consecutivos, si son solicitables o su visibilidad en distintas partes de la aplicación, tanto por la empresa como por empleado. Pero podemos ir más allá y es que estas incidencias, especialmente las que son por horas puedan ficharse a través de un módulo de control horario.

Estas incidencias deben ser personalizables, gestionables y asistidas. En el caso de bajas por ejemplo, pudiendo incorporar los partes de baja (por empresa o trabajador), como la gestión de un sustituto que herede estos turnos planificados y así cubramos el servicio.

En muchos sectores es crítico gestionar las ausencias y cubrirlas en todo momento para que la demanda de personal fijada no se vea alterada. Esto se une a la posibilidad y utilidad de gestionar bolsas de horas que nos ofrezca realizar días libres compensados, añadir horas en la bolsa con multiplicadores (2 horas por 1 , por ej.), etc..

ausencias absentismo — *Listado de inciencias de absentismo*

4. Gestión de cambios

Gestionar cambios en un cuadrante de turnos es una constante. Principalmente motivados por el día a día, tanto por bajas, permisos, así como por necesidades del trabajador o empresa.

Poder gestionar cambios en el cuadrante de forma ágil es algo indispensable. Arrastrar y soltar sobre el cuadrante y que todo quede registrado con un motivo es un plus de cara a tener una trazabilidad de los cambios cuando los realiza el administrador. Veremos que esto es mucho más optimo si se realiza desde el Portal del empleado en muchas ocasiones.

5. Interacción con el empleado a través de un Portal del empleado

La digitalización de la gestión y planificación de turnos no debe quedarse solamente en la parte empresa, sino que debe llegar al empleado a través de un acceso que le permita no solo visualizar sus turnos sino interactuando en distintos procesos.

portal del empleado en software de gestión de turnos — *Vista móvil del portal del empleado*

Poder consultar el cuadrante desde el móvil o en casa a través de un PC o Tablet, es algo imprescindible. No debemos conformarnos con imprimir un cuadrante o bien distribuirlo por email en PDF. Un buen software de gestión de turnos debe permitir un acceso del empleado, para que, en tiempo real, pueda ver e interactuar en distintos ámbitos:

Ver su cuadrante y el cuadrante de sus compañeros para poder solicitar cambios e intercambios de turnos
Acceso a su estadística personal como horas trabajadas, bolsa de horas, vacaciones disfrutas y pendientes,
Digitalización y acceso a noticias, normativas, o circulares que puedan colgarse en el portal.
Descargas de documentos como nóminas, registros de la jornada laboral, etc.
- Solicitudes de vacaciones, permisos o avisos. Es imprescindible que todas las solicitudes tengan un canal único a través del portal y evitemos que nos lleguen solicitudes por un email, papel, WhatsApp o llamadas.

A través del portal obtendremos un conjunto de funcionalidades de interacción del empleado y digitalización de distintos procesos que ayudarán enormemente al planificador de turnos y gestor del servicio. Amplia informacion del portal aquí.

6. Control horario

El siguiente paso y utilidad en un software de gestión de turnos es que nos ofrece un sistema de control horario – fichaje, tanto por motivos legales como la enorme versatilidad y potencia que supone tenerlo junto. Los continuos cambios, horarios, definición de turnos, vacaciones o ausencias quedan registradas en el sistema. Imagina todo esto integrado con la presencialidad, fichajes y control horario.

El cumplimiento del registro de la jornada laboral será infinitamente más sencillo si lo tenemos incluido en el sistema. Ni que decir tiene que debe soportar un fichaje presencial para los centros de trabajo y un fichaje móvil para trabajadores móviles o teletrabajadores.

Una vez registrados estos fichajes podremos explotar información muy valiosa y dinámica como son las horas teóricas, planificadas y fichadas. Todo cruzado y combinado con las ausencias definidas, bolsas de horas y un largo etc. Busca un sistema que te ofrezca todo integrado en la misma plataforma. Más detalles sobre control horario.

7. Integración con Nómina

Ya tenemos claro tras todo lo analizado, que el software de gestión de turnos, recogerá toda nuestra planificación, cambios, bolsas de horas, horas de trabajo, cómputos de bolsas de horas, fichajes, etc. Ya tenemos la información actualizada y agrupada en un punto, ahora es el momento de compartirla.

En el trabajo a turnos es habitual que mensualmente debamos recopilar todos los saldos correspondientes a los conceptos variables que genera el trabajador y que tengamos que liquidar en nómina, como pueden ser horas nocturnas realizas, horas en festivos, pago de festivos por días, horas extra y otros.

Habitualmente se recopilan de distintas fuentes de datos, interlocutores y hay que juntarlo para que RRHH o bien un asesor externo incluya estos conceptos en la nómina del trabajador.

En este punto, lo que nos interesaría es definir un formato con nuestros conceptos de forma personalizada para que pueda llevarse directamente al programa de nóminas. Por otro lado, si queremos hacerlo de forma muy simplificada, podemos exportarla información para enviárselo a un tercero aun siendo en un fichero de hoja de cálculo.

Aquí nos vamos dando cuenta del verdadero potencial de un sistema de gestión de turnos y todo lo que nos puede ofrecer más allá del mero cálculo de un cuadrante o un patrón de turnos. Descubre más sobre integración con aplicaciones.

Si te ha gustado el post y crees que podemos ayudarte en tu planificación y gestión de turnos no dejes de visitar https://www.pgplanning.es y contactar con nosotros.

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5 mayo, 2021

Analizamos el patrón de turnos 6X3

adminPgplanning2022-08-24T12:22:29+00:00 5 mayo, 2021|aplicación turnos de trabajo, patrón de turnos, turnos de trabajo|

Turnos 6×3

La planificación de turnos de trabajo basada en ciclos de turnos rotativos, viene condicionada en muchas ocasiones por rotaciones “conocidas”, “estándar” o ya implantadas en otras empresas y/o sectores. Las empresas, trabajadores, sindicatos y/o comites de empresa, recurren a la búsqueda de ciclos o patrones que se utilizan en otras empresas, pregutando a compañeros, conocidos, o simple y llanamente buscando por Internet.

Hoy analizamos un turno rotativo extendido y utilizado comúnmente en algunos sectores. Tal y como nos dicen los clientes: “Un 6X3”

Así se denominan a todos aquellos ciclos, patrones, bucles, secuencias, ruedas o escaleras que tienen 6 días de trabajo consecutivos y posteriormente 3 días de descanso (y así sucesivamente).

En ocasiones, son de un único turno y en otras se pueden mezclar dos o incluso tres tipos de turno (M, T, N) en la misma secuencia de días de trabajo o bien cambiando de turno después de las libranzas.

También se podrá variar el orden de cambio de turno de un ciclo a otro, puede ser M – T – N o T – M – N para aprovechar mejor los descansos entre turno y turno en este segundo caso.

Algunas empresas los utilizan porque alguien se los ha recomendado. Otros, los han visto en alguna web, a algún empleado alguien le ha comentado que son estupendos para los ciclos de comidas, de sueño o para la conciliación familiar. En muchas ocasiones forman parte de un pacto entre la empresa y los trabajadores. Esta rotación no es posible modificarla sin pasar por la aprobación de un comité de empresa, negociación sindical o un grupo de personas.

Dependiendo del sector, de la empresa, o de las necesidades son más utilizados unos u otros, pero no siempre, son adecuados a las circunstancias existentes. Analizaremos algunos de ellos y veremos si se pueden modificar para que consigamos adaptarlo a nuestro caso particular.

Turnos 6×3 con 1 turno

Se trata de una secuencia de turnos en la que se trabajan 6 días de un mismo turno y se libran 3 y así sucesivamente. En el caso del turno de Mañana, el ciclo correspondiente sería el siguiente:

Es un ciclo que dura 9 semanas, es decir, hasta la semana 10, al empleado no le vuelve a “tocar” la primera mañana en lunes. Si tuviéramos a esas 9 personas, cada día tendríamos a 6 personas de mañana y 3 librando.

Otra forma de usar el patrón es tener 3 personas, que empiecen por ejemplo en las semanas 1, 4 y 7 y así siempre tendríamos 2 personas de mañana.

De la misma forma, podrían combinarse las semanas, 2, 5 y 8; 3, 6 y 9 resultando siempre 2 personas de mañana y 1 libre.

El resto de las formas de usar el patrón, provocarían que cada día tengamos un número distinto de personas en el turno. Esto nos podría llevar al absurdo de tener el turno descubierto del todo.

Analizando más en detalle el patrón, podemos ver que, en 9 semanas, un empleado librará 2 fines de semana completos. Uno de ellos incluyendo el viernes y el otro el lunes, y en otras 2 ocasiones trabaja uno de los dos días del fin de semana. Uno de ellos el sábado y otro el domingo.

Si en vez de 6 mañanas, lo que hacemos es poner 6 tardes seguidas, el patrón empezando en el último de los días libres de la secuencia, es el siguiente:

Tiene las mismas características que el analizado de las mañanas, sólo cambia el tipo de turno. Estos dos patrones se podrán combinar entre sí, si nuestras personas hacen solo uno de los turnos.

De la misma forma, podremos mezclarlo con el de noche, que si lo “pintamos” empezando con la primera de las libranzas, sería de la forma:

Tan solo con hacer un intercambio de turno entre sábados, conseguiremos que, en esas 9 semanas, los empleados libren 3 fines de semana completos, en vez de 2 y otros 2 a medias:

Pero, en este caso, ya no todas las secuencias de trabajo serán de 6 días sino que en una ocasión trabajarán 7 días y en otras dos la secuencia de turnos trabajados es de 5 días. Todo esto, en un conjunto de 9 semanas que dura el patrón completo.

Turnos 6×3 con 2 turnos

Si en vez de un turno, lo que hacemos es poner que de los 6 días 3 sean de un turno y 3 de otro:

En este caso, con 9 personas tendremos cada día 3 de mañana y 3 de tarde.

Si tuviéramos 3 personas, conseguiríamos tener uno de cada turno y el otro siempre librando, empezando el ciclo, por ejemplo, en las semanas 2, 5 y 8.

En este ciclo, deberán ir siempre las mañanas y luego las tardes, para respetar el mínimo de horas de descanso entre turno y turno (al menos deberán ser 12 horas).

De la misma forma, se podría combinar la mañana con la noche, la tarde con la noche, teniendo especial precaución en que la noche siempre debe ir antes de las libranzas.

En el ejemplo están combinados mañana y tardes, pero podríamos combinar mañanas y noches o tardes y noches. Siempre en este orden para respetar el número mínimo de horas que deben pasar entre turno y turno que al menos deberán ser 12 horas.

Turnos 6×3 con 3 turnos

Si nuestra necesidad es cubrir 24 horas al día para toda la semana, pondremos los 3 turnos en la secuencia de 6 y tendríamos cada día 2 personas por turno. Pero no sería posible tener uno de cada porque 9 no es múltiplo de 2:

En el caso de combinar los 3 turnos en la misma secuencia solo habrá un orden posible. Primero las mañanas, luego las tardes y a continuación las noches para poder respetar el número de horas que pasan entre turno y turno.

El patrón más extendido de este tipo es el llamado 6×3. Es el que hace 6 días del mismo turno 3 libranzas otros 6 de otro turno, las 3 libranzas y otros 6 del último turno.

La secuencia puede ser Mañanas, Tardes, Noches o Mañanas, Noches, Tardes para aprovechar al máximo las horas que pasan al cambiar de un turno a otro.

Si representamos gráficamente la segunda de las opciones tendremos:

En este caso, el ciclo o rotación completa dura 27 semanas ya que no es hasta la semana 28 cuando al empleado le tocaría trabajar la primera de las mañanas en lunes.

Para cubrirlo completamente necesitaríamos a 27 personas y así conseguiríamos tener a 6 personas de mañana 6 de tarde y 6 de noche.

Sí lo que queremos es cubrir un número menor de personas en cada turno debemos usar el patrón de manera estratégica. Usando el inicio de las semanas de tal forma que al combinarse entre ellos sean complementarios. Por ejemplo, si empezamos el patrón en las semanas 1,4,7,10,13,16,19,22 y 25 con 9 personas. De esta forma, conseguiremos tener 2 personas de mañana 2 de tarde y 2 de noche cada día de la semana. Además, todos los días, habrá 3 personas que librarán.

Conseguiremos el mismo efecto si lo hacemos en la 3,6,9,12,15,18,21,24 y 27 respectivamente.

Sí continuamos analizando este patrón 6×3 podemos ver que se libran de manera completa 6 fines de semana, a mayores, 3 domingos y 3 sábados. Además, en 2 ocasiones el fin de semana se une con el lunes y en otras 2 se une con el viernes anterior consiguiendo así tener una libranza de fin de semana de 3 días. Todo esto en un periodo de 27 semanas.

Dicho ciclo será completado en 2 veces a lo largo de un año.

Haciendo pequeños cambios en el patrón original (turnos 6×3) podemos conseguir tener uno bastante similar pero que tenga alguna ventaja, por ejemplo, tendríamos el siguiente ciclo:

Ahora hemos conseguido tener 9 fines de semana libres de los cuales tres son de 3 días e incluso tenemos otros tres de 4 días.

Sin embargo, habrá veces que al empleado le tocará trabajar 7 días consecutivos y alguna vez incluso 5. Ya hemos perdido la regla de trabajar siempre 6 días seguidos.

En muchas ocasiones, haciendo pequeños cambios podemos conseguir que un ciclo estándar o conocido como este (turnos 6×3), se adapte mejor a las necesidade empresa y empleados.

En PGPlanning (www.pgplanning.es) te ayudaremos a conseguir las mejores opciones de planificación de turnos posibles para que estén adaptados a tus equipos de trabajo y a tu empresa. Para ello, tendremos en cuenta las reglas qué deben seguir los ciclos.

Los números mínimo y máximo de días de trabajo consecutivo.
El mínimo y el máximo de días libres consecutivos tanto después de turnos de noche como de turnos diurnos.
El número de fines de semana completos que deben liberar y el número de turnos que se deben de cubrir para cada día de la semana.
Todo esto sin olvidar las horas que los empleados pueden realizar a lo largo del año por convenio. Y , por supuesto todo el absentismo, por días y/o horas, sumado a bolsas de horas, compensaciones, etc..

Es importante saber y aclarar (que no siempre lo está), que para utilizar un mismo ciclo o patrón en un grupo de personas, todas deben poder hacer todos los turnos que componen esa rotación.

En caso contrario, habrá que hacer distintos grupos para que cada uno siga un patrón diferente. Así, entre todos, lograrán cubrir la demanda necesaria para la empresa a lo largo de todo el año.

No dejes de visitar https://www.pgplanning.es para obtener más información y contactar con nosotros.

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10 marzo, 2021

Cómo gestionar las vacaciones durante la pandemia

adminPgplanning2022-08-24T12:22:51+00:00 10 marzo, 2021|absentismo laboral, gestión de vacaciones|

La gestión de las vacaciones es una tarea ardua, a la que se enfrentan todas las empresas y especialmente, muchos de los departamentos de Recursos Humanos, con independencia del tamaño de la empresa. Pero este último año, ha supuesto un verdadero reto, por la situación de las empresas y sus trabajadores.

Gestionar este permiso laboral de los trabajadores, reconocido en la Constitución Española y en el artículo 38 ET supone buscar el equilibrio entre las necesidades de la producción, por parte de la empresa, así como, la conciliación laboral por parte de los empleados. Un desajuste entre ambos factores puede suponer pérdidas económicas, roturas de stock, sobrecarga del resto de trabajadores y un mal ambiente laboral, entre otras.

Asimismo, debemos de tener en cuenta, que las vacaciones son un elemento vivo de las Relaciones Laborales, ya que, pueden verse afectadas en cualquier momento, por varias circunstancias. Un claro ejemplo de ello, ha sido la reciente pandemia que asola nuestro país.

Al principio, con el confinamiento forzoso, las empresas tuvieron sendas dudas de cómo gestionar las vacaciones de sus empleados. ¿Qué ocurría con las vacaciones concedidas?, ¿Puedo dar vacaciones a mis empleados de manera unilateral?, y un sin fin de dudas laborales.

Respecto a esas vacaciones forzosas que las empresas gestionaron, a los pocos días tuvieron que ser convertidas en un permiso que se denominó “Permiso Retribuido Recuperable” en base al Real Decreto Ley 10/2020, de 29 de marzo.

Más tarde, ante esta situación, surgieron varias sentencias que nos han indicado como proceder y se determinó que no se puede contemplar las vacaciones en el periodo de confinamiento estricto. Un ejemplo de la jurisprudencia, más reciente, la encontramos en las siguientes sentencias.

Sentencia del Juzgado de lo Social nº 3 de Santander de 16 de septiembre de 2020 (Rec. 404/2020). El Juzgado falló a favor de una trabajadora que pidió anular 4 días de vacaciones a su empresa por coincidir con el confinamiento estricto y cuya empresa denegó. Resolvió que “todo periodo de disfrute de vacaciones conlleva la posibilidad de que el trabajador pueda descansar de la prestación anual de servicios para un tercero, esto es, que el trabajador pueda desplazarse, salir de su domicilio, tener su ocio particular, visitar familiares, acudir a un bar, hacer deporte… etc… Si no puede salir una persona de su casa por confinamiento forzado, no será vacaciones, no se corresponderá ese periodo con un legítimo y constitucional derecho al descanso anual que todo trabajador ha de tener”.
Sentencia del Juzgado de lo Social nº 1 de Melilla, de 3 de noviembre de 2020, que dictaminó que la persona afectada “debe conservar su derecho a disfrutar vacaciones en un periodo posterior”.

Todos estos cambios normativos suman un gran trabajo a los departamentos de Recursos Humanos, que además de estar gestionando bajas, contratación de personal, nóminas y de redistribuir la carga de trabajo entre el resto de compañeros, entre otras, tienen que enfrentarse a las llamadas, email de los trabajadores para ver cómo se van a gestionar sus vacaciones.

También tenemos que hacer mención a los cambios en las vacaciones producidos por las bajas de incapacidad temporal, ya que, bien es sabido por todos, y así se ha reiterado en los Tribunales e incluso en el TJUE, que las vacaciones se deben de posponer hasta que el trabajador sea dado de alta de dicha incapacidad. Siempre y cuando el trabajador presente los partes de baja si les tuviera.

A todo ello debemos sumar la gestión de exceso o defecto de horas a través de bolsas de horas y sus posteriores compensaciones (económicas o a días/horas libres) y los innumerables ajustes de presencialidad durante los días de trabajo que se suman a vacaciones, permisos, bajas, etc…

Ante esta situación, sumada al salto del teletrabajo, las empresas han necesitado herramientas capaces de adaptarse a estas circunstancias cambiantes, legales, de análisis y computo permanente con un software al frente.

Enumeraremos algunas de las respuestas que debe dar un software para poder gestionar las vacaciones y adaptarse a nuestras necesidades:

Las vacaciones podrán ser modificadas o eliminadas y los días no disfrutados volverán a la ficha del trabajador.
Visualizar en un cuadrante todas las personas que se encuentran de vacaciones, lo que permite controlar la demanda de personal que tiene cada día y turno, en cada departamento, para el buen funcionamiento de la empresa. También le permitirá saber quién está de vacaciones para no conceder más en ese periodo de tiempo.
Al tener informado el calendario laboral de su empresa se olvidarán de calcular cuantos días ha disfrutado el trabajador y cuantos les quedan aún. Además, tendrá la versatilidad de determinar cómo computan dichos días; si son laborables o naturales. De esta forma, tendrá un cálculo, preciso, de vacaciones que se ajusta a su convenio o política de empresa.
Obtener un informe de las vacaciones disfrutadas y solicitadas por parte de los trabajadores a nivel individual, departamental o de toda la empresa en función de los filtros que apliques. En un solo botón encontraras toda la información relativa a las vacaciones. Además, dicho documento será exportable en formato PDF y Excel por si tuvieras que enseñárselo o enviárselo a los trabajadores, en caso de discrepancia.

Y si a todo ello sumamos que los trabajadores tienen acceso al portal del empleado, las ventajas se multiplican.

La empresa podrá compartir en el tablón de anuncios del programa las normas para solicitar las vacaciones y sabrá que empleados han visualizado dicha publicación.
El empleado podrá pedir, modificar y anular sus vacaciones, por lo que la persona que gestiona las vacaciones se olvidará de las peticiones en papel y numerosos emails que tienes que buscar y organizar. En una sola aplicación podrá gestionar las vacaciones de todos los trabajadores. Antes de realizar la petición el empleado sabrá los turnos de su cuadrante, los festivos que tiene la empresa y el número de días que le computarán como vacaciones en el periodo solicitado.
El responsable, una vez recibida la solicitud tendrá la posibilidad de previsualizar el impacto de esa solicitud de vacaciones, el periodo solicitado, cruzándolo con la demanda de personal establecida para la prestación del servicio en ese periodo, pudiendo evaluar la situación en tiempo real sobre dicha ausencia.
El empleado podrá saber en todo momento el estado de la solicitud de sus vacaciones (en espera, en proceso, aprobadas, denegadas o canceladas) y del número de vacaciones que la quedan por disfrutar.
También podrá solicitar permisos retribuidos recogidos en convenido y tener una estadística personal completa, tanto en vacaciones, bolsas de horas y otras ausencias que puedan darse, incluyendo sus fichajes en tiempo real.

Todo ello con plena movilidad y acceso desde casa, el móvil o cualquier terminal, algo básico y necesario en estos periodos de confinamiento social y teletrabajo que se mantiene en multitud de empresas.

En resumen, el departamento de Recursos Humanos y/o aquellas personas que gestionan vacaciones de su equipo de trabajo tendrán una mayor optimización de los recursos y productividad, ya que evitará llamadas y emails repetitivos y tendrá centralizada toda la gestión de vacaciones y ausencias en una sola aplicación. Por otra parte, los trabajadores dispondrán de una mayor transparencia en todo lo relacion con sus presencialidad-tiempo y habrá una mayor fluidez entre ambas partes de la empresa.

¿Y tú, tienes dificultades para gestionar las vacaciones de los trabajadores? Cuéntanos.

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