Programas para hacer turnos de trabajo

Llegaste hasta aquí, encontraste este post. Buscas una aplicación para gestionar turnos de trabajo y generar cuadrantes de personal.  Puedes haber llegado por muchos motivos, te enumeramos algunos para que puedas sentirte identificado:

  • Recientemente te han asignado planificar los turnos de trabajo de un equipo de trabajo y no sabes por dónde empezar, buscas una aplicación que te ayude.
  • Llevas años haciendo los turnos en una hoja Excel y el tiempo que le dedicas, los errores, la falta de información y la ineficiencia del proceso te desespera.
  • Necesitas planificar turnos que no se basan en un ciclo o patrón definido y no encuentras respuesta.
  • Tu equipo de trabajo ha variado y con ello sus condiciones y no sabes cómo hacer un nuevo cuadrante.
  • Buscas una nueva y mejor planificación que se adapte a la empresa y empleados de una manera eficiente y óptima.
  • Llevas usando un patrón muchos años que alguien aprobó en su día, ha pasado el tiempo y todo el mundo está descontento.
  • Usas un patrón que te dijeron, que viste en Internet, que usa la competencia o que se le ocurrió a alguien, pero no cubre tus necesidades. Eso sí, es fácil de recordar.
  • Necesitas buscar alternativas a tu planificación actual para llevarlas a una mesa de empresa con representantes sindicales y con una justificación – análisis de las mismas.
  • Cambian las condiciones laborales de empleados y las necesidades de la empresa y buscas un software que te ayude a hacerlo.
  • Llevas mucho tiempo con tu Excel y quieres dar un salto cualitativo, interactuando con tus empleados para gestionar toda una operativa de vacaciones, cambios y solicitudes alejada del papel y que permita movilidad.
  • Ya tienes una aplicación de turnos, pero no la puedes usar a través de Internet, no te permite ninguna movilidad ni comunicación con tus empleados.
  • Planificas mes a mes o semana a semana y no eres capaz de ver una visión anual (horas, permisos, vacaciones, festivos,…) porque lo tienes repartido en hojas Excel o en folios y post-its.

Y  así un largo etc…, pero en nuestro caso son las más comunes y las que nos llegan a diario.

Verás que hay distintas aplicaciones en el mercado para planificar turnos de trabajo. Algunas son instalables en tu PC, otras son en la nube, algunas son españolas, otras extranjeras, unas parece que hacen mucho y otras apenas nada.

Para intentar ayudarte en tu decisión vamos a dar unas recomendaciones a la hora de elegir y que puedas tener más claro porque algunas se puede adaptar mejor a tus necesidades y otras sencillamente no te servirán:

  • Las que te dicen que planificar tus turnos será muy fácil, simple y muy sencillo. No te queremos desanimar, pero hoy en día, hay muchos condicionantes laborales, restricciones, descansos, convenios, contratos y un largo etc…, que hace que planificar turnos no sea sencillo, ni inmediato. Si todo es muy sencillo y muy simple, como poner un ciclo o patrón que ya conoces, probablemente no sea una herramienta de planificación, sino un Excel embebido en una ventana o una página web por lo que no será lo que necesitas.
  • Las que hablan de todo menos de planificación, muchos módulos de muchas cosas que no son la respuesta al problema real, que es la generación del cuadrante.
  • Aplicaciones que solo hacen planillas o cuadrantes, basadas en ciclos, ruedas o escaleras. Si las personas que necesitan tienen habilidades especiales y un empleado no puede suplir a otro porque no tiene esas competencias, tenemos un problema. Si el número de personas varía de forma intermitente, tampoco sirve un ciclo. Si la demanda varía a lo largo del año, tenemos otro gran problema, porque sencillamente no te servirá. Sin más. Estudia detenidamente si hay un cálculo de todos los tipos de problemáticas existentes para la elaboración del cuadrante.
  • Hay que tener en cuenta los objetivos que perseguimos y saber filtrar lo importante de la paja. Céntrate en lo que necesitas y busca respuestas concretas.
  • Agilidad: Gestionar incidencias del dia a dia y todo tu equipo diariamente requiere tiempo, busca que la aplicacion te ofrezca soluciones, propuestas automáticas, asistencia en la toma de decisiones, componentes tipo “arrastra y soltar” que te den rapidez y soltura. Tu tiempo es muy valioso.
  • Previsualizaciones: es importante que antes de tomar decisiones que impacten directamente en el cuadrante puedas previsualizarlas y ver como quedan con antelación a su aprobación.
  • Infórmate sobre su soporte técnico. En muchas de ellas, su soporte únicamente es por email. Resolver problemas de planificación y buscar ayuda por email es realmente difícil.
  • Infórmate donde y como están tus datos si es una aplicación en la nube. Puede que se cumpla la ley teniendo tus datos en una multinacional americana de un centro de datos en Europa, pero ¿realmente lo quieres así?  La decisión es tuya.
  • Actualizaciones y paradas del sistema. Es importante conocer si la aplicación está viva y evoluciona conforme a las necesidades y saber si el sistema se ve afectado con paradas al actualizar. ¿Cuantas veces se actualiza al año?
  • Establece un presupuesto realista sobre lo que buscas y compara lo que te ofrecen VS lo que necesitas. Busca que la tarifa sea modular y se adecue al número de empleados y dimensiones de tu empresa.
  • Medidas de seguridad. Necesitas aplicar medidas de seguridad de contraseñas complejas, caducidad, no repetición de últimas contraseñas, etc… todo debido a la normativa actual de datos, y por supuesto por seguridad. Busca que te ofrezca todas estas características. A parte de certificados, contratos, desarrollo seguro, política clara de copias de seguridad, etc…
  • Métodos de importación de datos, conectividad, exportación de datos, etc… si tienes intención de introducir / sacar información hacia otras plataformas.
  • Metodología y tiempos de implantación. Es importante definir los tiempos de implantación, puesta en marcha, consultoría, formación, etc… Si no te ofrecen nada de esto y no estás ante un proyecto planificado y guiado, estarás ante la compra de una aplicación similar a la estantería de una tienda o las que antiguamente se vendían en kioscos de prensa. Probablemente en este caso tú Excel te sirva y poco más te aportará.
  • Referencias: Importante ver clientes que la usan y opiniones o referencias de la misma.
  • Fabricantes o distribuidores: Muchas aplicaciones son comercializadas por empresas que no son fabricantes de la misma, o distribuyen aplicaciones creadas en otros países, pero con concesiones en España para venderla. Es importante de cara al soporte ya que nunca será el fabricante de forma directa y también de cara a desarrollos o ajustes personalizados será muy muy complicado. Tratar con un intermediario ralentiza y nunca tendrás la cercanía, certeza y fiabilidad de trabajar directamente con el fabricante.
  • No solo cuadrantes y turnos: Si quieres que tu planificación se cruce con la realidad y tener un control horario real, analiza que contemple modos de cruzar el control de presencia con fichajes en tiempo real. Esto te será muy útil para analizar Horas Planificadas VS Horas Efectivas & Absentismo. Es totalmente recomendable que esté todo integrado y no tengas que hacer procesos manuales de sincronización, importaciones periódicas, etc…
  • Hoy en día todos trabajamos con el móvil, es casi imprescindible que te ofrezca la posibilidad de que tus empleados puedan ver sus cuadrantes, solicitar vacaciones, etc…desde su tablet, móvil, en el PC de su casa. A la hora de tener un control horario, es importante que puedan también fichar con el móvil aquellos trabajadores que estén en el cliente y no estén en “la oficina”. Si el sistema no lo permite será mucho más complicado registrar su jornada laboral.

Estas son algunas de las características o puntos a tener en cuenta para la adquisición de un programa de gestión de turnos de trabajo. Esperamos que  te ayuden a elegir de forma acertada  tu nueva aplicación de turnos de trabajo.

PGPlanning  (www.pgplanning.es) es una aplicación en la nube que te ofrece una solución completa de planificación, generación y gestión de cuadrantes de personal con distintos módulos. Si quieres descubrirla y conocer en detalle todo lo que te ofrece, contacta con nosotros:

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Calcular un cuadrante de personal: Reglas y restricciones

cuadrantes de personal

El cálculo de un cuadrante de personal, supone el manejo de múltiples variables a cuantificar para obtener un resultado. Ponderarlas y manejarlas todas en su medida supondrá obtener la mejor solución posible.

Estas variables se centran en tres grupos principales:

* Restricciones legales / convenios y pactos de empresa
* Condiciones personales
* Condiciones y restricciones de negocio

Todas deben evaluarse para obtener una solución adecuada a nuestras necesidades. En este post vamos a centrarnos en las reglas o restricciones que condicionan de manera directa la generación del cuadrante.

Existen productos que evalúan estas reglas una vez generado el cuadrante para posteriormente tener que modificarlo y hacer cambios sobre él, lo que supone modificar patrones o ciclos para adecuarlos a nuestra problemática. Cuando lo que necesitamos es generar un patrón o ciclo que cumpla  todas nuestras reglas o restricciones. En PGPlanning evaluamos todas estas restricciones para calcular automáticamente el cuadrante.

Las reglas y restricciones existentes, son comunes en muchas empresas, por lo que ofrecemos una batería de reglas y restricciones amplia para que las selecciones conforme a tus necesidades, pero no solo eso puedes valorarlas y darlas un peso según la importancia que tengan, así como definir si es una regla estricta “obligatoria” (que sea inviolable) o blanda  “deseada” (un deseo o preferencia).

Veamos una lista de algunas de las reglas y restricciones disponibles:

  • Asignaciones equilibradas
  • Fines de semana equilibrados
  • Asignación Única por día
  • Día libre por festivo trabajado
  • Asignación equitativa de tipos de turnos entre empleados
  • Turnos preferidos para el empleado
  • Ubicaciones preferidas para el empleado
  • Número Mínimo de Días de Trabajo Consecutivos
  • Número Máximo de Días de Trabajo Consecutivos
  • Número Mínimo de Días Libres Consecutivos
  • Número Máximo de Días Libres Consecutivos
  • Mínimo de horas de descanso después de un turno de noche
  • Mínimo de horas de descanso después de un turno NO de noche
  • Fines de Semana Completos
  • Turnos Idénticos Durante el Fin de Semana
  • Turnos alternativos en los fines de semana trabajados
  • Número Mínimo de Fines de Semana Trabajados Consecutivos
  • Número Máximo de Fines de Semana Trabajados Consecutivos
  • Número Mínimo de Fines de Semana Trabajados en un Mes
  • Número Máximo de Fines de Semana Trabajados en un Mes
  • No se puede hacer una Noche antes de un Fin de Semana Libre
  • Sin turno nocturno antes de vacaciones
  • Número mínimo de noches trabajadas
  • Número máximo de noches trabajadas
  • Noches consecutivas de trabajo (preferidas)
  • Número Mínimo de Días Libres después de una secuencia de turnos de Noche
  • Número Máximo de Días Libres después de una secuencia de turnos de Noche

Además de éstas reglas existen unas reglas especiales para los turnos de trabajo pudiendo así establecer el número mínimo y máximo de días trabajados del mismo turno y la distancia mínima y máxima que queremos tener entre ellos.

Estos son solo algunos ejemplos de reglas y restricciones, pero, ¿qué pasa si en tu negocio o con tus empleados habéis pactado una regla que no existe?

Pues que podrás construirla a medida con nuestro constructor de restricciones por ti mismo. Algunos ejemplos:

  • Si tarde no noche
  • Si tarde no mañana
  • Si noche no tarde
  • Si viernes tarde sábado tarde
  • Si viernes mañana sábado mañana

De esta manera podrás definirte todas necesidades e igualmente dar un peso según la importancia de cada una de ellas si así lo deseas y no son estrictas (obligatorias) sino preferencias (de deseo).

Además de todas estas restricciones comentadas, el validador siempre comprobará que hay suficiente personal para cumplir la demanda que solicitamos (ya que si no se cumple no nos dejará buscar una solución), que cumplimos con las horas establecidas en la ficha de cada empleado, e incluso podemos definir el nivel de asignación por días de la semana estableciendo por ejemplo que primero nos reparta todos los fines de semana y después todos los turnos de lunes a viernes, y que las reglas se cumplen, dándonos así diferentes cuadrantes donde nos irá mostrando aquellas reglas que no se estén cumpliendo para optimizar así el cuadrante.

Una vez generado el cuadrante podremos gestionar el absentismo personalizando cada una de las incidencias en cuanto al número mínimo o máximo de días que pueden solicitarse tanto a nivel de convenio como de empleado, pudiendo así personalizar a cada uno de ellos los límites.

Como ves, estas son solo algunas de las variables que puedes tener en cuenta agrupadas en reglas en restricciones o reglas, pero por supuesto hay muchas más como ya sabrás si has llegado hasta aquí: Calendario laboral, festivos, festivos laborables,  semana laboral, etc…, pero ya sabes que también lo podrás definir, para obtener la mejor solución posible.

Cuando un empleado solicite un cambio de turno, PGPlanning le propondrá aquellos empleados con los que puede realizar el intercambio de turno, podrá transferir el turno a los empleados que cumplan los criterios marcados e incluso podrá proponerle un intercambio entre ambos empleados con varias fechas donde se de la misma situación para que el empleado que sufre el cambio pueda devolvérselo al empleado que lo solicita, siempre con la validación del administrador.

¿Tienes dudas?, Consúltanos: https://www.pgplanning.es/es/contacto

Cuadrantes de turnos de trabajo “en la playa”

Estamos en pleno verano y muchos de los que estáis leyendo este post habéis disfrutado, estáis disfrutando, o en breve tendréis unos días de vacaciones. Es muy común que en esta época estival, una gran mayoría de personas tome unos días de descanso o un alto porcentaje de sus días de vacaciones anuales en este periodo.

Los turnos de trabajo, no tienen descanso. Lo que para uno son vacaciones, para otros es trabajo. Esto es así y será, ya que para que unos disfruten y sean atendidos (hoteles, playas, piscinas, bares, terrazas, eventos…) otros tienen que trabajar y casualmente con grandes picos de trabajo.

Incluso es común ver como hay sectores que solamente “abren en verano”. Hoy os traemos un caso real de un nuevo cliente que ha elegido PGPlanning sobre todas las alternativas que veía en el mercado.  Para nosotros fue una sorpresa, tanto su volumen de personal como la gestión tan avanzada de su negocio. Es una empresa que se dedica al alquiler de hamacas en distintas playas, con más de 90 empleados. Como tantos negocios, trabajan los 7 días de la semana, pero con la particularidad de solo abrir en el periodo estival y de estar condicionados por el tiempo.  Como parece evidente, si llueve, nadie va a la playa y alquila una hamaca ¿verdad?. Por tanto, hay que ser capaz de gestionar esta casuística para el negocio y los trabajadores.

Pues bien, planificar los turnos de 90 personas en distintas ubicaciones (playas), gestionar una demanda de trabajadores variable  y tener un control de presencia en tiempo real, era un verdadero reto para ellos. Querían planificar sus turnos,  gestionar sus bajas, absentismos, y sobre todo la presencialidad. Necesitaban saber cuándo cada trabajador llegaba a su playa y como podía fichar la hora de llegada y salida de forma geoposicionada sabiendo así si se estaba cubriendo el servicio.

Pues bien, hoy es una realidad. Con PGPlanning, han conseguido planificar su equipo de la forma más óptima para después tener una gestión completa del día a día. Cada trabajador ficha desde el móvil en la misma playa, comunicar incidencias, bajas, avisos, leer noticias en el tablón, solicitar cambios de turno y ver los turnos de sus compañeros. También tienen de forma automática un registro de la jornada laboral de todos los trabajadores, pudiendo generar informes detallados cuando es necesario.

Ahora, en tiempo real  pueden ver que cada puesto de trabajo está cubierto en todo momento, pueden variar su planificación, gestionar cambios cada día y ofrecer un servicio impecable a sus clientes.

A partir de ahora, cuando alquilemos una hamaca en una playa, seremos uno poco más conscientes del tremendo trabajo organizativo y de gestión que existe detrás.

Para nosotros, ha sido una gran satisfacción ofrecerles una respuesta y solución a su problema.

¡Os deseamos un feliz verano!

Contacta con nosotros en www.pgplanning.es/contacto

Como hacer un cuadrante de turnos rotativos

Esta es la eterna cuestión para las personas que planifican personas a turnos y que prefieren que tengan un patrón, ciclo, rueda, escalera,… distinto argot dependiendo del sector, pero en el fondo, una misma cosa: una serie de turnos consecutivos de una duración determinada, fija y estable.

Hay patrones de muchos tipos.

Los más óptimos son aquellos que se comparten entre varios empleados, que tienen la misma duración que el número de empleados o un divisor de este número (para poder hacer grupos) y que permiten a la empresa tener cubierta la demanda de personal para cada día de la semana y cada turno.

Para poder aplicar esta modalidad, las personas tienen que tener la misma semana laboral, las mismas habilidades y la posibilidad de hacer todos los turnos que están incluidos en el patrón.Por ejemplo, si una persona no hace noches, no podrá compartir ciclo con personas que hacen mañanas, tardes y noches porque cuando la corresponda hacer la noche, o bien siempre hace otro turno (con lo cual el número de personas en este turno de noche disminuye mientras que en el otro turno aumenta) o bien en cada ocasión tendrá que estar pendiente de hacer un cambio de turno con un compañero para tener la demanda de personal cubierta.

Lo mejor de este tipo de patrones es que son idénticos para todos los que lo tienen asignado, son equitativos y permiten a la persona que planifica asegurarse de que su demanda está cubierta y de que se cumplen las reglas establecidas por la empresa y por sus trabajadores: días de libranza, horas entre turno y turno, máximos y mínimos días de trabajo consecutivos, máximos y mínimos días libres,…

En el caso de que todas las personas no puedan hacer todos los turnos, o que alguna no trabaje algún día de la semana por distintos motivos, no podrá compartir turnos con los compañeros que tienen distintas condiciones.

Hay patrones que están definidos para cada persona y que entre varias consiguen cubrir los distintos turnos, conjugando todos a la vez. Esto suele utilizarse por ejemplo cuando el horario de los fines de semana es distinto y se turnan entre varios para cubrirlo.

En definitiva, para hacer un cuadrante de turnos rotativos es imprescindible tener en cuenta:

  • Las necesidades de personal por turno de cada día de la semana y cada época del año
  • Las posibilidades de realización de turnos de los empleados
  • Las reglas que no se pueden infringir a la hora de construir un ciclo y aquellas que aun no siendo necesario que se cumplan, darían un valor añadido a esa secuencia de turnos.

¿Qué ocurre si mi demanda de personal no es la misma durante todo el año?

Lo primero que hay que hacer es establecer las distintas épocas del año y saber diferenciar cuál es la demanda para cada una de ellas.

Lo siguiente es buscar un patrón para cada una de las épocas y concatenarlos en el tiempo para tener así nuestro ‘Metapatrón’ que dará respuesta a las necesidades anuales.

Con PGPlanning podemos ayudarte a conseguir que tus personas estén planificadas, cubran la demanda, tengan sus descansos pertinentes y tengan conocimiento con antelación de su cuadrante.

Visita nuestros videos en https://www.pgplanning.es/es/pgplanningtv y contacta con nosotros en https://www.pgplanning.es/es/contacto

Calculadora de cuadrantes de turnos gratis

Si navegas por internet, buscando programas de cuadrantes y turnos te darás cuenta que hay decenas de ellos que poco o nada aportan. Es habitual que todos en algún momento busquemos aplicaciones gratuitas que nos solucionen un problema puntual o sostenido a resolver. Porque, por supuesto: ¿para qué pagar por algo si puedo tenerlo gratis?

Lógico pensar ¿para qué pagar?, pero antes preguntémonos:

¿Por qué alguien va a desarrollar una aplicación que resuelve un problema empresarial para subirla a Internet de forma gratuita? Uno de los motivos, es porque en muchos casos apenas ofrecen funcionalidad o es muy básica, simplemente es un producto tan simple como limitado, en definitiva, es poco útil en la realidad. Otros motivos comunes son  buscar crear imagen de marca, obtener muchos usuarios-registros en poco tiempo, captar visitantes, obtener difusión, posicionar la página web, entrar en nuevos mercados, y otros muchos fines…Pero ofrecer realmente a la empresa algo que de verdad le sirva… más bien poco o nada.

Recordamos una frase muy representantiva: Cuando un producto es gratis, el producto eres tú.

Desarrollar una aplicación conlleva mucho tiempo, dedicación, infraestructura, esfuerzo y sobre todo talento, siempre hablando del mundo empresarial. Hacer una aplicación en casa a ratos libres, es otra cosa. Si encontramos una aplicación empresarial gratuita, preguntémonos el por qué.

El tiempo que dedicas a analizar, instalar (si es el caso), registrarte, probar, etc…sin tener la menor idea de que todo eso va a valer para algo, es muy frustrante porque realmente es algo que no sirve y es un bucle, pero ahí está la magia de la palabra Gratis. Ahora, debes valorar tu tiempo y esfuerzo, ¿también es gratis?

En nuestro caso, cuando hablamos de una aplicación de cuadrantes estamos planificando tu equipo de trabajo, tu personal, tu negocio… en definitiva, tu dinero, tu empresa y tu futuro. Una planificación de personal mal realizada, no solo te costará mucho dinero, sino que te puede suponer muchos disgustos:

  • Uno de los más comunes, es no cumplir reglas de descanso, libranzas, turnos dobles,…lo que hace que no se respete el convenio de los trabajadores en la asignación de turnos. Y esto ya no solo afecta a la carga de trabajo, sino a tener un verdadero aprieto si ese trabajador sufre un accidente laboral en esos excesos de horas o turnos sin respetar descansos.
  • La falta de personal cuando tu negocio lo necesita. Una demanda de personal debe ser cubierta ante las posibles eventualidades que surgen en el día a día.
  • Una mala e ineficiente gestión de vacaciones, al no poder gestionarlo de forma conjunta y fiable en la misma plataforma. Sí, muchas te calculan un patrón y a partir de ahí…. poco más.
  • Un exceso o defecto de horas de cada trabajador que tendrás que compensar a final de año o constantemente para contrarrestar esa mala planificación.
  • Los datos personales de tus trabajadores, los introduces en plataformas gratuitas o free…, que ni siquiera conocemos quien está detrás de ellas, en que infraestructuras y en qué país o países se encuentra.
  • No sabemos el soporte que ofrece y por supuesto, si es algo que no pagamos no podremos exigir. Si nos deja de funcionar, si se bloquea, si nos ofrece datos erróneos,¿qué hacemos? En muchos casos, no ofrecen ni un teléfono de contacto.
  • Que equipo de personas está detrás de ese software. ¿hay alguien ahí?
  • ¿Están seguros mis datos? ¿Qué fiabilidad tiene el sistema? Porque algo gratis, no puede sostener una inversión en alta disponibilidad, redundancia, seguridad…

Todas estas cuestiones es algo que debemos plantearnos en cualquier selección de software pero más aún en uno que afecta a personas y que gestiona directamente a nuestro equipo de trabajo. Las personas, impactan directamente en nuestra cuenta de resultados, productividad, soporte, ventas y en la comercialización de nuestros productos y servicios.

Es cierto, que todas las empresas no tienen los mismos recursos, que en muchas ocasiones no hay presupuesto, que hay situaciones complicadas en las que hay que salir del paso, pero hay ciertos procesos e información en las empresas que no deben caer en la improvisación ni la imprudencia.

Busquemos lo mejor al mejor precio. Desde nuestra experiencia os recomendamos buscar aplicaciones que se adapten al tamaño de nuestra empresa, que podamos pagar por uso , no realizar enormes inversiones y que nos tarifiquen en función del número de empleados y módulos para que se adapten a nuestro presupuesto.

Resumiendo, pensemos que lo gratuito no es siempre es la mejor opción.

Si quieres que te asesoremos y te ayudemos con tu planificación, no dejes de contactar con nosotros en https://www.pgplanning.es/es/contacto

Planificar personal, un secreto escondido

Planificación de personas. Término complejo e incluso lejano para muchos, pero cercano y presente en todos los negocios y ámbitos.

Cuando hablamos de planificar personal podemos pensar en empresas complejas, servicios 24×7, un elevado número de personas, pero nada más lejos de la realidad. Planificar personas es un problema real y constante en múltiples empresas.

Dentro de nuestros clientes, los tenemos de multitud de líneas de negocio, tamaño, origen y objetivos, pero todos tienen un reto, que es planificar a sus equipos de trabajo, ya sea de 3 empleados o de 3.000.  Un sencillo ejemplo: pequeño bar de 5 empleados tiene que organizar sus empleados, porque siempre debe haber X personas en su puesto y no es lo mismo que sea lunes por la mañana que viernes noche. Una pequeña tienda de ropa, por ej, necesitará una persona en caja, otra para atención al público y otra para acondicionar la ropa en sus ubicaciones.

Así hasta llegar a una fábrica 24×7 con 4º turno, o un Callcenter que atiende llamadas 24h al día durante 365 días al año, como puede ser un cliente  que gestiona el servicio 112 o 061, como se nos da el caso.  Todas las empresas necesitan planificar sus equipos de trabajo y si el servicio está condicionado por las personas, la planificación es crítica.

Partamos de la base que toda planificación de equipos nace en la existencia de una persona para realizar un trabajo. A partir de esta premisa se suman las variables del espacio – tiempo. Cada persona debe encontrarse en un lugar, un día y en una franja horaria que podemos denominar turno o jornada laboral.

Pero de esta premisa inicial, surgen distintas variables que condicionan completamente esa planificación como son:

Ubicación: No es lo mismo que una persona esté en un lugar u otro. Imaginemos el bar, no es lo mismo una persona en cocina, que en sala. En una fábrica, no es lo mismo la línea de etiquetado que envasado y así sucesivamente.

Habilidades o Competencias: Cada persona, puede tener una habilidad o competencia dentro del desempeño de su trabajo y esta habilidad puede ser crítica en una cadena. Si la persona, no tiene esa habilidad, no puede prestarse el servicio. Cada vez las empresas tienden más a dotar de habilidades comunes a todos los trabajadores, para evitar estas dependencias, pero en muchos sectores es muy complejo.

Contratos: Es común, que dentro de una empresa tengamos contratos a media jornada por ejemplo, con lo que si nuestro servicio demanda persona durante X horas, deberemos tener en cuenta la combinación de personas para ese servicio, sin exceder las horas del contrato de ese trabajo.

Convenios: Similar a los contratos teniendo en cuenta no sobrepasar las horas anuales marcadas.

Descansos: Cuando se trabaja a turnos, existen descansos estipulados bien por convenio, por pactos u acuerdos que no permiten que un recurso por ejemplo: doble turno, que trabaje una mañana después de una noche, etc…

Semana Laboral: Puede existir una semana laboral para cada ubicación o tienda que tenga en distintas comunidades autónomas o localidades.

Calendario laboral: Cada calendario laboral y más si trabajamos en distintas comunidades provincias y localidades, dispone de distintos festivos que hay que gestionar. Ya que, si una persona es de una localidad distinta a su lugar de trabajo, no vendrá a trabajar y si lo planifico en un cuadrante sin tenerlo en cuenta, ya tengo un problema.

Reducciones de jornadas, bajas, permisos retribuidos, etc…y así una gran multitud de variables que condicionan la viabilidad de una planificación. No solo en su obtención inicial sino en su posterior gestión diaria conforme van apareciendo distintas incidencias.

Como alguien dijo: ”El papel lo aguanta todo” y podemos trasladar una planificación a una hoja de cálculo como es común pero difícilmente conseguiremos respetar estas reglas y ponderar y ajustar correctamente, Lo que necesitamos VS Lo que tenemos.

Si necesitas ayuda para planificar tus empleados, equipo de trabajo o trasladar tu demanda de personal a un cuadrante, no dejes de contactar con nosotros a través de www.pgplanning.es/contacto

Portal del empleado y turnos de trabajo

En otras ocasiones y post hemos comentado que existen dos tipos de personas, las que trabajan a turnos y las que no. Los empleados que desempeñan su trabajo a turnos, tienen unas necesidades específicas a mayores de las necesidades habituales de cualquier trabajador que trabaja con una jornada laboral de horario fijo.

Multitud de software de RRHH y nómina ofrecen un portal del empleado o intranet en el que los empleados pueden acceder a información suya, de sus compañeros, su nómina, etc…, combinando información personal y privada con información corporativa. En aplicaciones más especializadas de RRHH se manejan cuestiones como evaluación, desempeño, formación, etc… Sin duda, funcionalidades de valor para empresa y empleados. Pero cuando una persona trabaja a turnos, necesita una información crítica para él y para la empresa, una funcionalidad que ofrezca una “gestión del tiempo”.

Esta “gestión del tiempo” es un concepto que nosotros manejamos en PGPlanning para denominar a todo lo que rodea a la jornada de trabajo (turnos, vacaciones, festivos trabajados, libranzas, absentismo, calendario, presencia…). Mejor explicado…. El empleado necesita conocer sus turnos de trabajo y su cuadrante con antelación suficiente y de forma actualizada para poder conciliar su vida personal con la laboral.  Cuando una persona no sabe si “le toca“ trabajar un sábado, domingo o festivo laboral con cierto margen su vida se complica. Pero ya no solo fines de semana o festivos, sino la libranza que le pueda corresponder entre semana. Porque ese día sus hijos tendrán que ir al colegio y ya estará todo organizado con los turnos conocidos por el trabajador.

Lo más probable es que para solventar esta falta de información digitalizada cada trabajador se instale una APP gratuita para poder trasladar su cuadrante según lo va conociendo, tendiendo que actualizar cada cambio que se produzca bien porque a él le interese, o a un compañero o porque la propia empresa decida realizarlo para adaptarlo al servicio. Este proceso, además de ser laborioso, puede provocar errores al traspasar toda la información.

Pero no nos centremos solo en acceder a la información, sino en poder interactuar con la empresa solicitando cambios sobre el cuadrante, porque si tengo una boda, un viaje, un bautizo, un cumpleaños, etc… y quiero cambiar mi turno, poder solicitarlo cuando desee y ver el cuadrante de mis compañeros para ver a  quien puedo cambiárselo es algo de valor incalculable para los empleados.

Y para estos empleados, que entran y salen del trabajo fichando sus entradas y salida e incluso sus horas extras, ¿no sería magnífico ver un resumen de fichajes  en tiempo real desde casa, en el móvil..?. Pero qué pasa si estoy enfermo y voy al médico, ¿no sería también magnifico notificarlo desde la propia consulta o si estoy en casa y no puedo levantarme de la cama desde el propio móvil?

De forma más concreta, vamos a enumerar algunas de estas características de nuestro portal del empleado, enfocadas a la “gestión del tiempo”:

  • Acceso en tiempo real a mi cuadrante de forma completa
  • Ver el cuadrante de mis compañeros para solicitar intercambios de turnos
  • Poder solicitar libranzas, cambios de turno y vacaciones
  • Ver los cambios y aprobaciones en tiempo real
  • Recibir notificaciones de cambio de estado de mis solicitudes (aprobada, registrada, denegada)
  • Poder fichar de forma remota si mi trabajo es itinerante de forma geolocalizada
  • Poder fichar desde casa si teletrabajo o no siempre estoy en la oficina
  • Acceso a un tablón de anuncios
  • Resumen y estadística de turnos y horas trabajadas y permisos con todo detalle
  • Detalle completo de las vacaciones: días solicitados, aprobados, disponibles
  • Mapa de calor de las vacaciones de los compañeros

 Como podemos darnos cuenta, todas estas funcionalidades no están incluidas en el portal del empleado “típico” de un software de nómina o RRHH. Son funcionalidades clave tanto para la empresa como para los empleados que trabajan a turnos. Gestionar el tiempo de trabajo, agilizar enormemente la comunicación y la gestión de cambios, y ofrecer una información esencial que evita una generación constante de consultas y solicitudes por parte de los empleados.

Por esta razón, cuando una empresa nos dice que ya tiene un portal del empleado le decimos que se lo piense dos veces y que analice de forma completa las funcionalidades que tiene VS las que necesita.

 

Adquirir un programa de cuadrantes de trabajo

Leyendo este post probablemente te sientas identificado y te veas reflejado en uno de los posibles escenarios existentes en tu empresa.

Partamos de la necesidad y situación inicial.

En tu empresa se trabaja a turnos y tienes que planificar a tu equipo de trabajo a través de un cuadrante. La alternativa rápida y que es el origen de todos es utilizar una hoja de cálculo. Poco a poco y si tienes un mínimo de volumen te das cuenta que el día a día te desborda y que no puedes hacer todo lo que necesitas. Empezarás a utilizar comentarios, celdas ocultas, una hoja para cambios otra para incidencias, otra que tenga vacaciones, etc… construyendo un castillo de naipes que se hace incontrolable, pero sobre todo con un esfuerzo titánico por tu parte.

Decides que esto no puede continuar y miras si hay aplicaciones de generación de cuadrantes y turnos de trabajo. A partir de aquí, encuentras alternativas y propones a la dirección (si tú no eres el dueño) valorar la compra.

Y aquí se abren tres escenarios:

a) La decisión depende de ti y puede que alguien más: Eres el dueño o la persona de RRHH / Producción / Organización y tu valoras en primer y último lugar la herramienta. La adquieres y la pones en marcha. Tu trabajo se simplifica y eres capaz de hacer mucho más y en menos tiempo. Muy común en Micro Pymes.

b) La decisión depende de varios departamentos y personas implicadas.

Esta situación es la más común y es la que más se repite (Pymes). La dirección encarga a una persona a analizar el mercado (“rastreador”) que buscar por Internet alternativas, hace consultas técnicas sobre el producto a distintos proveedores y también aproximaciones económicas para tantear por cuanto puede salir una solución de estas características para las necesidades requeridas.

A partir de aquí, el director general, director de producción – organización, dirección de sistemas-informática, dirección de RRHH, director financiero (no siempre) y mandos técnicos intermedios se disponen a ver demos de las distintas opciones.
Aquí cada uno expone y valora sus necesidades propias o que directamente le afectan en el desempeño de sus funciones. El equipo de RRHH le preocupa el absentismo, los contratos, normativa legal,… la parte de producción valora la gestión de los turnos a cubrir, generación del cuadrante, festivos, la demanda de personal, las vacaciones de personal .Desde IT se valora la seguridad, la integridad y disponibilidad de la información e infraestructura, soporte y posibilidad de exportación-importación-interconexión. Y por último la dirección general y financiera que se basa en el consenso entre las partes y la propuesta económica. En muchos casos, existe un director o jefe de proyecto que coordina todas estas áreas, demos, reuniones y recopilación de información.

c) La decisión es “corporativa”

Cuando se entra en gran empresa partimos de la situación b), pero con decisiones mucho más lentas y complejas. En esencia es como la situación b) pero todo más complicado.

Cada decisión tomada es trascendental, nadie quiere tomar una decisión equivocada y por supuesto nadie quiere dejarse ningún requisito, demanda o necesidad por su parte. Todo el mundo anda con pies de plomo.

Una de las principales diferencias sumadas a las existentes en b)  es la integración con el entorno actual, importaciones de datos, interconexión, integración con terceros, tiempos de implantación, nivel de soporte y por supuesto el importe del proyecto.

Los procesos de adquisición se hacen muy lentos por la alta trascendencia e impacto cuando se apuesta por el cambio o implantación de un software que impacta en distintas áreas y sobre todo que afecta directamente a las personas. Estas, con el recurso más crítico de las empresas y condicionan directamente el servicio o producto que se ofrece.

Nuestra recomendación es nunca perder el foco y el origen del problema que es la generación del cuadrante y la gestión de turnos de trabajo. De nada sirven muchas funcionalidades añadidas al producto si la generación del cuadrante no es óptima. ¿De qué me sirve llevar datos a nómina si el producto no lo gestiona correctamente?, ¿de qué nos sirve sincronizar con un reloj de fichajes, si no me ofrece la información necesaria para el control total del absentismo?, ¿de qué me sirve analizar costes en un cuadrante mal calculado? … y así un largo etc.

Nuestra recomendación es centrarse en el origen del problema y su solución, así como la experiencia y equipo humano que hay detrás.  A partir de aquí evaluemos lo demás.

Si has vivido o vives otra situación y nos la quieres contar, contacta con nosotros en www.pgplanning.es/contacto

Como medir el absentismo laboral

A medida que la economía mejora, se genera más empleo y hay mayor contratación, los niveles de absentismo crecen en las empresas.  De igual manera cuando hay crisis y se disparan despidos, cierres y suspensiones de pagos el absentismo disminuye radicalmente.

Podemos leer noticias recientes en las que los niveles de absentismo han crecido a niveles de 2009.  Se indica en algunos medios  que “El absentismo laboral causado por bajas por enfermedad y por otros motivos se ha disparado alrededor de un 50% desde los niveles mínimos registrados durante la crisis y ha alcanzado el pico más alto desde el 2009. LLegan a una media de 4,99 horas al mes por empleado”.

Estas horas, se traducen en indisponibilidad, baja de la productividad y aumento de costes. El análisis de las causas de este absentismo son muy diversas en cada empresa pero podríamos resumir las principales: exceso de horas de trabajo, horarios complicados, mal ambiente laboral,  falta de reconocimiento, mala conciliación, falta de apoyo de los compañeros, insatisfacción vinculada a la remuneración, no tener las mejores condiciones de trabajo y un largo etc… que no es fácil ni sencillo de resumir, y por supuesto de solucionar.

Lo que si es cierto es que la realidad muestra que estos niveles son crecientes y las empresas no disponen de herramientas, métricas acertadas, ni de una correcta gestión de este absentismo.

En primer lugar, una empresa debe definir correctamente cuales son los motivos, incidencias o tipos de absentismo que quiere medir y registrar de forma personalizada.  Para ello debe haber un consenso en la definición de cada incidencia o absentismo a medir, si computa o no, si es retribuible, si es recuperable, si suma horas a la jornada, si las resta, etc… Y todo ello definido en un entorno que permita ajustar estos absentismos y hacerlos visibles en la gestión conjunta del personal.

De qué sirve tener esas incidencias “apuntadas” en un Excel, si nuestro sistema de control de presencia o control horario no dispone de esas incidencias y por tanto no registra directamente estas métricas. También sucede que los turnos de trabajo no están definidos en estos dispositivos de control horario, porque el cuadrante está “desconectado” de lo demás. Ya no hablamos de la posibilidad de un fichaje móvil, que permita registrar y transmitir la salida en tiempo real del médico, con una completa exactitud en el registro de tiempos. Y también podemos tenerlas perfectamente definidas en nuestro software de nóminas, pero como y de qué manera alimentamos esos valores.

Desde que iniciamos nuestra andadura en PGPlanning, el control del absentismo ha formado parte de nuestro desarrollo y del corazón del producto. Todo es un conjunto integrado. Si defino un absentismo, decido si el empleado puede registrarla desde el portal, si la hago visible en la Tablet/móvil para el control de presencia o si por el contrario solo es visible por el administrador al registrar esa incidencia en el sistema. La integración de turnos de trabajo- cuadrante con el control de presencia – control horario, vacaciones – calendario laboral,  así como la definición única de absentismo para todo el conjunto, permiten obtener estadísticas y registros fiables en tiempo real, desde un único entorno y de forma centralizada.

Si te preocupa el absentismo de tu empresa, no sabes cómo medirlo y buscas una solución que te permita hacerlo de forma cómoda, ágil y fiable, no dejes de contactar con nosotros.

Fichar desde el móvil

Hoy,  la tecnología móvil forma parte de nuestras vidas, ha cambiado la forma de relacionarse y está cambiando nuestra forma de trabajar. Todos recordamos cuando empezaron a comercializarse los teléfonos móviles y como a día de hoy se han convertido en un dispositivo casi imprescindible para cualquier persona. Es indiscutible su uso, desarrollo e implantación en todos los ámbitos y sectores tanto en lo personal como en lo profesional.

Cada vez son más los sectores empresariales que se suman a una digitalización de sus procesos, siendo protagonista el empleado con su móvil o Smartphone. La multitud de posibilidades que se abren en el mundo empresarial y profesional son infinitas y cada empresa va incorporando esta digitalización en la medida de sus posibilidades.

Una de ellas, es utilizar nuestro teléfono como terminal de fichaje móvil. Una utilidad impensable hasta hace muy poco tiempo y que da respuesta a las necesidades de control horario y presencia que se demandan legalmente y que necesitan las organizaciones.

El avance de la cobertura móvil, el GPS integrado en el terminal, las redes de datos disponibles y velocidad de las conexiones nos permiten avanzar en este tipo de usos y aplicaciones.

Multitud de empresas trabajan con repartidores, transportistas, camioneros, gruistas, consultores, gente desplazada y un sinfín de trabajadores que no se encuentran en su lugar de trabajo. ¿Cómo registrar el inicio o fin de la jornada si no están en la oficina? La mejor opción es sin duda fichar desde su propio terminal móvil. Con su usuario y contraseña podrá identificar y transmitir su inicio de jornada, incidencias, descansos, incidencias de trabajo o permisos laborales. Todo desde su terminal, con unas simples pulsaciones, desde cualquier lugar.

De esta manera, el trabajador registrará sus tramos horarios de trabajo y la empresa en tiempo real podrá saber, donde y cuando se realiza cada acción.

Esta es una de las infinitas posibilidades que permiten los nuevos Smartphone, las redes de datos y soluciones móviles como PGPlanning | PGtime