Los 7 puntos clave en un software de gestión de turnos

¿Qué es un software de gestión de turnos?

software de gestión de turnos

Cuando tenemos que planificar y gestionar turnos de trabajo y lo hacemos en un papel o en una hoja de cálculo nos damos cuenta el gran esfuerzo que conlleva y la poca versatilidad que tenemos en la gestión y organización de nuestro equipo humano.  Un software de gestión de turnos es una aplicación que sirve para definir nuestros horarios y turnos de trabajo, demandas de personal para cubrir el servicio y es capaz de generar el cuadrante de trabajo en función de las distintas restricciones y reglas que sean de aplicación.

Pero no debe quedarse ahí. Hoy, no solo necesitamos elaborar un cuadrante, también necesitamos gestionar las personas de nuestra planificación en distintos ámbitos en cuanto a la presencialidad y todas sus variables relacionadas como son las vacaciones, absentismo, control horario, etc.

Desde PGPlanning analizaremos cuales son los 7 puntos clave que debe contemplar un software de planificación y gestión de turnos de trabajo.

  1. Planificador de turnos

En primer lugar, el software debe permitirnos definir todos nuestros horarios, turnos de trabajo y sus peculiaridades. Un turno puede ser partido o puede ser continuado, cambiar de día desde que se inicia hasta que acaba, si tiene un descanso incluido o no como tiempo de trabajo, si es un turno de guardia o incluso distinguirlo como un turno nocturno.

Sin esta base no podremos continuar el siguiente paso, que será entrar en la generación del cuadrante.

 turnos de trabajo
Ventana de definición y alta de un turno

2. Generador de cuadrantes

El generador de cuadrantes o calculadora de cuadrantes es el motor que nos ayudará a definir y encontrar la rotación, patrón o ciclo que será la base de la generación del cuadrante para cada persona. Puedes ampliar información aquí.

Pero, vamos por partes y definamos los conceptos necesarios para obtener esa rotación.

Reglas o Restricciones.

Definiremos las reglas o restricciones que debe cumplir nuestro patrón o rotación, como pueden ser asignación equitativa entre tipos de turnos entre empleados, número máximo o mínimo de días consecutivos de trabajo, turnos preferidos para el empleado, mínimo número de horas de descanso después de un turno de noche, y un largo etcétera.

Restricciones en turnos de trabajo
Algunas reglas y restricciones comunes

Estas reglas vendrán motivadas en muchas ocasiones por un componente legal, por acuerdos o pactos con los trabajadores, así como restricciones a nivel de convenio colectivo.  El software debe permitirnos reflejar todas aquellas que sean de aplicación para que nuestra rotación o patrón sea válido.

Una vez definidas las reglas o restricciones, pasaremos a definir el número de personas que necesitamos por cada turno, para cada día, en cada ubicación, con que habilidad, durante que periodo de tiempo… es decir, definiremos la demanda de personal, que no es otra cosa que definir las personas  donde y cuando las necesitamos para cubrir el servicio.

demandas de personal en un software de gestion de turnos
Definición de una demanda de personal

Pues bien, una vez que sabemos lo que necesitamos a través de nuestra demanda para cubrir el servicio, las reglas del juego o restricciones que se deben cumplir, debemos introducir nuestras personas y todas sus características, habilidades, limitaciones… para que el motor de cálculo pueda cruzar Lo que tenemos VS Lo que necesitamos. Y así podernos ofrecer una rotación que nos permita generar nuestro cuadrante completo extendiéndose en todo el año si es necesario, para poder así comprobar que la planificación se ajusta a las horas que deben trabajarse anualmente.

A partir de aquí el motor debe ofrecernos distintas alternativas y quedarnos con aquella que mejor encaje.  Una vez generado el cuadrante, pasaremos a gestionar nuestro día a día. 

3. Definición y Gestión del absentismo

En la planificación y gestión de turnos es esencial poder gestionar las ausencias del equipo humano. El software deber permitirnos configurar a medida todas aquellas incidencias o ausencias ya sean por días y por horas, incluso gestionando limites en cuanto a días máximos, días consecutivos, si son solicitables o su visibilidad en distintas partes de la aplicación, tanto por la empresa como por empleado. Pero podemos ir más allá y es que estas incidencias, especialmente las que son por horas puedan ficharse a través de un módulo de control horario.

Estas incidencias deben ser personalizables, gestionables y asistidas. En el caso de bajas por ejemplo, pudiendo incorporar los partes de baja (por empresa o trabajador), como la gestión de un sustituto que herede estos turnos planificados y así cubramos el servicio.

En muchos sectores es crítico gestionar las ausencias y cubrirlas en todo momento para que la demanda de personal fijada no se vea alterada. Esto se une a la posibilidad y utilidad de gestionar bolsas de horas que nos ofrezca realizar días libres compensados, añadir horas en la bolsa con multiplicadores (2 horas por 1 , por ej.), etc..

ausencias absentismo
Listado de inciencias de absentismo

4. Gestión de cambios

Gestionar cambios en un cuadrante de turnos es una constante. Principalmente motivados por el día a día, tanto por bajas, permisos, así como por necesidades del trabajador o empresa.

Poder gestionar cambios en el cuadrante de forma ágil es algo indispensable. Arrastrar y soltar sobre el cuadrante y que todo quede registrado con un motivo es un plus de cara a tener una trazabilidad de los cambios cuando los realiza el administrador. Veremos que esto es mucho más optimo si se realiza desde el Portal del empleado en muchas ocasiones.

5. Interacción con el empleado a través de un Portal del empleado

La digitalización de la gestión y planificación de turnos no debe quedarse solamente en la parte empresa, sino que debe llegar al empleado a través de un acceso que le permita no solo visualizar sus turnos sino interactuando en distintos procesos.

portal del empleado en software de gestión de turnos
Vista móvil del portal del empleado

Poder consultar el cuadrante desde el móvil o en casa a través de un PC o Tablet, es algo imprescindible. No debemos conformarnos con imprimir un cuadrante o bien distribuirlo por email en PDF. Un buen software de gestión de turnos debe permitir un acceso del empleado, para que, en tiempo real, pueda ver e interactuar en distintos ámbitos:

  • Ver su cuadrante y el cuadrante de sus compañeros para poder solicitar cambios e intercambios de turnos
  • Acceso a su estadística personal como horas trabajadas, bolsa de horas, vacaciones disfrutas y pendientes,
  • Digitalización y acceso a noticias, normativas, o circulares que puedan colgarse en el portal.
  • Descargas de documentos como nóminas, registros de la jornada laboral, etc.
    • Solicitudes de vacaciones, permisos o avisos. Es imprescindible que todas las solicitudes tengan un canal único a través del portal y evitemos que nos lleguen solicitudes por un email, papel, WhatsApp o llamadas.

A través del portal obtendremos un conjunto de funcionalidades de interacción del empleado y digitalización de distintos procesos que ayudarán enormemente al planificador de turnos y gestor del servicio. Amplia informacion del portal aquí.

6. Control horario

El siguiente paso y utilidad en un software de gestión de turnos es que nos ofrece un sistema de control horario – fichaje, tanto por motivos legales como la enorme versatilidad y potencia que supone tenerlo junto. Los continuos cambios, horarios, definición de turnos, vacaciones o ausencias quedan registradas en el sistema. Imagina todo esto integrado con la presencialidad, fichajes y control horario.

El cumplimiento del registro de la jornada laboral será infinitamente más sencillo si lo tenemos incluido en el sistema.  Ni que decir tiene que debe soportar un fichaje presencial para los centros de trabajo y un fichaje móvil para trabajadores móviles o teletrabajadores.

Una vez registrados estos fichajes podremos explotar información muy valiosa y dinámica como son las horas teóricas, planificadas y fichadas. Todo cruzado y combinado con las ausencias definidas, bolsas de horas y un largo etc.  Busca un sistema que te ofrezca todo integrado en la misma plataforma. Más detalles sobre control horario.

7. Integración con Nómina

Ya tenemos claro tras todo lo analizado, que el software de gestión de turnos, recogerá toda nuestra planificación, cambios, bolsas de horas, horas de trabajo, cómputos de bolsas de horas, fichajes, etc. Ya tenemos la información actualizada y agrupada en un punto, ahora es el momento de compartirla.

En el trabajo a turnos es habitual que mensualmente debamos recopilar todos los saldos correspondientes a los conceptos variables que genera el trabajador y que tengamos que liquidar en nómina, como pueden ser horas nocturnas realizas, horas en festivos, pago de festivos por días, horas extra y otros.

Habitualmente se recopilan de distintas fuentes de datos, interlocutores y hay que juntarlo para que RRHH o bien un asesor externo incluya estos conceptos en la nómina del trabajador.

En este punto, lo que nos interesaría es definir un formato con nuestros conceptos de forma personalizada para que pueda llevarse directamente al programa de nóminas. Por otro lado, si queremos hacerlo de forma muy simplificada, podemos exportarla información para enviárselo a un tercero aun siendo en un fichero de hoja de cálculo.

Aquí nos vamos dando cuenta del verdadero potencial de un sistema de gestión de turnos y todo lo que nos puede ofrecer más allá del mero cálculo de un cuadrante o un patrón de turnos. Descubre más sobre integración con aplicaciones.


Si te ha gustado el post y crees que podemos ayudarte en tu planificación y gestión de turnos no dejes de visitar https://www.pgplanning.es y contactar con nosotros.

Analizamos el patrón de turnos 6X3

Turnos 6×3

Turnos 6x3

La planificación de turnos de trabajo basada en ciclos de turnos rotativos, viene condicionada en muchas ocasiones por rotaciones “conocidas”, “estándar” o ya implantadas en otras empresas y/o sectores. Las empresas, trabajadores, sindicatos y/o comites de empresa, recurren a la búsqueda de ciclos o patrones que se utilizan en otras empresas, pregutando a compañeros, conocidos, o simple y llanamente buscando por Internet.

Hoy analizamos un turno rotativo extendido y utilizado comúnmente en algunos sectores. Tal y como nos dicen los clientes: “Un 6X3”

Así se denominan a todos aquellos ciclos, patrones, bucles, secuencias, ruedas o escaleras que tienen 6 días de trabajo consecutivos y posteriormente 3 días de descanso (y así sucesivamente).

En ocasiones, son de un único turno y en otras se pueden mezclar dos o incluso tres tipos de turno (M, T, N) en la misma secuencia de días de trabajo o bien cambiando de turno después de las libranzas.

También se podrá variar el orden de cambio de turno de un ciclo a otro, puede ser M – T – N o T – M – N para aprovechar mejor los descansos entre turno y turno en este segundo caso.

Algunas empresas los utilizan porque alguien se los ha recomendado. Otros, los han visto en alguna web, a algún empleado alguien le ha comentado que son estupendos para los ciclos de comidas, de sueño o para la conciliación familiar. En muchas ocasiones forman parte de un pacto entre la empresa y los trabajadores. Esta rotación no es posible modificarla sin pasar por la aprobación de un comité de empresa, negociación sindical o un grupo de personas.

Dependiendo del sector, de la empresa, o de las necesidades son más utilizados unos u otros, pero no siempre, son adecuados a las circunstancias existentes. Analizaremos algunos de ellos y veremos si se pueden modificar para que consigamos adaptarlo a nuestro caso particular.

Turnos 6×3 con 1 turno

Se trata de una secuencia de turnos en la que se trabajan 6 días de un mismo turno y se libran 3 y así sucesivamente. En el caso del turno de Mañana, el ciclo correspondiente sería el siguiente:

Rotación con 1 turno

Es un ciclo que dura 9 semanas, es decir, hasta la semana 10, al empleado no le vuelve a “tocar” la primera mañana en lunes. Si tuviéramos a esas 9 personas, cada día tendríamos a 6 personas de mañana y 3 librando.

Otra forma de usar el patrón es tener 3 personas, que empiecen por ejemplo en las semanas 1, 4 y 7 y así siempre tendríamos 2 personas de mañana.

De la misma forma, podrían combinarse las semanas, 2, 5 y 8; 3, 6 y 9 resultando siempre 2 personas de mañana y 1 libre.

El resto de las formas de usar el patrón, provocarían que cada día tengamos un número distinto de personas en el turno. Esto nos podría llevar al absurdo de tener el turno descubierto del todo.

Analizando más en detalle el patrón, podemos ver que, en 9 semanas, un empleado librará 2 fines de semana completos. Uno de ellos incluyendo el viernes y el otro el lunes, y en otras 2 ocasiones trabaja uno de los dos días del fin de semana. Uno de ellos el sábado y otro el domingo.

Si en vez de 6 mañanas, lo que hacemos es poner 6 tardes seguidas, el patrón empezando en el último de los días libres de la secuencia, es el siguiente:

Rotación con 1 turno de tarde

Tiene las mismas características que el analizado de las mañanas, sólo cambia el tipo de turno. Estos dos patrones se podrán combinar entre sí, si nuestras personas hacen solo uno de los turnos.

De la misma forma, podremos mezclarlo con el de noche, que si lo “pintamos” empezando con la primera de las libranzas, sería de la forma:

Rotación 6x3 con un turno noche

Tan solo con hacer un intercambio de turno entre sábados, conseguiremos que, en esas 9 semanas, los empleados libren 3 fines de semana completos, en vez de 2 y otros 2 a medias:

Rotación con un turno mañana

Pero, en este caso, ya no todas las secuencias de trabajo serán de 6 días sino que en una ocasión trabajarán 7 días y en otras dos la secuencia de turnos trabajados es de 5 días. Todo esto, en un conjunto de 9 semanas que dura el patrón completo.

Turnos 6×3 con 2 turnos

Si en vez de un turno, lo que hacemos es poner que de los 6 días 3 sean de un turno y 3 de otro:

Turnos 6x3 a 2 turnos

En este caso, con 9 personas tendremos cada día 3 de mañana y 3 de tarde.

Si tuviéramos 3 personas, conseguiríamos tener uno de cada turno y el otro siempre librando, empezando el ciclo, por ejemplo, en las semanas 2, 5 y 8.

En este ciclo, deberán ir siempre las mañanas y luego las tardes, para respetar el mínimo de horas de descanso entre turno y turno (al menos deberán ser 12 horas).

De la misma forma, se podría combinar la mañana con la noche, la tarde con la noche, teniendo especial precaución en que la noche siempre debe ir antes de las libranzas.

En el ejemplo están combinados mañana y tardes, pero podríamos combinar mañanas y noches o tardes y noches. Siempre en este orden para respetar el número mínimo de horas que deben pasar entre turno y turno que al menos deberán ser 12 horas.

Turnos 6×3 con 3 turnos

Si nuestra necesidad es cubrir 24 horas al día para toda la semana, pondremos los 3 turnos en la secuencia de 6 y tendríamos cada día 2 personas por turno. Pero no sería posible tener uno de cada porque 9 no es múltiplo de 2:

Rotación 6x3 a 3 turnos

En el caso de combinar los 3 turnos en la misma secuencia solo habrá un orden posible. Primero las mañanas, luego las tardes y a continuación las noches para poder respetar el número de horas que pasan entre turno y turno.

El patrón más extendido de este tipo es el llamado 6×3. Es el que hace 6 días del mismo turno 3 libranzas otros 6 de otro turno, las 3 libranzas y otros 6 del último turno.

La secuencia puede ser Mañanas, Tardes, Noches o Mañanas, Noches, Tardes para aprovechar al máximo las horas que pasan al cambiar de un turno a otro.

Si representamos gráficamente la segunda de las opciones tendremos:

Ciclo completo 27 semanas

En este caso, el ciclo o rotación completa dura 27 semanas ya que no es hasta la semana 28 cuando al empleado le tocaría trabajar la primera de las mañanas en lunes.

Para cubrirlo completamente necesitaríamos a 27 personas y así conseguiríamos tener a 6 personas de mañana 6 de tarde y 6 de noche.

Sí lo que queremos es cubrir un número menor de personas en cada turno debemos usar el patrón de manera estratégica. Usando el inicio de las semanas de tal forma que al combinarse entre ellos sean complementarios. Por ejemplo, si empezamos el patrón en las semanas 1,4,7,10,13,16,19,22 y 25 con 9 personas. De esta forma, conseguiremos tener 2 personas de mañana 2 de tarde y 2 de noche cada día de la semana. Además, todos los días, habrá 3 personas que librarán.

Turnos en detalle

Conseguiremos el mismo efecto si lo hacemos en la 3,6,9,12,15,18,21,24 y 27 respectivamente.

Sí continuamos analizando este patrón 6×3 podemos ver que se libran de manera completa 6 fines de semana, a mayores, 3 domingos y 3 sábados.  Además, en 2 ocasiones el fin de semana se une con el lunes y en otras 2 se une con el viernes anterior consiguiendo así tener una libranza de fin de semana de 3 días. Todo esto en un periodo de 27 semanas.

Dicho ciclo será completado en 2 veces a lo largo de un año.

Haciendo pequeños cambios en el patrón original (turnos 6×3) podemos conseguir tener uno bastante similar pero que tenga alguna ventaja, por ejemplo, tendríamos el siguiente ciclo:

Rotación 6x3

Ahora hemos conseguido tener 9 fines de semana libres de los cuales tres son de 3 días e incluso tenemos otros tres de 4 días.

Sin embargo, habrá veces que al empleado le tocará trabajar 7 días consecutivos y alguna vez incluso 5. Ya hemos perdido la regla de trabajar siempre 6 días seguidos.

En muchas ocasiones, haciendo pequeños cambios podemos conseguir que un ciclo estándar o conocido como este (turnos 6×3), se adapte mejor a las necesidade empresa y empleados.

En PGPlanning (www.pgplanning.es) te ayudaremos a conseguir las mejores opciones de planificación de turnos posibles para que estén adaptados a tus equipos de trabajo y a tu empresa. Para ello, tendremos en cuenta las reglas qué deben seguir los ciclos.

  • Los números mínimo y máximo de días de trabajo consecutivo.
  • El mínimo y el máximo de días libres consecutivos tanto después de turnos de noche como de turnos diurnos.
  • El número de fines de semana completos que deben liberar y el número de turnos que se deben de cubrir para cada día de la semana.
  • Todo esto sin olvidar las horas que los empleados pueden realizar a lo largo del año por convenio. Y , por supuesto todo el absentismo, por días y/o horas, sumado a bolsas de horas, compensaciones, etc..

Es importante saber y aclarar (que no siempre lo está), que para utilizar un mismo ciclo o patrón en un grupo de personas, todas deben poder hacer todos los turnos que componen esa rotación.

En caso contrario, habrá que hacer distintos grupos para que cada uno siga un patrón diferente. Así, entre todos, lograrán cubrir la demanda necesaria para la empresa a lo largo de todo el año.

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Cómo gestionar las vacaciones durante la pandemia

Gestionar vacaciones

La gestión de las vacaciones es una tarea ardua, a la que se enfrentan todas las empresas y especialmente, muchos de los departamentos de Recursos Humanos, con independencia del tamaño de la empresa. Pero este último año, ha supuesto un verdadero reto, por la situación de las empresas y sus trabajadores.

Gestionar este permiso laboral de los trabajadores, reconocido en la Constitución Española y en el artículo 38 ET supone buscar el equilibrio entre las necesidades de la producción, por parte de la empresa, así como, la conciliación laboral por parte de los empleados. Un desajuste entre ambos factores puede suponer pérdidas económicas, roturas de stock, sobrecarga del resto de trabajadores y un mal ambiente laboral, entre otras.

Asimismo, debemos de tener en cuenta, que las vacaciones son un elemento vivo de las Relaciones Laborales, ya que, pueden verse afectadas en cualquier momento, por varias circunstancias. Un claro ejemplo de ello, ha sido la reciente pandemia que asola nuestro país.

Al principio, con el confinamiento forzoso, las empresas tuvieron sendas dudas de cómo gestionar las vacaciones de sus empleados. ¿Qué ocurría con las vacaciones concedidas?, ¿Puedo dar vacaciones a mis empleados de manera unilateral?, y un sin fin de dudas laborales.

 Respecto a esas vacaciones forzosas que las empresas gestionaron, a los pocos días tuvieron que ser convertidas en un permiso que se denominó “Permiso Retribuido Recuperable” en base al Real Decreto Ley 10/2020, de 29 de marzo.

  Más tarde, ante esta situación, surgieron varias sentencias que nos han indicado como proceder y se determinó que no se puede contemplar las vacaciones en el periodo de confinamiento estricto.  Un ejemplo de la jurisprudencia, más reciente, la encontramos en las siguientes sentencias.

  • Sentencia del Juzgado de lo Social nº 3 de Santander de 16 de septiembre de 2020 (Rec. 404/2020). El Juzgado falló a favor de una trabajadora que pidió anular 4 días de vacaciones a su empresa por coincidir con el confinamiento estricto y cuya empresa denegó. Resolvió que “todo periodo de disfrute de vacaciones conlleva la posibilidad de que el trabajador pueda descansar de la prestación anual de servicios para un tercero, esto es, que el trabajador pueda desplazarse, salir de su domicilio, tener su ocio particular, visitar familiares, acudir a un bar, hacer deporte… etc… Si no puede salir una persona de su casa por confinamiento forzado, no será vacaciones, no se corresponderá ese periodo con un legítimo y constitucional derecho al descanso anual que todo trabajador ha de tener”.
  • Sentencia del Juzgado de lo Social nº 1 de Melilla, de 3 de noviembre de 2020, que dictaminó que la persona afectada “debe conservar su derecho a disfrutar vacaciones en un periodo posterior”.

Todos estos cambios normativos suman un gran trabajo a los departamentos de Recursos Humanos, que además de estar gestionando bajas, contratación de personal, nóminas y de redistribuir la carga de trabajo entre el resto de compañeros, entre otras, tienen que enfrentarse a las llamadas, email de los trabajadores para ver cómo se van a gestionar sus vacaciones.

También tenemos que hacer mención a los cambios en las vacaciones producidos por las bajas de incapacidad temporal, ya que, bien es sabido por todos, y así se ha reiterado en los Tribunales e incluso en el TJUE, que las vacaciones se deben de posponer hasta que el trabajador sea dado de alta de dicha incapacidad. Siempre y cuando el trabajador presente los partes de baja si les tuviera.

A todo ello debemos sumar la gestión de exceso o defecto de horas a través de bolsas de horas y sus posteriores compensaciones (económicas o a días/horas libres) y los innumerables ajustes de presencialidad durante los días de trabajo que se suman a vacaciones, permisos, bajas, etc…

Ante esta situación, sumada al salto del teletrabajo, las empresas han necesitado herramientas capaces de adaptarse a estas circunstancias cambiantes, legales, de análisis y computo permanente con un software al frente.

Enumeraremos algunas de las respuestas que debe dar un software para poder gestionar las vacaciones y adaptarse a nuestras necesidades:

  • Las vacaciones podrán ser modificadas o eliminadas y los días no disfrutados volverán a la ficha del trabajador.
  • Visualizar en un cuadrante todas las personas que se encuentran de vacaciones, lo que permite controlar la demanda de personal que tiene cada día y turno, en cada departamento, para el buen funcionamiento de la empresa. También le permitirá saber quién está de vacaciones para no conceder más en ese periodo de tiempo.
  • Al tener informado el calendario laboral de su empresa se olvidarán de calcular cuantos días ha disfrutado el trabajador y cuantos les quedan aún. Además, tendrá la versatilidad de determinar cómo computan dichos días; si son laborables o naturales. De esta forma, tendrá un cálculo, preciso, de vacaciones que se ajusta a su convenio o política de empresa.
  • Obtener un informe de las vacaciones disfrutadas y solicitadas por parte de los trabajadores a nivel individual, departamental o de toda la empresa en función de los filtros que apliques. En un solo botón encontraras toda la información relativa a las vacaciones. Además, dicho documento será exportable en formato PDF y Excel por si tuvieras que enseñárselo o enviárselo a los trabajadores, en caso de discrepancia.

Y si a todo ello sumamos que los trabajadores tienen acceso al portal del empleado, las ventajas se multiplican.

  • La empresa podrá compartir en el tablón de anuncios del programa las normas para solicitar las vacaciones y sabrá que empleados han visualizado dicha publicación.
  • El empleado podrá pedir, modificar y anular sus vacaciones, por lo que la persona que gestiona las vacaciones se olvidará de las peticiones en papel y numerosos emails que tienes que buscar y organizar. En una sola aplicación podrá gestionar las vacaciones de todos los trabajadores. Antes de realizar la petición el empleado sabrá los turnos de su cuadrante, los festivos que tiene la empresa y el número de días que le computarán como vacaciones en el periodo solicitado.
  • El responsable, una vez recibida la solicitud tendrá la posibilidad de previsualizar el impacto de esa solicitud de vacaciones, el periodo solicitado, cruzándolo con la demanda de personal establecida para la prestación del servicio en ese periodo, pudiendo evaluar la situación en tiempo real sobre dicha ausencia.
  • El empleado podrá saber en todo momento el estado de la solicitud de sus vacaciones (en espera, en proceso, aprobadas, denegadas o canceladas) y del número de vacaciones que la quedan por disfrutar.  
  • También podrá solicitar permisos retribuidos recogidos en convenido y tener una estadística personal completa, tanto en vacaciones, bolsas de horas y otras ausencias que puedan darse, incluyendo sus fichajes en tiempo real.

Todo ello con plena movilidad y acceso desde casa, el móvil o cualquier terminal, algo básico y necesario en estos periodos de confinamiento social y teletrabajo que se mantiene en multitud de empresas.

En resumen, el departamento de Recursos Humanos y/o aquellas personas que gestionan vacaciones de su equipo de trabajo tendrán una mayor optimización de los recursos y productividad, ya que evitará llamadas y emails repetitivos y tendrá centralizada toda la gestión de vacaciones y ausencias en una sola aplicación. Por otra parte, los trabajadores dispondrán de una mayor transparencia en todo lo relacion con sus presencialidad-tiempo y habrá una mayor fluidez entre ambas partes de la empresa.

¿Y tú, tienes dificultades para gestionar las vacaciones de los trabajadores? Cuéntanos.

Si tienes problemas y quieres ver como PGPlanning puede ayudarte, solicítanos más información.

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Qué es Full Time Equivalent (FTE) y cómo calcularlo

calcular FTE

En la planificación de personas en relación a la prestación de un servicio, todo análisis o métrica parece poco. Principalmente, en determinados sectores muy condicionados por ratios y número de personal existente por día, turno o especialidad – habilidad.

Full Time Equivalent o FTE es un anglicismo que hemos adoptado y que se refiere al ‘Equivalente a Tiempo Completo’, es una medida que últimamente se utiliza en Recursos Humanos y sirve para medir cuántas personas a tiempo completo hay contratadas en un día o en un periodo de tiempo.

A veces, se traduce al castellano como ETC: Equivalentes a Tiempo Completo. Este término predomina en el sector público y privado, pero sobre todo en empresas que contratan trabajadores durante períodos cortos de tiempo.

La unidad de referencia es la equivalente a una persona que esté contratada a jornada completa y su valor será 1.

Una persona a media jornada o con una reducción de jornada del 50% aportará un valor de 0,5 al FTE por lo que dos personas a media jornada tendrán un FTE igual que una persona jornada completa: 1.

Para realizar el cálculo del Full Time Equivalent (FTE) hay que tener en cuenta los periodos en los que cada uno de los empleados está contratado por la empresa en cuestión. En el cálculo de un día en concreto, también se incluirá tanto a las personas que libran como a las que tienen algún tipo de permiso, baja o vacaciones.

Esta medida suele hacerse por grupos de personas con las mismas competencias o habilidades.

Para los casos que necesitemos obtener las jornadas compactadas (FTE) a lo largo de un periodo, se calcula el promedio de esos días, es decir, calcular el FTE de cada día y la media aritmética de las jornadas que están contratadas en ese intervalo de tiempo.

El FTE es un valioso indicador para calcular el rendimiento real bien de un equipo de trabajo o de toda una empresa. También resulta útil para fijar un salario acorde al resto del equipo a la hora de incorporar a un nuevo empleado.

En este ejemplo de cálculo del FTE, podemos ver que en ninguno de nuestros grupos de empleados analizados todos están contratados a jornada completa porque el valor es inferior al número de empleados que tenemos contratados para el periodo indicado (imagen de cabecera)

Estos datos son muy utilizados en entornos residenciales y/o asistenciales. En relación a los datos mostrados, podemos decir que la plantilla de 60 DUEs (Enfermeras) equivale realmente a 48,18 DUEs a tiempo completo.

Este dato permite calcular la productividad de la empresa o del grupo de empleados elegido, pero también permite comparar empresas dentro del mismo grupo o agrupaciones de empleados dentro de la misma empresa.

Pero también existe una práctica y valiosa información de estas métricas y es poder analizar con  antelación el personal necesario para un nuevo equipo de trabajo en la prestación del servicio.

En PGPlanning, podrás analizar tu FTE , que unido a la planificación de turnos y cuadrantes con las distintas habilidades y demandas de personal, te ayudarán enormemente en las tareas de planificación y la toma de decisiones en tu día a día.

Puedes ampliar información en www.pgplanning.es

Cierre del año 2020 y ¡Feliz Navidad!

feliz Navidad 2020

Este año 2020 es muy especial, es un año que todos recordaremos para siempre. Si algo estamos todos de acuerdo es que ha impactado en nuestras vidas de una forma u otra.

Lo primero que queremos hacer es acordarnos de todas aquellas personas que ya no están con nosotros, así como de sus familias. El horror de perder a un ser querido en unas condiciones como las que hemos vivido, en las que ni siquiera se ha podido celebrar un funeral en muchos casos, entierros, velatorios, misas y un largo etcétera, ha sido algo dramático y una despedida en la más profunda soledad. Descansen en paz todos estos miles de personas que desde Marzo no han dejado de fallecer en nuestro país y en el mundo. Una guerra silenciosa que se ha llevado por delante vidas, negocios, economías, personas, relaciones e incluso nuestra forma de vida.

Por otro lado, en la parte económica y empresarial, hemos visto como muchas empresas han crecido en esta pandemia y han contactado con nosotros por su alta demanda en la producción y contratación de personal, tales como laboratorios, determinadas empresas del sector de la alimentación, logística, temas online, etc. En cambio, por otro, hay muchas empresas que lo han pasado mal hasta el punto de no continuar.  Una situación de pandemia y crisis que nadie puede planificar en un plan de negocio o sus previsiones anuales.  Esta situación arrastra lo personal, económico y psicológico por lo que conlleva cerrar un negocio o perder tu trabajo si eres empleado. 

No queremos que este post sea triste o pesimista, pero si queríamos hacer una mención muy especial a todo el daño sufrido que se ha provocado en nuestro país y que por desgracia sigue produciéndose a día de hoy.

Como parte positiva (siempre la hay en cualquier circunstancia) nos quedamos en el avance tecnológico que se ha producido en ámbitos como el teletrabajo en las empresas.  Un salto que hubiera costado muchos años, apenas se produjo en pocos meses, siendo ahora aceptado y gestionado con una normalidad exultante en muchas organizaciones. Un salto tecnológico que abre puertas y posibilidades a muchas empresas, teniendo trabajadores deslocalizados y permitiendo una mejor conciliación y organización personal en muchos casos.  En esta línea también se ha visto como el software online a través de Internet ha sido indispensable para que cada uno desde su casa, pudiera llevar a cabo su trabajo. PGPlanning y su tecnología ha sido un gran aliado para muchas empresas en estos tiempos, de lo cual estamos sumamente orgullosos. 

A nivel empresarial, nos hemos dado cuenta de lo importante y necesario que es el tejido industrial de un país y no tener una depedencia tan enorme de otros países como fue el tema de las mascarillas y EPI´s, tener reservas estratégicas de ciertos productos y/o recursos ante desastres, así como el excelente abastecimiento de supermercados por ej, en toda la cadena de suministro. Pero, sobre todo, y esto lo entienden mejor las personas que han vivido el virus de cerca, es la importancia de la SALUD y la fragilidad del ser humano.
Sin la salud, no hay vida y sin vida, no hay economía. Queremos también acordarnos de todas esas personas que en otros países no son tan afortunados como nosotros en cuanto a recursos sanitarios ni acceso a vacunas con la facilidad que lo hacemos aquí.

En PGPlanning hemos vuelto a tener un ritmo frenético de desarrollos y mejoras solicitadas por vosotros, nuestros clientes. La plataforma avanza siendo más completa, funcional, segura y operativa, adaptándose a múltiples escenarios y necesidades.
A pesar de las difíciles circunstancias, hemos ampliado plantilla, hemos estado plenamente operativos en todo momento y la plataforma ha estado completamente estable, sin la menor interrupción.

Este año hemos incorporado nuevos clientes y hemos perdido otros, pero el balance es positivo. Seguimos avanzando, la plataforma se consolida y mejora cada día gracias a vosotros, a vuestras peticiones, a vuestro interés y a vuestro deseo de mejora constante que se une al enorme talento humano que tenemos en PGPlanning. Al igual que sin salud, no hay vida, sin equipo humano, no hay PGPlanning.

Todo el equipo de PGPlanning esperamos que este 2021 sea un año de crecimiento y recuperación para todos, por las ansiadas vacunas y por el deseo de trabajar y avanzar que todos tenemos tras pasar todo este año tan complicado.

Queremos agradecer un año más a todos los clientes, que, a pesar de las circunstancias, continuáis confiando en nosotros, apostando por nuestra tecnología para gestionar a vuestros empleados, vuestro activo más importante.

Os deseamos de corazón que paséis una Feliz Navidad, (atípica, eso sí) que tengáis salud y os cuidéis mucho, para que pronto, todo esto sea un mal recuerdo que contar a futuras generaciones.

¡Feliz Navidad y Próspero 2021 para todos!

Organizar turnos de trabajo

organizar turnos de trabajo

Organizar turnos de trabajo no es tarea fácil, empecemos por ahí. Cuando se trabaja a turnos, se sabe la multitud de factores que deben tenerse en cuenta para llevar a cabo su organización.

Podríamos decir, que esta organización de turnos tiene como base dos grandes bloques. Por un lado, factores o condicionantes del negocio, y por otro, todos los que afectan a las personas que hacen esos turnos. Por supuesto, también afectados por las reglas básicas del juego entre empresa y trabajador, que son todos los condicionantes legales laborales.

Vamos a enumerar algunos de los puntos más relevantes a tener en cuenta para organizar turnos de trabajo en cualquier empresa.

Semana Laboral

En primer lugar, y aunque parezca evidente, debemos tener en cuenta como es nuestra semana laboral, si es de lunes a viernes, de lunes a sábado, lunes a domingo, etc… Esta será la base de la cual partir. Cada negocio, en cada empresa, y en cada ubicación, puede tenerse una semana laboral diferente.

Turnos

Definiremos cada uno de los turnos, uno a uno. Cada turno queda definido por distintos factores y condicionarán toda la organización de todos ellos juntos para la elaboración del cuadrante.

  1. Turno partido o continuo. Definición de tramos y horarios.

  2. Definición del tramo horario del turno

  3. Definición de posible/s descanso/s (computa o no)

  4. Duración del turno

  5. Indicar si es un turno nocturno, importante para contabilización, horas nocturnas y otros condicionantes.

  6. Saber si el turno cambia de día. Es decir, un turno puede empezar un día y acabar en el siguiente. Importante tenerlo en cuenta para planificar y contabilizar.

  7. Turno de guardia. Posibilidad de definir si es un turno de guardia ya que puede ser intermitente y tener unas características distintas a los demás.

  8. Disponibilidad del turno. Es posible que un turno exista en un periodo estival y que después no exista en invierno por ej.

Estas son algunas de las características que debemos definir y tener claras en la creación de cada turno.

Una vez tenemos los turnos definidos con nuestros horarios y características en base a nuestra producción, horarios de apertura, prestación de servicio… pasamos a organizarlos dentro de un calendario que puede ser mensual, trimestral, semestral o anual (mucho más interesante para poder ajustarlo a las horas anuales de convenio). Este calendario se enmarca dentro del calendario laboral.

Calendario Laboral

Empresa y trabajadores se encuentran dentro del calendario laboral. En este calendario definiremos los días laborales, los festivos, los festivos laborables, etc. Este calendario es publicado anualmente y va cambiando , evidentemente.

Este calendario condicionará también la organización de nuestros turnos.

Guardias / Guardias localizadas

Puede darse el caso de tener que definir turnos de guardia y/o guardias localizadas. Es común en algunos sectores para garantizar una disponibilidad de personas para soporte, incidencias, urgencias, etc. Estos turnos deben planificarse junto a la operativa diaria de funcionamiento, ya que al planificarlos todos deben organizarse en su conjunto.

Ubicaciones y Habilidades

A la hora de organizar los turnos, podemos tener turnos diferentes por cada ubicación que tengamos. Puede haber distintas ubicaciones dentro de un mismo centro de trabajo o bien tener distintos centros de trabajo con distintas ubicaciones. Las habilidades también condicionan la organización de los turnos, ya que podemos necesitar empleados con ciertas habilidades por cada turno y en cada turno un número distinto de trabajadores.

Demanda de Personal

Ya definidos los turnos y el calendario laboral, el siguiente paso sería definir nuestra demanda de personal. Es decir, cuantas personas necesitamos para cada turno, día, ubicación y habilidad.  En resumen, las personas necesarias en cada turno para que nuestro negocio funcione.

planificar turnos de trabajo
*Pantalla de configuración de una demanda de personal en PGPlanning.

En este punto ya tendríamos organizados los turnos y entraríamos directamente en la planificación de esos turnos y la generación de cuadrantes de trabajo. Aquí cruzamos lo que necesitamos (turnos a cubrir por cada día), lo que tenemos (personal disponible) y las reglas del juego (legales, contratos, pactos por trabajador, horas de convenio, descansos, etc..). Llegamos al momento de conjugar esas variables para poder generar un cuadrante, que puede basarse en turnos de trabajo rotativos o bien un cuadrante sin rotación de turnos de forma aleatoria.

A partir de aquí buscaremos un patrón, ciclo o rotación de turnos que cubra nuestras necesidades (y número de empleados…), extendiendo ese patrón a lo largo del año. De este modo obtendremos nuestro cuadrante completo con todos los turnos a realizar por cada trabajador en cada día del año. Si nuestro problema no pudiera resolverse con un patrón o ciclo, tendríamos que utilizar usar un motor de cálculo automático capaz de hacerlo, ya que de forma manual sería realmente complejo conseguir. .

Esta parte de búsqueda de patrones y generación de cuadrantes es explicada en otros post de nuestro blog.

En PGPlanning disponemos de los más avanzados algoritmos de cálculo para la resolución de cuadrantes de turnos de trabajo en los que podrás reflejar estas necesidades y obtener tu cuadrante. Una vez generado, podrás gestionar tu día a día en el mundo del trabajo a turnos, como son: Bajas, sustitutos, cambios de turno, ausencias, vacaciones, control del absentismo y un largo etcétera.

Programas para gestionar vacaciones

Programas-para-gestionar-vacaciones

La gestión de vacaciones es un proceso singular y diferente en cada empresa. Tanto por cómo se eligen o asignan, hasta como se aprueban o deniegan, pasando por los periodos, descuento de días, restricciones, compatibilidades y un largo etcétera.  Cada empresa lo gestiona de una manera diferente.

Como no podía ser de otra manera, el primer recurso al que acudimos para “gestionar cualquier cosa” es una hoja de cálculo Excel. Es así. Pensamos en cruzar filas, columnas y utilizar sumatorios de forma inmediata. Es un recurso que ya tenemos habitualmente, de fácil acceso y empezamos en el acto.  Lamentablemente, una hoja de cálculo no está pensada para hacer una gestión eficaz y completa de cada problemática que se da en las empresas. Un cliente nos dijo un día: «Cuanto daño ha hecho el Excel»… 😉

Para ponernos en situación, vamos a hacer un breve resumen de algunas de algunas cuestiones que surgen, y como un programa para la gestión de vacaciones puede ayudarnos enormemente en comparación a esa hoja de cálculo:

Vacaciones por días naturales o hábiles.

 Cada convenio o pacto recoge el numero total de días a disfrutar por cada empleado.

Vacaciones asignadas por la empresa.

En muchas compañías, se asigna un numero de días (por ej, la mitad) al trabajador de forma unilateral y el resto se eligen en base a ciertas reglas y condiciones.

Descuento de días por turno asignado

En el trabajo a turnos y cuando las vacaciones se gestionan por días hábiles, hay empresas descuentan días cuando existe solamente un turno asignado.

Días de vacaciones no disfrutados

En ocasiones, el empleado, por distintas circunstancias, no ha podido disfrutar de sus días de vacaciones y se arrastran al año siguiente. Por tanto, debemos contabilizarlas y tenerlas en cuenta.

Aprobaciones

Es muy común que las vacaciones no sean aprobadas por una única persona, sino que sean aprobadas por varios niveles. Lo normal es dos, aunque existen casos de 3 y 4 niveles. Es decir, una vez aprobada por el primer responsable, debe ser validado e informado por el segundo nivel y así sucesivamente.

Cubrir las necesidades de la empresa en vacaciones

Cuando las personas no están en su puesto de trabajo se genera un problema para las empresas. O bien reemplazan con un sustituto o personal externo, o por el contrario asumen quedarse con una persona menos. Esta circunstancia es muy peculiar de cada negocio, empresa y sector.  En una línea de producción, un maquinista con una cierta habilidad y cualificación no puede ser sustituido de forma sencilla y siempre debe haber un mínimo de recursos para que la producción continúe. De ahí vigilar en cada solicitud o petición que siempre se cubren nuestros requisitos mínimos en la demanda de personal que necesitamos para operar. Este es un ejemplo, pero nos sirve también para hospitales, tiendas, soporte técnico, etc…

¿Cómo se solicitan las vacaciones?

Si no disponemos de un entorno en el que recibir de forma ordenada las solicitudes, las recibiremos de muy distintas formas que deberemos gestionar después y centralizar en nuestro Excel. Es muy común recibirlas por e-mail, de palabra, por WhatsApp, etc..  Una vez recibida procesaremos esa solicitud analizando todas y cada una de ellas.

Cancelación de vacaciones

Como en el punto anterior, si alguien cancela una solicitud ya aprobada o en curso tendremos que gestionarlo de la mejor manera y avisar a los responsables.

Informar de las vacaciones aprobadas y denegadas

A cada empleado hay que comunicarle el estado de sus solicitudes de vacaciones y también a los responsables implicados. Si volvemos a nuestra hoja Excel, tendremos que responder manualmente a cada empleado por el medio/s que lo solicitó.

Saldo e información sobre las vacaciones

En recursos humanos es muy común recibir solicitudes y peticiones de información constantes por parte de los empleados. Muy común saber cuantas vacaciones me quedan, cuántas he disfrutado, que días puedo o no solicitar, cuál era la política de vacaciones, los días que me quedaban del año pasado…

Disponer de un sistema que ofrezca esta información en tiempo real y sin intervención de recursos humanos es una verdadera ayuda en la gestión y eficiencia.

Y todo esto se complica aún más en la planificación del trabajo a turnos , ya que la demanda de personal es variable y puede ser crítico que por cada turno, ubicación, habilidad y día tenga que haber un número de personas mínimo.

Como ves, el “Excel lo aguanta todo” y es posible gestionar vacaciones en él incluyendo, los días disfrutados, pendientes… pero como ves, hay una gran problemática detrás que nos va a demandar un gran esfuerzo en tiempo y recursos para gestionarlo. Cuantos más empleados, departamentos, sedes, ubicaciones, más complejidad. De ahí la necesidad de un software para gestionar vacaciones

En PGPlanning, disponemos de una completa gestión de vacaciones dentro de nuestro programa, que resuelve la gestión por parte del administrador de una forma ágil todos los puntos detallados. Por otro lado, el empleado que es uno de los actores protagonistas. Desde el portal del empleado podrá ver, solicitar, acceder sus peticiones, estados, saldos, etc. en tiempo real y desde su móvil. Esto provocará un salto cualitativo para ambas partes, con una gran agilidad y satisfacción para los implicados.

Puedes saber más de nuestra gestión de vacaciones aquí

También, puedes ver algunos videos relacionados

Aplicación para turnos de trabajo y Covid-19

aplicacion turnos de trabajo
PGPlanning, aplicación para turnos de trabajo.

Durante el largo periodo de confinamiento vivido aquí en España por el coronavirus – Covid 19 surge una gran división en el mundo empresarial. Por un lado, empresas completamente paradas por cierre, cese de la actividad, ERTE´s, despidos… Y por otro, empresas desbordadas de trabajo. Estas últimas, con un exceso de demanda inasumible que les llevaba a nuevas necesidades de planificación y gestión.

En estos meses hemos captado importantes clientes del sector agroalimentario, sector farmacéutico, packaging, logística de e-commerce, fabricación textil y otros sectores que se han encontrado ante una situación muy difícil de manejar.  Su planificación de turnos de trabajo se ha visto tan crítica que han buscado ayuda urgente. Lo que antes era “simple”, se había vuelto imposible.

A partir de aquí se encuentran con la necesidad de adquirir una aplicación para turnos de trabajo. Ya no sirve el Excel. Conjugar todas las variables de convenio, horas, descansos, líneas de producción, habilidades, se ha vuelto IMPOSIBLE.

Por un lado y como inicio, se busca planificar y organizar turnos de trabajo. Pero por otro, se necesita poder llevar a cabo una gestión diaria de todo el equipo, que por supuesto trabaja a turnos.

La problemática en el trabajo a turnos es muy especial y concreta. En su mayoría, no reflejada por aplicaciones de recursos humanos generalistas.  Así que, estas empresas cuando reflejan esta problemática y ven todo lo que les puede ofrecer la aplicación, ven plasmada la solución a distintas necesidades que inicialmente no contemplaban.

En PGPlanning, nuestra aplicación para turnos de trabajo, se ofrece la generación del cuadrante para cada trabajador y también la gestión diaria sobre la planificación de esa persona, tanto en presencialidad, control del tiempo, absentismo y otros.

Algunas de las funcionalidades que en muchas ocasiones no se plantean a priori, van descubriéndose en los primeros contactos y conforme hablamos con el cliente. Algunas de ellas son:

  • La base: Aplicación para planificar los turnos y generar el cuadrante de trabajo.
  • Gestión de vacaciones.
  • Definición y control del absentismo.
  • Compensaciones: Bolsas de horas, ratios por horas, libres compensados, etc…
  • Gestor documental laboral, para incorporar nóminas, modelo 145, certificado de retenciones…
  • Asignación de tareas a los turnos y su fichaje.
  • Portal del empleado.
  • Control horario: Fichaje presencial y móvil (teletrabajo, tan extendido últimamente) asociado a cada turno.
  • Exportación de datos al programa de nóminas.
  • Integración con sistemas empresarias vía API, integración con directorio activo y otros.

En este momento, cuando ven estas funcionalidades se dan cuenta que una aplicación de turnos de trabajo, no es simplemente un generador de cuadrantes. Es un conjunto de utilidades que nos permiten hacer una completa gestión de nuestro equipo humano, pero plenamente enfocada al trabajo a turnos. Muy distinto de otros en los que no suele gestionarse una nocturnidad por horas, festivos, cambios de turno entre compañeros, guardias, turnos que cambian de día, sustituciones, ubicaciones, habilidades y un largo etc.

Por supuesto, todo a través de Internet. PGPlanning es 100% online, en la nube. Sin contacto físico, sin instalaciones presenciales, sin consultorías IN-SITU, agilizando la implantación con total seguridad. Todo de forma remota, lo que ha permitido no parar su producción, atender su demanda y prestar sus servicios con total disponibilidad.

Desde PGPlanning, ha sido un auténtico placer y un reto poder ayudar a todas estas empresas, que se han convertido en clientes. Incluso, cuando la demanda es menor y se ha estabilizado. Ahora, disponen de una aplicación para turnos de trabajo y mucho más, que les permite afrontar todos los retos en la planificación de turnos y cuadrantes, así como una completa gestión y mejora de la relación con sus empleados.

Gracias a todos los que habéis confiado en nosotros en los momentos más difíciles, cuando más lo necesitábais.

Para más información no dejes de visitar nuestra web en https://www.pgplanning.es  y nuestros videotutoriales en https://www.pgplanning.es/videos/

Covid-19 y huella dactilar para fichar. No parece la mejor opción.

huella dáctilar y covid-19

En estos difíciles y complicados momentos que nos ha tocado vivir con el coronavirus nos planteamos todo aquello que supone un contacto o acercamiento físico. En una situación en la que acercarse a otra persona o tocar un objeto es un riesgo, nos hace evitar o buscar formas en las que no exista el contacto.  Actualmente se ha abierto el confinamiento de la población a una parte de los trabajadores de algunos sectores que no son esenciales.  Para ello, se adoptan medidas de limpieza, distanciamiento entre personal, desinfección de zonas comunes y objetos.

Ante esta situación los trabajadores inician su jornada laboral y tal y como viene siendo obligación deben registrar su jornada de trabajo.

Llevamos años viendo como se recomendaba casi de forma «única y válida» el fichaje por terminales biométricos por huella dactilar, (aún con todo lo que conlleva en materia de RGPD)  y así se veía reflejado por muchas empresas que ni siquiera se planteaban otras opciones. Ahora, ante la situación que estamos viviendo y de cara a futuro vemos los inconvenientes subyacentes y el riesgo existente para los trabajadores. Este sistema de registro implica que el mismo terminal es usado por todos los trabajadores y necesita un contacto físico y personal. Veamos los escenarios:

  • Si usan guantes, no funciona el sistema.
  • Si no usan guantes, habría que desinfectar el terminal por cada fichaje, algo completamente inviable.
  • Si no se limpia el terminal en cada fichaje y no se usan los guantes para fichar, existe un riesgo de contagio entre todos los trabajadores.

Ante esta situación pensamos en alternativas al problema (que ya existen desde hace tiempo), y que simplemente se descartaban porque no “tenían huella”. Ahora esa huella se nos vuelve en contra.

Soluciones que ya existen

  • Fichaje por tecnologías NFC

    Es una tecnología que nos permite fichar sin contacto alguno y que convierte a cualquier terminal móvil en un terminal de control horario. Se instala la APP que lo permite (en nuestro caso PGtime lo permite desde hace tiempo) y se ficha por proximidad con cualquier Tag NFC, que puede ser una pulsera, tarjeta, pegatina o incluso el propio móvil como llave para registrar ese fichaje.

  • Fichaje a través del móvil

         Desde el móvil, utilizando su usuario y contraseña, cada trabajador puede registrar su jornada laboral, sin necesidad de compartir un terminal de fichaje común entre múltiples trabajadores.

  • Fichar con código PIN

Con este modelo pueden darse distintas situaciones, contra una pantalla táctil o contra un teclado físico. Si es el primer caso puede utilizarse un lapicero táctil que puede ser usado por el trabajador con guantes lo que minimiza riesgos y podría desinfectarse facilmente al final de cada jornada o varias veces en el día. Tambien hay guantes de trabajo compatibles con estas pantallas, pero no sería desechables. Si por otro lado fuera un terminal mecánico numérico se podría utilizar guantes igualmente.

  • Fichar con una tarjeta

Todavía existen los terminales que fichaban con tarjeta de banda magnética, lo que en su día era un atraso, parece una alternativa por la individualización de la tarjeta y la ausencia de contacto.  Ahora puede hacerse con una tarjeta NFC.

  • Reconocimiento Facial

Despegando y todavía con una escasa implantación es una alternativa posible, aunque si el trabajador tiene que acercarse demasiado y respirando sobre el terminal para su reconocimiento, puede dejar esas partículas en suspensión para el siguiente trabajador que ficha segundos después el mismo lugar, terminal y espacio.  Tiene un riesgo.

Estos sistemas de fichaje tienen un denominador común en nuestro caso, y es la independencia del terminal propietario (usarás PC, Tablet o Móvil) y la ausencia del contacto físico si optas por NFC.

PGPlanning/PGtime ofrece para esta situación distintas alternativas como es el fichaje por tecnología NFC + Foto, por código PIN +Foto y el fichaje desde el portal del empleado.  

  • NFC evita el contacto fisico sobre el terminal común.
  • Fichaje por código pin táctil permite usar guantes desechables utilizando un lapiz táctil
  • El portal del empleado evita el uso de un terminal común

Quién pensaba que íbamos a buscar formas de fichar sin contacto alguno por una pandemia mundial. Desde luego, esta situación nos hace replantearnos muchos conceptos y usos establecidos en relación a la presencialidad y contacto.

Si podemos ayudarte y ampliarte información sobre nuestro sistema de registro de la jornada laboral, no dejes de contactar con nosotros en www.pgplanning.es | www.pgtime.es

Permiso retribuido recuperable

permiso retribuido recuperable

Durante esta crisis que estamos sufriendo del Covid-19, se hace patente en las empresas que deben de tener las herramientas necesarias para gestionar su fuerza laboral a todos los niveles.

Por un lado, las enfocadas al teletrabajo provocado por la situación de confinamiento (Redes VPN, Videoconferencias, control remoto, licencias, etc..) y por otro las herramientas de RRHH para poder hacer frente a las distintas situaciones legales y operativas que surgen por la situación excepcional que vivimos.

Desgraciadamente unos necesitarán regular ERTE´s, despidos, reducciones de jornada, bajas… pero hoy nos vamos a centrar en una de las medidas aprobadas en relación al Permiso Retribuido Recuperable.

A nivel de los distintos convenios y partiendo de la base del estatuto general de los trabajadores se regulan los distintos permisos y su clasificación.

Centrándonos en el aprobado por el gobierno para todos los trabajadores de servicios no esenciales, hablamos de un permiso para el trabajador que le supone detener su actividad laboral, pero que es remunerado por la empresa (permiso retribuido). Para que todos nos entendamos de forma sencilla, sería similar a una visita al médico o un permiso de maternidad/paternidad. Hay permisos retribuidos por horas y los hay por días como los citados. Tienen en común, que el trabajador cobra las horas/días de ese permiso, pero no las trabaja.

Hasta aquí esta claro, pero sumado a la clasificación de Retribuido / No Retribuido (asuntos personales, por ej.), existe otra que es la de Recuperable / No recuperable.

El término recuperable, nos indica que el trabajador va a cobrar ese permiso, no va a trabajar en ese periodo, pero tiene que recuperar el tiempo que dure ese permiso.  Y en este caso también los hay por días o por horas. En este caso el aprobado por el gobierno es de 8 días laborales. Esto quiere decir que, si el trabajador trabaja 8 horas al día durante 8 días, debe a la empresa 64 horas de trabajo.  Y lo que nos dice el gobierno es que deben recuperarse antes del 31 de diciembre del año en curso.

Hasta aquí sencillo, pero claro, debemos ser capaces de gestionar este saldo de horas / días por cada trabajador, ya no solo en lo que debe sino cuando lo va devolviendo, sumado a variables más complicadas. Veamos alguna casuística para contabilizar el numero de horas a devolver.

  • Si se trabaja a turnos, puede haber turnos de 12, 8, 7 horas y variables en función del día, fin de semana, o festivos laborables. Esto implica que la cuenta ya no es una multiplicación sencilla.
  • Si tenían turnos de noche en ese periodo, ¿se compensarán también por otro turno de noche?, ¿Contamos los turnos de noche?
  • Si se trabaja en festivo (Semana Santa), ¿contamos las horas de esos días festivos de la misma manera?

Una vez calculadas estas horas, que serán individualizadas por trabajador, las tenemos que registrar para su posterior compensación a la empresa. Podemos registrar en una bolsa de horas que nos permita interactuar cada día que se produzca esa recuperación de horas, por supuesto teniendo registro de cada día / Hora.

Ahora vayamos a la devolución de esas horas del trabajador a la empresa:

  • Deben respetarse el descanso mínimo de horas entre turno y turno. No podemos añadir horas a nuestros turnos a nuestro antojo.
  • Al registrarse la jornada laboral, sería conveniente y necesario distinguir que horas son las devueltas para gestionarlas en esa bolsa de posibles “horas extra” o excesos de jornada que son remunerados y contabilizados de forma independiente.
  • Debemos tener en cuenta registrar las horas anuales y no mezclarlas con horas extra, que deben ser un máximo de 80h anuales.
  • Si se compensan en una noche a mayores de las ya planificadas, deben abonarse esas horas en relación a lo estipulado en el convenio.
  • ¿Y si una vez hecho esto cambiamos el turno asignado con un compañero?

Lo que a priori parece sencillo, como es “tiene que recuperar 8 días”, puede encontrarse con una problemática extendida, que no es trivial.

Con PGPlanning podrás gestionar todo tipo de permisos, incidencias y ausencias, definiendo estas casuísticas. También las bolsas de horas por trabajador, compensaciones de esa bolsa, control de horas nocturnas, permisos y fichar el registro de la jornada de forma integrada con todo este control del absentismo. En definitiva, nuestros clientes podrán gestionar toda esta problemática en el producto, estando preparados para esta situación.  A través de Internet, el entorno ideal para esta situación de aislamiento y teletrabajo. Y por supuesto, el trabajador puede ver este saldo de su bolsa de horas, así como solicitar y ver compensaciones desde su móvil para tener el registro de estos movimientos.

Mucho ánimo para todos y si queréis más información, consultarnos en www.pgplanning.es