Permiso retribuido recuperable

Durante esta crisis que estamos sufriendo del Covid-19, se hace patente en las empresas que deben de tener las herramientas necesarias para gestionar su fuerza laboral a todos los niveles.

Por un lado, las enfocadas al teletrabajo provocado por la situación de confinamiento (Redes VPN, Videoconferencias, control remoto, licencias, etc..) y por otro las herramientas de RRHH para poder hacer frente a las distintas situaciones legales y operativas que surgen por la situación excepcional que vivimos.

Desgraciadamente unos necesitarán regular ERTE´s, despidos, reducciones de jornada, bajas… pero hoy nos vamos a centrar en una de las medidas aprobadas en relación al Permiso Retribuido Recuperable.

A nivel de los distintos convenios y partiendo de la base del estatuto general de los trabajadores se regulan los distintos permisos y su clasificación.

Centrándonos en el aprobado por el gobierno para todos los trabajadores de servicios no esenciales, hablamos de un permiso para el trabajador que le supone detener su actividad laboral, pero que es remunerado por la empresa (permiso retribuido). Para que todos nos entendamos de forma sencilla, sería similar a una visita al médico o un permiso de maternidad/paternidad. Hay permisos retribuidos por horas y los hay por días como los citados. Tienen en común, que el trabajador cobra las horas/días de ese permiso, pero no las trabaja.

Hasta aquí esta claro, pero sumado a la clasificación de Retribuido / No Retribuido (asuntos personales, por ej.), existe otra que es la de Recuperable / No recuperable.

El término recuperable, nos indica que el trabajador va a cobrar ese permiso, no va a trabajar en ese periodo, pero tiene que recuperar el tiempo que dure ese permiso.  Y en este caso también los hay por días o por horas. En este caso el aprobado por el gobierno es de 8 días laborales. Esto quiere decir que, si el trabajador trabaja 8 horas al día durante 8 días, debe a la empresa 64 horas de trabajo.  Y lo que nos dice el gobierno es que deben recuperarse antes del 31 de diciembre del año en curso.

Hasta aquí sencillo, pero claro, debemos ser capaces de gestionar este saldo de horas / días por cada trabajador, ya no solo en lo que debe sino cuando lo va devolviendo, sumado a variables más complicadas. Veamos alguna casuística para contabilizar el numero de horas a devolver.

  • Si se trabaja a turnos, puede haber turnos de 12, 8, 7 horas y variables en función del día, fin de semana, o festivos laborables. Esto implica que la cuenta ya no es una multiplicación sencilla.
  • Si tenían turnos de noche en ese periodo, ¿se compensarán también por otro turno de noche?, ¿Contamos los turnos de noche?
  • Si se trabaja en festivo (Semana Santa), ¿contamos las horas de esos días festivos de la misma manera?

Una vez calculadas estas horas, que serán individualizadas por trabajador, las tenemos que registrar para su posterior compensación a la empresa. Podemos registrar en una bolsa de horas que nos permita interactuar cada día que se produzca esa recuperación de horas, por supuesto teniendo registro de cada día / Hora.

Ahora vayamos a la devolución de esas horas del trabajador a la empresa:

  • Deben respetarse el descanso mínimo de horas entre turno y turno. No podemos añadir horas a nuestros turnos a nuestro antojo.
  • Al registrarse la jornada laboral, sería conveniente y necesario distinguir que horas son las devueltas para gestionarlas en esa bolsa de posibles “horas extra” o excesos de jornada que son remunerados y contabilizados de forma independiente.
  • Debemos tener en cuenta registrar las horas anuales y no mezclarlas con horas extra, que deben ser un máximo de 80h anuales.
  • Si se compensan en una noche a mayores de las ya planificadas, deben abonarse esas horas en relación a lo estipulado en el convenio.
  • ¿Y si una vez hecho esto cambiamos el turno asignado con un compañero?

Lo que a priori parece sencillo, como es “tiene que recuperar 8 días”, puede encontrarse con una problemática extendida, que no es trivial.

Con PGPlanning podrás gestionar todo tipo de permisos, incidencias y ausencias, definiendo estas casuísticas. También las bolsas de horas por trabajador, compensaciones de esa bolsa, control de horas nocturnas, permisos y fichar el registro de la jornada de forma integrada con todo este control del absentismo. En definitiva, nuestros clientes podrán gestionar toda esta problemática en el producto, estando preparados para esta situación.  A través de Internet, el entorno ideal para esta situación de aislamiento y teletrabajo. Y por supuesto, el trabajador puede ver este saldo de su bolsa de horas, así como solicitar y ver compensaciones desde su móvil para tener el registro de estos movimientos.

Mucho ánimo para todos y si queréis más información, consultarnos en www.pgplanning.es

Utiliza aplicaciones en la nube con tu usuario y contraseña corporativa. ADFS

En este post no vamos a descubrir nada cuando hablamos de seguridad, control de acceso y privacidad en el ámbito empresarial. El objetivo es dar a conocer posibilidades y alternativas que existen en la actualidad, que no siempre son conocidas y/o aplicadas.

Las políticas de contraseñas, el alta y baja de usuarios, el control de acceso y las políticas de seguridad, son una constante preocupación para los administradores de sistemas y por supuesto la dirección de la empresa en última instancia. Ya no sólo por el acceso a la información, sino por las obligaciones legales de seguridad en materia de protección de datos. Implantar requisitos de complejidad de la contraseña, obligatoriedad en el cambio, caducidad, limitación en cambios, etc… es algo que no solamente debe ser aplicable en el acceso inicio de sesión del equipo y red corporativa sino extensible a todas las aplicaciones, incluyendo aquellas que están en la nube.

Es muy común encontrarse en las empresas el despliegue de dominios, que utilizan como base el Directorio Activo (AD) de Microsoft para esta tarea. En un único punto creamos usuarios, desplegamos políticas y se aplican en un único punto. Una vez desplegada esta política había que aplicarla, creando en las aplicaciones en las que se podía, lo que se llamaba un SSO (Single Sign On). Es decir, tener un “login” único. Con tu usuario y contraseña al acceder al equipo abrirías las aplicaciones corporativas de forma automática sin tener que poner usuario y contraseña de nuevo y claro está, siempre el mismo.

Con las aplicaciones en la nube, esta tarea se torna más complicada y no siempre está disponible tanto por la parte de empresa como por la parte del proveedor. Hablamos de la tecnología ADFS. (Servicios de Federación de Active Directory)

Con esta tecnología podemos hacer extensible ese “login único”, para que las aplicaciones en la nube que contratemos sigan dependiendo de nuestro directorio activo.  Con esto conseguimos que un alta o baja de un trabajador sea efectiva en el mismo momento que se produce y por supuesto seguimos protegiendo todos los accesos bajo nuestras políticas corporativas de contraseñas. Una tecnología muy interesante y necesaria para corporaciones que quieran disponer de este control de acceso en sus credenciales. Y no solo eso, sino que para el empleado es una enorme comodidad no tener que teclear e introducir su clave cada vez que entra en la aplicación, tener distintas contraseñas, distintos usuarios, etc.

En PGPlanning dispones de este servicio de integración en nuestra aplicación y todas aquellas empresas que lo desean pueden utilizarlo.

Si quieres más información de como utilizarla y las posibilidades que te ofrece en PGPlanning ponte en contacto con nosotros en www.pgplanning.es

Cómo planificar personas que trabajan a turnos : Horarios y Cuadrantes

Ante clientes y mercados más exigentes, la planificación y dimensionamiento de nuestro equipo humano es una tarea subestimada en multitud de ocasiones.

Cuando hablamos de planificar personal solemos pensar en grandes empresas, servicios 24×7, grandes fábricas, hoteles, personal médico… un elevado número de personas, pero nada más lejos de la realidad. Planificar personas es un problema existente en múltiples negocios y entornos sea cual sea su tamaño.

Todas las empresas manejan multitud de variables que se conjugan entre ellas para poder realizar una planificación horaria y de turnos.  Veamos unos sencillos ejemplos:

Un pequeño taller mecánico tiene que organizar sus empleados, porque siempre debe haber X personas en su puesto (chapa, pintura, mecánica, electricidad…) y no es lo mismo que sea lunes por la mañana que un sábado, refuerzos en verano y navidades donde existen picos de trabajo y se disparan las visitas al taller.

Una pequeña tienda de ropa necesitará una persona en la caja, otra para atención al público y otra para acondicionar la ropa en sus ubicaciones.

Ambos negocios, aunque muy distintos manejan variables múltiples o comunes, como son la legislación, horarios, convenios, vacaciones anuales, permisos retribuidos, bajas, reducciones de jornada, etc. Las mismas variables, pero con menos recursos.

Y así hasta llegar a medianas empresas como una fábrica 24×7 o un Callcenter que atiende llamadas 24h al día durante 365 días al año, como puede ser un cliente que gestiona el servicio 112 o 061, como se nos da el caso.  Todas las empresas necesitan planificar sus equipos de trabajo y si el servicio está condicionado por las personas,
la planificación es crítica.

Toda planificación de equipos nace en la existencia de una persona para realizar un trabajo. A partir de esta base se suman las variables del espacio – tiempo. Cada persona debe encontrarse en un lugar, un día y en una franja horaria que podemos denominar turno o jornada laboral.

Pero sumadas a las variables que comentábamos anteriormente y en función de nuestro negocio y la prestación de nuestros servicios o productos, surgen distintas variables que condicionan completamente esa planificación como son:

Ubicación: No es lo mismo que una persona esté en un lugar u otro. Recordemos el taller, no es lo mismo una persona en cabina de pintura que en mecánica pura. En una fábrica, no es lo mismo una línea de producción que otra y así sucesivamente. 

Habilidades o Competencias: Cada persona, puede tener una habilidad o competencia dentro del desempeño de su trabajo y esta habilidad puede ser crítica en una cadena. Si la persona, no tiene esa habilidad, no puede completarse el servicio / línea de producción/ producto o simplemente la apertura de la tienda o negocio. Cada vez las empresas tienden más a dotar de habilidades comunes a todos los trabajadores, para evitar estas dependencias, pero en muchos sectores es muy complejo.

Contratos: Es común, que dentro de una empresa tengamos contratos a media jornada, por ejemplo, con lo que, si nuestro servicio demanda persona durante X
horas, deberemos tener en cuenta la combinación de personas para ese servicio, sin exceder las horas del contrato de ese trabajo.

Convenios: Similar a los contratos teniendo en cuenta no sobrepasar las horas anuales marcadas.

Descansos: Cuando se trabaja a turnos, existen descansos estipulados bien por convenio, por pactos u acuerdos que no permiten que un recurso, por ejemplo: doble turno, que trabaje una mañana después de una noche, no trabajar más de X días consecutivos, etc… 

Semana Laboral: Puede existir una semana laboral para cada ubicación o tienda que tenga en distintas comunidades autónomas o localidades.

Calendario laboral: Cada calendario laboral y más si trabajamos en distintas comunidades provincias y localidades, dispone de distintos festivos que hay que gestionar. Ya que, si una persona es de una localidad distinta a su lugar de trabajo, no vendrá a trabajar y si lo planifico en un cuadrante sin tenerlo en cuenta, ya tengo un problema.

Reducciones de jornadas, bajas, permisos retribuidos, etc…y así una gran multitud de variables que condicionan la viabilidad de una planificación. No solo en su obtención inicial sino en su posterior gestión diaria conforme van apareciendo distintas incidencias.

Registro de la jornada laboral: Obligatorio por ley. No solo hay que limitarse a recoger fichajes, sino a gestionarlos de forma conjunta a turnos asignados, contrato, horas planificadas…, incluyendo conceptos y variables como bolsas de horas y compensaciones que nos permitan ajustarnos a las horas de convenio anuales en función de las circunstancias del día a día.

Todas estas variables, en muchas ocasiones y en función del tamaño de la empresa son negociadas por trabajadores y empresas a través de comités de empresa, negociación sindical, etc… Por lo que, incluso teniendo una planificación valida, no siempre es adoptada por las partes, ante múltiples factores.  Hay que proponer distintas alternativas y justificar su planificación de una forma fundamentada y basada en las necesidades de la empresa por un lado y las demandas / derechos de los trabajadores por otra.

La realidad, es que las hojas de cálculo siguen siendo las “reinas” en multitud de empresas que planifican los turnos de trabajo. También es común asignar estas tareas de planificación a personas con escasa formación y experiencia sobre esta materia y sobre todo sin herramientas ni recursos que le ayuden a llevarlo a cabo, lo que hace una mezcla cuyo resultado es que las cosas no se han nada bien.

Si te encuentras identificado con este problema y quieres mejorar la planificación y gestión de tus empleados, equipo de trabajo o trasladar tu demanda de personal a un cuadrante, no dejes de contactar con nosotros a través de www.pgplanning.es/contacto

Si deseas ampliar información no dudes en contactarnos en www.pgplanning.es

Despedimos 2019. Feliz Navidad y Bienvenido 2020

Parece ayer cuando escribíamos este post en 2018, ya estamos de nuevo inmersos en fechas navideñas y en estos tiempos tan entrañables.

El año 2019, ha sido frenético (creíamos que 2018 lo fue, pero este lo ha superado con creces), en especial por el cambio legal en relación al registro de la jornada laboral.  

El registro horario de la jornada se torna en obligatorio para todas las empresas siendo incluido en el estatuto general de los trabajadores.  Una modificación legal que pilló por sorpresa a muchos y que provocó una avalancha de peticiones, de solicitudes de información, llamadas y consultas, todas ellas con un denominador común:
El desconocimiento. Términos y dudas como “el trabajo efectivo”, si un descanso se tiene que fichar, si el tiempo de entrada o desplazamientos internos computa como tiempo trabajado, si deben fichar o no los mandos intermedios, trabajadores móviles, llenaban conversaciones telefónicas y correos electrónicos.

Esta situación provocó que cientos de empresas sacaran todo tipo de aplicaciones para llevar a cabo este registro de la noche a la mañana, algo similar a lo que ocurrió en el mercado cuando apareció la ley de protección de datos y su posterior regulación europea con el RGPD de 2018. A río revuelto, ganancia de “piratas”. Multitud de llamadas de telemarketing usando el miedo y sanciones como bandera para vender
un producto a toda costa, aun sabiendo que es incompleto, ineficaz y que no permite reflejar las obligaciones necesarias ante una inspección de trabajo.

Esta modificación legal del registro de la jornada es especialmente sensible en el trabajo a turnos de empresas y trabajadores, ya que permite destapar en una posible inspección otras muchas obligaciones que pueden no cumplirse como excesos de jornada semanal/mensual, descansos mínimos entre turno y turno, descansos a cumplir dentro del mismo turno, días consecutivos de trabajo, etc…
Algo ingobernable e incontrolable en aplicaciones que simple y llanamente recogen entradas y salidas.

Todo esto provocó un boom e incertidumbre en un mercado inmaduro y desconocedor de las obligaciones, empezando por asesores laborales, pasando por las empresas y terminando en los trabajadores. Vamos viendo meses después, que el mercado va estabilizándose y cribando todas estas aplicaciones, buscando soluciones fiables y sostenibles.

Dejando atrás esta reflexión sobre el registro de la jornada laboral, hablemos de 2019 en su conjunto. Para PGPlanning, este año ha sido un hito en crecimiento de licencias, de personal y de producto. Un avance muy destacado en todos los ámbitos que nos hace afrontar 2020 con enorme ilusión e importantes proyectos.

Empresas de las más grandes y mejores del país ya trabajan con nosotros. Hemos ganando largos procesos de selección, hemos sido evaluados, examinados y probados, superando con éxito, pruebas no aptas para cualquier software. Estamos muy orgullosos, de poder estar entre los mejores con un producto desarrollado al 100% por nosotros, con 6 años de vida y sin ser apadrinados por ninguna multinacional del software. Nos hemos hecho un hueco en el mercado gracias al  desmesurado talento de un equipo humano, que con gran sacrificio y responsabilidad avanza sin parar, con dos objetivos alineados: Dar el mejor servicio a nuestros clientes y seguir desarrollando nuestra plataforma sin descanso, mucho más allá.

Este año hemos ampliado muchas licencias con clientes pequeños , medianos y enormes, todos ellos utilizando la misma plataforma y aprovechándose los unos y los otros de las aportaciones contantes de todos y cada uno de nuestros clientes.

Tenemos que volver a recalcar nuestra satisfacción al ver como un producto que construimos desde una hoja en blanco, con unos ideales y expectativas, hoy se encuentra consolidado y presente en servicios tan críticos y relevantes como distintos servicios de emergencias 112, urgencias sanitarias, hospitales, fábricas muy relevantes, policía, servicios de seguridad privada, ayuntamientos, aerolíneas, servicios aeroportuarios, sector energético y otros muchos.  Por supuesto, sin olvidar el sector asistencial y residencial en el que seguimos apoyando a esos directores desbordados en su día a día con la gestión de cuadrantes y sus trabajadores, permitiéndoles una mejor conciliación laboral – personal.

Al igual que otros años seguimos con esa sensación de insatisfacción permanente en el desarrollo del producto. Tenemos más recursos, más experiencia, más conocimiento, pero  siempre hay más y más funcionalidades por desarrollar. Continuamos con nuestra  responsabilidad constante de evolucionar el producto.

Para finalizar, queremos dar las gracias a todas las nuevas personas que han depositado su confianza en nosotros este año  y  a todos aquellos que han contactado con nosotros durante este 2019 aunque finalmente no se hayan convertido en clientes. También agradecer a los clientes que por diversas circunstancias ya no lo son o este año nos dejan (no siempre porque ellos quieran) y que esperamos un día volver a contar con vosotros.

Y por supuesto, como no puede ser de otra manera, desearos una FELIZ NAVIDAD y un PRÓSPERO AÑO NUEVO 2020 de parte de todo el equipo de PGPlanning. 

Registro de la jornada laboral: Bolsas de Horas y Compensaciones

Tras la publicación de la ley que obliga a todas las empresas al registro de la jornada laboral, se suceden los problemas del día a día en la implantación de los sistemas de control para las empresas.

El exceso de horas ordinarias no remuneradas como horas, dentro de una flexibilidad laboral ante picos de trabajo hace que debamos gestionar distintas variables para un completo control y registro de las mismas.

Si un trabajador se queda hoy 1 hora más de su jornada laboral, la cosa parece clara. O se la abonamos o se la compensamos según las condiciones de cada convenio. Registrar esto continuamente y manejar un saldo de horas de exceso o defecto por cada trabajador no es tarea sencilla, sin un sistema que lo permita. Por otro lado, si un trabajador tiene que ausentarse de su trabajo por causas personales, también deberemos registrar esa “deuda” de horas personales.  El objetivo es gestionar estos excesos y defectos de forma individual, ordenada y controlada.

En muchos ámbitos y sectores este saldo se ha denominado “Bolsa de Horas”.
Es un saldo de horas de trabajo que son manejadas por trabajador y empresa como herramienta de flexibilidad dentro de unos límites y orden, pero muy útil en la práctica.  Esta utilidad se multiplica si estas bolsas de horas son actualizadas por parte del trabajador a través del sistema del control horario, registrando sus excesos y defectos. De esta forma se registran entradas y salidas, ausencias y saldo de bolsa de horas personal.

Hasta aquí tendremos una bolsa para ir registrando todos estos movimientos. A partir de este saldo tendremos la necesidad de compensar los excesos a favor del empleado o empresa. Es común que el trabajador solicite compensar un turno/jornada de trabajo por 8h (por ej) de su bolsa de horas, este concepto se denomina comúnmente Día Libre Compensado. Estas compensaciones deben registrarse en el sistema y estar integradas con el sistema de registro de la jornada, para en caso de inspección, poder justificar estas libranzas, saldo de horas, movimientos y compensaciones de cara a cada trabajador.

Cada día nos llegan más clientes, desencantados de sus “máquinas de fichar” recientemente adquiridas al poco tiempo de publicarse la ley. Muchos de estos terminales se centran en sus características físicas para la captura de los fichajes, pero una vez almacenados esos fichajes, parece que estas casuísticas les son imposibles de manejar. Disponer de un sistema de control horario que registra un fichaje, pero nos imposibilita una gestión óptima de nuestro equipo humano no parece una buena opción, salvo por precio en algunos casos.

No dejamos de sorprendernos de los clientes que contactan con nosotros y nos dicen que no pueden gestionar apenas nada en muchos de estos terminales que alguien les vendió y no les da respuesta o bien adquirieron por ellos mismos. La gestión de personas es el activo más importante de nuestras empresas, que sumado a las obligaciones legales multiplican su relevancia e impacto. Lamentablemente la desinformación y el desconocimiento hacen que las empresas tomen decisiones precipitadas que hacen que tengan que asumir el coste de una inversión que no responde a lo que necesitan.

Si quieres ver todo lo que PGPlanning/PGtime puede ofrecerte en relación al control horario y la planificación de personas, no dejes de visitarnos: www.pgtime.es | www.pgplanning.es

La clave del registro de la jornada laboral: Horas de trabajo

Los que venimos trabajando en el sector de la planificación de personas y el control horario llevamos viviendo todos los avances, cambios, aprobaciones, anulaciones, sentencias y un largo etc, en relación al registro del control horario.  Parecía claro, que antes o después, independientemente del gobierno que tocara, era algo que acabaría llegando de forma obligatoria.

Muchas discusiones y quejas sobre cómo, cuándo y las formas en las que se ha legislado, pero la realidad es que está aquí para quedarse y es un cambio muy significativo en el día a día de las empresas. Y ¿por qué?, porque parece que a todo el mundo se le ha olvidado que la relación empresa – trabajador siempre ha venido regulada por una variable incluida en todos los convenios, que son las HORAS de trabajo. Los convenios, que son la base de los contratos y que tienen como punto de partida el estatuto general de los trabajadores.

Poco a poco, relaciones laborales se han desvirtuado en excesos de horas continuados, pagos de horas extras «en B», excesos de horas pactados por ganar X más al mes, hasta trabajo por objetivos (imposible de medir en horas y esfuerzo), flexibilidad horaria, teletrabajo, conciliación(esto da para un post completo), etc..

Ahora viene el registro de la jornada laboral, que en definitiva nos dice que registremos las horas ordinarias resumidas en trabajo efectivo. Aquí es donde tendremos que recoger todas aquellas incidencias que no corresponden a ese trabajo efectivo, como es el descanso (si no computa como tiempo trabajado), bocadillo, café, asuntos personales, salidas a fumar, absentismos, ausencias, etc.

Esto no quiere decir que no podamos manejar variables de flexibilidad horaria, que no podamos mantener acuerdos con los trabajadores de permisos retribuidos como ir a la fiesta del colegio, salir un poco antes porque es necesario o pedir llegar tarde cuando sea necesario. Seguimos manteniendo esta flexibilidad, pero ahora hay que registrarla.

Hay muchas quejas e incertidumbre en este aspecto, algo que por otro lado siempre ha sido regulado ( horas ordinarias y extraordinarias), pero no cumplido en muchos casos, que son las horas de convenio y vacaciones que debe cumplir un trabajador anualmente.

Realmente el registro de la jornada laboral, no es un fin en sí mismo, sino un medio para el control y cumplimiento de múltiples obligaciones laborales que no siempre se cumplen. Descanso mínimo entre turno y turno de trabajo, descanso mínimo semanal obligatorio, excesos de horas extraordinarias, medias jornadas de 4h que son 6h u 8h, excesos de horas ordinarias, accidentes laborales ante el incumplimiento de ciertas obligaciones horarias y un largo etcétera.

En nuestra experiencia, la base de cumplimiento horario nace en la óptima planificación de horarios, turnos, jornadas, descansos y rotaciones. Teniendo esta planificación con base el registro de la jornada laboral, es fácil llevarlo con una herramienta que nos cruce esta planificación con el fichaje real. Aquí podremos analizar de forma constante estos posibles excesos y corregirlos con compensaciones de forma ordenada y registrada, sumado a una completa gestión del absentismo que permita definir de forma personalizada todas las incidencias que impacten directamente en el registro de la jornada, computando o no como tiempo de trabajo.

Contacta con nosotros en www.registrodelajornadalaboral.es , el futuro del control horario, HOY

¿Qué es WFM? Software WorkForce Management

En el entorno actual, las siglas, acrónimos y términos anglosajones se introducen en nuestro día a día. Muchos de vosotros os preguntaréis que significan estas siglas que aparecen en el ámbito de la planificación y gestión de recursos humanos.

Literalmente podríamos traducir WFM como: “Gestionar la fuerza de trabajo” o “Gestionar la fuerza laboral”. Este término se acuña en relación a un software de RRHH o planificación cuando nos permite llevar a cabo ciertas características, principalmente en relación al dimensionamiento, planificación, generación de cuadrantes y control diario.

Esta gestión de la fuerza de trabajo es aplicable a multitud de sectores. Se habla de soluciones WFM para Contact / Call Centers en muchas ocasiones, pero en nuestra opinión es extensible a multitud de servicios y sectores, que quedan condicionados
por la planificación de personas.

Principalmente un software WFM ofrece unas funcionalidades básicas que lo caracterizan en relación a la gestión de la fuerza laboral, tal y como traducíamos literalmente.

  • Demanda de Personal

    El sistema debe permitir la definición / ajuste / análisis de la demanda de personal que necesitamos para cubrir nuestro servicio. La demanda de personal puede ser fija, variable, por días, periodos y debemos poder gestionarlo.  

PGPlanning ofrece una funcionalidad completa para definir nuestra demanda de personal de forma anual, por periodos e incluso por días. Esta demanda queda definida por periodo, habilidad del empleado, ubicación en la que le necesitamos, convenio y más variables, lo que permite ser muy preciso en la definición de esta demanda.   

Imagen ejemplo de creación de una demanda de personal en PGPlanning.
  • Planificación de personal.

LO QUE TENEMOS VS LO QUE NECESITAMOS.

Aquí entra una de las características relevantes del software, ya que debemos definir toda la casuística de nuestro personal: horas, contratos, convenios, festivos, calendario laboral, festivos laborales, condiciones personales, turnos,  y un largo etcétera para que el planificador pueda analizar si es viable cubrir las demandas de personal con nuestros recursos. Si no tenemos suficientes recursos para cubrir la demanda, no podremos ofrecer el servicio. No siempre es fácil verlo y más cuando tienes múltiples ubicaciones, habilidades, roles, departamentos y la demanda queda condicionada por estas variables. Cuanto más grande es el periodo más difícil es planificar.

PGPlanning ofrece del mismo modo, un planificador completo. Podemos reflejar todas y cada una de las condiciones de todos nuestros empleados que sustentan la planificación.

  • Elaboración de cuadrantes y turnos de trabajo.  

Sería el siguiente paso a la planificación, muy especialmente en aquellas planificaciones que se trabaja a turnos o entornos de alta disponibilidad como son los 24×7 los 365 días del año.  La generación del cuadrante debe ofrecerse de forma integrada en la herramienta. Por supuesto, teniendo en cuenta todos los procesos anteriores y conjugando la mejor solución posible atendiendo a la demanda de personal a cubrir y la planificación de personas condicionadas por las variables existentes.

PGPlanning dispone de los motores de cálculo más avanzados del mercado para la generación de cuadrantes y turnos de trabajo. Una vez introducida la demanda de personal y todos los recursos que disponemos en el planificador, el motor comenzará a  buscar las mejores soluciones posibles a través de sus innovadores algoritmos. Tanto si tu problema se resuelve con un patrón, ciclo o escalera de turnos como si no se puede resolver a través de una de estas secuencias.
De nada sirven los pasos anteriores, si aquí no obtenemos una solución ajustada a la demanda y al planificador.

  • Control / Gestión / Análisis del trabajo diario

En esta característica se combinan múltiples funcionalidades que pueden ser aplicables en unos u otros software.  Podemos entender en esta funcionalidad como medir, evaluar y controlar los resultados de todo el trabajo previo realizado sobre el papel. Cotejar la realidad con la planificación.

Aquí podríamos incluir distintas funcionalidades que vas a encontrar en PGPlanning.

  • Control de la presencialidad y control horario que va desde un fichaje de entrada y salida, pasando por tareas controladas y fichadas por tramos horarios para medir la productividad.
    • Desglose y analítica de las horas trabajadas: Horas en festivos, horas nocturnas, horas en festivos, libranzas…
    • Control de incidencias, ausencias.
    • Métricas de bolsas de horas por empleado.
    • Automatización en la exportación de datos y conceptos que impactan mensualmente en la nómina.
    • Informes y cambios en tiempo real.
    • Cambios en tiempo real ante eventualidades, bajas.
    • Cambios e intercambios de turnos entre compañeros, previsualizando su impacto en la demanda antes de tomar la decisión.
    • Gestión de personal sustituto / externo.
    • Y un largo etc… de métricas y funcionalidades que componen un completo sistema de control, gestión y análisis de la fuerza de trabajo, de nuestro equipo humano.
    • Control completo del absentismo

Todas estas funcionalidades no solo cubren un departamento o área sino que implican a distintas partes de la empresa, desde planificación, producción, recursos humanos, y contabilidad , entre otros.

Esperamos que con este post, te hayamos acercado un poco más lo que significa un software WFM (Work Force Management). Probablemente si estás leyendo este artículo estés interesado en una solución de estas características y necesites implantarla en tu entorno de trabajo.

No dejes de consultarnos y solicitarnos información al respecto en https://www.pgplanning.es/es/contacto

Adiós 2018, ¡ Hola 2019 !

Ya estamos inmersos en fechas navideñas en las que compartimos con familia y amigos estos momentos tan entrañables. Dejamos atrás un año 2018 trepidante.

Desde el equipo de PGPlanning, en primer lugar, os queremos dar las gracias a todos los clientes que seguís manteniendo la confianza en nosotros y en nuestro producto. Sois cada vez más, de más sectores, con más complejidad y necesidades, pero todos igual de valorados por nosotros, como podéis comprobar cada día en nuestro contacto comercial, desde soporte o consultoría. No estaríamos donde estamos sin vosotros.

Ha sido un año con mucho trabajo, esfuerzo y dedicación por parte de todos, que se ha visto reflejado en el desarrollo del producto y en nuestra cartera de clientes. Nos seguimos adaptando a las demandas y necesidades que nos pedís y seguimos ampliando sectores industriales en los que tenemos una mayor presencia y conocimiento.

Es una satisfacción enorme para todo el equipo ver como un producto que construimos desde cero, con unos ideales y expectativas, hoy se encuentra consolidado y presente en servicios tan críticos y relevantes como distintos servicios de emergencias 112, urgencias sanitarias, policía, servicios de seguridad privada, aerolíneas y otros.  Por supuesto, sin olvidar el sector asistencial y residencial en el que aportamos nuestro granito de arena al mejorar los cuadrantes de cuidadores, gerocultores, médicos, enfermeros, auxiliares y un largo etcétera de personas.

También es un placer para nosotros seguir ofreciendo soluciones a empresas y trabajadores, que ven mejorada su calidad de vida y conciliación en su trabajo. Mejorar la planificación de turnos y cuadrantes en las empresas, encontrando las mejores soluciones posibles, así como mejorar la vida a todas las personas que trabajan a turnos siguen siendo nuestra prioridad.

Seguimos desarrollando múltiples funcionalidades y facilidades para todos de forma incesante.

La sensación de insatisfacción en todos los que desarrollamos software es permanente. Siempre hay funcionalidades por desarrollar, continuamente se reciben propuestas de mejora, peticiones y solicitudes para desarrollar la herramienta. Es una responsabilidad constante evolucionar el producto, que seguiremos manteniendo en nuestras actualizaciones.

Este próximo 2019, lanzaremos novedades muy demandadas y algunas muy innovadoras, para que nuestros clientes dispongan de la mejor solución del mercado.  Por otro lado, previsiblemente, se aprobará  la obligatoriedad del registro de la jornada laboral de los trabajadores para todas las empresas,  problemática ya resuelta en nuestro módulo y producto de control de presencia PGtime (www.registrodelajornadalaboral.es), por lo que dormiremos tranquilos al disponer ya de una solución consolidada.

Para finalizar, dar las gracias a todas las nuevas personas que han depositado su confianza en PGPlanning este año y a todos aquellos que han contactado con nosotros durante este 2018 aunque finalmente no se hayan convertido en clientes. También agradecer a los clientes que por diversas circunstancias ya no lo son, esperamos un día volver a contar con vosotros.

Sin más, nos despedimos deseando a todos una Feliz Navidad y un próspero 2019, lleno de éxitos, salud y felicidad.

Gracias a todos.

El equipo de PGPlanning.

Registro de la jornada laboral de los trabajadores 2019… a vueltas de nuevo.

Todo apunta a que en 2019 se establecerá de nuevo el registro obligatorio de la jornada laboral para todos los trabajadores. Desde un tiempo atrás, este registro ha venido entrando y saliendo en muchas empresas, condicionado por sentencias que lo anulaban, obligaciones que cambiaban para unos trabajadores sí y otros no, en referencia a si era una jornada completa o parcial y un cúmulo de sucesos. Esto ha ido generado una incertidumbre en las empresas que en muchas ocasiones desconocen si deben o no registrar esa jornada laboral en función de su plantilla.

Pues bien, parece que esta obligatoriedad en el registro de la jornada de cada trabajador va a incluirse en el estatuto general de los trabajadores,  lo que afectará a todas las empresas y trabajadores, sea cual sea su tamaño y la modalidad ó tipo de contrato que afecte a sus empleados.

¿Y qué quiere decir esto? Pues sencillamente, que todas las empresas deben registrar las horas ordinarias y extraordinarias de todos sus trabajadores de forma diaria. Esto aplicable a la operativa real significa que hay que registrar entradas, salidas e incidencias de la jornada que reflejen el cómputo de esas horas ordinarias y extraordinarias. Este cómputo debe realizarse diariamente y recogerse mensualmente en un informe.  El objetivo del informe es poder contrastar que todas las horas extraordinarias recogidas en el informe coinciden con el abono de dichas horas en el recibo de salarios (nómina).

Este informe será el que deberemos guardar y conservar para ser mostrado ante una posible inspección de trabajo. Tiene un formato definido publicado en el BOE y debe ser custodiado por la empresa.

Y bien, una vez en este punto: ¿Cómo podemos registrar la jornada laboral de los trabajadores?

La mejor alternativa es utilizar un software de control horario y/o control de presencia. Estos sistemas permiten recoger las entradas, salidas e incidencias de cada trabajador de forma segura, rápida y automatizada.  Ahora bien, dicho esto, debemos tener en cuenta las premisas y obligaciones. Debemos recoger la jornada laboral de TODOS los trabajadores y diferenciar entre horas ordinarias y extraordinarias. Decimos TODOS porque hay trabajadores que pueden no desarrollar su trabajo dentro de nuestras oficinas, encontrarse en otra ubicación, en la ubicación de un cliente, un comercial que no pisa por la oficina, o simplemente teletrabajar.

Analizando estos escenarios vemos que el sistema debe dar respuesta a toda la casuística, ya que ante una inspección laboral debemos tener el registro de todos los trabajadores, independientemente de su lugar, estado, o desempeño del trabajo que le corresponda. Es decir, debemos de ser capaces de registrar la jornada de forma estática, móvil y en tiempo real.

Éste registro de cada movimiento se denomina fichaje y puede representar la entrada, salida o una entrada/salida con una incidencia (visita médico, descanso, viaje, formación, una bolsa de horas, horas extra…). Todos los fichajes conformaran el registro horario del trabajador cada día.

Es importante tener en cuenta la naturaleza de estas incidencias, ya que como absentismo que representan pueden definirse de distintas maneras: computan o no computan dentro de la jornada, son recuperables, retribuibles, afectan a nómina, etc. Pongamos algunos ejemplos: Visita médico, formación, viaje, asuntos personales, trabajos exteriores, descanso, etc…

El sistema debe permitir definir, personalizar y reconocer todas estas incidencias en cada fichaje para así poder registrar y analizar el saldo de horas pertinente. Aquí tendríamos acotado el control de las horas ordinarias. Por otro lado, la parte más delicada es el registro de las horas extraordinarias, ya que deben coincidir de forma exacta con la nómina.  Y aquí nos surgen ciertas cuestiones:

  • ¿si un empleado sale 15 minutos tarde durante 4 días, supone esto una hora extra?
  • ¿si tenemos flexibilidad a la entrada/salida, el sistema nos permite contemplarlo? ¿y flexibilidad a nivel de jornada completa?
  • ¿si trabajamos con una bolsa de horas por empleado, podemos gestionarlo?
  • ¿si el empleado al salir más tarde ficha horas extras, estas se trasladan automáticamente al informe o se validan para evitar errores?

Estos son solo unos ejemplos, pero el sistema debe dar respuesta. No debe limitarse a registrar una entrada y una salida, porque esta no es la solución.
En nuestro control de presencia abordamos y solucionamos todas estas cuestiones planteadas, siendo este el primer post de dos. Otro de los factores a tener muy en cuenta es que los turnos, vacaciones, libranzas y calendario laboral, esté correctamente actualizado y configurado.

Si los empleados se intercambian turnos, se van de vacaciones, se les da un día libre, etc… y no está plenamente actualizado en el sistema nos encontraremos variaciones que deberemos justificar, teniendo en cuenta que toda la información disponible será errónea.

Éstas son solo algunas cuestiones a tener en cuenta más allá de elegir el mero terminal, los métodos de recogido del fichaje o el mero precio del producto. Si no nos sirve, si no ofrece la información correcta y genera un informe con datos erróneos… ¿qué sentido tiene su adquisición?

En otro post, trataremos con mayor detalle la recogida y gestión de fichajes, así como la explotación de información y la generación automática de informes para la inspección de trabajo.

Si quieres información sobre el registro de la jornada laboral en tu empresa contacta con nosotros en:
www.registrodelajornadalaboral.es | www.pgplanning.es/es/contacto 

Planificación de turnos en centros de emergencias 112 y 061

En el post de hoy vamos a presentar la planificación de turnos en centros de emergencias 112 / 061. Empecemos por la relevancia que tiene el servicio. Alguien se plantea llamar al 112 y que nos digan: todos nuestros operadores están ocupados, espere… ¿Verdad que no?

Parece claro, que el dimensionamiento del servicio es crítico para  poder presentarlo y por tanto, planificar los recursos y operadores necesarios se vuelve esencial, sobre todo cuando en este tipo de centros todos los empleados trabajan en las mismas condiciones, por lo que es muy importante tener en cuenta que trabajen el mismo número de días seguidos, el mismo número de mañanas, tardes, noches… el mismo número de días festivos… y sobre todo debemos tener en cuenta que la demanda de cada día varía y debemos contar con suficiente personal para poder cubrirla e incluso ante cualquier imprevisto.

Pero para planificar este servicio al igual que otros, se juega con muchas de las variables ante las que se encuentra cualquier persona que planifica planillas de turnos. Horas anuales, descansos, libranzas, vacaciones, bajas, reducciones de jornada, y un largo etcétera de variables que condicionan tanto la planificación inicial como la gestión del día de día ante incidencias que impactan en nuestro cuadrante, porque en ningún momento se puede quedar ningún servicio sin cubrir.

A día de hoy nos seguimos encontrando la hoja Excel como herramienta de planificación estrella, donde el cometer un error es tremendamente fácil, ya que no existen alertas ni limitación alguna al borrar, copiar-pegar, etc…

Como en la mayoría de los problemas de turnos se presentan dos alternativas de soluciones de planificación. Soluciones basadas en ciclos, turnos o patrones o soluciones que no son viables con ese modelo.

Nosotros las denominamos Soluciones con Calculadora de Patrones o Soluciones con Motor de Reglas. Pues bien, dentro de los contact center de emergencias no hay una homogeneidad en la planificación y en función de su casuística, condicionantes, convenios, tipo de contrato, horas contratadas, habilidades, etc… cada uno genera un cuadrante en una solución u otra.   Existen centros en los que se trabajan por habilidades como por ejemplo, el IDIOMA. Atender la llamada de una persona con otro idioma que no sea el castellano es una variable a gestionar, por cada día del año y por cada turno. Debemos ser capaces de gestionar esta demanda por habilidades en todo momento para los 365 días del año, incluso incrementando esa demanda en días festivos.

En cualquier caso la demanda de personal es crítica, debiendo tener los recursos necesarios por un lado para tener capacidad operativa y por otro tener capacidad de gestión de esos recursos.  En las demos y pruebas que han hecho estos centros sobre nuestra herramienta han visto cómo pueden dar respuesta a sus necesidades y en otros es ya una realidad implantada.

Es un orgullo para nosotros estar ya presentes en varios centros 112 y 061 de nuestro país y ver cómo PGPlanning se encuentra detrás de un servicio tan conocido, necesario y crítico para los ciudadanos.

Esperamos poder seguir sumando muchos más centros para que puedan utilizar nuestra tecnología  de planificación y generación de cuadrantes de personal y turnos de trabajo.

Si quieres ampliar información contacta con nosotros: https://www.pgplanning.es/es/contacto