Adquirir un programa de cuadrantes de trabajo

Leyendo este post probablemente te sientas identificado y te veas reflejado en uno de los posibles escenarios existentes en tu empresa.

Partamos de la necesidad y situación inicial.

En tu empresa se trabaja a turnos y tienes que planificar a tu equipo de trabajo a través de un cuadrante. La alternativa rápida y que es el origen de todos es utilizar una hoja de cálculo. Poco a poco y si tienes un mínimo de volumen te das cuenta que el día a día te desborda y que no puedes hacer todo lo que necesitas. Empezarás a utilizar comentarios, celdas ocultas, una hoja para cambios otra para incidencias, otra que tenga vacaciones, etc… construyendo un castillo de naipes que se hace incontrolable, pero sobre todo con un esfuerzo titánico por tu parte.

Decides que esto no puede continuar y miras si hay aplicaciones de generación de cuadrantes y turnos de trabajo. A partir de aquí, encuentras alternativas y propones a la dirección (si tú no eres el dueño) valorar la compra.

Y aquí se abren tres escenarios:

a) La decisión depende de ti y puede que alguien más: Eres el dueño o la persona de RRHH / Producción / Organización y tu valoras en primer y último lugar la herramienta. La adquieres y la pones en marcha. Tu trabajo se simplifica y eres capaz de hacer mucho más y en menos tiempo. Muy común en Micro Pymes.

b) La decisión depende de varios departamentos y personas implicadas.

Esta situación es la más común y es la que más se repite (Pymes). La dirección encarga a una persona a analizar el mercado (“rastreador”) que buscar por Internet alternativas, hace consultas técnicas sobre el producto a distintos proveedores y también aproximaciones económicas para tantear por cuanto puede salir una solución de estas características para las necesidades requeridas.

A partir de aquí, el director general, director de producción – organización, dirección de sistemas-informática, dirección de RRHH, director financiero (no siempre) y mandos técnicos intermedios se disponen a ver demos de las distintas opciones.
Aquí cada uno expone y valora sus necesidades propias o que directamente le afectan en el desempeño de sus funciones. El equipo de RRHH le preocupa el absentismo, los contratos, normativa legal,… la parte de producción valora la gestión de los turnos a cubrir, generación del cuadrante, festivos, la demanda de personal, las vacaciones de personal .Desde IT se valora la seguridad, la integridad y disponibilidad de la información e infraestructura, soporte y posibilidad de exportación-importación-interconexión. Y por último la dirección general y financiera que se basa en el consenso entre las partes y la propuesta económica. En muchos casos, existe un director o jefe de proyecto que coordina todas estas áreas, demos, reuniones y recopilación de información.

c) La decisión es “corporativa”

Cuando se entra en gran empresa partimos de la situación b), pero con decisiones mucho más lentas y complejas. En esencia es como la situación b) pero todo más complicado.

Cada decisión tomada es trascendental, nadie quiere tomar una decisión equivocada y por supuesto nadie quiere dejarse ningún requisito, demanda o necesidad por su parte. Todo el mundo anda con pies de plomo.

Una de las principales diferencias sumadas a las existentes en b)  es la integración con el entorno actual, importaciones de datos, interconexión, integración con terceros, tiempos de implantación, nivel de soporte y por supuesto el importe del proyecto.

Los procesos de adquisición se hacen muy lentos por la alta trascendencia e impacto cuando se apuesta por el cambio o implantación de un software que impacta en distintas áreas y sobre todo que afecta directamente a las personas. Estas, con el recurso más crítico de las empresas y condicionan directamente el servicio o producto que se ofrece.

Nuestra recomendación es nunca perder el foco y el origen del problema que es la generación del cuadrante y la gestión de turnos de trabajo. De nada sirven muchas funcionalidades añadidas al producto si la generación del cuadrante no es óptima. ¿De qué me sirve llevar datos a nómina si el producto no lo gestiona correctamente?, ¿de qué nos sirve sincronizar con un reloj de fichajes, si no me ofrece la información necesaria para el control total del absentismo?, ¿de qué me sirve analizar costes en un cuadrante mal calculado? … y así un largo etc.

Nuestra recomendación es centrarse en el origen del problema y su solución, así como la experiencia y equipo humano que hay detrás.  A partir de aquí evaluemos lo demás.

Si has vivido o vives otra situación y nos la quieres contar, contacta con nosotros en www.pgplanning.es/contacto

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