Planificar personal, un secreto escondido

Planificación de personas. Término complejo e incluso lejano para muchos, pero cercano y presente en todos los negocios y ámbitos.

Cuando hablamos de planificar personal podemos pensar en empresas complejas, servicios 24×7, un elevado número de personas, pero nada más lejos de la realidad. Planificar personas es un problema real y constante en múltiples empresas.

Dentro de nuestros clientes, los tenemos de multitud de líneas de negocio, tamaño, origen y objetivos, pero todos tienen un reto, que es planificar a sus equipos de trabajo, ya sea de 3 empleados o de 3.000.  Un sencillo ejemplo: pequeño bar de 5 empleados tiene que organizar sus empleados, porque siempre debe haber X personas en su puesto y no es lo mismo que sea lunes por la mañana que viernes noche. Una pequeña tienda de ropa, por ej, necesitará una persona en caja, otra para atención al público y otra para acondicionar la ropa en sus ubicaciones.

Así hasta llegar a una fábrica 24×7 con 4º turno, o un Callcenter que atiende llamadas 24h al día durante 365 días al año, como puede ser un cliente  que gestiona el servicio 112 o 061, como se nos da el caso.  Todas las empresas necesitan planificar sus equipos de trabajo y si el servicio está condicionado por las personas, la planificación es crítica.

Partamos de la base que toda planificación de equipos nace en la existencia de una persona para realizar un trabajo. A partir de esta premisa se suman las variables del espacio – tiempo. Cada persona debe encontrarse en un lugar, un día y en una franja horaria que podemos denominar turno o jornada laboral.

Pero de esta premisa inicial, surgen distintas variables que condicionan completamente esa planificación como son:

Ubicación: No es lo mismo que una persona esté en un lugar u otro. Imaginemos el bar, no es lo mismo una persona en cocina, que en sala. En una fábrica, no es lo mismo la línea de etiquetado que envasado y así sucesivamente.

Habilidades o Competencias: Cada persona, puede tener una habilidad o competencia dentro del desempeño de su trabajo y esta habilidad puede ser crítica en una cadena. Si la persona, no tiene esa habilidad, no puede prestarse el servicio. Cada vez las empresas tienden más a dotar de habilidades comunes a todos los trabajadores, para evitar estas dependencias, pero en muchos sectores es muy complejo.

Contratos: Es común, que dentro de una empresa tengamos contratos a media jornada por ejemplo, con lo que si nuestro servicio demanda persona durante X horas, deberemos tener en cuenta la combinación de personas para ese servicio, sin exceder las horas del contrato de ese trabajo.

Convenios: Similar a los contratos teniendo en cuenta no sobrepasar las horas anuales marcadas.

Descansos: Cuando se trabaja a turnos, existen descansos estipulados bien por convenio, por pactos u acuerdos que no permiten que un recurso por ejemplo: doble turno, que trabaje una mañana después de una noche, etc…

Semana Laboral: Puede existir una semana laboral para cada ubicación o tienda que tenga en distintas comunidades autónomas o localidades.

Calendario laboral: Cada calendario laboral y más si trabajamos en distintas comunidades provincias y localidades, dispone de distintos festivos que hay que gestionar. Ya que, si una persona es de una localidad distinta a su lugar de trabajo, no vendrá a trabajar y si lo planifico en un cuadrante sin tenerlo en cuenta, ya tengo un problema.

Reducciones de jornadas, bajas, permisos retribuidos, etc…y así una gran multitud de variables que condicionan la viabilidad de una planificación. No solo en su obtención inicial sino en su posterior gestión diaria conforme van apareciendo distintas incidencias.

Como alguien dijo: ”El papel lo aguanta todo” y podemos trasladar una planificación a una hoja de cálculo como es común pero difícilmente conseguiremos respetar estas reglas y ponderar y ajustar correctamente, Lo que necesitamos VS Lo que tenemos.

Si necesitas ayuda para planificar tus empleados, equipo de trabajo o trasladar tu demanda de personal a un cuadrante, no dejes de contactar con nosotros a través de www.pgplanning.es/contacto

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