Los 7 puntos clave en un software de gestión de turnos

¿Qué es un software de gestión de turnos?

software de gestión de turnos

Cuando tenemos que planificar y gestionar turnos de trabajo y lo hacemos en un papel o en una hoja de cálculo nos damos cuenta el gran esfuerzo que conlleva y la poca versatilidad que tenemos en la gestión y organización de nuestro equipo humano.  Un software de gestión de turnos es una aplicación que sirve para definir nuestros horarios y turnos de trabajo, demandas de personal para cubrir el servicio y es capaz de generar el cuadrante de trabajo en función de las distintas restricciones y reglas que sean de aplicación.

Pero no debe quedarse ahí. Hoy, no solo necesitamos elaborar un cuadrante, también necesitamos gestionar las personas de nuestra planificación en distintos ámbitos en cuanto a la presencialidad y todas sus variables relacionadas como son las vacaciones, absentismo, control horario, etc.

Desde PGPlanning analizaremos cuales son los 7 puntos clave que debe contemplar un software de planificación y gestión de turnos de trabajo.

  1. Planificador de turnos

En primer lugar, el software debe permitirnos definir todos nuestros horarios, turnos de trabajo y sus peculiaridades. Un turno puede ser partido o puede ser continuado, cambiar de día desde que se inicia hasta que acaba, si tiene un descanso incluido o no como tiempo de trabajo, si es un turno de guardia o incluso distinguirlo como un turno nocturno.

Sin esta base no podremos continuar el siguiente paso, que será entrar en la generación del cuadrante.

 turnos de trabajo
Ventana de definición y alta de un turno

2. Generador de cuadrantes

El generador de cuadrantes o calculadora de cuadrantes es el motor que nos ayudará a definir y encontrar la rotación, patrón o ciclo que será la base de la generación del cuadrante para cada persona. Puedes ampliar información aquí.

Pero, vamos por partes y definamos los conceptos necesarios para obtener esa rotación.

Reglas o Restricciones.

Definiremos las reglas o restricciones que debe cumplir nuestro patrón o rotación, como pueden ser asignación equitativa entre tipos de turnos entre empleados, número máximo o mínimo de días consecutivos de trabajo, turnos preferidos para el empleado, mínimo número de horas de descanso después de un turno de noche, y un largo etcétera.

Restricciones en turnos de trabajo
Algunas reglas y restricciones comunes

Estas reglas vendrán motivadas en muchas ocasiones por un componente legal, por acuerdos o pactos con los trabajadores, así como restricciones a nivel de convenio colectivo.  El software debe permitirnos reflejar todas aquellas que sean de aplicación para que nuestra rotación o patrón sea válido.

Una vez definidas las reglas o restricciones, pasaremos a definir el número de personas que necesitamos por cada turno, para cada día, en cada ubicación, con que habilidad, durante que periodo de tiempo… es decir, definiremos la demanda de personal, que no es otra cosa que definir las personas  donde y cuando las necesitamos para cubrir el servicio.

demandas de personal en un software de gestion de turnos
Definición de una demanda de personal

Pues bien, una vez que sabemos lo que necesitamos a través de nuestra demanda para cubrir el servicio, las reglas del juego o restricciones que se deben cumplir, debemos introducir nuestras personas y todas sus características, habilidades, limitaciones… para que el motor de cálculo pueda cruzar Lo que tenemos VS Lo que necesitamos. Y así podernos ofrecer una rotación que nos permita generar nuestro cuadrante completo extendiéndose en todo el año si es necesario, para poder así comprobar que la planificación se ajusta a las horas que deben trabajarse anualmente.

A partir de aquí el motor debe ofrecernos distintas alternativas y quedarnos con aquella que mejor encaje.  Una vez generado el cuadrante, pasaremos a gestionar nuestro día a día. 

3. Definición y Gestión del absentismo

En la planificación y gestión de turnos es esencial poder gestionar las ausencias del equipo humano. El software deber permitirnos configurar a medida todas aquellas incidencias o ausencias ya sean por días y por horas, incluso gestionando limites en cuanto a días máximos, días consecutivos, si son solicitables o su visibilidad en distintas partes de la aplicación, tanto por la empresa como por empleado. Pero podemos ir más allá y es que estas incidencias, especialmente las que son por horas puedan ficharse a través de un módulo de control horario.

Estas incidencias deben ser personalizables, gestionables y asistidas. En el caso de bajas por ejemplo, pudiendo incorporar los partes de baja (por empresa o trabajador), como la gestión de un sustituto que herede estos turnos planificados y así cubramos el servicio.

En muchos sectores es crítico gestionar las ausencias y cubrirlas en todo momento para que la demanda de personal fijada no se vea alterada. Esto se une a la posibilidad y utilidad de gestionar bolsas de horas que nos ofrezca realizar días libres compensados, añadir horas en la bolsa con multiplicadores (2 horas por 1 , por ej.), etc..

ausencias absentismo
Listado de inciencias de absentismo

4. Gestión de cambios

Gestionar cambios en un cuadrante de turnos es una constante. Principalmente motivados por el día a día, tanto por bajas, permisos, así como por necesidades del trabajador o empresa.

Poder gestionar cambios en el cuadrante de forma ágil es algo indispensable. Arrastrar y soltar sobre el cuadrante y que todo quede registrado con un motivo es un plus de cara a tener una trazabilidad de los cambios cuando los realiza el administrador. Veremos que esto es mucho más optimo si se realiza desde el Portal del empleado en muchas ocasiones.

5. Interacción con el empleado a través de un Portal del empleado

La digitalización de la gestión y planificación de turnos no debe quedarse solamente en la parte empresa, sino que debe llegar al empleado a través de un acceso que le permita no solo visualizar sus turnos sino interactuando en distintos procesos.

portal del empleado en software de gestión de turnos
Vista móvil del portal del empleado

Poder consultar el cuadrante desde el móvil o en casa a través de un PC o Tablet, es algo imprescindible. No debemos conformarnos con imprimir un cuadrante o bien distribuirlo por email en PDF. Un buen software de gestión de turnos debe permitir un acceso del empleado, para que, en tiempo real, pueda ver e interactuar en distintos ámbitos:

  • Ver su cuadrante y el cuadrante de sus compañeros para poder solicitar cambios e intercambios de turnos
  • Acceso a su estadística personal como horas trabajadas, bolsa de horas, vacaciones disfrutas y pendientes,
  • Digitalización y acceso a noticias, normativas, o circulares que puedan colgarse en el portal.
  • Descargas de documentos como nóminas, registros de la jornada laboral, etc.
    • Solicitudes de vacaciones, permisos o avisos. Es imprescindible que todas las solicitudes tengan un canal único a través del portal y evitemos que nos lleguen solicitudes por un email, papel, WhatsApp o llamadas.

A través del portal obtendremos un conjunto de funcionalidades de interacción del empleado y digitalización de distintos procesos que ayudarán enormemente al planificador de turnos y gestor del servicio. Amplia informacion del portal aquí.

6. Control horario

El siguiente paso y utilidad en un software de gestión de turnos es que nos ofrece un sistema de control horario – fichaje, tanto por motivos legales como la enorme versatilidad y potencia que supone tenerlo junto. Los continuos cambios, horarios, definición de turnos, vacaciones o ausencias quedan registradas en el sistema. Imagina todo esto integrado con la presencialidad, fichajes y control horario.

El cumplimiento del registro de la jornada laboral será infinitamente más sencillo si lo tenemos incluido en el sistema.  Ni que decir tiene que debe soportar un fichaje presencial para los centros de trabajo y un fichaje móvil para trabajadores móviles o teletrabajadores.

Una vez registrados estos fichajes podremos explotar información muy valiosa y dinámica como son las horas teóricas, planificadas y fichadas. Todo cruzado y combinado con las ausencias definidas, bolsas de horas y un largo etc.  Busca un sistema que te ofrezca todo integrado en la misma plataforma. Más detalles sobre control horario.

7. Integración con Nómina

Ya tenemos claro tras todo lo analizado, que el software de gestión de turnos, recogerá toda nuestra planificación, cambios, bolsas de horas, horas de trabajo, cómputos de bolsas de horas, fichajes, etc. Ya tenemos la información actualizada y agrupada en un punto, ahora es el momento de compartirla.

En el trabajo a turnos es habitual que mensualmente debamos recopilar todos los saldos correspondientes a los conceptos variables que genera el trabajador y que tengamos que liquidar en nómina, como pueden ser horas nocturnas realizas, horas en festivos, pago de festivos por días, horas extra y otros.

Habitualmente se recopilan de distintas fuentes de datos, interlocutores y hay que juntarlo para que RRHH o bien un asesor externo incluya estos conceptos en la nómina del trabajador.

En este punto, lo que nos interesaría es definir un formato con nuestros conceptos de forma personalizada para que pueda llevarse directamente al programa de nóminas. Por otro lado, si queremos hacerlo de forma muy simplificada, podemos exportarla información para enviárselo a un tercero aun siendo en un fichero de hoja de cálculo.

Aquí nos vamos dando cuenta del verdadero potencial de un sistema de gestión de turnos y todo lo que nos puede ofrecer más allá del mero cálculo de un cuadrante o un patrón de turnos. Descubre más sobre integración con aplicaciones.


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