Organizar turnos de trabajo

organizar turnos de trabajo

Organizar turnos de trabajo no es tarea fácil, empecemos por ahí. Cuando se trabaja a turnos, se sabe la multitud de factores que deben tenerse en cuenta para llevar a cabo su organización.

Podríamos decir, que esta organización de turnos tiene como base dos grandes bloques. Por un lado, factores o condicionantes del negocio, y por otro, todos los que afectan a las personas que hacen esos turnos. Por supuesto, también afectados por las reglas básicas del juego entre empresa y trabajador, que son todos los condicionantes legales laborales.

Vamos a enumerar algunos de los puntos más relevantes a tener en cuenta para organizar turnos de trabajo en cualquier empresa.

Semana Laboral

En primer lugar, y aunque parezca evidente, debemos tener en cuenta como es nuestra semana laboral, si es de lunes a viernes, de lunes a sábado, lunes a domingo, etc… Esta será la base de la cual partir. Cada negocio, en cada empresa, y en cada ubicación, puede tenerse una semana laboral diferente.

Turnos

Definiremos cada uno de los turnos, uno a uno. Cada turno queda definido por distintos factores y condicionarán toda la organización de todos ellos juntos para la elaboración del cuadrante.

  1. Turno partido o continuo. Definición de tramos y horarios.

  2. Definición del tramo horario del turno

  3. Definición de posible/s descanso/s (computa o no)

  4. Duración del turno

  5. Indicar si es un turno nocturno, importante para contabilización, horas nocturnas y otros condicionantes.

  6. Saber si el turno cambia de día. Es decir, un turno puede empezar un día y acabar en el siguiente. Importante tenerlo en cuenta para planificar y contabilizar.

  7. Turno de guardia. Posibilidad de definir si es un turno de guardia ya que puede ser intermitente y tener unas características distintas a los demás.

  8. Disponibilidad del turno. Es posible que un turno exista en un periodo estival y que después no exista en invierno por ej.

Estas son algunas de las características que debemos definir y tener claras en la creación de cada turno.

Una vez tenemos los turnos definidos con nuestros horarios y características en base a nuestra producción, horarios de apertura, prestación de servicio… pasamos a organizarlos dentro de un calendario que puede ser mensual, trimestral, semestral o anual (mucho más interesante para poder ajustarlo a las horas anuales de convenio). Este calendario se enmarca dentro del calendario laboral.

Calendario Laboral

Empresa y trabajadores se encuentran dentro del calendario laboral. En este calendario definiremos los días laborales, los festivos, los festivos laborables, etc. Este calendario es publicado anualmente y va cambiando , evidentemente.

Este calendario condicionará también la organización de nuestros turnos.

Guardias / Guardias localizadas

Puede darse el caso de tener que definir turnos de guardia y/o guardias localizadas. Es común en algunos sectores para garantizar una disponibilidad de personas para soporte, incidencias, urgencias, etc. Estos turnos deben planificarse junto a la operativa diaria de funcionamiento, ya que al planificarlos todos deben organizarse en su conjunto.

Ubicaciones y Habilidades

A la hora de organizar los turnos, podemos tener turnos diferentes por cada ubicación que tengamos. Puede haber distintas ubicaciones dentro de un mismo centro de trabajo o bien tener distintos centros de trabajo con distintas ubicaciones. Las habilidades también condicionan la organización de los turnos, ya que podemos necesitar empleados con ciertas habilidades por cada turno y en cada turno un número distinto de trabajadores.

Demanda de Personal

Ya definidos los turnos y el calendario laboral, el siguiente paso sería definir nuestra demanda de personal. Es decir, cuantas personas necesitamos para cada turno, día, ubicación y habilidad.  En resumen, las personas necesarias en cada turno para que nuestro negocio funcione.

planificar turnos de trabajo
*Pantalla de configuración de una demanda de personal en PGPlanning.

En este punto ya tendríamos organizados los turnos y entraríamos directamente en la planificación de esos turnos y la generación de cuadrantes de trabajo. Aquí cruzamos lo que necesitamos (turnos a cubrir por cada día), lo que tenemos (personal disponible) y las reglas del juego (legales, contratos, pactos por trabajador, horas de convenio, descansos, etc..). Llegamos al momento de conjugar esas variables para poder generar un cuadrante, que puede basarse en turnos de trabajo rotativos o bien un cuadrante sin rotación de turnos de forma aleatoria.

A partir de aquí buscaremos un patrón, ciclo o rotación de turnos que cubra nuestras necesidades (y número de empleados…), extendiendo ese patrón a lo largo del año. De este modo obtendremos nuestro cuadrante completo con todos los turnos a realizar por cada trabajador en cada día del año. Si nuestro problema no pudiera resolverse con un patrón o ciclo, tendríamos que utilizar usar un motor de cálculo automático capaz de hacerlo, ya que de forma manual sería realmente complejo conseguir. .

Esta parte de búsqueda de patrones y generación de cuadrantes es explicada en otros post de nuestro blog.

En PGPlanning disponemos de los más avanzados algoritmos de cálculo para la resolución de cuadrantes de turnos de trabajo en los que podrás reflejar estas necesidades y obtener tu cuadrante. Una vez generado, podrás gestionar tu día a día en el mundo del trabajo a turnos, como son: Bajas, sustitutos, cambios de turno, ausencias, vacaciones, control del absentismo y un largo etcétera.

Programas para gestionar vacaciones

Programas-para-gestionar-vacaciones

La gestión de vacaciones es un proceso singular y diferente en cada empresa. Tanto por cómo se eligen o asignan, hasta como se aprueban o deniegan, pasando por los periodos, descuento de días, restricciones, compatibilidades y un largo etcétera.  Cada empresa lo gestiona de una manera diferente.

Como no podía ser de otra manera, el primer recurso al que acudimos para “gestionar cualquier cosa” es una hoja de cálculo Excel. Es así. Pensamos en cruzar filas, columnas y utilizar sumatorios de forma inmediata. Es un recurso que ya tenemos habitualmente, de fácil acceso y empezamos en el acto.  Lamentablemente, una hoja de cálculo no está pensada para hacer una gestión eficaz y completa de cada problemática que se da en las empresas. Un cliente nos dijo un día: «Cuanto daño ha hecho el Excel»… 😉

Para ponernos en situación, vamos a hacer un breve resumen de algunas de algunas cuestiones que surgen, y como un programa para la gestión de vacaciones puede ayudarnos enormemente en comparación a esa hoja de cálculo:

Vacaciones por días naturales o hábiles.

 Cada convenio o pacto recoge el numero total de días a disfrutar por cada empleado.

Vacaciones asignadas por la empresa.

En muchas compañías, se asigna un numero de días (por ej, la mitad) al trabajador de forma unilateral y el resto se eligen en base a ciertas reglas y condiciones.

Descuento de días por turno asignado

En el trabajo a turnos y cuando las vacaciones se gestionan por días hábiles, hay empresas descuentan días cuando existe solamente un turno asignado.

Días de vacaciones no disfrutados

En ocasiones, el empleado, por distintas circunstancias, no ha podido disfrutar de sus días de vacaciones y se arrastran al año siguiente. Por tanto, debemos contabilizarlas y tenerlas en cuenta.

Aprobaciones

Es muy común que las vacaciones no sean aprobadas por una única persona, sino que sean aprobadas por varios niveles. Lo normal es dos, aunque existen casos de 3 y 4 niveles. Es decir, una vez aprobada por el primer responsable, debe ser validado e informado por el segundo nivel y así sucesivamente.

Cubrir las necesidades de la empresa en vacaciones

Cuando las personas no están en su puesto de trabajo se genera un problema para las empresas. O bien reemplazan con un sustituto o personal externo, o por el contrario asumen quedarse con una persona menos. Esta circunstancia es muy peculiar de cada negocio, empresa y sector.  En una línea de producción, un maquinista con una cierta habilidad y cualificación no puede ser sustituido de forma sencilla y siempre debe haber un mínimo de recursos para que la producción continúe. De ahí vigilar en cada solicitud o petición que siempre se cubren nuestros requisitos mínimos en la demanda de personal que necesitamos para operar. Este es un ejemplo, pero nos sirve también para hospitales, tiendas, soporte técnico, etc…

¿Cómo se solicitan las vacaciones?

Si no disponemos de un entorno en el que recibir de forma ordenada las solicitudes, las recibiremos de muy distintas formas que deberemos gestionar después y centralizar en nuestro Excel. Es muy común recibirlas por e-mail, de palabra, por WhatsApp, etc..  Una vez recibida procesaremos esa solicitud analizando todas y cada una de ellas.

Cancelación de vacaciones

Como en el punto anterior, si alguien cancela una solicitud ya aprobada o en curso tendremos que gestionarlo de la mejor manera y avisar a los responsables.

Informar de las vacaciones aprobadas y denegadas

A cada empleado hay que comunicarle el estado de sus solicitudes de vacaciones y también a los responsables implicados. Si volvemos a nuestra hoja Excel, tendremos que responder manualmente a cada empleado por el medio/s que lo solicitó.

Saldo e información sobre las vacaciones

En recursos humanos es muy común recibir solicitudes y peticiones de información constantes por parte de los empleados. Muy común saber cuantas vacaciones me quedan, cuántas he disfrutado, que días puedo o no solicitar, cuál era la política de vacaciones, los días que me quedaban del año pasado…

Disponer de un sistema que ofrezca esta información en tiempo real y sin intervención de recursos humanos es una verdadera ayuda en la gestión y eficiencia.

Y todo esto se complica aún más en la planificación del trabajo a turnos , ya que la demanda de personal es variable y puede ser crítico que por cada turno, ubicación, habilidad y día tenga que haber un número de personas mínimo.

Como ves, el “Excel lo aguanta todo” y es posible gestionar vacaciones en él incluyendo, los días disfrutados, pendientes… pero como ves, hay una gran problemática detrás que nos va a demandar un gran esfuerzo en tiempo y recursos para gestionarlo. Cuantos más empleados, departamentos, sedes, ubicaciones, más complejidad. De ahí la necesidad de un software para gestionar vacaciones

En PGPlanning, disponemos de una completa gestión de vacaciones dentro de nuestro programa, que resuelve la gestión por parte del administrador de una forma ágil todos los puntos detallados. Por otro lado, el empleado que es uno de los actores protagonistas. Desde el portal del empleado podrá ver, solicitar, acceder sus peticiones, estados, saldos, etc. en tiempo real y desde su móvil. Esto provocará un salto cualitativo para ambas partes, con una gran agilidad y satisfacción para los implicados.

Puedes saber más de nuestra gestión de vacaciones aquí

También, puedes ver algunos videos relacionados

Aplicación para turnos de trabajo y Covid-19

Durante el largo periodo de confinamiento vivido aquí en España por el coronavirus – Covid 19 surge una gran división en el mundo empresarial. Por un lado, empresas completamente paradas por cierre, cese de la actividad, ERTE´s, despidos… Y por otro, empresas desbordadas de trabajo. Estas últimas, con un exceso de demanda inasumible que les llevaba a nuevas necesidades de planificación y gestión.

En estos meses hemos captado importantes clientes del sector agroalimentario, sector farmacéutico, packaging, logística de e-commerce, fabricación textil y otros sectores que se han encontrado ante una situación muy difícil de manejar.  Su planificación de turnos de trabajo se ha visto tan crítica que han buscado ayuda urgente. Lo que antes era “simple”, se había vuelto imposible.

A partir de aquí se encuentran con la necesidad de adquirir una aplicación para turnos de trabajo. Ya no sirve el Excel. Conjugar todas las variables de convenio, horas, descansos, líneas de producción, habilidades, se ha vuelto IMPOSIBLE.

Por un lado y como inicio, se busca planificar y organizar turnos de trabajo. Pero por otro, se necesita poder llevar a cabo una gestión diaria de todo el equipo, que por supuesto trabaja a turnos.

La problemática en el trabajo a turnos es muy especial y concreta. En su mayoría, no reflejada por aplicaciones de recursos humanos generalistas.  Así que, estas empresas cuando reflejan esta problemática y ven todo lo que les puede ofrecer la aplicación, ven plasmada la solución a distintas necesidades que inicialmente no contemplaban.

En PGPlanning, nuestra aplicación para turnos de trabajo, se ofrece la generación del cuadrante para cada trabajador y también la gestión diaria sobre la planificación de esa persona, tanto en presencialidad, control del tiempo, absentismo y otros.

Algunas de las funcionalidades que en muchas ocasiones no se plantean a priori, van descubriéndose en los primeros contactos y conforme hablamos con el cliente. Algunas de ellas son:

  • La base: Aplicación para planificar los turnos y generar el cuadrante de trabajo.
  • Gestión de vacaciones.
  • Definición y control del absentismo.
  • Compensaciones: Bolsas de horas, ratios por horas, libres compensados, etc…
  • Gestor documental laboral, para incorporar nóminas, modelo 145, certificado de retenciones…
  • Asignación de tareas a los turnos y su fichaje.
  • Portal del empleado.
  • Control horario: Fichaje presencial y móvil (teletrabajo, tan extendido últimamente) asociado a cada turno.
  • Exportación de datos al programa de nóminas.
  • Integración con sistemas empresarias vía API, integración con directorio activo y otros.

En este momento, cuando ven estas funcionalidades se dan cuenta que una aplicación de turnos de trabajo, no es simplemente un generador de cuadrantes. Es un conjunto de utilidades que nos permiten hacer una completa gestión de nuestro equipo humano, pero plenamente enfocada al trabajo a turnos. Muy distinto de otros en los que no suele gestionarse una nocturnidad por horas, festivos, cambios de turno entre compañeros, guardias, turnos que cambian de día, sustituciones, ubicaciones, habilidades y un largo etc.

Por supuesto, todo a través de Internet. PGPlanning es 100% online, en la nube. Sin contacto físico, sin instalaciones presenciales, sin consultorías IN-SITU, agilizando la implantación con total seguridad. Todo de forma remota, lo que ha permitido no parar su producción, atender su demanda y prestar sus servicios con total disponibilidad.

Desde PGPlanning, ha sido un auténtico placer y un reto poder ayudar a todas estas empresas, que se han convertido en clientes. Incluso, cuando la demanda es menor y se ha estabilizado. Ahora, disponen de una aplicación para turnos de trabajo y mucho más, que les permite afrontar todos los retos en la planificación de turnos y cuadrantes, así como una completa gestión y mejora de la relación con sus empleados.

Gracias a todos los que habéis confiado en nosotros en los momentos más difíciles, cuando más lo necesitábais.

Para más información no dejes de visitar nuestra web en https://www.pgplanning.es  y nuestros videotutoriales en https://www.pgplanning.es/videos/

Covid-19 y huella dactilar para fichar. No parece la mejor opción.

En estos difíciles y complicados momentos que nos ha tocado vivir con el coronavirus nos planteamos todo aquello que supone un contacto o acercamiento físico. En una situación en la que acercarse a otra persona o tocar un objeto es un riesgo, nos hace evitar o buscar formas en las que no exista el contacto.  Actualmente se ha abierto el confinamiento de la población a una parte de los trabajadores de algunos sectores que no son esenciales.  Para ello, se adoptan medidas de limpieza, distanciamiento entre personal, desinfección de zonas comunes y objetos.

Ante esta situación los trabajadores inician su jornada laboral y tal y como viene siendo obligación deben registrar su jornada de trabajo.

Llevamos años viendo como se recomendaba casi de forma «única y válida» el fichaje por terminales biométricos por huella dactilar, (aún con todo lo que conlleva en materia de RGPD)  y así se veía reflejado por muchas empresas que ni siquiera se planteaban otras opciones. Ahora, ante la situación que estamos viviendo y de cara a futuro vemos los inconvenientes subyacentes y el riesgo existente para los trabajadores. Este sistema de registro implica que el mismo terminal es usado por todos los trabajadores y necesita un contacto físico y personal. Veamos los escenarios:

  • Si usan guantes, no funciona el sistema.
  • Si no usan guantes, habría que desinfectar el terminal por cada fichaje, algo completamente inviable.
  • Si no se limpia el terminal en cada fichaje y no se usan los guantes para fichar, existe un riesgo de contagio entre todos los trabajadores.

Ante esta situación pensamos en alternativas al problema (que ya existen desde hace tiempo), y que simplemente se descartaban porque no “tenían huella”. Ahora esa huella se nos vuelve en contra.

Soluciones que ya existen

  • Fichaje por tecnologías NFC

    Es una tecnología que nos permite fichar sin contacto alguno y que convierte a cualquier terminal móvil en un terminal de control horario. Se instala la APP que lo permite (en nuestro caso PGtime lo permite desde hace tiempo) y se ficha por proximidad con cualquier Tag NFC, que puede ser una pulsera, tarjeta, pegatina o incluso el propio móvil como llave para registrar ese fichaje.

  • Fichaje a través del móvil

         Desde el móvil, utilizando su usuario y contraseña, cada trabajador puede registrar su jornada laboral, sin necesidad de compartir un terminal de fichaje común entre múltiples trabajadores.

  • Fichar con código PIN

Con este modelo pueden darse distintas situaciones, contra una pantalla táctil o contra un teclado físico. Si es el primer caso puede utilizarse un lapicero táctil que puede ser usado por el trabajador con guantes lo que minimiza riesgos y podría desinfectarse facilmente al final de cada jornada o varias veces en el día. Tambien hay guantes de trabajo compatibles con estas pantallas, pero no sería desechables. Si por otro lado fuera un terminal mecánico numérico se podría utilizar guantes igualmente.

  • Fichar con una tarjeta

Todavía existen los terminales que fichaban con tarjeta de banda magnética, lo que en su día era un atraso, parece una alternativa por la individualización de la tarjeta y la ausencia de contacto.  Ahora puede hacerse con una tarjeta NFC.

  • Reconocimiento Facial

Despegando y todavía con una escasa implantación es una alternativa posible, aunque si el trabajador tiene que acercarse demasiado y respirando sobre el terminal para su reconocimiento, puede dejar esas partículas en suspensión para el siguiente trabajador que ficha segundos después el mismo lugar, terminal y espacio.  Tiene un riesgo.

Estos sistemas de fichaje tienen un denominador común en nuestro caso, y es la independencia del terminal propietario (usarás PC, Tablet o Móvil) y la ausencia del contacto físico si optas por NFC.

PGPlanning/PGtime ofrece para esta situación distintas alternativas como es el fichaje por tecnología NFC + Foto, por código PIN +Foto y el fichaje desde el portal del empleado.  

  • NFC evita el contacto fisico sobre el terminal común.
  • Fichaje por código pin táctil permite usar guantes desechables utilizando un lapiz táctil
  • El portal del empleado evita el uso de un terminal común

Quién pensaba que íbamos a buscar formas de fichar sin contacto alguno por una pandemia mundial. Desde luego, esta situación nos hace replantearnos muchos conceptos y usos establecidos en relación a la presencialidad y contacto.

Si podemos ayudarte y ampliarte información sobre nuestro sistema de registro de la jornada laboral, no dejes de contactar con nosotros en www.pgplanning.es | www.pgtime.es

Permiso retribuido recuperable

Durante esta crisis que estamos sufriendo del Covid-19, se hace patente en las empresas que deben de tener las herramientas necesarias para gestionar su fuerza laboral a todos los niveles.

Por un lado, las enfocadas al teletrabajo provocado por la situación de confinamiento (Redes VPN, Videoconferencias, control remoto, licencias, etc..) y por otro las herramientas de RRHH para poder hacer frente a las distintas situaciones legales y operativas que surgen por la situación excepcional que vivimos.

Desgraciadamente unos necesitarán regular ERTE´s, despidos, reducciones de jornada, bajas… pero hoy nos vamos a centrar en una de las medidas aprobadas en relación al Permiso Retribuido Recuperable.

A nivel de los distintos convenios y partiendo de la base del estatuto general de los trabajadores se regulan los distintos permisos y su clasificación.

Centrándonos en el aprobado por el gobierno para todos los trabajadores de servicios no esenciales, hablamos de un permiso para el trabajador que le supone detener su actividad laboral, pero que es remunerado por la empresa (permiso retribuido). Para que todos nos entendamos de forma sencilla, sería similar a una visita al médico o un permiso de maternidad/paternidad. Hay permisos retribuidos por horas y los hay por días como los citados. Tienen en común, que el trabajador cobra las horas/días de ese permiso, pero no las trabaja.

Hasta aquí esta claro, pero sumado a la clasificación de Retribuido / No Retribuido (asuntos personales, por ej.), existe otra que es la de Recuperable / No recuperable.

El término recuperable, nos indica que el trabajador va a cobrar ese permiso, no va a trabajar en ese periodo, pero tiene que recuperar el tiempo que dure ese permiso.  Y en este caso también los hay por días o por horas. En este caso el aprobado por el gobierno es de 8 días laborales. Esto quiere decir que, si el trabajador trabaja 8 horas al día durante 8 días, debe a la empresa 64 horas de trabajo.  Y lo que nos dice el gobierno es que deben recuperarse antes del 31 de diciembre del año en curso.

Hasta aquí sencillo, pero claro, debemos ser capaces de gestionar este saldo de horas / días por cada trabajador, ya no solo en lo que debe sino cuando lo va devolviendo, sumado a variables más complicadas. Veamos alguna casuística para contabilizar el numero de horas a devolver.

  • Si se trabaja a turnos, puede haber turnos de 12, 8, 7 horas y variables en función del día, fin de semana, o festivos laborables. Esto implica que la cuenta ya no es una multiplicación sencilla.
  • Si tenían turnos de noche en ese periodo, ¿se compensarán también por otro turno de noche?, ¿Contamos los turnos de noche?
  • Si se trabaja en festivo (Semana Santa), ¿contamos las horas de esos días festivos de la misma manera?

Una vez calculadas estas horas, que serán individualizadas por trabajador, las tenemos que registrar para su posterior compensación a la empresa. Podemos registrar en una bolsa de horas que nos permita interactuar cada día que se produzca esa recuperación de horas, por supuesto teniendo registro de cada día / Hora.

Ahora vayamos a la devolución de esas horas del trabajador a la empresa:

  • Deben respetarse el descanso mínimo de horas entre turno y turno. No podemos añadir horas a nuestros turnos a nuestro antojo.
  • Al registrarse la jornada laboral, sería conveniente y necesario distinguir que horas son las devueltas para gestionarlas en esa bolsa de posibles “horas extra” o excesos de jornada que son remunerados y contabilizados de forma independiente.
  • Debemos tener en cuenta registrar las horas anuales y no mezclarlas con horas extra, que deben ser un máximo de 80h anuales.
  • Si se compensan en una noche a mayores de las ya planificadas, deben abonarse esas horas en relación a lo estipulado en el convenio.
  • ¿Y si una vez hecho esto cambiamos el turno asignado con un compañero?

Lo que a priori parece sencillo, como es “tiene que recuperar 8 días”, puede encontrarse con una problemática extendida, que no es trivial.

Con PGPlanning podrás gestionar todo tipo de permisos, incidencias y ausencias, definiendo estas casuísticas. También las bolsas de horas por trabajador, compensaciones de esa bolsa, control de horas nocturnas, permisos y fichar el registro de la jornada de forma integrada con todo este control del absentismo. En definitiva, nuestros clientes podrán gestionar toda esta problemática en el producto, estando preparados para esta situación.  A través de Internet, el entorno ideal para esta situación de aislamiento y teletrabajo. Y por supuesto, el trabajador puede ver este saldo de su bolsa de horas, así como solicitar y ver compensaciones desde su móvil para tener el registro de estos movimientos.

Mucho ánimo para todos y si queréis más información, consultarnos en www.pgplanning.es

Utiliza aplicaciones en la nube con tu usuario y contraseña corporativa. ADFS

En este post no vamos a descubrir nada cuando hablamos de seguridad, control de acceso y privacidad en el ámbito empresarial. El objetivo es dar a conocer posibilidades y alternativas que existen en la actualidad, que no siempre son conocidas y/o aplicadas.

Las políticas de contraseñas, el alta y baja de usuarios, el control de acceso y las políticas de seguridad, son una constante preocupación para los administradores de sistemas y por supuesto la dirección de la empresa en última instancia. Ya no sólo por el acceso a la información, sino por las obligaciones legales de seguridad en materia de protección de datos. Implantar requisitos de complejidad de la contraseña, obligatoriedad en el cambio, caducidad, limitación en cambios, etc… es algo que no solamente debe ser aplicable en el acceso inicio de sesión del equipo y red corporativa sino extensible a todas las aplicaciones, incluyendo aquellas que están en la nube.

Es muy común encontrarse en las empresas el despliegue de dominios, que utilizan como base el Directorio Activo (AD) de Microsoft para esta tarea. En un único punto creamos usuarios, desplegamos políticas y se aplican en un único punto. Una vez desplegada esta política había que aplicarla, creando en las aplicaciones en las que se podía, lo que se llamaba un SSO (Single Sign On). Es decir, tener un “login” único. Con tu usuario y contraseña al acceder al equipo abrirías las aplicaciones corporativas de forma automática sin tener que poner usuario y contraseña de nuevo y claro está, siempre el mismo.

Con las aplicaciones en la nube, esta tarea se torna más complicada y no siempre está disponible tanto por la parte de empresa como por la parte del proveedor. Hablamos de la tecnología ADFS. (Servicios de Federación de Active Directory)

Con esta tecnología podemos hacer extensible ese “login único”, para que las aplicaciones en la nube que contratemos sigan dependiendo de nuestro directorio activo.  Con esto conseguimos que un alta o baja de un trabajador sea efectiva en el mismo momento que se produce y por supuesto seguimos protegiendo todos los accesos bajo nuestras políticas corporativas de contraseñas. Una tecnología muy interesante y necesaria para corporaciones que quieran disponer de este control de acceso en sus credenciales. Y no solo eso, sino que para el empleado es una enorme comodidad no tener que teclear e introducir su clave cada vez que entra en la aplicación, tener distintas contraseñas, distintos usuarios, etc.

En PGPlanning dispones de este servicio de integración en nuestra aplicación y todas aquellas empresas que lo desean pueden utilizarlo.

Si quieres más información de como utilizarla y las posibilidades que te ofrece en PGPlanning ponte en contacto con nosotros en www.pgplanning.es

Cómo planificar personas que trabajan a turnos : Horarios y Cuadrantes

Ante clientes y mercados más exigentes, la planificación y dimensionamiento de nuestro equipo humano es una tarea subestimada en multitud de ocasiones.

Cuando hablamos de planificar personal solemos pensar en grandes empresas, servicios 24×7, grandes fábricas, hoteles, personal médico… un elevado número de personas, pero nada más lejos de la realidad. Planificar personas es un problema existente en múltiples negocios y entornos sea cual sea su tamaño.

Todas las empresas manejan multitud de variables que se conjugan entre ellas para poder realizar una planificación horaria y de turnos.  Veamos unos sencillos ejemplos:

Un pequeño taller mecánico tiene que organizar sus empleados, porque siempre debe haber X personas en su puesto (chapa, pintura, mecánica, electricidad…) y no es lo mismo que sea lunes por la mañana que un sábado, refuerzos en verano y navidades donde existen picos de trabajo y se disparan las visitas al taller.

Una pequeña tienda de ropa necesitará una persona en la caja, otra para atención al público y otra para acondicionar la ropa en sus ubicaciones.

Ambos negocios, aunque muy distintos manejan variables múltiples o comunes, como son la legislación, horarios, convenios, vacaciones anuales, permisos retribuidos, bajas, reducciones de jornada, etc. Las mismas variables, pero con menos recursos.

Y así hasta llegar a medianas empresas como una fábrica 24×7 o un Callcenter que atiende llamadas 24h al día durante 365 días al año, como puede ser un cliente que gestiona el servicio 112 o 061, como se nos da el caso.  Todas las empresas necesitan planificar sus equipos de trabajo y si el servicio está condicionado por las personas,
la planificación es crítica.

Toda planificación de equipos nace en la existencia de una persona para realizar un trabajo. A partir de esta base se suman las variables del espacio – tiempo. Cada persona debe encontrarse en un lugar, un día y en una franja horaria que podemos denominar turno o jornada laboral.

Pero sumadas a las variables que comentábamos anteriormente y en función de nuestro negocio y la prestación de nuestros servicios o productos, surgen distintas variables que condicionan completamente esa planificación como son:

Ubicación: No es lo mismo que una persona esté en un lugar u otro. Recordemos el taller, no es lo mismo una persona en cabina de pintura que en mecánica pura. En una fábrica, no es lo mismo una línea de producción que otra y así sucesivamente. 

Habilidades o Competencias: Cada persona, puede tener una habilidad o competencia dentro del desempeño de su trabajo y esta habilidad puede ser crítica en una cadena. Si la persona, no tiene esa habilidad, no puede completarse el servicio / línea de producción/ producto o simplemente la apertura de la tienda o negocio. Cada vez las empresas tienden más a dotar de habilidades comunes a todos los trabajadores, para evitar estas dependencias, pero en muchos sectores es muy complejo.

Contratos: Es común, que dentro de una empresa tengamos contratos a media jornada, por ejemplo, con lo que, si nuestro servicio demanda persona durante X
horas, deberemos tener en cuenta la combinación de personas para ese servicio, sin exceder las horas del contrato de ese trabajo.

Convenios: Similar a los contratos teniendo en cuenta no sobrepasar las horas anuales marcadas.

Descansos: Cuando se trabaja a turnos, existen descansos estipulados bien por convenio, por pactos u acuerdos que no permiten que un recurso, por ejemplo: doble turno, que trabaje una mañana después de una noche, no trabajar más de X días consecutivos, etc… 

Semana Laboral: Puede existir una semana laboral para cada ubicación o tienda que tenga en distintas comunidades autónomas o localidades.

Calendario laboral: Cada calendario laboral y más si trabajamos en distintas comunidades provincias y localidades, dispone de distintos festivos que hay que gestionar. Ya que, si una persona es de una localidad distinta a su lugar de trabajo, no vendrá a trabajar y si lo planifico en un cuadrante sin tenerlo en cuenta, ya tengo un problema.

Reducciones de jornadas, bajas, permisos retribuidos, etc…y así una gran multitud de variables que condicionan la viabilidad de una planificación. No solo en su obtención inicial sino en su posterior gestión diaria conforme van apareciendo distintas incidencias.

Registro de la jornada laboral: Obligatorio por ley. No solo hay que limitarse a recoger fichajes, sino a gestionarlos de forma conjunta a turnos asignados, contrato, horas planificadas…, incluyendo conceptos y variables como bolsas de horas y compensaciones que nos permitan ajustarnos a las horas de convenio anuales en función de las circunstancias del día a día.

Todas estas variables, en muchas ocasiones y en función del tamaño de la empresa son negociadas por trabajadores y empresas a través de comités de empresa, negociación sindical, etc… Por lo que, incluso teniendo una planificación valida, no siempre es adoptada por las partes, ante múltiples factores.  Hay que proponer distintas alternativas y justificar su planificación de una forma fundamentada y basada en las necesidades de la empresa por un lado y las demandas / derechos de los trabajadores por otra.

La realidad, es que las hojas de cálculo siguen siendo las “reinas” en multitud de empresas que planifican los turnos de trabajo. También es común asignar estas tareas de planificación a personas con escasa formación y experiencia sobre esta materia y sobre todo sin herramientas ni recursos que le ayuden a llevarlo a cabo, lo que hace una mezcla cuyo resultado es que las cosas no se han nada bien.

Si te encuentras identificado con este problema y quieres mejorar la planificación y gestión de tus empleados, equipo de trabajo o trasladar tu demanda de personal a un cuadrante, no dejes de contactar con nosotros a través de www.pgplanning.es/contacto

Puedes ampliar informacion sobre la planificación de turnos en https://www.pgplanning.es/planificacion-de-turnos/

Despedimos 2019. Feliz Navidad y Bienvenido 2020

Parece ayer cuando escribíamos este post en 2018, ya estamos de nuevo inmersos en fechas navideñas y en estos tiempos tan entrañables.

El año 2019, ha sido frenético (creíamos que 2018 lo fue, pero este lo ha superado con creces), en especial por el cambio legal en relación al registro de la jornada laboral.  

El registro horario de la jornada se torna en obligatorio para todas las empresas siendo incluido en el estatuto general de los trabajadores.  Una modificación legal que pilló por sorpresa a muchos y que provocó una avalancha de peticiones, de solicitudes de información, llamadas y consultas, todas ellas con un denominador común:
El desconocimiento. Términos y dudas como “el trabajo efectivo”, si un descanso se tiene que fichar, si el tiempo de entrada o desplazamientos internos computa como tiempo trabajado, si deben fichar o no los mandos intermedios, trabajadores móviles, llenaban conversaciones telefónicas y correos electrónicos.

Esta situación provocó que cientos de empresas sacaran todo tipo de aplicaciones para llevar a cabo este registro de la noche a la mañana, algo similar a lo que ocurrió en el mercado cuando apareció la ley de protección de datos y su posterior regulación europea con el RGPD de 2018. A río revuelto, ganancia de “piratas”. Multitud de llamadas de telemarketing usando el miedo y sanciones como bandera para vender
un producto a toda costa, aun sabiendo que es incompleto, ineficaz y que no permite reflejar las obligaciones necesarias ante una inspección de trabajo.

Esta modificación legal del registro de la jornada es especialmente sensible en el trabajo a turnos de empresas y trabajadores, ya que permite destapar en una posible inspección otras muchas obligaciones que pueden no cumplirse como excesos de jornada semanal/mensual, descansos mínimos entre turno y turno, descansos a cumplir dentro del mismo turno, días consecutivos de trabajo, etc…
Algo ingobernable e incontrolable en aplicaciones que simple y llanamente recogen entradas y salidas.

Todo esto provocó un boom e incertidumbre en un mercado inmaduro y desconocedor de las obligaciones, empezando por asesores laborales, pasando por las empresas y terminando en los trabajadores. Vamos viendo meses después, que el mercado va estabilizándose y cribando todas estas aplicaciones, buscando soluciones fiables y sostenibles.

Dejando atrás esta reflexión sobre el registro de la jornada laboral, hablemos de 2019 en su conjunto. Para PGPlanning, este año ha sido un hito en crecimiento de licencias, de personal y de producto. Un avance muy destacado en todos los ámbitos que nos hace afrontar 2020 con enorme ilusión e importantes proyectos.

Empresas de las más grandes y mejores del país ya trabajan con nosotros. Hemos ganando largos procesos de selección, hemos sido evaluados, examinados y probados, superando con éxito, pruebas no aptas para cualquier software. Estamos muy orgullosos, de poder estar entre los mejores con un producto desarrollado al 100% por nosotros, con 6 años de vida y sin ser apadrinados por ninguna multinacional del software. Nos hemos hecho un hueco en el mercado gracias al  desmesurado talento de un equipo humano, que con gran sacrificio y responsabilidad avanza sin parar, con dos objetivos alineados: Dar el mejor servicio a nuestros clientes y seguir desarrollando nuestra plataforma sin descanso, mucho más allá.

Este año hemos ampliado muchas licencias con clientes pequeños , medianos y enormes, todos ellos utilizando la misma plataforma y aprovechándose los unos y los otros de las aportaciones contantes de todos y cada uno de nuestros clientes.

Tenemos que volver a recalcar nuestra satisfacción al ver como un producto que construimos desde una hoja en blanco, con unos ideales y expectativas, hoy se encuentra consolidado y presente en servicios tan críticos y relevantes como distintos servicios de emergencias 112, urgencias sanitarias, hospitales, fábricas muy relevantes, policía, servicios de seguridad privada, ayuntamientos, aerolíneas, servicios aeroportuarios, sector energético y otros muchos.  Por supuesto, sin olvidar el sector asistencial y residencial en el que seguimos apoyando a esos directores desbordados en su día a día con la gestión de cuadrantes y sus trabajadores, permitiéndoles una mejor conciliación laboral – personal.

Al igual que otros años seguimos con esa sensación de insatisfacción permanente en el desarrollo del producto. Tenemos más recursos, más experiencia, más conocimiento, pero  siempre hay más y más funcionalidades por desarrollar. Continuamos con nuestra  responsabilidad constante de evolucionar el producto.

Para finalizar, queremos dar las gracias a todas las nuevas personas que han depositado su confianza en nosotros este año  y  a todos aquellos que han contactado con nosotros durante este 2019 aunque finalmente no se hayan convertido en clientes. También agradecer a los clientes que por diversas circunstancias ya no lo son o este año nos dejan (no siempre porque ellos quieran) y que esperamos un día volver a contar con vosotros.

Y por supuesto, como no puede ser de otra manera, desearos una FELIZ NAVIDAD y un PRÓSPERO AÑO NUEVO 2020 de parte de todo el equipo de PGPlanning. 

Registro de la jornada laboral: Bolsas de Horas y Compensaciones

Tras la publicación de la ley que obliga a todas las empresas al registro de la jornada laboral, se suceden los problemas del día a día en la implantación de los sistemas de control para las empresas.

El exceso de horas ordinarias no remuneradas como horas, dentro de una flexibilidad laboral ante picos de trabajo hace que debamos gestionar distintas variables para un completo control y registro de las mismas.

Si un trabajador se queda hoy 1 hora más de su jornada laboral, la cosa parece clara. O se la abonamos o se la compensamos según las condiciones de cada convenio. Registrar esto continuamente y manejar un saldo de horas de exceso o defecto por cada trabajador no es tarea sencilla, sin un sistema que lo permita. Por otro lado, si un trabajador tiene que ausentarse de su trabajo por causas personales, también deberemos registrar esa “deuda” de horas personales.  El objetivo es gestionar estos excesos y defectos de forma individual, ordenada y controlada.

En muchos ámbitos y sectores este saldo se ha denominado “Bolsa de Horas”.
Es un saldo de horas de trabajo que son manejadas por trabajador y empresa como herramienta de flexibilidad dentro de unos límites y orden, pero muy útil en la práctica.  Esta utilidad se multiplica si estas bolsas de horas son actualizadas por parte del trabajador a través del sistema del control horario, registrando sus excesos y defectos. De esta forma se registran entradas y salidas, ausencias y saldo de bolsa de horas personal.

Hasta aquí tendremos una bolsa para ir registrando todos estos movimientos. A partir de este saldo tendremos la necesidad de compensar los excesos a favor del empleado o empresa. Es común que el trabajador solicite compensar un turno/jornada de trabajo por 8h (por ej) de su bolsa de horas, este concepto se denomina comúnmente Día Libre Compensado. Estas compensaciones deben registrarse en el sistema y estar integradas con el sistema de registro de la jornada, para en caso de inspección, poder justificar estas libranzas, saldo de horas, movimientos y compensaciones de cara a cada trabajador.

Cada día nos llegan más clientes, desencantados de sus “máquinas de fichar” recientemente adquiridas al poco tiempo de publicarse la ley. Muchos de estos terminales se centran en sus características físicas para la captura de los fichajes, pero una vez almacenados esos fichajes, parece que estas casuísticas les son imposibles de manejar. Disponer de un sistema de control horario que registra un fichaje, pero nos imposibilita una gestión óptima de nuestro equipo humano no parece una buena opción, salvo por precio en algunos casos.

No dejamos de sorprendernos de los clientes que contactan con nosotros y nos dicen que no pueden gestionar apenas nada en muchos de estos terminales que alguien les vendió y no les da respuesta o bien adquirieron por ellos mismos. La gestión de personas es el activo más importante de nuestras empresas, que sumado a las obligaciones legales multiplican su relevancia e impacto. Lamentablemente la desinformación y el desconocimiento hacen que las empresas tomen decisiones precipitadas que hacen que tengan que asumir el coste de una inversión que no responde a lo que necesitan.

Si quieres ver todo lo que PGPlanning/PGtime puede ofrecerte en relación al control horario y la planificación de personas, no dejes de visitarnos: www.pgtime.es | www.pgplanning.es

La clave del registro de la jornada laboral: Horas de trabajo

Los que venimos trabajando en el sector de la planificación de personas y el control horario llevamos viviendo todos los avances, cambios, aprobaciones, anulaciones, sentencias y un largo etc, en relación al registro del control horario.  Parecía claro, que antes o después, independientemente del gobierno que tocara, era algo que acabaría llegando de forma obligatoria.

Muchas discusiones y quejas sobre cómo, cuándo y las formas en las que se ha legislado, pero la realidad es que está aquí para quedarse y es un cambio muy significativo en el día a día de las empresas. Y ¿por qué?, porque parece que a todo el mundo se le ha olvidado que la relación empresa – trabajador siempre ha venido regulada por una variable incluida en todos los convenios, que son las HORAS de trabajo. Los convenios, que son la base de los contratos y que tienen como punto de partida el estatuto general de los trabajadores.

Poco a poco, relaciones laborales se han desvirtuado en excesos de horas continuados, pagos de horas extras «en B», excesos de horas pactados por ganar X más al mes, hasta trabajo por objetivos (imposible de medir en horas y esfuerzo), flexibilidad horaria, teletrabajo, conciliación(esto da para un post completo), etc..

Ahora viene el registro de la jornada laboral, que en definitiva nos dice que registremos las horas ordinarias resumidas en trabajo efectivo. Aquí es donde tendremos que recoger todas aquellas incidencias que no corresponden a ese trabajo efectivo, como es el descanso (si no computa como tiempo trabajado), bocadillo, café, asuntos personales, salidas a fumar, absentismos, ausencias, etc.

Esto no quiere decir que no podamos manejar variables de flexibilidad horaria, que no podamos mantener acuerdos con los trabajadores de permisos retribuidos como ir a la fiesta del colegio, salir un poco antes porque es necesario o pedir llegar tarde cuando sea necesario. Seguimos manteniendo esta flexibilidad, pero ahora hay que registrarla.

Hay muchas quejas e incertidumbre en este aspecto, algo que por otro lado siempre ha sido regulado ( horas ordinarias y extraordinarias), pero no cumplido en muchos casos, que son las horas de convenio y vacaciones que debe cumplir un trabajador anualmente.

Realmente el registro de la jornada laboral, no es un fin en sí mismo, sino un medio para el control y cumplimiento de múltiples obligaciones laborales que no siempre se cumplen. Descanso mínimo entre turno y turno de trabajo, descanso mínimo semanal obligatorio, excesos de horas extraordinarias, medias jornadas de 4h que son 6h u 8h, excesos de horas ordinarias, accidentes laborales ante el incumplimiento de ciertas obligaciones horarias y un largo etcétera.

En nuestra experiencia, la base de cumplimiento horario nace en la óptima planificación de horarios, turnos, jornadas, descansos y rotaciones. Teniendo esta planificación con base el registro de la jornada laboral, es fácil llevarlo con una herramienta que nos cruce esta planificación con el fichaje real. Aquí podremos analizar de forma constante estos posibles excesos y corregirlos con compensaciones de forma ordenada y registrada, sumado a una completa gestión del absentismo que permita definir de forma personalizada todas las incidencias que impacten directamente en el registro de la jornada, computando o no como tiempo de trabajo.

Contacta con nosotros en www.registrodelajornadalaboral.es , el futuro del control horario, HOY