Aplicación para turnos de trabajo y Covid-19

Durante el largo periodo de confinamiento vivido aquí en España por el coronavirus – Covid 19 surge una gran división en el mundo empresarial. Por un lado, empresas completamente paradas por cierre, cese de la actividad, ERTE´s, despidos… Y por otro, empresas desbordadas de trabajo. Estas últimas, con un exceso de demanda inasumible que les llevaba a nuevas necesidades de planificación y gestión.

En estos meses hemos captado importantes clientes del sector agroalimentario, sector farmacéutico, packaging, logística de e-commerce, fabricación textil y otros sectores que se han encontrado ante una situación muy difícil de manejar.  Su planificación de turnos de trabajo se ha visto tan crítica que han buscado ayuda urgente. Lo que antes era “simple”, se había vuelto imposible.

A partir de aquí se encuentran con la necesidad de adquirir una aplicación para turnos de trabajo. Ya no sirve el Excel. Conjugar todas las variables de convenio, horas, descansos, líneas de producción, habilidades, se ha vuelto IMPOSIBLE.

Por un lado y como inicio, se busca planificar y organizar turnos de trabajo. Pero por otro, se necesita poder llevar a cabo una gestión diaria de todo el equipo, que por supuesto trabaja a turnos.

La problemática en el trabajo a turnos es muy especial y concreta. En su mayoría, no reflejada por aplicaciones de recursos humanos generalistas.  Así que, estas empresas cuando reflejan esta problemática y ven todo lo que les puede ofrecer la aplicación, ven plasmada la solución a distintas necesidades que inicialmente no contemplaban.

En PGPlanning, nuestra aplicación para turnos de trabajo, se ofrece la generación del cuadrante para cada trabajador y también la gestión diaria sobre la planificación de esa persona, tanto en presencialidad, control del tiempo, absentismo y otros.

Algunas de las funcionalidades que en muchas ocasiones no se plantean a priori, van descubriéndose en los primeros contactos y conforme hablamos con el cliente. Algunas de ellas son:

  • La base: Aplicación para planificar los turnos y generar el cuadrante de trabajo.
  • Gestión de vacaciones.
  • Definición y control del absentismo.
  • Compensaciones: Bolsas de horas, ratios por horas, libres compensados, etc…
  • Gestor documental laboral, para incorporar nóminas, modelo 145, certificado de retenciones…
  • Asignación de tareas a los turnos y su fichaje.
  • Portal del empleado.
  • Control horario: Fichaje presencial y móvil (teletrabajo, tan extendido últimamente) asociado a cada turno.
  • Exportación de datos al programa de nóminas.
  • Integración con sistemas empresarias vía API, integración con directorio activo y otros.

En este momento, cuando ven estas funcionalidades se dan cuenta que una aplicación de turnos de trabajo, no es simplemente un generador de cuadrantes. Es un conjunto de utilidades que nos permiten hacer una completa gestión de nuestro equipo humano, pero plenamente enfocada al trabajo a turnos. Muy distinto de otros en los que no suele gestionarse una nocturnidad por horas, festivos, cambios de turno entre compañeros, guardias, turnos que cambian de día, sustituciones, ubicaciones, habilidades y un largo etc.

Por supuesto, todo a través de Internet. PGPlanning es 100% online, en la nube. Sin contacto físico, sin instalaciones presenciales, sin consultorías IN-SITU, agilizando la implantación con total seguridad. Todo de forma remota, lo que ha permitido no parar su producción, atender su demanda y prestar sus servicios con total disponibilidad.

Desde PGPlanning, ha sido un auténtico placer y un reto poder ayudar a todas estas empresas, que se han convertido en clientes. Incluso, cuando la demanda es menor y se ha estabilizado. Ahora, disponen de una aplicación para turnos de trabajo y mucho más, que les permite afrontar todos los retos en la planificación de turnos y cuadrantes, así como una completa gestión y mejora de la relación con sus empleados.

Gracias a todos los que habéis confiado en nosotros en los momentos más difíciles, cuando más lo necesitábais.

Para más información no dejes de visitar nuestra web en https://www.pgplanning.es  y nuestros videotutoriales en https://www.pgplanning.es/videos/

Adquirir un programa de cuadrantes de trabajo

Leyendo este post probablemente te sientas identificado y te veas reflejado en uno de los posibles escenarios existentes en tu empresa.

Partamos de la necesidad y situación inicial.

En tu empresa se trabaja a turnos y tienes que planificar a tu equipo de trabajo a través de un cuadrante. La alternativa rápida y que es el origen de todos es utilizar una hoja de cálculo. Poco a poco y si tienes un mínimo de volumen te das cuenta que el día a día te desborda y que no puedes hacer todo lo que necesitas. Empezarás a utilizar comentarios, celdas ocultas, una hoja para cambios otra para incidencias, otra que tenga vacaciones, etc… construyendo un castillo de naipes que se hace incontrolable, pero sobre todo con un esfuerzo titánico por tu parte.

Decides que esto no puede continuar y miras si hay aplicaciones de generación de cuadrantes y turnos de trabajo. A partir de aquí, encuentras alternativas y propones a la dirección (si tú no eres el dueño) valorar la compra.

Y aquí se abren tres escenarios:

a) La decisión depende de ti y puede que alguien más: Eres el dueño o la persona de RRHH / Producción / Organización y tu valoras en primer y último lugar la herramienta. La adquieres y la pones en marcha. Tu trabajo se simplifica y eres capaz de hacer mucho más y en menos tiempo. Muy común en Micro Pymes.

b) La decisión depende de varios departamentos y personas implicadas.

Esta situación es la más común y es la que más se repite (Pymes). La dirección encarga a una persona a analizar el mercado (“rastreador”) que buscar por Internet alternativas, hace consultas técnicas sobre el producto a distintos proveedores y también aproximaciones económicas para tantear por cuanto puede salir una solución de estas características para las necesidades requeridas.

A partir de aquí, el director general, director de producción – organización, dirección de sistemas-informática, dirección de RRHH, director financiero (no siempre) y mandos técnicos intermedios se disponen a ver demos de las distintas opciones.
Aquí cada uno expone y valora sus necesidades propias o que directamente le afectan en el desempeño de sus funciones. El equipo de RRHH le preocupa el absentismo, los contratos, normativa legal,… la parte de producción valora la gestión de los turnos a cubrir, generación del cuadrante, festivos, la demanda de personal, las vacaciones de personal .Desde IT se valora la seguridad, la integridad y disponibilidad de la información e infraestructura, soporte y posibilidad de exportación-importación-interconexión. Y por último la dirección general y financiera que se basa en el consenso entre las partes y la propuesta económica. En muchos casos, existe un director o jefe de proyecto que coordina todas estas áreas, demos, reuniones y recopilación de información.

c) La decisión es “corporativa”

Cuando se entra en gran empresa partimos de la situación b), pero con decisiones mucho más lentas y complejas. En esencia es como la situación b) pero todo más complicado.

Cada decisión tomada es trascendental, nadie quiere tomar una decisión equivocada y por supuesto nadie quiere dejarse ningún requisito, demanda o necesidad por su parte. Todo el mundo anda con pies de plomo.

Una de las principales diferencias sumadas a las existentes en b)  es la integración con el entorno actual, importaciones de datos, interconexión, integración con terceros, tiempos de implantación, nivel de soporte y por supuesto el importe del proyecto.

Los procesos de adquisición se hacen muy lentos por la alta trascendencia e impacto cuando se apuesta por el cambio o implantación de un software que impacta en distintas áreas y sobre todo que afecta directamente a las personas. Estas, con el recurso más crítico de las empresas y condicionan directamente el servicio o producto que se ofrece.

Nuestra recomendación es nunca perder el foco y el origen del problema que es la generación del cuadrante y la gestión de turnos de trabajo. De nada sirven muchas funcionalidades añadidas al producto si la generación del cuadrante no es óptima. ¿De qué me sirve llevar datos a nómina si el producto no lo gestiona correctamente?, ¿de qué nos sirve sincronizar con un reloj de fichajes, si no me ofrece la información necesaria para el control total del absentismo?, ¿de qué me sirve analizar costes en un cuadrante mal calculado? … y así un largo etc.

Nuestra recomendación es centrarse en el origen del problema y su solución, así como la experiencia y equipo humano que hay detrás.  A partir de aquí evaluemos lo demás.

Si has vivido o vives otra situación y nos la quieres contar, contacta con nosotros en www.pgplanning.es/contacto

Planificación de pilotos y sus vacaciones en las aerolíneas

Últimamente nos vemos sorprendidos leyendo noticias de como compañías aéreas tienen que cancelar de forma masiva cientos de vuelos para poder hacer frente a la escasez de pilotos. Esta falta de pilotos se achaca a una falta de planificación ligada a la gestión de vacaciones.

Parece ser que por un lado la demanda de personal necesaria si debería estar establecida correctamente, pero otro lado la gestión de vacaciones ha  podido romper esa demanda de personal y turnos de trabajo necesarios, quedando el cuadrante “vacío” de pilotos en los días que los vuelos se encuentran planificados.

Ayer leímos la noticia de American Airlines, aerolínea americana en la que según se relata en la noticia, el sistema habría asignado “automáticamente” las vacaciones a los pilotos, quedando infinidad de vuelos sin cubrir:

https://elpais.com/economia/2017/11/30/actualidad/1512051512_365569.html

Y por supuesto la tan conocida noticia que saltó a la luz con la falta de pilotos en Ryanair en Septiembre de 2017, y la cancelación de vuelos que ha supuesto hasta marzo de 2018.

https://elpais.com/economia/2017/09/27/actualidad/1506513676_593118.html

Planificar es nuestro día a día. Analizamos y trabajamos con multitud de empresas en muy diversos sectores. Es más, alguno de nuestros clientes es una conocida aerolínea española.  Para todas estas planificaciones, evidentemente utilizamos nuestra herramienta de planificación PGPlanning, que nos permite analizar la demanda de personal, tanto antes como después de planificar.

¿Y cómo lo hacemos?

Le decimos a nuestra planificador, qué personas necesitamos, con qué habilidad, en qué ubicación y en qué fecha o periodo. Y todo esto ¿para qué?, sencillo: para que todos los días que yo esté planificando queden cubiertos con el personal que demando. Por supuesto, si no tengo personal para cubrir mi demanda el sistema me lo mostrará antes y durante la planificación.  Y esto no solo para una semana, mes, trimestre o cuatrimestre, sino un año completo a planificar.

Muy bien, ya he planificado.

Ahora bien, puede que lo haya hecho incluyendo previamente las vacaciones o por el contrario planificar y luego asignarlas. Aquí es donde puedo “romper” mi demanda de personal, no satisfacer las demandas de servicio definidas, y por tanto, tener que cancelar vuelos. No obstante este tipo de planificación muchas veces es inevitable y necesario.

Dicho lo cual, para evitar llegar a situaciones como esta, nuestro sistema permite previsualizar el impacto de una solicitud de vacaciones antes de ser aceptada, viendo en todo momento como quedará mi demanda si acepto esa solicitud.  Y no solo esto, si tengo que aceptarlo me sugerirá un sustituto disponible (pívot, backup, disponibles, correturnos…), si quiero traspasar el turno a otra persona, etc, etc… para intentar cubrir ese hueco y nunca dejar el servicio al descubierto. En otros sectores, una ausencia, puede asumirse con otro compañero o simplemente dar el servicio con una persona menos, pero cuando hablamos de un avión, si no hay piloto no despega.

Planificar personas es complejo, y hacerlo sin un control adecuado como: una asignación automática de vacaciones, romper la demanda y no previsualizar el impacto antes de realizar un cambio, una solicitud de libranza ó una baja, puede llevarnos a situaciones tan indeseables, complejas y delicadas como estas que hemos conocido en las aerolíneas.