Registro de la jornada laboral: Bolsas de Horas y Compensaciones

Tras la publicación de la ley que obliga a todas las empresas al registro de la jornada laboral, se suceden los problemas del día a día en la implantación de los sistemas de control para las empresas.

El exceso de horas ordinarias no remuneradas como horas, dentro de una flexibilidad laboral ante picos de trabajo hace que debamos gestionar distintas variables para un completo control y registro de las mismas.

Si un trabajador se queda hoy 1 hora más de su jornada laboral, la cosa parece clara. O se la abonamos o se la compensamos según las condiciones de cada convenio. Registrar esto continuamente y manejar un saldo de horas de exceso o defecto por cada trabajador no es tarea sencilla, sin un sistema que lo permita. Por otro lado, si un trabajador tiene que ausentarse de su trabajo por causas personales, también deberemos registrar esa “deuda” de horas personales.  El objetivo es gestionar estos excesos y defectos de forma individual, ordenada y controlada.

En muchos ámbitos y sectores este saldo se ha denominado “Bolsa de Horas”.
Es un saldo de horas de trabajo que son manejadas por trabajador y empresa como herramienta de flexibilidad dentro de unos límites y orden, pero muy útil en la práctica.  Esta utilidad se multiplica si estas bolsas de horas son actualizadas por parte del trabajador a través del sistema del control horario, registrando sus excesos y defectos. De esta forma se registran entradas y salidas, ausencias y saldo de bolsa de horas personal.

Hasta aquí tendremos una bolsa para ir registrando todos estos movimientos. A partir de este saldo tendremos la necesidad de compensar los excesos a favor del empleado o empresa. Es común que el trabajador solicite compensar un turno/jornada de trabajo por 8h (por ej) de su bolsa de horas, este concepto se denomina comúnmente Día Libre Compensado. Estas compensaciones deben registrarse en el sistema y estar integradas con el sistema de registro de la jornada, para en caso de inspección, poder justificar estas libranzas, saldo de horas, movimientos y compensaciones de cara a cada trabajador.

Cada día nos llegan más clientes, desencantados de sus “máquinas de fichar” recientemente adquiridas al poco tiempo de publicarse la ley. Muchos de estos terminales se centran en sus características físicas para la captura de los fichajes, pero una vez almacenados esos fichajes, parece que estas casuísticas les son imposibles de manejar. Disponer de un sistema de control horario que registra un fichaje, pero nos imposibilita una gestión óptima de nuestro equipo humano no parece una buena opción, salvo por precio en algunos casos.

No dejamos de sorprendernos de los clientes que contactan con nosotros y nos dicen que no pueden gestionar apenas nada en muchos de estos terminales que alguien les vendió y no les da respuesta o bien adquirieron por ellos mismos. La gestión de personas es el activo más importante de nuestras empresas, que sumado a las obligaciones legales multiplican su relevancia e impacto. Lamentablemente la desinformación y el desconocimiento hacen que las empresas tomen decisiones precipitadas que hacen que tengan que asumir el coste de una inversión que no responde a lo que necesitan.

Si quieres ver todo lo que PGPlanning/PGtime puede ofrecerte en relación al control horario y la planificación de personas, no dejes de visitarnos: www.pgtime.es | www.pgplanning.es

La clave del registro de la jornada laboral: Horas de trabajo

Los que venimos trabajando en el sector de la planificación de personas y el control horario llevamos viviendo todos los avances, cambios, aprobaciones, anulaciones, sentencias y un largo etc, en relación al registro del control horario.  Parecía claro, que antes o después, independientemente del gobierno que tocara, era algo que acabaría llegando de forma obligatoria.

Muchas discusiones y quejas sobre cómo, cuándo y las formas en las que se ha legislado, pero la realidad es que está aquí para quedarse y es un cambio muy significativo en el día a día de las empresas. Y ¿por qué?, porque parece que a todo el mundo se le ha olvidado que la relación empresa – trabajador siempre ha venido regulada por una variable incluida en todos los convenios, que son las HORAS de trabajo. Los convenios, que son la base de los contratos y que tienen como punto de partida el estatuto general de los trabajadores.

Poco a poco, relaciones laborales se han desvirtuado en excesos de horas continuados, pagos de horas extras «en B», excesos de horas pactados por ganar X más al mes, hasta trabajo por objetivos (imposible de medir en horas y esfuerzo), flexibilidad horaria, teletrabajo, conciliación(esto da para un post completo), etc..

Ahora viene el registro de la jornada laboral, que en definitiva nos dice que registremos las horas ordinarias resumidas en trabajo efectivo. Aquí es donde tendremos que recoger todas aquellas incidencias que no corresponden a ese trabajo efectivo, como es el descanso (si no computa como tiempo trabajado), bocadillo, café, asuntos personales, salidas a fumar, absentismos, ausencias, etc.

Esto no quiere decir que no podamos manejar variables de flexibilidad horaria, que no podamos mantener acuerdos con los trabajadores de permisos retribuidos como ir a la fiesta del colegio, salir un poco antes porque es necesario o pedir llegar tarde cuando sea necesario. Seguimos manteniendo esta flexibilidad, pero ahora hay que registrarla.

Hay muchas quejas e incertidumbre en este aspecto, algo que por otro lado siempre ha sido regulado ( horas ordinarias y extraordinarias), pero no cumplido en muchos casos, que son las horas de convenio y vacaciones que debe cumplir un trabajador anualmente.

Realmente el registro de la jornada laboral, no es un fin en sí mismo, sino un medio para el control y cumplimiento de múltiples obligaciones laborales que no siempre se cumplen. Descanso mínimo entre turno y turno de trabajo, descanso mínimo semanal obligatorio, excesos de horas extraordinarias, medias jornadas de 4h que son 6h u 8h, excesos de horas ordinarias, accidentes laborales ante el incumplimiento de ciertas obligaciones horarias y un largo etcétera.

En nuestra experiencia, la base de cumplimiento horario nace en la óptima planificación de horarios, turnos, jornadas, descansos y rotaciones. Teniendo esta planificación con base el registro de la jornada laboral, es fácil llevarlo con una herramienta que nos cruce esta planificación con el fichaje real. Aquí podremos analizar de forma constante estos posibles excesos y corregirlos con compensaciones de forma ordenada y registrada, sumado a una completa gestión del absentismo que permita definir de forma personalizada todas las incidencias que impacten directamente en el registro de la jornada, computando o no como tiempo de trabajo.

Contacta con nosotros en www.registrodelajornadalaboral.es , el futuro del control horario, HOY

Cuadrantes de turnos de trabajo «en la playa»

Estamos en pleno verano y muchos de los que estáis leyendo este post habéis disfrutado, estáis disfrutando, o en breve tendréis unos días de vacaciones. Es muy común que en esta época estival, una gran mayoría de personas tome unos días de descanso o un alto porcentaje de sus días de vacaciones anuales en este periodo.

Los turnos de trabajo, no tienen descanso. Lo que para uno son vacaciones, para otros es trabajo. Esto es así y será, ya que para que unos disfruten y sean atendidos (hoteles, playas, piscinas, bares, terrazas, eventos…) otros tienen que trabajar y casualmente con grandes picos de trabajo.

Incluso es común ver como hay sectores que solamente “abren en verano”. Hoy os traemos un caso real de un nuevo cliente que ha elegido PGPlanning sobre todas las alternativas que veía en el mercado.  Para nosotros fue una sorpresa, tanto su volumen de personal como la gestión tan avanzada de su negocio. Es una empresa que se dedica al alquiler de hamacas en distintas playas, con más de 90 empleados. Como tantos negocios, trabajan los 7 días de la semana, pero con la particularidad de solo abrir en el periodo estival y de estar condicionados por el tiempo.  Como parece evidente, si llueve, nadie va a la playa y alquila una hamaca ¿verdad?. Por tanto, hay que ser capaz de gestionar esta casuística para el negocio y los trabajadores.

Pues bien, planificar los turnos de 90 personas en distintas ubicaciones (playas), gestionar una demanda de trabajadores variable  y tener un control de presencia en tiempo real, era un verdadero reto para ellos. Querían planificar sus turnos,  gestionar sus bajas, absentismos, y sobre todo la presencialidad. Necesitaban saber cuándo cada trabajador llegaba a su playa y como podía fichar la hora de llegada y salida de forma geoposicionada sabiendo así si se estaba cubriendo el servicio.

Pues bien, hoy es una realidad. Con PGPlanning, han conseguido planificar su equipo de la forma más óptima para después tener una gestión completa del día a día. Cada trabajador ficha desde el móvil en la misma playa, comunicar incidencias, bajas, avisos, leer noticias en el tablón, solicitar cambios de turno y ver los turnos de sus compañeros. También tienen de forma automática un registro de la jornada laboral de todos los trabajadores, pudiendo generar informes detallados cuando es necesario.

Ahora, en tiempo real  pueden ver que cada puesto de trabajo está cubierto en todo momento, pueden variar su planificación, gestionar cambios cada día y ofrecer un servicio impecable a sus clientes.

A partir de ahora, cuando alquilemos una hamaca en una playa, seremos uno poco más conscientes del tremendo trabajo organizativo y de gestión que existe detrás.

Para nosotros, ha sido una gran satisfacción ofrecerles una respuesta y solución a su problema.

¡Os deseamos un feliz verano!

Contacta con nosotros en www.pgplanning.es/contacto

Portal del empleado y turnos de trabajo

En otras ocasiones y post hemos comentado que existen dos tipos de personas, las que trabajan a turnos y las que no. Los empleados que desempeñan su trabajo a turnos, tienen unas necesidades específicas a mayores de las necesidades habituales de cualquier trabajador que trabaja con una jornada laboral de horario fijo.

Multitud de software de RRHH y nómina ofrecen un portal del empleado o intranet en el que los empleados pueden acceder a información suya, de sus compañeros, su nómina, etc…, combinando información personal y privada con información corporativa. En aplicaciones más especializadas de RRHH se manejan cuestiones como evaluación, desempeño, formación, etc… Sin duda, funcionalidades de valor para empresa y empleados. Pero cuando una persona trabaja a turnos, necesita una información crítica para él y para la empresa, una funcionalidad que ofrezca una “gestión del tiempo”.

Esta «gestión del tiempo» es un concepto que nosotros manejamos en PGPlanning para denominar a todo lo que rodea a la jornada de trabajo (turnos, vacaciones, festivos trabajados, libranzas, absentismo, calendario, presencia…). Mejor explicado…. El empleado necesita conocer sus turnos de trabajo y su cuadrante con antelación suficiente y de forma actualizada para poder conciliar su vida personal con la laboral.  Cuando una persona no sabe si “le toca“ trabajar un sábado, domingo o festivo laboral con cierto margen su vida se complica. Pero ya no solo fines de semana o festivos, sino la libranza que le pueda corresponder entre semana. Porque ese día sus hijos tendrán que ir al colegio y ya estará todo organizado con los turnos conocidos por el trabajador.

Lo más probable es que para solventar esta falta de información digitalizada cada trabajador se instale una APP gratuita para poder trasladar su cuadrante según lo va conociendo, tendiendo que actualizar cada cambio que se produzca bien porque a él le interese, o a un compañero o porque la propia empresa decida realizarlo para adaptarlo al servicio. Este proceso, además de ser laborioso, puede provocar errores al traspasar toda la información.

Pero no nos centremos solo en acceder a la información, sino en poder interactuar con la empresa solicitando cambios sobre el cuadrante, porque si tengo una boda, un viaje, un bautizo, un cumpleaños, etc… y quiero cambiar mi turno, poder solicitarlo cuando desee y ver el cuadrante de mis compañeros para ver a  quien puedo cambiárselo es algo de valor incalculable para los empleados.

Y para estos empleados, que entran y salen del trabajo fichando sus entradas y salida e incluso sus horas extras, ¿no sería magnífico ver un resumen de fichajes  en tiempo real desde casa, en el móvil..?. Pero qué pasa si estoy enfermo y voy al médico, ¿no sería también magnifico notificarlo desde la propia consulta o si estoy en casa y no puedo levantarme de la cama desde el propio móvil?

De forma más concreta, vamos a enumerar algunas de estas características de nuestro portal del empleado, enfocadas a la “gestión del tiempo”:

  • Acceso en tiempo real a mi cuadrante de forma completa
  • Ver el cuadrante de mis compañeros para solicitar intercambios de turnos
  • Poder solicitar libranzas, cambios de turno y vacaciones
  • Ver los cambios y aprobaciones en tiempo real
  • Recibir notificaciones de cambio de estado de mis solicitudes (aprobada, registrada, denegada)
  • Poder fichar de forma remota si mi trabajo es itinerante de forma geolocalizada
  • Poder fichar desde casa si teletrabajo o no siempre estoy en la oficina
  • Acceso a un tablón de anuncios
  • Resumen y estadística de turnos y horas trabajadas y permisos con todo detalle
  • Detalle completo de las vacaciones: días solicitados, aprobados, disponibles
  • Mapa de calor de las vacaciones de los compañeros

 Como podemos darnos cuenta, todas estas funcionalidades no están incluidas en el portal del empleado “típico” de un software de nómina o RRHH. Son funcionalidades clave tanto para la empresa como para los empleados que trabajan a turnos. Gestionar el tiempo de trabajo, agilizar enormemente la comunicación y la gestión de cambios, y ofrecer una información esencial que evita una generación constante de consultas y solicitudes por parte de los empleados.

Por esta razón, cuando una empresa nos dice que ya tiene un portal del empleado le decimos que se lo piense dos veces y que analice de forma completa las funcionalidades que tiene VS las que necesita.

 

Como medir el absentismo laboral

A medida que la economía mejora, se genera más empleo y hay mayor contratación, los niveles de absentismo crecen en las empresas.  De igual manera cuando hay crisis y se disparan despidos, cierres y suspensiones de pagos el absentismo disminuye radicalmente.

Podemos leer noticias recientes en las que los niveles de absentismo han crecido a niveles de 2009.  Se indica en algunos medios  que “El absentismo laboral causado por bajas por enfermedad y por otros motivos se ha disparado alrededor de un 50% desde los niveles mínimos registrados durante la crisis y ha alcanzado el pico más alto desde el 2009. LLegan a una media de 4,99 horas al mes por empleado”.

Estas horas, se traducen en indisponibilidad, baja de la productividad y aumento de costes. El análisis de las causas de este absentismo son muy diversas en cada empresa pero podríamos resumir las principales: exceso de horas de trabajo, horarios complicados, mal ambiente laboral,  falta de reconocimiento, mala conciliación, falta de apoyo de los compañeros, insatisfacción vinculada a la remuneración, no tener las mejores condiciones de trabajo y un largo etc… que no es fácil ni sencillo de resumir, y por supuesto de solucionar.

Lo que si es cierto es que la realidad muestra que estos niveles son crecientes y las empresas no disponen de herramientas, métricas acertadas, ni de una correcta gestión de este absentismo.

En primer lugar, una empresa debe definir correctamente cuales son los motivos, incidencias o tipos de absentismo que quiere medir y registrar de forma personalizada.  Para ello debe haber un consenso en la definición de cada incidencia o absentismo a medir, si computa o no, si es retribuible, si es recuperable, si suma horas a la jornada, si las resta, etc… Y todo ello definido en un entorno que permita ajustar estos absentismos y hacerlos visibles en la gestión conjunta del personal.

De qué sirve tener esas incidencias “apuntadas” en un Excel, si nuestro sistema de control de presencia o control horario no dispone de esas incidencias y por tanto no registra directamente estas métricas. También sucede que los turnos de trabajo no están definidos en estos dispositivos de control horario, porque el cuadrante está “desconectado” de lo demás. Ya no hablamos de la posibilidad de un fichaje móvil, que permita registrar y transmitir la salida en tiempo real del médico, con una completa exactitud en el registro de tiempos. Y también podemos tenerlas perfectamente definidas en nuestro software de nóminas, pero como y de qué manera alimentamos esos valores.

Desde que iniciamos nuestra andadura en PGPlanning, el control del absentismo ha formado parte de nuestro desarrollo y del corazón del producto. Todo es un conjunto integrado. Si defino un absentismo, decido si el empleado puede registrarla desde el portal, si la hago visible en la Tablet/móvil para el control de presencia o si por el contrario solo es visible por el administrador al registrar esa incidencia en el sistema. La integración de turnos de trabajo- cuadrante con el control de presencia – control horario, vacaciones – calendario laboral,  así como la definición única de absentismo para todo el conjunto, permiten obtener estadísticas y registros fiables en tiempo real, desde un único entorno y de forma centralizada.

Si te preocupa el absentismo de tu empresa, no sabes cómo medirlo y buscas una solución que te permita hacerlo de forma cómoda, ágil y fiable, no dejes de contactar con nosotros.

Fichar desde el móvil

Hoy,  la tecnología móvil forma parte de nuestras vidas, ha cambiado la forma de relacionarse y está cambiando nuestra forma de trabajar. Todos recordamos cuando empezaron a comercializarse los teléfonos móviles y como a día de hoy se han convertido en un dispositivo casi imprescindible para cualquier persona. Es indiscutible su uso, desarrollo e implantación en todos los ámbitos y sectores tanto en lo personal como en lo profesional.

Cada vez son más los sectores empresariales que se suman a una digitalización de sus procesos, siendo protagonista el empleado con su móvil o Smartphone. La multitud de posibilidades que se abren en el mundo empresarial y profesional son infinitas y cada empresa va incorporando esta digitalización en la medida de sus posibilidades.

Una de ellas, es utilizar nuestro teléfono como terminal de fichaje móvil. Una utilidad impensable hasta hace muy poco tiempo y que da respuesta a las necesidades de control horario y presencia que se demandan legalmente y que necesitan las organizaciones.

El avance de la cobertura móvil, el GPS integrado en el terminal, las redes de datos disponibles y velocidad de las conexiones nos permiten avanzar en este tipo de usos y aplicaciones.

Multitud de empresas trabajan con repartidores, transportistas, camioneros, gruistas, consultores, gente desplazada y un sinfín de trabajadores que no se encuentran en su lugar de trabajo. ¿Cómo registrar el inicio o fin de la jornada si no están en la oficina? La mejor opción es sin duda fichar desde su propio terminal móvil. Con su usuario y contraseña podrá identificar y transmitir su inicio de jornada, incidencias, descansos, incidencias de trabajo o permisos laborales. Todo desde su terminal, con unas simples pulsaciones, desde cualquier lugar.

De esta manera, el trabajador registrará sus tramos horarios de trabajo y la empresa en tiempo real podrá saber, donde y cuando se realiza cada acción.

Esta es una de las infinitas posibilidades que permiten los nuevos Smartphone, las redes de datos y soluciones móviles como PGPlanning | PGtime

Registro de la jornada laboral para TODOS (itinerantes, desplazados, tele trabajadores…) los trabajadores

De nuevo, según parece, se retoma la legislación que obliga el registro de la jornada laboral para todos los trabajadores. Ya no sólo los que tienen reducciones de jornada o contratos a tiempo parcial sino a TODOS, sea cual sea su condición laboral.

Pero cuando decimos TODOS los trabajadores, ya no solo nos referimos a todos los empleados cuya condición de contratación es una u otra, sino a todos los que desempeñan cualquier función o labor, si trabajan dentro o fuera de la oficina, si su trabajo es móvil o itinerante, si desempeñan su trabajo en “casa del cliente” o si directamente tele trabajan.

Si tu empresa tiene  estos condicionantes, estos tipos de trabajadores, o tus servicios se ofrecen directamente en casa del cliente, entiendes perfectamente de lo que estamos hablando.

¿Cómo registro la jornada laboral de todos estos trabajadores? Pues sí,  no es fácil ni sencillo si no dispones de una herramienta que te lo permita.

Los controles de presencia tradicionales basados en dispositivos “anclados a la pared” que utilizan una tarjeta, lector de huella, fichaje por proximidad –NFC, etc… no pueden dar respuesta a este problema. Simplemente porque el trabajador no puede llevarse consigo el terminal. El paradigma estático heredado del empleo basado en una fábrica con un horario de entrada y salida ya no es válido para multitud de sectores en el entorno laboral actual.

Aún recordamos como implantamos nuestro primer control de presencia con una Tablet en una obra para una constructora, simplemente con una tarjeta SIM, y como desde las oficinas centrales ven en tiempo real como se fichaban todas las entradas y salidas. Este es solo un ejemplo de sector en el que un lector de presencia estático no sirve.  Por supuesto, empresas con comerciales, repartidores, facilty services, auditores, consultores o  teletrabajadores, tampoco . Si no están en la oficina, ¿cómo pueden fichar?

Esta es la pregunta a la que damos respuesta con nuestro control de presencia de PGPlanning denominado PGtime.

El Reto: Centralizar, gestionar y registrar la presencia de todos los trabajadores estén donde estén y hagan lo que hagan

La Respuesta:

  • Solución 100% a través de Internet para centralizar todos los fichajes.
  • Combinamos fichajes presenciales (con Tablet o PC), fichaje móvil o remoto (desde el portal del empleado geoposicionando al empleado) y sin necesidad de depender de ningún fabricante de dispositivos de presencia.
  • Todo en un entorno que permite gestionarlo con la jornada laboral definida o turno de trabajo, vacaciones, gestión de incidencias & absentismo de cada trabajador.
  • Ideal para entornos individuales o deslocalizados tanto nacional como internacionalmente
  • Despliegue e instalación en tiempo récord
  • …. Y por supuesto todos los informes para la inspección de trabajo y una completísima gestión

¿Todavía piensas que no puede registrarse la jornada laboral de todos tus trabajadores?

Evoluciona y deja que te mostremos el futuro del control de presencia y control horario hoy. www.pgtime.es  | https://www.pgplanning.es/es/presencia-y-absentismo