Programas para gestionar vacaciones

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La gestión de vacaciones es un proceso singular y diferente en cada empresa. Tanto por cómo se eligen o asignan, hasta como se aprueban o deniegan, pasando por los periodos, descuento de días, restricciones, compatibilidades y un largo etcétera.  Cada empresa lo gestiona de una manera diferente.

Como no podía ser de otra manera, el primer recurso al que acudimos para “gestionar cualquier cosa” es una hoja de cálculo Excel. Es así. Pensamos en cruzar filas, columnas y utilizar sumatorios de forma inmediata. Es un recurso que ya tenemos habitualmente, de fácil acceso y empezamos en el acto.  Lamentablemente, una hoja de cálculo no está pensada para hacer una gestión eficaz y completa de cada problemática que se da en las empresas. Un cliente nos dijo un día: «Cuanto daño ha hecho el Excel»… 😉

Para ponernos en situación, vamos a hacer un breve resumen de algunas de algunas cuestiones que surgen, y como un programa para la gestión de vacaciones puede ayudarnos enormemente en comparación a esa hoja de cálculo:

Vacaciones por días naturales o hábiles.

 Cada convenio o pacto recoge el numero total de días a disfrutar por cada empleado.

Vacaciones asignadas por la empresa.

En muchas compañías, se asigna un numero de días (por ej, la mitad) al trabajador de forma unilateral y el resto se eligen en base a ciertas reglas y condiciones.

Descuento de días por turno asignado

En el trabajo a turnos y cuando las vacaciones se gestionan por días hábiles, hay empresas descuentan días cuando existe solamente un turno asignado.

Días de vacaciones no disfrutados

En ocasiones, el empleado, por distintas circunstancias, no ha podido disfrutar de sus días de vacaciones y se arrastran al año siguiente. Por tanto, debemos contabilizarlas y tenerlas en cuenta.

Aprobaciones

Es muy común que las vacaciones no sean aprobadas por una única persona, sino que sean aprobadas por varios niveles. Lo normal es dos, aunque existen casos de 3 y 4 niveles. Es decir, una vez aprobada por el primer responsable, debe ser validado e informado por el segundo nivel y así sucesivamente.

Cubrir las necesidades de la empresa en vacaciones

Cuando las personas no están en su puesto de trabajo se genera un problema para las empresas. O bien reemplazan con un sustituto o personal externo, o por el contrario asumen quedarse con una persona menos. Esta circunstancia es muy peculiar de cada negocio, empresa y sector.  En una línea de producción, un maquinista con una cierta habilidad y cualificación no puede ser sustituido de forma sencilla y siempre debe haber un mínimo de recursos para que la producción continúe. De ahí vigilar en cada solicitud o petición que siempre se cubren nuestros requisitos mínimos en la demanda de personal que necesitamos para operar. Este es un ejemplo, pero nos sirve también para hospitales, tiendas, soporte técnico, etc…

¿Cómo se solicitan las vacaciones?

Si no disponemos de un entorno en el que recibir de forma ordenada las solicitudes, las recibiremos de muy distintas formas que deberemos gestionar después y centralizar en nuestro Excel. Es muy común recibirlas por e-mail, de palabra, por WhatsApp, etc..  Una vez recibida procesaremos esa solicitud analizando todas y cada una de ellas.

Cancelación de vacaciones

Como en el punto anterior, si alguien cancela una solicitud ya aprobada o en curso tendremos que gestionarlo de la mejor manera y avisar a los responsables.

Informar de las vacaciones aprobadas y denegadas

A cada empleado hay que comunicarle el estado de sus solicitudes de vacaciones y también a los responsables implicados. Si volvemos a nuestra hoja Excel, tendremos que responder manualmente a cada empleado por el medio/s que lo solicitó.

Saldo e información sobre las vacaciones

En recursos humanos es muy común recibir solicitudes y peticiones de información constantes por parte de los empleados. Muy común saber cuantas vacaciones me quedan, cuántas he disfrutado, que días puedo o no solicitar, cuál era la política de vacaciones, los días que me quedaban del año pasado…

Disponer de un sistema que ofrezca esta información en tiempo real y sin intervención de recursos humanos es una verdadera ayuda en la gestión y eficiencia.

Y todo esto se complica aún más en la planificación del trabajo a turnos , ya que la demanda de personal es variable y puede ser crítico que por cada turno, ubicación, habilidad y día tenga que haber un número de personas mínimo.

Como ves, el “Excel lo aguanta todo” y es posible gestionar vacaciones en él incluyendo, los días disfrutados, pendientes… pero como ves, hay una gran problemática detrás que nos va a demandar un gran esfuerzo en tiempo y recursos para gestionarlo. Cuantos más empleados, departamentos, sedes, ubicaciones, más complejidad. De ahí la necesidad de un software para gestionar vacaciones

En PGPlanning, disponemos de una completa gestión de vacaciones dentro de nuestro programa, que resuelve la gestión por parte del administrador de una forma ágil todos los puntos detallados. Por otro lado, el empleado que es uno de los actores protagonistas. Desde el portal del empleado podrá ver, solicitar, acceder sus peticiones, estados, saldos, etc. en tiempo real y desde su móvil. Esto provocará un salto cualitativo para ambas partes, con una gran agilidad y satisfacción para los implicados.

Puedes saber más de nuestra gestión de vacaciones aquí

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Vacaciones no disfrutadas y adelantadas

La gestión de las vacaciones es un delicado proceso en las empresas con múltiples factores a tener en cuenta y especialmente en aquellas empresas con un alto número de trabajadores. Si estos trabajan a turnos, puede complicarse aún más.  Las políticas y restricciones ligadas a la solicitud y disfrute de las vacaciones son muy diversas y cada empresa maneja las suyas propias: desde peticiones de días sueltos a semanas completas, periodos de solicitud restringidos o periodos de disfrute obligatorios.

Pero curiosamente cuando llega final de año hay dos factores que en muchas empresas son comunes y que suponen un gran número de consultas a nuestro departamento de soporte y preventa de PGPlanning.

Veamos dos de las situaciones existentes en este cambio de año 2017-2018.

Vacaciones adelantadas: Muchas personas solicitan vacaciones de Navidad en diciembre, con su saldo de vacaciones del año 2017, pero estas se extienden a Enero de 2018. Y ante esta situación se abren dos nuevos escenarios.

 Todas las vacaciones tienen saldo de vacaciones de 2017, pero se disfrutan en 2018 o por el contrario no se tenía saldo de vacaciones en 2017, pero se permite disfrutar y gastar días de vacaciones del saldo de 2018.

Estas situaciones nos obligan a gestionar los saldos, solicitudes y aprobaciones de forma individualizada y completa para llevar una estadística fiable de cada trabajador.

Vacaciones no disfrutadas:  Esta situación es muy típica en las empresas en sus dos vertientes, las que no permiten arrastrar vacaciones de un año para otro porque obligan a ser disfrutadas y las que sí lo permiten y suman el saldo de vacaciones no disfrutadas al saldo del año siguiente.  En el segundo caso, evidentemente hay que llevar la gestión de esos días y arrastrarlos al nuevo año de forma ordenada y controlada.

Éste es solo uno de los procesos de gestión que aparecen en las empresas cuando finaliza el año y que al obtener la estadística del empleado surge inevitablemente.

Vemos que hay programas de turnos y cuadrantes que no permiten esta gestión y como clientes potenciales nos preguntan por estas cuestiones.

Si a esta problemática le unimos la casuística individualizada de cada trabajador, con contratos parciales, media jornada, horas, etc… ¿cómo es posible gestionarlo fuera de tu programa de generación de cuadrantes? La generación del cuadrante y los turnos están directamente relacionados con los días de trabajo, vacaciones y días de descanso con lo que es crítico gestionarlo de manera unificada si deseamos una planificación válida.

Aprende más sobre nuestra gestión de vacaciones aquí.

Planificar vacaciones de Navidad y turnos de trabajo

Vacaciones, palabra que trae de cabeza a todo el mundo. Unos porque las disfrutan, otros porque no pueden, unos porque ya las han disfrutado, otros porque no se las conceden, y un largo etc…
Curiosa y lógicamente las vacaciones de unas personas con las de otras no tienen nada que ver. Normalmente el entorno, el sector y actividad de la empresa marcan los periodos de trabajo que condicionan directamente las fechas en las que se conceden las vacaciones.
Entramos en Navidad, y mientras que en muchos sectores se detiene la producción parando y cerrando las fábricas hasta enero, en otros la actividad es frenética aumentando la contratación, horarios y servicio, como es el sector de la alimentación o el comercio.

Cada empresa tiene una necesidad que condiciona de forma directa cuando se conceden o no las vacaciones.

En periodos vacacionales, si no se sustituyen a los empleados y son los propios compañeros los que cubren las vacaciones de los otros, se trabajan más horas, a veces sin días de descanso, trabajando sábados, domingos e incluso festivos. Es importante, tener el cómputo de todas estas variaciones sobre el horario “estándar”.

En estas condiciones cuando la demanda de personal es crítica y aumenta es necesario poder gestionar estas demandas tanto en periodos “cresta” como en periodos “valle”.Pero si tu empresa no está entre las que cierra, pero tampoco es de las tiene un fuerte incremento de actividad, debes poder gestionar tus solicitudes de vacaciones sin que impacte en tu servicio o demanda de personal.

En PGPlanning, nuestros clientes ya disfrutan de todas las opciones:

• Ajuste de demanda de personal por periodo o días concretos tanto por habilidad del empleado, como ubicación, departamento etc… analizando si se cubren esas necesidades antes de comunicar los turnos y cuadrantes.

• Tenemos nuestra planificación creada con las necesidades cubiertas y el personal asignado con sus turnos, pero llegan solicitudes de vacaciones por parte del empleado. Poder previsualizar el impacto antes de la aceptación de esas vacaciones, así como proponer sustitutos, e incluso opciones de qué hacer con los turnos de ese empleado con otros compañeros (transferir, intercambiar, sobrescribir).

Una completa gestión de vacaciones que conjuga las necesidades de personal de la empresa y el empleado, plenamente integrado con el cuadrante de personal y las reglas de juego como: convenio, días de descanso, fines de semana, contrato…

Tanto si eres de los que en Navidad no descansa, como de los que sí, tenemos nuestra solución esperándote. ¡Feliz Navidad!

Planificación de pilotos y sus vacaciones en las aerolíneas

Últimamente nos vemos sorprendidos leyendo noticias de como compañías aéreas tienen que cancelar de forma masiva cientos de vuelos para poder hacer frente a la escasez de pilotos. Esta falta de pilotos se achaca a una falta de planificación ligada a la gestión de vacaciones.

Parece ser que por un lado la demanda de personal necesaria si debería estar establecida correctamente, pero otro lado la gestión de vacaciones ha  podido romper esa demanda de personal y turnos de trabajo necesarios, quedando el cuadrante “vacío” de pilotos en los días que los vuelos se encuentran planificados.

Ayer leímos la noticia de American Airlines, aerolínea americana en la que según se relata en la noticia, el sistema habría asignado “automáticamente” las vacaciones a los pilotos, quedando infinidad de vuelos sin cubrir:

https://elpais.com/economia/2017/11/30/actualidad/1512051512_365569.html

Y por supuesto la tan conocida noticia que saltó a la luz con la falta de pilotos en Ryanair en Septiembre de 2017, y la cancelación de vuelos que ha supuesto hasta marzo de 2018.

https://elpais.com/economia/2017/09/27/actualidad/1506513676_593118.html

Planificar es nuestro día a día. Analizamos y trabajamos con multitud de empresas en muy diversos sectores. Es más, alguno de nuestros clientes es una conocida aerolínea española.  Para todas estas planificaciones, evidentemente utilizamos nuestra herramienta de planificación PGPlanning, que nos permite analizar la demanda de personal, tanto antes como después de planificar.

¿Y cómo lo hacemos?

Le decimos a nuestra planificador, qué personas necesitamos, con qué habilidad, en qué ubicación y en qué fecha o periodo. Y todo esto ¿para qué?, sencillo: para que todos los días que yo esté planificando queden cubiertos con el personal que demando. Por supuesto, si no tengo personal para cubrir mi demanda el sistema me lo mostrará antes y durante la planificación.  Y esto no solo para una semana, mes, trimestre o cuatrimestre, sino un año completo a planificar.

Muy bien, ya he planificado.

Ahora bien, puede que lo haya hecho incluyendo previamente las vacaciones o por el contrario planificar y luego asignarlas. Aquí es donde puedo “romper” mi demanda de personal, no satisfacer las demandas de servicio definidas, y por tanto, tener que cancelar vuelos. No obstante este tipo de planificación muchas veces es inevitable y necesario.

Dicho lo cual, para evitar llegar a situaciones como esta, nuestro sistema permite previsualizar el impacto de una solicitud de vacaciones antes de ser aceptada, viendo en todo momento como quedará mi demanda si acepto esa solicitud.  Y no solo esto, si tengo que aceptarlo me sugerirá un sustituto disponible (pívot, backup, disponibles, correturnos…), si quiero traspasar el turno a otra persona, etc, etc… para intentar cubrir ese hueco y nunca dejar el servicio al descubierto. En otros sectores, una ausencia, puede asumirse con otro compañero o simplemente dar el servicio con una persona menos, pero cuando hablamos de un avión, si no hay piloto no despega.

Planificar personas es complejo, y hacerlo sin un control adecuado como: una asignación automática de vacaciones, romper la demanda y no previsualizar el impacto antes de realizar un cambio, una solicitud de libranza ó una baja, puede llevarnos a situaciones tan indeseables, complejas y delicadas como estas que hemos conocido en las aerolíneas.