Qué es Full Time Equivalent (FTE) y cómo calcularlo

En la planificación de personas en relación a la prestación de un servicio, todo análisis o métrica parece poco. Principalmente, en determinados sectores muy condicionados por ratios y número de personal existente por día, turno o especialidad – habilidad.

Full Time Equivalent o FTE es un anglicismo que hemos adoptado y que se refiere al ‘Equivalente a Tiempo Completo’, es una medida que últimamente se utiliza en Recursos Humanos y sirve para medir cuántas personas a tiempo completo hay contratadas en un día o en un periodo de tiempo.

A veces, se traduce al castellano como ETC: Equivalentes a Tiempo Completo. Este término predomina en el sector público y privado, pero sobre todo en empresas que contratan trabajadores durante períodos cortos de tiempo.

La unidad de referencia es la equivalente a una persona que esté contratada a jornada completa y su valor será 1.

Una persona a media jornada o con una reducción de jornada del 50% aportará un valor de 0,5 al FTE por lo que dos personas a media jornada tendrán un FTE igual que una persona jornada completa: 1.

Para realizar el cálculo del Full Time Equivalent (FTE) hay que tener en cuenta los periodos en los que cada uno de los empleados está contratado por la empresa en cuestión. En el cálculo de un día en concreto, también se incluirá tanto a las personas que libran como a las que tienen algún tipo de permiso, baja o vacaciones.

Esta medida suele hacerse por grupos de personas con las mismas competencias o habilidades.

Para los casos que necesitemos obtener las jornadas compactadas (FTE) a lo largo de un periodo, se calcula el promedio de esos días, es decir, calcular el FTE de cada día y la media aritmética de las jornadas que están contratadas en ese intervalo de tiempo.

El FTE es un valioso indicador para calcular el rendimiento real bien de un equipo de trabajo o de toda una empresa. También resulta útil para fijar un salario acorde al resto del equipo a la hora de incorporar a un nuevo empleado.

En este ejemplo de cálculo del FTE, podemos ver que en ninguno de nuestros grupos de empleados analizados todos están contratados a jornada completa porque el valor es inferior al número de empleados que tenemos contratados para el periodo indicado (imagen de cabecera)

Estos datos son muy utilizados en entornos residenciales y/o asistenciales. En relación a los datos mostrados, podemos decir que la plantilla de 60 DUEs (Enfermeras) equivale realmente a 48,18 DUEs a tiempo completo.

Este dato permite calcular la productividad de la empresa o del grupo de empleados elegido, pero también permite comparar empresas dentro del mismo grupo o agrupaciones de empleados dentro de la misma empresa.

Pero también existe una práctica y valiosa información de estas métricas y es poder analizar con  antelación el personal necesario para un nuevo equipo de trabajo en la prestación del servicio.

En PGPlanning, podrás analizar tu FTE , que unido a la planificación de turnos y cuadrantes con las distintas habilidades y demandas de personal, te ayudarán enormemente en las tareas de planificación y la toma de decisiones en tu día a día.

Puedes ampliar información en www.pgplanning.es

Planificación de turnos VS Realidad

Llegamos al final del año, hacemos balance. Analizamos resultados, informes y estadísticas. Cuando comenzamos el año o nuestro periodo de planificación verificamos que las horas no excedan las estipuladas en el convenio, que no se violen los descansos marcados, fines de semana consecutivos, y un largo etcétera de reglas y condiciones que condicionan nuestro resultado final. Buscamos la mejor solución posible y la aplicamos.

Ahora bien, el día a día en cada empresa y sus empleados es un mundo cambiante al que hay adaptarse permanentemente. Esto quiere decir, que hay cambios que nos modifican y alteran nuestra planificación inicial. Desde bajas médicas, permisos retribuidos, días libres,  intercambios de turno…. Cada cambio debe ser analizado para que tenga el menor impacto posible y sobre todo, no viole la demanda de personal necesaria para ofrecer el servicio.

Estos cambios se van acumulando y varían igualmente la estadística personal de cada trabajador, que al final de nuestro periodo de planificación analizamos. La realidad sobre lo planificado es sorprendente en muchos casos y en las muchas variables que componen esa estadística del trabajador.

Fines de semana trabajados, festivos, noches, horas nocturnas, domingos, horas extra, turnos de mañana, turnos de tarde, turnos de noche, bajas, vacaciones… Todo conforma una estadística única para cada persona.  Pero obtener esta estadística no es tarea fácil en muchas empresas. Obtener datos actualizados, en tiempo real, fiables y que registren todos los cambios e incidencias acontecidas sobre la planificación cada día es algo impensable en muchas empresas. Datos disgregados, incompletos, sesgados o simplemente no registrados hacen que esta estadística valga para muy poco.

Y si ya queremos incluir los datos reales de control de presencia con tiempos efectivos, incidencias, entradas y salidas, ya es un completo imposible. La pobre integración de sistemas tradicionales de control de presencia, la simplicidad de los datos que ofrecen y la falta de información alimentan aún más esa estadística incompleta o inexistente. Esta es una situación muy extendida, ya que la gestion de turnos – cuadrante, las gestión de vacaciones y el control de presencia se encuentran disgregados.

En PGPlanning trabajamos en un entorno plenamente unificado, con datos actualizados en tiempo real, con empleados que interactúan y alimentan su propia estadística. Por supuesto, de forma fiable y segura, generándose en cualquier momento y desde cualquier lugar.

La información es poder y tenerla accesible en todo momento de una forma completa y fiable hacen que PGPlanning ofrezca a nuestros clientes información estratégica sobre su planificación ,empresa y empleados.