Organizar turnos de trabajo

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Organizar turnos de trabajo no es tarea fácil, empecemos por ahí. Cuando se trabaja a turnos, se sabe la multitud de factores que deben tenerse en cuenta para llevar a cabo su organización.

Podríamos decir, que esta organización de turnos tiene como base dos grandes bloques. Por un lado, factores o condicionantes del negocio, y por otro, todos los que afectan a las personas que hacen esos turnos. Por supuesto, también afectados por las reglas básicas del juego entre empresa y trabajador, que son todos los condicionantes legales laborales.

Vamos a enumerar algunos de los puntos más relevantes a tener en cuenta para organizar turnos de trabajo en cualquier empresa.

Semana Laboral

En primer lugar, y aunque parezca evidente, debemos tener en cuenta como es nuestra semana laboral, si es de lunes a viernes, de lunes a sábado, lunes a domingo, etc… Esta será la base de la cual partir. Cada negocio, en cada empresa, y en cada ubicación, puede tenerse una semana laboral diferente.

Turnos

Definiremos cada uno de los turnos, uno a uno. Cada turno queda definido por distintos factores y condicionarán toda la organización de todos ellos juntos para la elaboración del cuadrante.

  1. Turno partido o continuo. Definición de tramos y horarios.

  2. Definición del tramo horario del turno

  3. Definición de posible/s descanso/s (computa o no)

  4. Duración del turno

  5. Indicar si es un turno nocturno, importante para contabilización, horas nocturnas y otros condicionantes.

  6. Saber si el turno cambia de día. Es decir, un turno puede empezar un día y acabar en el siguiente. Importante tenerlo en cuenta para planificar y contabilizar.

  7. Turno de guardia. Posibilidad de definir si es un turno de guardia ya que puede ser intermitente y tener unas características distintas a los demás.

  8. Disponibilidad del turno. Es posible que un turno exista en un periodo estival y que después no exista en invierno por ej.

Estas son algunas de las características que debemos definir y tener claras en la creación de cada turno.

Una vez tenemos los turnos definidos con nuestros horarios y características en base a nuestra producción, horarios de apertura, prestación de servicio… pasamos a organizarlos dentro de un calendario que puede ser mensual, trimestral, semestral o anual (mucho más interesante para poder ajustarlo a las horas anuales de convenio). Este calendario se enmarca dentro del calendario laboral.

Calendario Laboral

Empresa y trabajadores se encuentran dentro del calendario laboral. En este calendario definiremos los días laborales, los festivos, los festivos laborables, etc. Este calendario es publicado anualmente y va cambiando , evidentemente.

Este calendario condicionará también la organización de nuestros turnos.

Guardias / Guardias localizadas

Puede darse el caso de tener que definir turnos de guardia y/o guardias localizadas. Es común en algunos sectores para garantizar una disponibilidad de personas para soporte, incidencias, urgencias, etc. Estos turnos deben planificarse junto a la operativa diaria de funcionamiento, ya que al planificarlos todos deben organizarse en su conjunto.

Ubicaciones y Habilidades

A la hora de organizar los turnos, podemos tener turnos diferentes por cada ubicación que tengamos. Puede haber distintas ubicaciones dentro de un mismo centro de trabajo o bien tener distintos centros de trabajo con distintas ubicaciones. Las habilidades también condicionan la organización de los turnos, ya que podemos necesitar empleados con ciertas habilidades por cada turno y en cada turno un número distinto de trabajadores.

Demanda de Personal

Ya definidos los turnos y el calendario laboral, el siguiente paso sería definir nuestra demanda de personal. Es decir, cuantas personas necesitamos para cada turno, día, ubicación y habilidad.  En resumen, las personas necesarias en cada turno para que nuestro negocio funcione.

planificar turnos de trabajo
*Pantalla de configuración de una demanda de personal en PGPlanning.

En este punto ya tendríamos organizados los turnos y entraríamos directamente en la planificación de esos turnos y la generación de cuadrantes de trabajo. Aquí cruzamos lo que necesitamos (turnos a cubrir por cada día), lo que tenemos (personal disponible) y las reglas del juego (legales, contratos, pactos por trabajador, horas de convenio, descansos, etc..). Llegamos al momento de conjugar esas variables para poder generar un cuadrante, que puede basarse en turnos de trabajo rotativos o bien un cuadrante sin rotación de turnos de forma aleatoria.

A partir de aquí buscaremos un patrón, ciclo o rotación de turnos que cubra nuestras necesidades (y número de empleados…), extendiendo ese patrón a lo largo del año. De este modo obtendremos nuestro cuadrante completo con todos los turnos a realizar por cada trabajador en cada día del año. Si nuestro problema no pudiera resolverse con un patrón o ciclo, tendríamos que utilizar usar un motor de cálculo automático capaz de hacerlo, ya que de forma manual sería realmente complejo conseguir. .

Esta parte de búsqueda de patrones y generación de cuadrantes es explicada en otros post de nuestro blog.

En PGPlanning disponemos de los más avanzados algoritmos de cálculo para la resolución de cuadrantes de turnos de trabajo en los que podrás reflejar estas necesidades y obtener tu cuadrante. Una vez generado, podrás gestionar tu día a día en el mundo del trabajo a turnos, como son: Bajas, sustitutos, cambios de turno, ausencias, vacaciones, control del absentismo y un largo etcétera.