Programas para hacer turnos de trabajo

Llegaste hasta aquí, encontraste este post. Buscas una aplicación para gestionar turnos de trabajo y generar cuadrantes de personal.  Puedes haber llegado por muchos motivos, te enumeramos algunos para que puedas sentirte identificado:

  • Recientemente te han asignado planificar los turnos de trabajo de un equipo de trabajo y no sabes por dónde empezar, buscas una aplicación que te ayude.
  • Llevas años haciendo los turnos en una hoja Excel y el tiempo que le dedicas, los errores, la falta de información y la ineficiencia del proceso te desespera.
  • Necesitas planificar turnos que no se basan en un ciclo o patrón definido y no encuentras respuesta.
  • Tu equipo de trabajo ha variado y con ello sus condiciones y no sabes cómo hacer un nuevo cuadrante.
  • Buscas una nueva y mejor planificación que se adapte a la empresa y empleados de una manera eficiente y óptima.
  • Llevas usando un patrón muchos años que alguien aprobó en su día, ha pasado el tiempo y todo el mundo está descontento.
  • Usas un patrón que te dijeron, que viste en Internet, que usa la competencia o que se le ocurrió a alguien, pero no cubre tus necesidades. Eso sí, es fácil de recordar.
  • Necesitas buscar alternativas a tu planificación actual para llevarlas a una mesa de empresa con representantes sindicales y con una justificación – análisis de las mismas.
  • Cambian las condiciones laborales de empleados y las necesidades de la empresa y buscas un software que te ayude a hacerlo.
  • Llevas mucho tiempo con tu Excel y quieres dar un salto cualitativo, interactuando con tus empleados para gestionar toda una operativa de vacaciones, cambios y solicitudes alejada del papel y que permita movilidad.
  • Ya tienes una aplicación de turnos, pero no la puedes usar a través de Internet, no te permite ninguna movilidad ni comunicación con tus empleados.
  • Planificas mes a mes o semana a semana y no eres capaz de ver una visión anual (horas, permisos, vacaciones, festivos,…) porque lo tienes repartido en hojas Excel o en folios y post-its.

Y  así un largo etc…, pero en nuestro caso son las más comunes y las que nos llegan a diario.

Verás que hay distintas aplicaciones en el mercado para planificar turnos de trabajo. Algunas son instalables en tu PC, otras son en la nube, algunas son españolas, otras extranjeras, unas parece que hacen mucho y otras apenas nada.

Para intentar ayudarte en tu decisión vamos a dar unas recomendaciones a la hora de elegir y que puedas tener más claro porque algunas se puede adaptar mejor a tus necesidades y otras sencillamente no te servirán:

  • Las que te dicen que planificar tus turnos será muy fácil, simple y muy sencillo. No te queremos desanimar, pero hoy en día, hay muchos condicionantes laborales, restricciones, descansos, convenios, contratos y un largo etc…, que hace que planificar turnos no sea sencillo, ni inmediato. Si todo es muy sencillo y muy simple, como poner un ciclo o patrón que ya conoces, probablemente no sea una herramienta de planificación, sino un Excel embebido en una ventana o una página web por lo que no será lo que necesitas.
  • Las que hablan de todo menos de planificación, muchos módulos de muchas cosas que no son la respuesta al problema real, que es la generación del cuadrante.
  • Aplicaciones que solo hacen planillas o cuadrantes, basadas en ciclos, ruedas o escaleras. Si las personas que necesitan tienen habilidades especiales y un empleado no puede suplir a otro porque no tiene esas competencias, tenemos un problema. Si el número de personas varía de forma intermitente, tampoco sirve un ciclo. Si la demanda varía a lo largo del año, tenemos otro gran problema, porque sencillamente no te servirá. Sin más. Estudia detenidamente si hay un cálculo de todos los tipos de problemáticas existentes para la elaboración del cuadrante.
  • Hay que tener en cuenta los objetivos que perseguimos y saber filtrar lo importante de la paja. Céntrate en lo que necesitas y busca respuestas concretas.
  • Agilidad: Gestionar incidencias del dia a dia y todo tu equipo diariamente requiere tiempo, busca que la aplicacion te ofrezca soluciones, propuestas automáticas, asistencia en la toma de decisiones, componentes tipo «arrastra y soltar» que te den rapidez y soltura. Tu tiempo es muy valioso.
  • Previsualizaciones: es importante que antes de tomar decisiones que impacten directamente en el cuadrante puedas previsualizarlas y ver como quedan con antelación a su aprobación.
  • Infórmate sobre su soporte técnico. En muchas de ellas, su soporte únicamente es por email. Resolver problemas de planificación y buscar ayuda por email es realmente difícil.
  • Infórmate donde y como están tus datos si es una aplicación en la nube. Puede que se cumpla la ley teniendo tus datos en una multinacional americana de un centro de datos en Europa, pero ¿realmente lo quieres así?  La decisión es tuya.
  • Actualizaciones y paradas del sistema. Es importante conocer si la aplicación está viva y evoluciona conforme a las necesidades y saber si el sistema se ve afectado con paradas al actualizar. ¿Cuantas veces se actualiza al año?
  • Establece un presupuesto realista sobre lo que buscas y compara lo que te ofrecen VS lo que necesitas. Busca que la tarifa sea modular y se adecue al número de empleados y dimensiones de tu empresa.
  • Medidas de seguridad. Necesitas aplicar medidas de seguridad de contraseñas complejas, caducidad, no repetición de últimas contraseñas, etc… todo debido a la normativa actual de datos, y por supuesto por seguridad. Busca que te ofrezca todas estas características. A parte de certificados, contratos, desarrollo seguro, política clara de copias de seguridad, etc…
  • Métodos de importación de datos, conectividad, exportación de datos, etc… si tienes intención de introducir / sacar información hacia otras plataformas.
  • Metodología y tiempos de implantación. Es importante definir los tiempos de implantación, puesta en marcha, consultoría, formación, etc… Si no te ofrecen nada de esto y no estás ante un proyecto planificado y guiado, estarás ante la compra de una aplicación similar a la estantería de una tienda o las que antiguamente se vendían en kioscos de prensa. Probablemente en este caso tú Excel te sirva y poco más te aportará.
  • Referencias: Importante ver clientes que la usan y opiniones o referencias de la misma.
  • Fabricantes o distribuidores: Muchas aplicaciones son comercializadas por empresas que no son fabricantes de la misma, o distribuyen aplicaciones creadas en otros países, pero con concesiones en España para venderla. Es importante de cara al soporte ya que nunca será el fabricante de forma directa y también de cara a desarrollos o ajustes personalizados será muy muy complicado. Tratar con un intermediario ralentiza y nunca tendrás la cercanía, certeza y fiabilidad de trabajar directamente con el fabricante.
  • No solo cuadrantes y turnos: Si quieres que tu planificación se cruce con la realidad y tener un control horario real, analiza que contemple modos de cruzar el control de presencia con fichajes en tiempo real. Esto te será muy útil para analizar Horas Planificadas VS Horas Efectivas & Absentismo. Es totalmente recomendable que esté todo integrado y no tengas que hacer procesos manuales de sincronización, importaciones periódicas, etc…
  • Hoy en día todos trabajamos con el móvil, es casi imprescindible que te ofrezca la posibilidad de que tus empleados puedan ver sus cuadrantes, solicitar vacaciones, etc…desde su tablet, móvil, en el PC de su casa. A la hora de tener un control horario, es importante que puedan también fichar con el móvil aquellos trabajadores que estén en el cliente y no estén en “la oficina”. Si el sistema no lo permite será mucho más complicado registrar su jornada laboral.

Estas son algunas de las características o puntos a tener en cuenta para la adquisición de un programa de gestión de turnos de trabajo. Esperamos que  te ayuden a elegir de forma acertada  tu nueva aplicación de turnos de trabajo.

PGPlanning  (https://www.pgplanning.es) es una aplicación en la nube que te ofrece una solución completa de planificación, generación y gestión de cuadrantes de personal con distintos módulos. Si quieres ampliar información sobre programas de turnos rotativos visita nuestra página: https://www.pgplanning.es/programa-de-turnos-rotativos/

Utilizar un patrón o ciclo de turnos rotativos: ¿está ajustado a lo que necesitamos?

Esta cuestión nos surge diariamente en el contacto diario con nuestros clientes,  con empresas que nos consultan sobre su planificación y  muy especialmente al comenzar nuestros proyectos. Existen multitud de empresas en las que su planificación de personal se basa en un patrón, ciclo, rueda o escalera de turnos, que no quiere modificar y que satisface sus necesidades. Esto se define sobre el papel pero la realidad suele ser muy distinta.

Cuando comenzamos el análisis y revisión de ese patrón en relación a sus necesidades o demandas de personal VS el personal del que disponen nos encontramos diferentes casuísticas.

Veamos un ejemplo con un patrón definido como 6X2:Tengo un patrón 6X2 que utilizo para toda la empresa repitiéndolo en las diferentes zonas de trabajo. El primer paso consiste en saber la duración que tiene ese patrón para poder saber el número de empleados mínimo que podrían hacerlo. Un patrón tiene que tener un número de “piernas” (concepto que hace referencia a las semanas) ajustado al número de empleados que tienen que realizarlo, no nos sirve utilizar un patrón 6X2 si después lo van a utilizar 5 empleados, ya que la demanda de personal nunca se cubrirá ya que el patrón lo deberían realizar al menos 8 empleados.

Otra casuística común, es la que querer utilizar un patrón o ciclo pero se desconoce cuál aplicar. Esta situación suele traducirse en: Conozco mi demanda, tengo 12 empleados y necesito encontrar un patrón que se ajuste a ello.

Ante este escenario de planificación con patrones siempre debemos tener en cuenta:

  • Podemos buscar un patrón para resolver el problema pero debemos que tener en cuenta que si la demanda que solicitamos es superior al número de empleados del que dispone la empresa es imposible que se cumpla.
  • Si la demanda de personal es igual al número de empleados que tiene la empresa las horas o días de trabajo a lo largo del año estarán muy por encima de las que marca el convenio de trabajo. Nuestra herramienta ofrece una herramienta muy visual y clara para el dimensionamiento de personal respecto a las horas de trabajo, mostrando el porcentaje de exceso y defecto en personas y número de horas restantes o excedidas.
  • Y lo más importante que no siempre ven las empresas: Para poder planificar personas con un patrón de turnos y generar una planilla, es condición imprescindible que todos los empleados que van a utilizar ese patrón deben tener las mismas características. Es decir, tienen que poder hacer todos los turnos de trabajo que se solicitan en el patrón, todas las habilidades o competencias necesarias, todos los días de trabajo, y pueden estar en todas las zonas o ubicaciones de la empresa, sino el patrón no se puede aplicar.

Esta es una de las situaciones más comunes a las que un programa de turnos de trabajo debe responder, resolver problemas de planificación con patrones y sin patrones. Si en tu empresa los empleados, tienen distintas ubicaciones, habilidades y competencias, trabajan distintos días de la semana o tienen restricciones de ubicaciones por ej… necesitas una solución fuera de un patrón, ciclo o escalera de turnos.

Este fue uno de los principales motivos por los que desarrollamos nuestro producto PGPlanning: Resolver múltiples problemas de planificación de forma óptima. Algo que consideramos imprescindible en un programa de turnos de trabajo.

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