Los 7 puntos clave en un software de gestión de turnos

¿Qué es un software de gestión de turnos?

software de gestión de turnos

Cuando tenemos que planificar y gestionar turnos de trabajo y lo hacemos en un papel o en una hoja de cálculo nos damos cuenta el gran esfuerzo que conlleva y la poca versatilidad que tenemos en la gestión y organización de nuestro equipo humano.  Un software de gestión de turnos es una aplicación que sirve para definir nuestros horarios y turnos de trabajo, demandas de personal para cubrir el servicio y es capaz de generar el cuadrante de trabajo en función de las distintas restricciones y reglas que sean de aplicación.

Pero no debe quedarse ahí. Hoy, no solo necesitamos elaborar un cuadrante, también necesitamos gestionar las personas de nuestra planificación en distintos ámbitos en cuanto a la presencialidad y todas sus variables relacionadas como son las vacaciones, absentismo, control horario, etc.

Desde PGPlanning analizaremos cuales son los 7 puntos clave que debe contemplar un software de planificación y gestión de turnos de trabajo.

  1. Planificador de turnos

En primer lugar, el software debe permitirnos definir todos nuestros horarios, turnos de trabajo y sus peculiaridades. Un turno puede ser partido o puede ser continuado, cambiar de día desde que se inicia hasta que acaba, si tiene un descanso incluido o no como tiempo de trabajo, si es un turno de guardia o incluso distinguirlo como un turno nocturno.

Sin esta base no podremos continuar el siguiente paso, que será entrar en la generación del cuadrante.

 turnos de trabajo
Ventana de definición y alta de un turno

2. Generador de cuadrantes

El generador de cuadrantes o calculadora de cuadrantes es el motor que nos ayudará a definir y encontrar la rotación, patrón o ciclo que será la base de la generación del cuadrante para cada persona. Puedes ampliar información aquí.

Pero, vamos por partes y definamos los conceptos necesarios para obtener esa rotación.

Reglas o Restricciones.

Definiremos las reglas o restricciones que debe cumplir nuestro patrón o rotación, como pueden ser asignación equitativa entre tipos de turnos entre empleados, número máximo o mínimo de días consecutivos de trabajo, turnos preferidos para el empleado, mínimo número de horas de descanso después de un turno de noche, y un largo etcétera.

Restricciones en turnos de trabajo
Algunas reglas y restricciones comunes

Estas reglas vendrán motivadas en muchas ocasiones por un componente legal, por acuerdos o pactos con los trabajadores, así como restricciones a nivel de convenio colectivo.  El software debe permitirnos reflejar todas aquellas que sean de aplicación para que nuestra rotación o patrón sea válido.

Una vez definidas las reglas o restricciones, pasaremos a definir el número de personas que necesitamos por cada turno, para cada día, en cada ubicación, con que habilidad, durante que periodo de tiempo… es decir, definiremos la demanda de personal, que no es otra cosa que definir las personas  donde y cuando las necesitamos para cubrir el servicio.

demandas de personal en un software de gestion de turnos
Definición de una demanda de personal

Pues bien, una vez que sabemos lo que necesitamos a través de nuestra demanda para cubrir el servicio, las reglas del juego o restricciones que se deben cumplir, debemos introducir nuestras personas y todas sus características, habilidades, limitaciones… para que el motor de cálculo pueda cruzar Lo que tenemos VS Lo que necesitamos. Y así podernos ofrecer una rotación que nos permita generar nuestro cuadrante completo extendiéndose en todo el año si es necesario, para poder así comprobar que la planificación se ajusta a las horas que deben trabajarse anualmente.

A partir de aquí el motor debe ofrecernos distintas alternativas y quedarnos con aquella que mejor encaje.  Una vez generado el cuadrante, pasaremos a gestionar nuestro día a día. 

3. Definición y Gestión del absentismo

En la planificación y gestión de turnos es esencial poder gestionar las ausencias del equipo humano. El software deber permitirnos configurar a medida todas aquellas incidencias o ausencias ya sean por días y por horas, incluso gestionando limites en cuanto a días máximos, días consecutivos, si son solicitables o su visibilidad en distintas partes de la aplicación, tanto por la empresa como por empleado. Pero podemos ir más allá y es que estas incidencias, especialmente las que son por horas puedan ficharse a través de un módulo de control horario.

Estas incidencias deben ser personalizables, gestionables y asistidas. En el caso de bajas por ejemplo, pudiendo incorporar los partes de baja (por empresa o trabajador), como la gestión de un sustituto que herede estos turnos planificados y así cubramos el servicio.

En muchos sectores es crítico gestionar las ausencias y cubrirlas en todo momento para que la demanda de personal fijada no se vea alterada. Esto se une a la posibilidad y utilidad de gestionar bolsas de horas que nos ofrezca realizar días libres compensados, añadir horas en la bolsa con multiplicadores (2 horas por 1 , por ej.), etc..

ausencias absentismo
Listado de inciencias de absentismo

4. Gestión de cambios

Gestionar cambios en un cuadrante de turnos es una constante. Principalmente motivados por el día a día, tanto por bajas, permisos, así como por necesidades del trabajador o empresa.

Poder gestionar cambios en el cuadrante de forma ágil es algo indispensable. Arrastrar y soltar sobre el cuadrante y que todo quede registrado con un motivo es un plus de cara a tener una trazabilidad de los cambios cuando los realiza el administrador. Veremos que esto es mucho más optimo si se realiza desde el Portal del empleado en muchas ocasiones.

5. Interacción con el empleado a través de un Portal del empleado

La digitalización de la gestión y planificación de turnos no debe quedarse solamente en la parte empresa, sino que debe llegar al empleado a través de un acceso que le permita no solo visualizar sus turnos sino interactuando en distintos procesos.

portal del empleado en software de gestión de turnos
Vista móvil del portal del empleado

Poder consultar el cuadrante desde el móvil o en casa a través de un PC o Tablet, es algo imprescindible. No debemos conformarnos con imprimir un cuadrante o bien distribuirlo por email en PDF. Un buen software de gestión de turnos debe permitir un acceso del empleado, para que, en tiempo real, pueda ver e interactuar en distintos ámbitos:

  • Ver su cuadrante y el cuadrante de sus compañeros para poder solicitar cambios e intercambios de turnos
  • Acceso a su estadística personal como horas trabajadas, bolsa de horas, vacaciones disfrutas y pendientes,
  • Digitalización y acceso a noticias, normativas, o circulares que puedan colgarse en el portal.
  • Descargas de documentos como nóminas, registros de la jornada laboral, etc.
    • Solicitudes de vacaciones, permisos o avisos. Es imprescindible que todas las solicitudes tengan un canal único a través del portal y evitemos que nos lleguen solicitudes por un email, papel, WhatsApp o llamadas.

A través del portal obtendremos un conjunto de funcionalidades de interacción del empleado y digitalización de distintos procesos que ayudarán enormemente al planificador de turnos y gestor del servicio. Amplia informacion del portal aquí.

6. Control horario

El siguiente paso y utilidad en un software de gestión de turnos es que nos ofrece un sistema de control horario – fichaje, tanto por motivos legales como la enorme versatilidad y potencia que supone tenerlo junto. Los continuos cambios, horarios, definición de turnos, vacaciones o ausencias quedan registradas en el sistema. Imagina todo esto integrado con la presencialidad, fichajes y control horario.

El cumplimiento del registro de la jornada laboral será infinitamente más sencillo si lo tenemos incluido en el sistema.  Ni que decir tiene que debe soportar un fichaje presencial para los centros de trabajo y un fichaje móvil para trabajadores móviles o teletrabajadores.

Una vez registrados estos fichajes podremos explotar información muy valiosa y dinámica como son las horas teóricas, planificadas y fichadas. Todo cruzado y combinado con las ausencias definidas, bolsas de horas y un largo etc.  Busca un sistema que te ofrezca todo integrado en la misma plataforma. Más detalles sobre control horario.

7. Integración con Nómina

Ya tenemos claro tras todo lo analizado, que el software de gestión de turnos, recogerá toda nuestra planificación, cambios, bolsas de horas, horas de trabajo, cómputos de bolsas de horas, fichajes, etc. Ya tenemos la información actualizada y agrupada en un punto, ahora es el momento de compartirla.

En el trabajo a turnos es habitual que mensualmente debamos recopilar todos los saldos correspondientes a los conceptos variables que genera el trabajador y que tengamos que liquidar en nómina, como pueden ser horas nocturnas realizas, horas en festivos, pago de festivos por días, horas extra y otros.

Habitualmente se recopilan de distintas fuentes de datos, interlocutores y hay que juntarlo para que RRHH o bien un asesor externo incluya estos conceptos en la nómina del trabajador.

En este punto, lo que nos interesaría es definir un formato con nuestros conceptos de forma personalizada para que pueda llevarse directamente al programa de nóminas. Por otro lado, si queremos hacerlo de forma muy simplificada, podemos exportarla información para enviárselo a un tercero aun siendo en un fichero de hoja de cálculo.

Aquí nos vamos dando cuenta del verdadero potencial de un sistema de gestión de turnos y todo lo que nos puede ofrecer más allá del mero cálculo de un cuadrante o un patrón de turnos. Descubre más sobre integración con aplicaciones.


Si te ha gustado el post y crees que podemos ayudarte en tu planificación y gestión de turnos no dejes de visitar https://www.pgplanning.es y contactar con nosotros.

Programas para hacer turnos de trabajo

Llegaste hasta aquí, encontraste este post. Buscas una aplicación para gestionar turnos de trabajo y generar cuadrantes de personal.  Puedes haber llegado por muchos motivos, te enumeramos algunos para que puedas sentirte identificado:

  • Recientemente te han asignado planificar los turnos de trabajo de un equipo de trabajo y no sabes por dónde empezar, buscas una aplicación que te ayude.
  • Llevas años haciendo los turnos en una hoja Excel y el tiempo que le dedicas, los errores, la falta de información y la ineficiencia del proceso te desespera.
  • Necesitas planificar turnos que no se basan en un ciclo o patrón definido y no encuentras respuesta.
  • Tu equipo de trabajo ha variado y con ello sus condiciones y no sabes cómo hacer un nuevo cuadrante.
  • Buscas una nueva y mejor planificación que se adapte a la empresa y empleados de una manera eficiente y óptima.
  • Llevas usando un patrón muchos años que alguien aprobó en su día, ha pasado el tiempo y todo el mundo está descontento.
  • Usas un patrón que te dijeron, que viste en Internet, que usa la competencia o que se le ocurrió a alguien, pero no cubre tus necesidades. Eso sí, es fácil de recordar.
  • Necesitas buscar alternativas a tu planificación actual para llevarlas a una mesa de empresa con representantes sindicales y con una justificación – análisis de las mismas.
  • Cambian las condiciones laborales de empleados y las necesidades de la empresa y buscas un software que te ayude a hacerlo.
  • Llevas mucho tiempo con tu Excel y quieres dar un salto cualitativo, interactuando con tus empleados para gestionar toda una operativa de vacaciones, cambios y solicitudes alejada del papel y que permita movilidad.
  • Ya tienes una aplicación de turnos, pero no la puedes usar a través de Internet, no te permite ninguna movilidad ni comunicación con tus empleados.
  • Planificas mes a mes o semana a semana y no eres capaz de ver una visión anual (horas, permisos, vacaciones, festivos,…) porque lo tienes repartido en hojas Excel o en folios y post-its.

Y  así un largo etc…, pero en nuestro caso son las más comunes y las que nos llegan a diario.

Verás que hay distintas aplicaciones en el mercado para planificar turnos de trabajo. Algunas son instalables en tu PC, otras son en la nube, algunas son españolas, otras extranjeras, unas parece que hacen mucho y otras apenas nada.

Para intentar ayudarte en tu decisión vamos a dar unas recomendaciones a la hora de elegir y que puedas tener más claro porque algunas se puede adaptar mejor a tus necesidades y otras sencillamente no te servirán:

  • Las que te dicen que planificar tus turnos será muy fácil, simple y muy sencillo. No te queremos desanimar, pero hoy en día, hay muchos condicionantes laborales, restricciones, descansos, convenios, contratos y un largo etc…, que hace que planificar turnos no sea sencillo, ni inmediato. Si todo es muy sencillo y muy simple, como poner un ciclo o patrón que ya conoces, probablemente no sea una herramienta de planificación, sino un Excel embebido en una ventana o una página web por lo que no será lo que necesitas.
  • Las que hablan de todo menos de planificación, muchos módulos de muchas cosas que no son la respuesta al problema real, que es la generación del cuadrante.
  • Aplicaciones que solo hacen planillas o cuadrantes, basadas en ciclos, ruedas o escaleras. Si las personas que necesitan tienen habilidades especiales y un empleado no puede suplir a otro porque no tiene esas competencias, tenemos un problema. Si el número de personas varía de forma intermitente, tampoco sirve un ciclo. Si la demanda varía a lo largo del año, tenemos otro gran problema, porque sencillamente no te servirá. Sin más. Estudia detenidamente si hay un cálculo de todos los tipos de problemáticas existentes para la elaboración del cuadrante.
  • Hay que tener en cuenta los objetivos que perseguimos y saber filtrar lo importante de la paja. Céntrate en lo que necesitas y busca respuestas concretas.
  • Agilidad: Gestionar incidencias del dia a dia y todo tu equipo diariamente requiere tiempo, busca que la aplicacion te ofrezca soluciones, propuestas automáticas, asistencia en la toma de decisiones, componentes tipo «arrastra y soltar» que te den rapidez y soltura. Tu tiempo es muy valioso.
  • Previsualizaciones: es importante que antes de tomar decisiones que impacten directamente en el cuadrante puedas previsualizarlas y ver como quedan con antelación a su aprobación.
  • Infórmate sobre su soporte técnico. En muchas de ellas, su soporte únicamente es por email. Resolver problemas de planificación y buscar ayuda por email es realmente difícil.
  • Infórmate donde y como están tus datos si es una aplicación en la nube. Puede que se cumpla la ley teniendo tus datos en una multinacional americana de un centro de datos en Europa, pero ¿realmente lo quieres así?  La decisión es tuya.
  • Actualizaciones y paradas del sistema. Es importante conocer si la aplicación está viva y evoluciona conforme a las necesidades y saber si el sistema se ve afectado con paradas al actualizar. ¿Cuantas veces se actualiza al año?
  • Establece un presupuesto realista sobre lo que buscas y compara lo que te ofrecen VS lo que necesitas. Busca que la tarifa sea modular y se adecue al número de empleados y dimensiones de tu empresa.
  • Medidas de seguridad. Necesitas aplicar medidas de seguridad de contraseñas complejas, caducidad, no repetición de últimas contraseñas, etc… todo debido a la normativa actual de datos, y por supuesto por seguridad. Busca que te ofrezca todas estas características. A parte de certificados, contratos, desarrollo seguro, política clara de copias de seguridad, etc…
  • Métodos de importación de datos, conectividad, exportación de datos, etc… si tienes intención de introducir / sacar información hacia otras plataformas.
  • Metodología y tiempos de implantación. Es importante definir los tiempos de implantación, puesta en marcha, consultoría, formación, etc… Si no te ofrecen nada de esto y no estás ante un proyecto planificado y guiado, estarás ante la compra de una aplicación similar a la estantería de una tienda o las que antiguamente se vendían en kioscos de prensa. Probablemente en este caso tú Excel te sirva y poco más te aportará.
  • Referencias: Importante ver clientes que la usan y opiniones o referencias de la misma.
  • Fabricantes o distribuidores: Muchas aplicaciones son comercializadas por empresas que no son fabricantes de la misma, o distribuyen aplicaciones creadas en otros países, pero con concesiones en España para venderla. Es importante de cara al soporte ya que nunca será el fabricante de forma directa y también de cara a desarrollos o ajustes personalizados será muy muy complicado. Tratar con un intermediario ralentiza y nunca tendrás la cercanía, certeza y fiabilidad de trabajar directamente con el fabricante.
  • No solo cuadrantes y turnos: Si quieres que tu planificación se cruce con la realidad y tener un control horario real, analiza que contemple modos de cruzar el control de presencia con fichajes en tiempo real. Esto te será muy útil para analizar Horas Planificadas VS Horas Efectivas & Absentismo. Es totalmente recomendable que esté todo integrado y no tengas que hacer procesos manuales de sincronización, importaciones periódicas, etc…
  • Hoy en día todos trabajamos con el móvil, es casi imprescindible que te ofrezca la posibilidad de que tus empleados puedan ver sus cuadrantes, solicitar vacaciones, etc…desde su tablet, móvil, en el PC de su casa. A la hora de tener un control horario, es importante que puedan también fichar con el móvil aquellos trabajadores que estén en el cliente y no estén en “la oficina”. Si el sistema no lo permite será mucho más complicado registrar su jornada laboral.

Estas son algunas de las características o puntos a tener en cuenta para la adquisición de un programa de gestión de turnos de trabajo. Esperamos que  te ayuden a elegir de forma acertada  tu nueva aplicación de turnos de trabajo.

PGPlanning  (https://www.pgplanning.es) es una aplicación en la nube que te ofrece una solución completa de planificación, generación y gestión de cuadrantes de personal con distintos módulos. Si quieres ampliar información sobre programas de turnos rotativos visita nuestra página: https://www.pgplanning.es/programa-de-turnos-rotativos/

Utilizar un patrón o ciclo de turnos rotativos: ¿está ajustado a lo que necesitamos?

Esta cuestión nos surge diariamente en el contacto diario con nuestros clientes,  con empresas que nos consultan sobre su planificación y  muy especialmente al comenzar nuestros proyectos. Existen multitud de empresas en las que su planificación de personal se basa en un patrón, ciclo, rueda o escalera de turnos, que no quiere modificar y que satisface sus necesidades. Esto se define sobre el papel pero la realidad suele ser muy distinta.

Cuando comenzamos el análisis y revisión de ese patrón en relación a sus necesidades o demandas de personal VS el personal del que disponen nos encontramos diferentes casuísticas.

Veamos un ejemplo con un patrón definido como 6X2:Tengo un patrón 6X2 que utilizo para toda la empresa repitiéndolo en las diferentes zonas de trabajo. El primer paso consiste en saber la duración que tiene ese patrón para poder saber el número de empleados mínimo que podrían hacerlo. Un patrón tiene que tener un número de “piernas” (concepto que hace referencia a las semanas) ajustado al número de empleados que tienen que realizarlo, no nos sirve utilizar un patrón 6X2 si después lo van a utilizar 5 empleados, ya que la demanda de personal nunca se cubrirá ya que el patrón lo deberían realizar al menos 8 empleados.

Otra casuística común, es la que querer utilizar un patrón o ciclo pero se desconoce cuál aplicar. Esta situación suele traducirse en: Conozco mi demanda, tengo 12 empleados y necesito encontrar un patrón que se ajuste a ello.

Ante este escenario de planificación con patrones siempre debemos tener en cuenta:

  • Podemos buscar un patrón para resolver el problema pero debemos que tener en cuenta que si la demanda que solicitamos es superior al número de empleados del que dispone la empresa es imposible que se cumpla.
  • Si la demanda de personal es igual al número de empleados que tiene la empresa las horas o días de trabajo a lo largo del año estarán muy por encima de las que marca el convenio de trabajo. Nuestra herramienta ofrece una herramienta muy visual y clara para el dimensionamiento de personal respecto a las horas de trabajo, mostrando el porcentaje de exceso y defecto en personas y número de horas restantes o excedidas.
  • Y lo más importante que no siempre ven las empresas: Para poder planificar personas con un patrón de turnos y generar una planilla, es condición imprescindible que todos los empleados que van a utilizar ese patrón deben tener las mismas características. Es decir, tienen que poder hacer todos los turnos de trabajo que se solicitan en el patrón, todas las habilidades o competencias necesarias, todos los días de trabajo, y pueden estar en todas las zonas o ubicaciones de la empresa, sino el patrón no se puede aplicar.

Esta es una de las situaciones más comunes a las que un programa de turnos de trabajo debe responder, resolver problemas de planificación con patrones y sin patrones. Si en tu empresa los empleados, tienen distintas ubicaciones, habilidades y competencias, trabajan distintos días de la semana o tienen restricciones de ubicaciones por ej… necesitas una solución fuera de un patrón, ciclo o escalera de turnos.

Este fue uno de los principales motivos por los que desarrollamos nuestro producto PGPlanning: Resolver múltiples problemas de planificación de forma óptima. Algo que consideramos imprescindible en un programa de turnos de trabajo.

Descubre nuestro programa de turnos rotativos aquí