Covid-19 y huella dactilar para fichar. No parece la mejor opción.

En estos difíciles y complicados momentos que nos ha tocado vivir con el coronavirus nos planteamos todo aquello que supone un contacto o acercamiento físico. En una situación en la que acercarse a otra persona o tocar un objeto es un riesgo, nos hace evitar o buscar formas en las que no exista el contacto.  Actualmente se ha abierto el confinamiento de la población a una parte de los trabajadores de algunos sectores que no son esenciales.  Para ello, se adoptan medidas de limpieza, distanciamiento entre personal, desinfección de zonas comunes y objetos.

Ante esta situación los trabajadores inician su jornada laboral y tal y como viene siendo obligación deben registrar su jornada de trabajo.

Llevamos años viendo como se recomendaba casi de forma «única y válida» el fichaje por terminales biométricos por huella dactilar, (aún con todo lo que conlleva en materia de RGPD)  y así se veía reflejado por muchas empresas que ni siquiera se planteaban otras opciones. Ahora, ante la situación que estamos viviendo y de cara a futuro vemos los inconvenientes subyacentes y el riesgo existente para los trabajadores. Este sistema de registro implica que el mismo terminal es usado por todos los trabajadores y necesita un contacto físico y personal. Veamos los escenarios:

  • Si usan guantes, no funciona el sistema.
  • Si no usan guantes, habría que desinfectar el terminal por cada fichaje, algo completamente inviable.
  • Si no se limpia el terminal en cada fichaje y no se usan los guantes para fichar, existe un riesgo de contagio entre todos los trabajadores.

Ante esta situación pensamos en alternativas al problema (que ya existen desde hace tiempo), y que simplemente se descartaban porque no “tenían huella”. Ahora esa huella se nos vuelve en contra.

Soluciones que ya existen

  • Fichaje por tecnologías NFC

    Es una tecnología que nos permite fichar sin contacto alguno y que convierte a cualquier terminal móvil en un terminal de control horario. Se instala la APP que lo permite (en nuestro caso PGtime lo permite desde hace tiempo) y se ficha por proximidad con cualquier Tag NFC, que puede ser una pulsera, tarjeta, pegatina o incluso el propio móvil como llave para registrar ese fichaje.

  • Fichaje a través del móvil

         Desde el móvil, utilizando su usuario y contraseña, cada trabajador puede registrar su jornada laboral, sin necesidad de compartir un terminal de fichaje común entre múltiples trabajadores.

  • Fichar con código PIN

Con este modelo pueden darse distintas situaciones, contra una pantalla táctil o contra un teclado físico. Si es el primer caso puede utilizarse un lapicero táctil que puede ser usado por el trabajador con guantes lo que minimiza riesgos y podría desinfectarse facilmente al final de cada jornada o varias veces en el día. Tambien hay guantes de trabajo compatibles con estas pantallas, pero no sería desechables. Si por otro lado fuera un terminal mecánico numérico se podría utilizar guantes igualmente.

  • Fichar con una tarjeta

Todavía existen los terminales que fichaban con tarjeta de banda magnética, lo que en su día era un atraso, parece una alternativa por la individualización de la tarjeta y la ausencia de contacto.  Ahora puede hacerse con una tarjeta NFC.

  • Reconocimiento Facial

Despegando y todavía con una escasa implantación es una alternativa posible, aunque si el trabajador tiene que acercarse demasiado y respirando sobre el terminal para su reconocimiento, puede dejar esas partículas en suspensión para el siguiente trabajador que ficha segundos después el mismo lugar, terminal y espacio.  Tiene un riesgo.

Estos sistemas de fichaje tienen un denominador común en nuestro caso, y es la independencia del terminal propietario (usarás PC, Tablet o Móvil) y la ausencia del contacto físico si optas por NFC.

PGPlanning/PGtime ofrece para esta situación distintas alternativas como es el fichaje por tecnología NFC + Foto, por código PIN +Foto y el fichaje desde el portal del empleado.  

  • NFC evita el contacto fisico sobre el terminal común.
  • Fichaje por código pin táctil permite usar guantes desechables utilizando un lapiz táctil
  • El portal del empleado evita el uso de un terminal común

Quién pensaba que íbamos a buscar formas de fichar sin contacto alguno por una pandemia mundial. Desde luego, esta situación nos hace replantearnos muchos conceptos y usos establecidos en relación a la presencialidad y contacto.

Si podemos ayudarte y ampliarte información sobre nuestro sistema de registro de la jornada laboral, no dejes de contactar con nosotros en www.pgplanning.es | www.pgtime.es

Registro de la jornada laboral: Bolsas de Horas y Compensaciones

Tras la publicación de la ley que obliga a todas las empresas al registro de la jornada laboral, se suceden los problemas del día a día en la implantación de los sistemas de control para las empresas.

El exceso de horas ordinarias no remuneradas como horas, dentro de una flexibilidad laboral ante picos de trabajo hace que debamos gestionar distintas variables para un completo control y registro de las mismas.

Si un trabajador se queda hoy 1 hora más de su jornada laboral, la cosa parece clara. O se la abonamos o se la compensamos según las condiciones de cada convenio. Registrar esto continuamente y manejar un saldo de horas de exceso o defecto por cada trabajador no es tarea sencilla, sin un sistema que lo permita. Por otro lado, si un trabajador tiene que ausentarse de su trabajo por causas personales, también deberemos registrar esa “deuda” de horas personales.  El objetivo es gestionar estos excesos y defectos de forma individual, ordenada y controlada.

En muchos ámbitos y sectores este saldo se ha denominado “Bolsa de Horas”.
Es un saldo de horas de trabajo que son manejadas por trabajador y empresa como herramienta de flexibilidad dentro de unos límites y orden, pero muy útil en la práctica.  Esta utilidad se multiplica si estas bolsas de horas son actualizadas por parte del trabajador a través del sistema del control horario, registrando sus excesos y defectos. De esta forma se registran entradas y salidas, ausencias y saldo de bolsa de horas personal.

Hasta aquí tendremos una bolsa para ir registrando todos estos movimientos. A partir de este saldo tendremos la necesidad de compensar los excesos a favor del empleado o empresa. Es común que el trabajador solicite compensar un turno/jornada de trabajo por 8h (por ej) de su bolsa de horas, este concepto se denomina comúnmente Día Libre Compensado. Estas compensaciones deben registrarse en el sistema y estar integradas con el sistema de registro de la jornada, para en caso de inspección, poder justificar estas libranzas, saldo de horas, movimientos y compensaciones de cara a cada trabajador.

Cada día nos llegan más clientes, desencantados de sus “máquinas de fichar” recientemente adquiridas al poco tiempo de publicarse la ley. Muchos de estos terminales se centran en sus características físicas para la captura de los fichajes, pero una vez almacenados esos fichajes, parece que estas casuísticas les son imposibles de manejar. Disponer de un sistema de control horario que registra un fichaje, pero nos imposibilita una gestión óptima de nuestro equipo humano no parece una buena opción, salvo por precio en algunos casos.

No dejamos de sorprendernos de los clientes que contactan con nosotros y nos dicen que no pueden gestionar apenas nada en muchos de estos terminales que alguien les vendió y no les da respuesta o bien adquirieron por ellos mismos. La gestión de personas es el activo más importante de nuestras empresas, que sumado a las obligaciones legales multiplican su relevancia e impacto. Lamentablemente la desinformación y el desconocimiento hacen que las empresas tomen decisiones precipitadas que hacen que tengan que asumir el coste de una inversión que no responde a lo que necesitan.

Si quieres ver todo lo que PGPlanning/PGtime puede ofrecerte en relación al control horario y la planificación de personas, no dejes de visitarnos: www.pgtime.es | www.pgplanning.es

La clave del registro de la jornada laboral: Horas de trabajo

Los que venimos trabajando en el sector de la planificación de personas y el control horario llevamos viviendo todos los avances, cambios, aprobaciones, anulaciones, sentencias y un largo etc, en relación al registro del control horario.  Parecía claro, que antes o después, independientemente del gobierno que tocara, era algo que acabaría llegando de forma obligatoria.

Muchas discusiones y quejas sobre cómo, cuándo y las formas en las que se ha legislado, pero la realidad es que está aquí para quedarse y es un cambio muy significativo en el día a día de las empresas. Y ¿por qué?, porque parece que a todo el mundo se le ha olvidado que la relación empresa – trabajador siempre ha venido regulada por una variable incluida en todos los convenios, que son las HORAS de trabajo. Los convenios, que son la base de los contratos y que tienen como punto de partida el estatuto general de los trabajadores.

Poco a poco, relaciones laborales se han desvirtuado en excesos de horas continuados, pagos de horas extras «en B», excesos de horas pactados por ganar X más al mes, hasta trabajo por objetivos (imposible de medir en horas y esfuerzo), flexibilidad horaria, teletrabajo, conciliación(esto da para un post completo), etc..

Ahora viene el registro de la jornada laboral, que en definitiva nos dice que registremos las horas ordinarias resumidas en trabajo efectivo. Aquí es donde tendremos que recoger todas aquellas incidencias que no corresponden a ese trabajo efectivo, como es el descanso (si no computa como tiempo trabajado), bocadillo, café, asuntos personales, salidas a fumar, absentismos, ausencias, etc.

Esto no quiere decir que no podamos manejar variables de flexibilidad horaria, que no podamos mantener acuerdos con los trabajadores de permisos retribuidos como ir a la fiesta del colegio, salir un poco antes porque es necesario o pedir llegar tarde cuando sea necesario. Seguimos manteniendo esta flexibilidad, pero ahora hay que registrarla.

Hay muchas quejas e incertidumbre en este aspecto, algo que por otro lado siempre ha sido regulado ( horas ordinarias y extraordinarias), pero no cumplido en muchos casos, que son las horas de convenio y vacaciones que debe cumplir un trabajador anualmente.

Realmente el registro de la jornada laboral, no es un fin en sí mismo, sino un medio para el control y cumplimiento de múltiples obligaciones laborales que no siempre se cumplen. Descanso mínimo entre turno y turno de trabajo, descanso mínimo semanal obligatorio, excesos de horas extraordinarias, medias jornadas de 4h que son 6h u 8h, excesos de horas ordinarias, accidentes laborales ante el incumplimiento de ciertas obligaciones horarias y un largo etcétera.

En nuestra experiencia, la base de cumplimiento horario nace en la óptima planificación de horarios, turnos, jornadas, descansos y rotaciones. Teniendo esta planificación con base el registro de la jornada laboral, es fácil llevarlo con una herramienta que nos cruce esta planificación con el fichaje real. Aquí podremos analizar de forma constante estos posibles excesos y corregirlos con compensaciones de forma ordenada y registrada, sumado a una completa gestión del absentismo que permita definir de forma personalizada todas las incidencias que impacten directamente en el registro de la jornada, computando o no como tiempo de trabajo.

Contacta con nosotros en www.registrodelajornadalaboral.es , el futuro del control horario, HOY

Registro de la jornada laboral de los trabajadores 2019… a vueltas de nuevo.

Todo apunta a que en 2019 se establecerá de nuevo el registro obligatorio de la jornada laboral para todos los trabajadores. Desde un tiempo atrás, este registro ha venido entrando y saliendo en muchas empresas, condicionado por sentencias que lo anulaban, obligaciones que cambiaban para unos trabajadores sí y otros no, en referencia a si era una jornada completa o parcial y un cúmulo de sucesos. Esto ha ido generado una incertidumbre en las empresas que en muchas ocasiones desconocen si deben o no registrar esa jornada laboral en función de su plantilla.

Pues bien, parece que esta obligatoriedad en el registro de la jornada de cada trabajador va a incluirse en el estatuto general de los trabajadores,  lo que afectará a todas las empresas y trabajadores, sea cual sea su tamaño y la modalidad ó tipo de contrato que afecte a sus empleados.

¿Y qué quiere decir esto? Pues sencillamente, que todas las empresas deben registrar las horas ordinarias y extraordinarias de todos sus trabajadores de forma diaria. Esto aplicable a la operativa real significa que hay que registrar entradas, salidas e incidencias de la jornada que reflejen el cómputo de esas horas ordinarias y extraordinarias. Este cómputo debe realizarse diariamente y recogerse mensualmente en un informe.  El objetivo del informe es poder contrastar que todas las horas extraordinarias recogidas en el informe coinciden con el abono de dichas horas en el recibo de salarios (nómina).

Este informe será el que deberemos guardar y conservar para ser mostrado ante una posible inspección de trabajo. Tiene un formato definido publicado en el BOE y debe ser custodiado por la empresa.

Y bien, una vez en este punto: ¿Cómo podemos registrar la jornada laboral de los trabajadores?

La mejor alternativa es utilizar un software de control horario y/o control de presencia. Estos sistemas permiten recoger las entradas, salidas e incidencias de cada trabajador de forma segura, rápida y automatizada.  Ahora bien, dicho esto, debemos tener en cuenta las premisas y obligaciones. Debemos recoger la jornada laboral de TODOS los trabajadores y diferenciar entre horas ordinarias y extraordinarias. Decimos TODOS porque hay trabajadores que pueden no desarrollar su trabajo dentro de nuestras oficinas, encontrarse en otra ubicación, en la ubicación de un cliente, un comercial que no pisa por la oficina, o simplemente teletrabajar.

Analizando estos escenarios vemos que el sistema debe dar respuesta a toda la casuística, ya que ante una inspección laboral debemos tener el registro de todos los trabajadores, independientemente de su lugar, estado, o desempeño del trabajo que le corresponda. Es decir, debemos de ser capaces de registrar la jornada de forma estática, móvil y en tiempo real.

Éste registro de cada movimiento se denomina fichaje y puede representar la entrada, salida o una entrada/salida con una incidencia (visita médico, descanso, viaje, formación, una bolsa de horas, horas extra…). Todos los fichajes conformaran el registro horario del trabajador cada día.

Es importante tener en cuenta la naturaleza de estas incidencias, ya que como absentismo que representan pueden definirse de distintas maneras: computan o no computan dentro de la jornada, son recuperables, retribuibles, afectan a nómina, etc. Pongamos algunos ejemplos: Visita médico, formación, viaje, asuntos personales, trabajos exteriores, descanso, etc…

El sistema debe permitir definir, personalizar y reconocer todas estas incidencias en cada fichaje para así poder registrar y analizar el saldo de horas pertinente. Aquí tendríamos acotado el control de las horas ordinarias. Por otro lado, la parte más delicada es el registro de las horas extraordinarias, ya que deben coincidir de forma exacta con la nómina.  Y aquí nos surgen ciertas cuestiones:

  • ¿si un empleado sale 15 minutos tarde durante 4 días, supone esto una hora extra?
  • ¿si tenemos flexibilidad a la entrada/salida, el sistema nos permite contemplarlo? ¿y flexibilidad a nivel de jornada completa?
  • ¿si trabajamos con una bolsa de horas por empleado, podemos gestionarlo?
  • ¿si el empleado al salir más tarde ficha horas extras, estas se trasladan automáticamente al informe o se validan para evitar errores?

Estos son solo unos ejemplos, pero el sistema debe dar respuesta. No debe limitarse a registrar una entrada y una salida, porque esta no es la solución.
En nuestro control de presencia abordamos y solucionamos todas estas cuestiones planteadas, siendo este el primer post de dos. Otro de los factores a tener muy en cuenta es que los turnos, vacaciones, libranzas y calendario laboral, esté correctamente actualizado y configurado.

Si los empleados se intercambian turnos, se van de vacaciones, se les da un día libre, etc… y no está plenamente actualizado en el sistema nos encontraremos variaciones que deberemos justificar, teniendo en cuenta que toda la información disponible será errónea.

Éstas son solo algunas cuestiones a tener en cuenta más allá de elegir el mero terminal, los métodos de recogido del fichaje o el mero precio del producto. Si no nos sirve, si no ofrece la información correcta y genera un informe con datos erróneos… ¿qué sentido tiene su adquisición?

En otro post, trataremos con mayor detalle la recogida y gestión de fichajes, así como la explotación de información y la generación automática de informes para la inspección de trabajo.

Si quieres información sobre el registro de la jornada laboral en tu empresa contacta con nosotros en:
www.registrodelajornadalaboral.es | www.pgplanning.es/es/contacto 

Cuadrantes de turnos de trabajo «en la playa»

Estamos en pleno verano y muchos de los que estáis leyendo este post habéis disfrutado, estáis disfrutando, o en breve tendréis unos días de vacaciones. Es muy común que en esta época estival, una gran mayoría de personas tome unos días de descanso o un alto porcentaje de sus días de vacaciones anuales en este periodo.

Los turnos de trabajo, no tienen descanso. Lo que para uno son vacaciones, para otros es trabajo. Esto es así y será, ya que para que unos disfruten y sean atendidos (hoteles, playas, piscinas, bares, terrazas, eventos…) otros tienen que trabajar y casualmente con grandes picos de trabajo.

Incluso es común ver como hay sectores que solamente “abren en verano”. Hoy os traemos un caso real de un nuevo cliente que ha elegido PGPlanning sobre todas las alternativas que veía en el mercado.  Para nosotros fue una sorpresa, tanto su volumen de personal como la gestión tan avanzada de su negocio. Es una empresa que se dedica al alquiler de hamacas en distintas playas, con más de 90 empleados. Como tantos negocios, trabajan los 7 días de la semana, pero con la particularidad de solo abrir en el periodo estival y de estar condicionados por el tiempo.  Como parece evidente, si llueve, nadie va a la playa y alquila una hamaca ¿verdad?. Por tanto, hay que ser capaz de gestionar esta casuística para el negocio y los trabajadores.

Pues bien, planificar los turnos de 90 personas en distintas ubicaciones (playas), gestionar una demanda de trabajadores variable  y tener un control de presencia en tiempo real, era un verdadero reto para ellos. Querían planificar sus turnos,  gestionar sus bajas, absentismos, y sobre todo la presencialidad. Necesitaban saber cuándo cada trabajador llegaba a su playa y como podía fichar la hora de llegada y salida de forma geoposicionada sabiendo así si se estaba cubriendo el servicio.

Pues bien, hoy es una realidad. Con PGPlanning, han conseguido planificar su equipo de la forma más óptima para después tener una gestión completa del día a día. Cada trabajador ficha desde el móvil en la misma playa, comunicar incidencias, bajas, avisos, leer noticias en el tablón, solicitar cambios de turno y ver los turnos de sus compañeros. También tienen de forma automática un registro de la jornada laboral de todos los trabajadores, pudiendo generar informes detallados cuando es necesario.

Ahora, en tiempo real  pueden ver que cada puesto de trabajo está cubierto en todo momento, pueden variar su planificación, gestionar cambios cada día y ofrecer un servicio impecable a sus clientes.

A partir de ahora, cuando alquilemos una hamaca en una playa, seremos uno poco más conscientes del tremendo trabajo organizativo y de gestión que existe detrás.

Para nosotros, ha sido una gran satisfacción ofrecerles una respuesta y solución a su problema.

¡Os deseamos un feliz verano!

Contacta con nosotros en www.pgplanning.es/contacto

Registro de la jornada laboral para TODOS (itinerantes, desplazados, tele trabajadores…) los trabajadores

De nuevo, según parece, se retoma la legislación que obliga el registro de la jornada laboral para todos los trabajadores. Ya no sólo los que tienen reducciones de jornada o contratos a tiempo parcial sino a TODOS, sea cual sea su condición laboral.

Pero cuando decimos TODOS los trabajadores, ya no solo nos referimos a todos los empleados cuya condición de contratación es una u otra, sino a todos los que desempeñan cualquier función o labor, si trabajan dentro o fuera de la oficina, si su trabajo es móvil o itinerante, si desempeñan su trabajo en “casa del cliente” o si directamente tele trabajan.

Si tu empresa tiene  estos condicionantes, estos tipos de trabajadores, o tus servicios se ofrecen directamente en casa del cliente, entiendes perfectamente de lo que estamos hablando.

¿Cómo registro la jornada laboral de todos estos trabajadores? Pues sí,  no es fácil ni sencillo si no dispones de una herramienta que te lo permita.

Los controles de presencia tradicionales basados en dispositivos “anclados a la pared” que utilizan una tarjeta, lector de huella, fichaje por proximidad –NFC, etc… no pueden dar respuesta a este problema. Simplemente porque el trabajador no puede llevarse consigo el terminal. El paradigma estático heredado del empleo basado en una fábrica con un horario de entrada y salida ya no es válido para multitud de sectores en el entorno laboral actual.

Aún recordamos como implantamos nuestro primer control de presencia con una Tablet en una obra para una constructora, simplemente con una tarjeta SIM, y como desde las oficinas centrales ven en tiempo real como se fichaban todas las entradas y salidas. Este es solo un ejemplo de sector en el que un lector de presencia estático no sirve.  Por supuesto, empresas con comerciales, repartidores, facilty services, auditores, consultores o  teletrabajadores, tampoco . Si no están en la oficina, ¿cómo pueden fichar?

Esta es la pregunta a la que damos respuesta con nuestro control de presencia de PGPlanning denominado PGtime.

El Reto: Centralizar, gestionar y registrar la presencia de todos los trabajadores estén donde estén y hagan lo que hagan

La Respuesta:

  • Solución 100% a través de Internet para centralizar todos los fichajes.
  • Combinamos fichajes presenciales (con Tablet o PC), fichaje móvil o remoto (desde el portal del empleado geoposicionando al empleado) y sin necesidad de depender de ningún fabricante de dispositivos de presencia.
  • Todo en un entorno que permite gestionarlo con la jornada laboral definida o turno de trabajo, vacaciones, gestión de incidencias & absentismo de cada trabajador.
  • Ideal para entornos individuales o deslocalizados tanto nacional como internacionalmente
  • Despliegue e instalación en tiempo récord
  • …. Y por supuesto todos los informes para la inspección de trabajo y una completísima gestión

¿Todavía piensas que no puede registrarse la jornada laboral de todos tus trabajadores?

Evoluciona y deja que te mostremos el futuro del control de presencia y control horario hoy. www.pgtime.es  | https://www.pgplanning.es/es/presencia-y-absentismo