Registro de la jornada laboral: Bolsas de Horas y Compensaciones

Tras la publicación de la ley que obliga a todas las empresas al registro de la jornada laboral, se suceden los problemas del día a día en la implantación de los sistemas de control para las empresas.

El exceso de horas ordinarias no remuneradas como horas, dentro de una flexibilidad laboral ante picos de trabajo hace que debamos gestionar distintas variables para un completo control y registro de las mismas.

Si un trabajador se queda hoy 1 hora más de su jornada laboral, la cosa parece clara. O se la abonamos o se la compensamos según las condiciones de cada convenio. Registrar esto continuamente y manejar un saldo de horas de exceso o defecto por cada trabajador no es tarea sencilla, sin un sistema que lo permita. Por otro lado, si un trabajador tiene que ausentarse de su trabajo por causas personales, también deberemos registrar esa “deuda” de horas personales.  El objetivo es gestionar estos excesos y defectos de forma individual, ordenada y controlada.

En muchos ámbitos y sectores este saldo se ha denominado “Bolsa de Horas”.
Es un saldo de horas de trabajo que son manejadas por trabajador y empresa como herramienta de flexibilidad dentro de unos límites y orden, pero muy útil en la práctica.  Esta utilidad se multiplica si estas bolsas de horas son actualizadas por parte del trabajador a través del sistema del control horario, registrando sus excesos y defectos. De esta forma se registran entradas y salidas, ausencias y saldo de bolsa de horas personal.

Hasta aquí tendremos una bolsa para ir registrando todos estos movimientos. A partir de este saldo tendremos la necesidad de compensar los excesos a favor del empleado o empresa. Es común que el trabajador solicite compensar un turno/jornada de trabajo por 8h (por ej) de su bolsa de horas, este concepto se denomina comúnmente Día Libre Compensado. Estas compensaciones deben registrarse en el sistema y estar integradas con el sistema de registro de la jornada, para en caso de inspección, poder justificar estas libranzas, saldo de horas, movimientos y compensaciones de cara a cada trabajador.

Cada día nos llegan más clientes, desencantados de sus “máquinas de fichar” recientemente adquiridas al poco tiempo de publicarse la ley. Muchos de estos terminales se centran en sus características físicas para la captura de los fichajes, pero una vez almacenados esos fichajes, parece que estas casuísticas les son imposibles de manejar. Disponer de un sistema de control horario que registra un fichaje, pero nos imposibilita una gestión óptima de nuestro equipo humano no parece una buena opción, salvo por precio en algunos casos.

No dejamos de sorprendernos de los clientes que contactan con nosotros y nos dicen que no pueden gestionar apenas nada en muchos de estos terminales que alguien les vendió y no les da respuesta o bien adquirieron por ellos mismos. La gestión de personas es el activo más importante de nuestras empresas, que sumado a las obligaciones legales multiplican su relevancia e impacto. Lamentablemente la desinformación y el desconocimiento hacen que las empresas tomen decisiones precipitadas que hacen que tengan que asumir el coste de una inversión que no responde a lo que necesitan.

Si quieres ver todo lo que PGPlanning/PGtime puede ofrecerte en relación al control horario y la planificación de personas, no dejes de visitarnos: www.pgtime.es | www.pgplanning.es

Portal del empleado y turnos de trabajo

En otras ocasiones y post hemos comentado que existen dos tipos de personas, las que trabajan a turnos y las que no. Los empleados que desempeñan su trabajo a turnos, tienen unas necesidades específicas a mayores de las necesidades habituales de cualquier trabajador que trabaja con una jornada laboral de horario fijo.

Multitud de software de RRHH y nómina ofrecen un portal del empleado o intranet en el que los empleados pueden acceder a información suya, de sus compañeros, su nómina, etc…, combinando información personal y privada con información corporativa. En aplicaciones más especializadas de RRHH se manejan cuestiones como evaluación, desempeño, formación, etc… Sin duda, funcionalidades de valor para empresa y empleados. Pero cuando una persona trabaja a turnos, necesita una información crítica para él y para la empresa, una funcionalidad que ofrezca una “gestión del tiempo”.

Esta «gestión del tiempo» es un concepto que nosotros manejamos en PGPlanning para denominar a todo lo que rodea a la jornada de trabajo (turnos, vacaciones, festivos trabajados, libranzas, absentismo, calendario, presencia…). Mejor explicado…. El empleado necesita conocer sus turnos de trabajo y su cuadrante con antelación suficiente y de forma actualizada para poder conciliar su vida personal con la laboral.  Cuando una persona no sabe si “le toca“ trabajar un sábado, domingo o festivo laboral con cierto margen su vida se complica. Pero ya no solo fines de semana o festivos, sino la libranza que le pueda corresponder entre semana. Porque ese día sus hijos tendrán que ir al colegio y ya estará todo organizado con los turnos conocidos por el trabajador.

Lo más probable es que para solventar esta falta de información digitalizada cada trabajador se instale una APP gratuita para poder trasladar su cuadrante según lo va conociendo, tendiendo que actualizar cada cambio que se produzca bien porque a él le interese, o a un compañero o porque la propia empresa decida realizarlo para adaptarlo al servicio. Este proceso, además de ser laborioso, puede provocar errores al traspasar toda la información.

Pero no nos centremos solo en acceder a la información, sino en poder interactuar con la empresa solicitando cambios sobre el cuadrante, porque si tengo una boda, un viaje, un bautizo, un cumpleaños, etc… y quiero cambiar mi turno, poder solicitarlo cuando desee y ver el cuadrante de mis compañeros para ver a  quien puedo cambiárselo es algo de valor incalculable para los empleados.

Y para estos empleados, que entran y salen del trabajo fichando sus entradas y salida e incluso sus horas extras, ¿no sería magnífico ver un resumen de fichajes  en tiempo real desde casa, en el móvil..?. Pero qué pasa si estoy enfermo y voy al médico, ¿no sería también magnifico notificarlo desde la propia consulta o si estoy en casa y no puedo levantarme de la cama desde el propio móvil?

De forma más concreta, vamos a enumerar algunas de estas características de nuestro portal del empleado, enfocadas a la “gestión del tiempo”:

  • Acceso en tiempo real a mi cuadrante de forma completa
  • Ver el cuadrante de mis compañeros para solicitar intercambios de turnos
  • Poder solicitar libranzas, cambios de turno y vacaciones
  • Ver los cambios y aprobaciones en tiempo real
  • Recibir notificaciones de cambio de estado de mis solicitudes (aprobada, registrada, denegada)
  • Poder fichar de forma remota si mi trabajo es itinerante de forma geolocalizada
  • Poder fichar desde casa si teletrabajo o no siempre estoy en la oficina
  • Acceso a un tablón de anuncios
  • Resumen y estadística de turnos y horas trabajadas y permisos con todo detalle
  • Detalle completo de las vacaciones: días solicitados, aprobados, disponibles
  • Mapa de calor de las vacaciones de los compañeros

 Como podemos darnos cuenta, todas estas funcionalidades no están incluidas en el portal del empleado “típico” de un software de nómina o RRHH. Son funcionalidades clave tanto para la empresa como para los empleados que trabajan a turnos. Gestionar el tiempo de trabajo, agilizar enormemente la comunicación y la gestión de cambios, y ofrecer una información esencial que evita una generación constante de consultas y solicitudes por parte de los empleados.

Por esta razón, cuando una empresa nos dice que ya tiene un portal del empleado le decimos que se lo piense dos veces y que analice de forma completa las funcionalidades que tiene VS las que necesita.

 

Adquirir un programa de cuadrantes de trabajo

Leyendo este post probablemente te sientas identificado y te veas reflejado en uno de los posibles escenarios existentes en tu empresa.

Partamos de la necesidad y situación inicial.

En tu empresa se trabaja a turnos y tienes que planificar a tu equipo de trabajo a través de un cuadrante. La alternativa rápida y que es el origen de todos es utilizar una hoja de cálculo. Poco a poco y si tienes un mínimo de volumen te das cuenta que el día a día te desborda y que no puedes hacer todo lo que necesitas. Empezarás a utilizar comentarios, celdas ocultas, una hoja para cambios otra para incidencias, otra que tenga vacaciones, etc… construyendo un castillo de naipes que se hace incontrolable, pero sobre todo con un esfuerzo titánico por tu parte.

Decides que esto no puede continuar y miras si hay aplicaciones de generación de cuadrantes y turnos de trabajo. A partir de aquí, encuentras alternativas y propones a la dirección (si tú no eres el dueño) valorar la compra.

Y aquí se abren tres escenarios:

a) La decisión depende de ti y puede que alguien más: Eres el dueño o la persona de RRHH / Producción / Organización y tu valoras en primer y último lugar la herramienta. La adquieres y la pones en marcha. Tu trabajo se simplifica y eres capaz de hacer mucho más y en menos tiempo. Muy común en Micro Pymes.

b) La decisión depende de varios departamentos y personas implicadas.

Esta situación es la más común y es la que más se repite (Pymes). La dirección encarga a una persona a analizar el mercado (“rastreador”) que buscar por Internet alternativas, hace consultas técnicas sobre el producto a distintos proveedores y también aproximaciones económicas para tantear por cuanto puede salir una solución de estas características para las necesidades requeridas.

A partir de aquí, el director general, director de producción – organización, dirección de sistemas-informática, dirección de RRHH, director financiero (no siempre) y mandos técnicos intermedios se disponen a ver demos de las distintas opciones.
Aquí cada uno expone y valora sus necesidades propias o que directamente le afectan en el desempeño de sus funciones. El equipo de RRHH le preocupa el absentismo, los contratos, normativa legal,… la parte de producción valora la gestión de los turnos a cubrir, generación del cuadrante, festivos, la demanda de personal, las vacaciones de personal .Desde IT se valora la seguridad, la integridad y disponibilidad de la información e infraestructura, soporte y posibilidad de exportación-importación-interconexión. Y por último la dirección general y financiera que se basa en el consenso entre las partes y la propuesta económica. En muchos casos, existe un director o jefe de proyecto que coordina todas estas áreas, demos, reuniones y recopilación de información.

c) La decisión es “corporativa”

Cuando se entra en gran empresa partimos de la situación b), pero con decisiones mucho más lentas y complejas. En esencia es como la situación b) pero todo más complicado.

Cada decisión tomada es trascendental, nadie quiere tomar una decisión equivocada y por supuesto nadie quiere dejarse ningún requisito, demanda o necesidad por su parte. Todo el mundo anda con pies de plomo.

Una de las principales diferencias sumadas a las existentes en b)  es la integración con el entorno actual, importaciones de datos, interconexión, integración con terceros, tiempos de implantación, nivel de soporte y por supuesto el importe del proyecto.

Los procesos de adquisición se hacen muy lentos por la alta trascendencia e impacto cuando se apuesta por el cambio o implantación de un software que impacta en distintas áreas y sobre todo que afecta directamente a las personas. Estas, con el recurso más crítico de las empresas y condicionan directamente el servicio o producto que se ofrece.

Nuestra recomendación es nunca perder el foco y el origen del problema que es la generación del cuadrante y la gestión de turnos de trabajo. De nada sirven muchas funcionalidades añadidas al producto si la generación del cuadrante no es óptima. ¿De qué me sirve llevar datos a nómina si el producto no lo gestiona correctamente?, ¿de qué nos sirve sincronizar con un reloj de fichajes, si no me ofrece la información necesaria para el control total del absentismo?, ¿de qué me sirve analizar costes en un cuadrante mal calculado? … y así un largo etc.

Nuestra recomendación es centrarse en el origen del problema y su solución, así como la experiencia y equipo humano que hay detrás.  A partir de aquí evaluemos lo demás.

Si has vivido o vives otra situación y nos la quieres contar, contacta con nosotros en www.pgplanning.es/contacto

Vacaciones no disfrutadas y adelantadas

La gestión de las vacaciones es un delicado proceso en las empresas con múltiples factores a tener en cuenta y especialmente en aquellas empresas con un alto número de trabajadores. Si estos trabajan a turnos, puede complicarse aún más.  Las políticas y restricciones ligadas a la solicitud y disfrute de las vacaciones son muy diversas y cada empresa maneja las suyas propias: desde peticiones de días sueltos a semanas completas, periodos de solicitud restringidos o periodos de disfrute obligatorios.

Pero curiosamente cuando llega final de año hay dos factores que en muchas empresas son comunes y que suponen un gran número de consultas a nuestro departamento de soporte y preventa de PGPlanning.

Veamos dos de las situaciones existentes en este cambio de año 2017-2018.

Vacaciones adelantadas: Muchas personas solicitan vacaciones de Navidad en diciembre, con su saldo de vacaciones del año 2017, pero estas se extienden a Enero de 2018. Y ante esta situación se abren dos nuevos escenarios.

 Todas las vacaciones tienen saldo de vacaciones de 2017, pero se disfrutan en 2018 o por el contrario no se tenía saldo de vacaciones en 2017, pero se permite disfrutar y gastar días de vacaciones del saldo de 2018.

Estas situaciones nos obligan a gestionar los saldos, solicitudes y aprobaciones de forma individualizada y completa para llevar una estadística fiable de cada trabajador.

Vacaciones no disfrutadas:  Esta situación es muy típica en las empresas en sus dos vertientes, las que no permiten arrastrar vacaciones de un año para otro porque obligan a ser disfrutadas y las que sí lo permiten y suman el saldo de vacaciones no disfrutadas al saldo del año siguiente.  En el segundo caso, evidentemente hay que llevar la gestión de esos días y arrastrarlos al nuevo año de forma ordenada y controlada.

Éste es solo uno de los procesos de gestión que aparecen en las empresas cuando finaliza el año y que al obtener la estadística del empleado surge inevitablemente.

Vemos que hay programas de turnos y cuadrantes que no permiten esta gestión y como clientes potenciales nos preguntan por estas cuestiones.

Si a esta problemática le unimos la casuística individualizada de cada trabajador, con contratos parciales, media jornada, horas, etc… ¿cómo es posible gestionarlo fuera de tu programa de generación de cuadrantes? La generación del cuadrante y los turnos están directamente relacionados con los días de trabajo, vacaciones y días de descanso con lo que es crítico gestionarlo de manera unificada si deseamos una planificación válida.

Negociar cuadrantes de personal y turnos de trabajo

En cualquier empresa, organismo o colectivo es difícil acordar y consensuar un cuadrante de turnos de trabajo a realizar por los empleados.

Las distintas variables que intervienen para pactar y negociar un cuadrante son muy diversas pero normalmente se agrupan en tres bloques. Las variables que identifica la empresa, las que marcan los empleados y las reglas de mutuo cumplimiento, que son las legales.

Esta “batalla” normalmente se libra en mesas de negociación sindical, comités de empresa, juntas de negociación, comités sindicales, o cualquier otra denominación que no deja de ser una negociación entre empresa y trabajadores y sindicatos.

Estas negociaciones son complejas por distintos intereses contrapuestos y por los factores marcados entre las partes, pero sobre todo por la complejidad de mostrar de una forma evidente, clara y justificable las soluciones propuestas. Es común decir por una parte que se necesita más plantilla para cubrir la demanda de turnos exigida, que puede cubrirse la demanda trabajando un fin de semana menos, que si se trabajan X días consecutivos y se libran Y seguidos es mejor para todos, etc, etc. Multitud de afirmaciones y propuestas que requieren de una justificación demostrable y tangible.

No es ni la primera vez ni la última que nos contratan para ofrecer soluciones y alternativas válidas a problemas planteados o a la solución actual de planificación en una empresa.

Por un lado, se nos contrata por nuestro conocimiento en planificación como una tercera parte y por otro por nuestra herramienta que es capaz de ofrecer alternativas óptimas y validas balanceando las variables de ambas partes.

Tanto para la empresa como para los trabajadores es de gran valor, que por parte de un tercero pueda ofrecerse de una forma visual, analítica y demostrable qué soluciones son factibles y cuáles no, si hay un exceso o defecto de personal real para la demanda establecida, si es viable ciertas libranzas, días consecutivos de trabajo o de descansos, vacaciones, y un gran número de condicionantes que nuestro motor de cálculo evalúa y pondera para conseguir las mejores soluciones posibles. Por supuesto, sin olvidar todos los parámetros legales como las horas de convenio anuales, descansos por turno, nocturnidad, libranzas,…

Y esta situación se repite en infinidad de empresas de multitud de sectores: Fabricación, servicios de emergencias 112, alquileres de vehículos, sector sanitario, y un largo etcétera.

Cada día notamos más la preocupación por las compañías en mejorar los cuadrantes laborales y los turnos de trabajo de los empleados. No solo cuando hay conflictos o solicitud de los sindicatos o trabajadores, sino para mejorar las condiciones de las personas. Y no será la primera vez ni la última que las empresas clientes contratan más personal para que todo el conjunto pueda tener un mayor número de fines de semana de libranza, por ejemplo.

Estamos encantados de ayudar a empresas y personas a encontrar soluciones a sus problemas, porque hoy es posible encontrar distintas opciones a planificaciones heredadas o pactadas con una pobre justificación que no satisfacen a nadie.

Encontrar alternativas a tus cuadrantes de personal y turnos de trabajo, es posible.