Analizamos el patrón de turnos 6X3

Turnos 6×3

Turnos 6x3

La planificación de turnos de trabajo basada en ciclos de turnos rotativos, viene condicionada en muchas ocasiones por rotaciones “conocidas”, “estándar” o ya implantadas en otras empresas y/o sectores. Las empresas, trabajadores, sindicatos y/o comites de empresa, recurren a la búsqueda de ciclos o patrones que se utilizan en otras empresas, pregutando a compañeros, conocidos, o simple y llanamente buscando por Internet.

Hoy analizamos un turno rotativo extendido y utilizado comúnmente en algunos sectores. Tal y como nos dicen los clientes: “Un 6X3”

Así se denominan a todos aquellos ciclos, patrones, bucles, secuencias, ruedas o escaleras que tienen 6 días de trabajo consecutivos y posteriormente 3 días de descanso (y así sucesivamente).

En ocasiones, son de un único turno y en otras se pueden mezclar dos o incluso tres tipos de turno (M, T, N) en la misma secuencia de días de trabajo o bien cambiando de turno después de las libranzas.

También se podrá variar el orden de cambio de turno de un ciclo a otro, puede ser M – T – N o T – M – N para aprovechar mejor los descansos entre turno y turno en este segundo caso.

Algunas empresas los utilizan porque alguien se los ha recomendado. Otros, los han visto en alguna web, a algún empleado alguien le ha comentado que son estupendos para los ciclos de comidas, de sueño o para la conciliación familiar. En muchas ocasiones forman parte de un pacto entre la empresa y los trabajadores. Esta rotación no es posible modificarla sin pasar por la aprobación de un comité de empresa, negociación sindical o un grupo de personas.

Dependiendo del sector, de la empresa, o de las necesidades son más utilizados unos u otros, pero no siempre, son adecuados a las circunstancias existentes. Analizaremos algunos de ellos y veremos si se pueden modificar para que consigamos adaptarlo a nuestro caso particular.

Turnos 6×3 con 1 turno

Se trata de una secuencia de turnos en la que se trabajan 6 días de un mismo turno y se libran 3 y así sucesivamente. En el caso del turno de Mañana, el ciclo correspondiente sería el siguiente:

Rotación con 1 turno

Es un ciclo que dura 9 semanas, es decir, hasta la semana 10, al empleado no le vuelve a “tocar” la primera mañana en lunes. Si tuviéramos a esas 9 personas, cada día tendríamos a 6 personas de mañana y 3 librando.

Otra forma de usar el patrón es tener 3 personas, que empiecen por ejemplo en las semanas 1, 4 y 7 y así siempre tendríamos 2 personas de mañana.

De la misma forma, podrían combinarse las semanas, 2, 5 y 8; 3, 6 y 9 resultando siempre 2 personas de mañana y 1 libre.

El resto de las formas de usar el patrón, provocarían que cada día tengamos un número distinto de personas en el turno. Esto nos podría llevar al absurdo de tener el turno descubierto del todo.

Analizando más en detalle el patrón, podemos ver que, en 9 semanas, un empleado librará 2 fines de semana completos. Uno de ellos incluyendo el viernes y el otro el lunes, y en otras 2 ocasiones trabaja uno de los dos días del fin de semana. Uno de ellos el sábado y otro el domingo.

Si en vez de 6 mañanas, lo que hacemos es poner 6 tardes seguidas, el patrón empezando en el último de los días libres de la secuencia, es el siguiente:

Rotación con 1 turno de tarde

Tiene las mismas características que el analizado de las mañanas, sólo cambia el tipo de turno. Estos dos patrones se podrán combinar entre sí, si nuestras personas hacen solo uno de los turnos.

De la misma forma, podremos mezclarlo con el de noche, que si lo “pintamos” empezando con la primera de las libranzas, sería de la forma:

Rotación 6x3 con un turno noche

Tan solo con hacer un intercambio de turno entre sábados, conseguiremos que, en esas 9 semanas, los empleados libren 3 fines de semana completos, en vez de 2 y otros 2 a medias:

Rotación con un turno mañana

Pero, en este caso, ya no todas las secuencias de trabajo serán de 6 días sino que en una ocasión trabajarán 7 días y en otras dos la secuencia de turnos trabajados es de 5 días. Todo esto, en un conjunto de 9 semanas que dura el patrón completo.

Turnos 6×3 con 2 turnos

Si en vez de un turno, lo que hacemos es poner que de los 6 días 3 sean de un turno y 3 de otro:

Turnos 6x3 a 2 turnos

En este caso, con 9 personas tendremos cada día 3 de mañana y 3 de tarde.

Si tuviéramos 3 personas, conseguiríamos tener uno de cada turno y el otro siempre librando, empezando el ciclo, por ejemplo, en las semanas 2, 5 y 8.

En este ciclo, deberán ir siempre las mañanas y luego las tardes, para respetar el mínimo de horas de descanso entre turno y turno (al menos deberán ser 12 horas).

De la misma forma, se podría combinar la mañana con la noche, la tarde con la noche, teniendo especial precaución en que la noche siempre debe ir antes de las libranzas.

En el ejemplo están combinados mañana y tardes, pero podríamos combinar mañanas y noches o tardes y noches. Siempre en este orden para respetar el número mínimo de horas que deben pasar entre turno y turno que al menos deberán ser 12 horas.

Turnos 6×3 con 3 turnos

Si nuestra necesidad es cubrir 24 horas al día para toda la semana, pondremos los 3 turnos en la secuencia de 6 y tendríamos cada día 2 personas por turno. Pero no sería posible tener uno de cada porque 9 no es múltiplo de 2:

Rotación 6x3 a 3 turnos

En el caso de combinar los 3 turnos en la misma secuencia solo habrá un orden posible. Primero las mañanas, luego las tardes y a continuación las noches para poder respetar el número de horas que pasan entre turno y turno.

El patrón más extendido de este tipo es el llamado 6×3. Es el que hace 6 días del mismo turno 3 libranzas otros 6 de otro turno, las 3 libranzas y otros 6 del último turno.

La secuencia puede ser Mañanas, Tardes, Noches o Mañanas, Noches, Tardes para aprovechar al máximo las horas que pasan al cambiar de un turno a otro.

Si representamos gráficamente la segunda de las opciones tendremos:

Ciclo completo 27 semanas

En este caso, el ciclo o rotación completa dura 27 semanas ya que no es hasta la semana 28 cuando al empleado le tocaría trabajar la primera de las mañanas en lunes.

Para cubrirlo completamente necesitaríamos a 27 personas y así conseguiríamos tener a 6 personas de mañana 6 de tarde y 6 de noche.

Sí lo que queremos es cubrir un número menor de personas en cada turno debemos usar el patrón de manera estratégica. Usando el inicio de las semanas de tal forma que al combinarse entre ellos sean complementarios. Por ejemplo, si empezamos el patrón en las semanas 1,4,7,10,13,16,19,22 y 25 con 9 personas. De esta forma, conseguiremos tener 2 personas de mañana 2 de tarde y 2 de noche cada día de la semana. Además, todos los días, habrá 3 personas que librarán.

Turnos en detalle

Conseguiremos el mismo efecto si lo hacemos en la 3,6,9,12,15,18,21,24 y 27 respectivamente.

Sí continuamos analizando este patrón 6×3 podemos ver que se libran de manera completa 6 fines de semana, a mayores, 3 domingos y 3 sábados.  Además, en 2 ocasiones el fin de semana se une con el lunes y en otras 2 se une con el viernes anterior consiguiendo así tener una libranza de fin de semana de 3 días. Todo esto en un periodo de 27 semanas.

Dicho ciclo será completado en 2 veces a lo largo de un año.

Haciendo pequeños cambios en el patrón original (turnos 6×3) podemos conseguir tener uno bastante similar pero que tenga alguna ventaja, por ejemplo, tendríamos el siguiente ciclo:

Rotación 6x3

Ahora hemos conseguido tener 9 fines de semana libres de los cuales tres son de 3 días e incluso tenemos otros tres de 4 días.

Sin embargo, habrá veces que al empleado le tocará trabajar 7 días consecutivos y alguna vez incluso 5. Ya hemos perdido la regla de trabajar siempre 6 días seguidos.

En muchas ocasiones, haciendo pequeños cambios podemos conseguir que un ciclo estándar o conocido como este (turnos 6×3), se adapte mejor a las necesidade empresa y empleados.

En PGPlanning (www.pgplanning.es) te ayudaremos a conseguir las mejores opciones de planificación de turnos posibles para que estén adaptados a tus equipos de trabajo y a tu empresa. Para ello, tendremos en cuenta las reglas qué deben seguir los ciclos.

  • Los números mínimo y máximo de días de trabajo consecutivo.
  • El mínimo y el máximo de días libres consecutivos tanto después de turnos de noche como de turnos diurnos.
  • El número de fines de semana completos que deben liberar y el número de turnos que se deben de cubrir para cada día de la semana.
  • Todo esto sin olvidar las horas que los empleados pueden realizar a lo largo del año por convenio. Y , por supuesto todo el absentismo, por días y/o horas, sumado a bolsas de horas, compensaciones, etc..

Es importante saber y aclarar (que no siempre lo está), que para utilizar un mismo ciclo o patrón en un grupo de personas, todas deben poder hacer todos los turnos que componen esa rotación.

En caso contrario, habrá que hacer distintos grupos para que cada uno siga un patrón diferente. Así, entre todos, lograrán cubrir la demanda necesaria para la empresa a lo largo de todo el año.

No dejes de visitar https://www.pgplanning.es para obtener más información y contactar con nosotros. 

Cómo planificar personas que trabajan a turnos : Horarios y Cuadrantes

Ante clientes y mercados más exigentes, la planificación y dimensionamiento de nuestro equipo humano es una tarea subestimada en multitud de ocasiones.

Cuando hablamos de planificar personal solemos pensar en grandes empresas, servicios 24×7, grandes fábricas, hoteles, personal médico… un elevado número de personas, pero nada más lejos de la realidad. Planificar personas es un problema existente en múltiples negocios y entornos sea cual sea su tamaño.

Todas las empresas manejan multitud de variables que se conjugan entre ellas para poder realizar una planificación horaria y de turnos.  Veamos unos sencillos ejemplos:

Un pequeño taller mecánico tiene que organizar sus empleados, porque siempre debe haber X personas en su puesto (chapa, pintura, mecánica, electricidad…) y no es lo mismo que sea lunes por la mañana que un sábado, refuerzos en verano y navidades donde existen picos de trabajo y se disparan las visitas al taller.

Una pequeña tienda de ropa necesitará una persona en la caja, otra para atención al público y otra para acondicionar la ropa en sus ubicaciones.

Ambos negocios, aunque muy distintos manejan variables múltiples o comunes, como son la legislación, horarios, convenios, vacaciones anuales, permisos retribuidos, bajas, reducciones de jornada, etc. Las mismas variables, pero con menos recursos.

Y así hasta llegar a medianas empresas como una fábrica 24×7 o un Callcenter que atiende llamadas 24h al día durante 365 días al año, como puede ser un cliente que gestiona el servicio 112 o 061, como se nos da el caso.  Todas las empresas necesitan planificar sus equipos de trabajo y si el servicio está condicionado por las personas,
la planificación es crítica.

Toda planificación de equipos nace en la existencia de una persona para realizar un trabajo. A partir de esta base se suman las variables del espacio – tiempo. Cada persona debe encontrarse en un lugar, un día y en una franja horaria que podemos denominar turno o jornada laboral.

Pero sumadas a las variables que comentábamos anteriormente y en función de nuestro negocio y la prestación de nuestros servicios o productos, surgen distintas variables que condicionan completamente esa planificación como son:

Ubicación: No es lo mismo que una persona esté en un lugar u otro. Recordemos el taller, no es lo mismo una persona en cabina de pintura que en mecánica pura. En una fábrica, no es lo mismo una línea de producción que otra y así sucesivamente. 

Habilidades o Competencias: Cada persona, puede tener una habilidad o competencia dentro del desempeño de su trabajo y esta habilidad puede ser crítica en una cadena. Si la persona, no tiene esa habilidad, no puede completarse el servicio / línea de producción/ producto o simplemente la apertura de la tienda o negocio. Cada vez las empresas tienden más a dotar de habilidades comunes a todos los trabajadores, para evitar estas dependencias, pero en muchos sectores es muy complejo.

Contratos: Es común, que dentro de una empresa tengamos contratos a media jornada, por ejemplo, con lo que, si nuestro servicio demanda persona durante X
horas, deberemos tener en cuenta la combinación de personas para ese servicio, sin exceder las horas del contrato de ese trabajo.

Convenios: Similar a los contratos teniendo en cuenta no sobrepasar las horas anuales marcadas.

Descansos: Cuando se trabaja a turnos, existen descansos estipulados bien por convenio, por pactos u acuerdos que no permiten que un recurso, por ejemplo: doble turno, que trabaje una mañana después de una noche, no trabajar más de X días consecutivos, etc… 

Semana Laboral: Puede existir una semana laboral para cada ubicación o tienda que tenga en distintas comunidades autónomas o localidades.

Calendario laboral: Cada calendario laboral y más si trabajamos en distintas comunidades provincias y localidades, dispone de distintos festivos que hay que gestionar. Ya que, si una persona es de una localidad distinta a su lugar de trabajo, no vendrá a trabajar y si lo planifico en un cuadrante sin tenerlo en cuenta, ya tengo un problema.

Reducciones de jornadas, bajas, permisos retribuidos, etc…y así una gran multitud de variables que condicionan la viabilidad de una planificación. No solo en su obtención inicial sino en su posterior gestión diaria conforme van apareciendo distintas incidencias.

Registro de la jornada laboral: Obligatorio por ley. No solo hay que limitarse a recoger fichajes, sino a gestionarlos de forma conjunta a turnos asignados, contrato, horas planificadas…, incluyendo conceptos y variables como bolsas de horas y compensaciones que nos permitan ajustarnos a las horas de convenio anuales en función de las circunstancias del día a día.

Todas estas variables, en muchas ocasiones y en función del tamaño de la empresa son negociadas por trabajadores y empresas a través de comités de empresa, negociación sindical, etc… Por lo que, incluso teniendo una planificación valida, no siempre es adoptada por las partes, ante múltiples factores.  Hay que proponer distintas alternativas y justificar su planificación de una forma fundamentada y basada en las necesidades de la empresa por un lado y las demandas / derechos de los trabajadores por otra.

La realidad, es que las hojas de cálculo siguen siendo las “reinas” en multitud de empresas que planifican los turnos de trabajo. También es común asignar estas tareas de planificación a personas con escasa formación y experiencia sobre esta materia y sobre todo sin herramientas ni recursos que le ayuden a llevarlo a cabo, lo que hace una mezcla cuyo resultado es que las cosas no se han nada bien.

Si te encuentras identificado con este problema y quieres mejorar la planificación y gestión de tus empleados, equipo de trabajo o trasladar tu demanda de personal a un cuadrante, no dejes de contactar con nosotros a través de www.pgplanning.es/contacto

Puedes ampliar informacion sobre la planificación de turnos en https://www.pgplanning.es/planificacion-de-turnos/

Turno ecológico o turno antiestrés

En el trabajo a turnos, es muy común buscar un ciclo de turnos que mejore la conciliación, que provoque los mínimos cambios fisiológicos, que cambien lo mínimo posible nuestros ritmos circadianos, etc… , pero parece que no siempre se consigue. Es muy común que las personas no estén contentas con su planilla actual y buscan, preguntan, indagan, consultan… Y aquí aparece el ciclo o patrón «antiestrés» o «ecológico».

Muchos estudios denominan al patrón antiestrés o ecológico a un ciclo de turnos que sigue el siguiente patrón: M M T T N L L L, también hay otras variantes como: M M T T N N L L L L, y así distintas alternativas.  Lo que se pretenden es tener una rápida rotación de cada turno en la que se suceden uno, dos o tres días consecutivos del mismo turno. La rotación se establece entre los tres turnos– o cuatro o cinco días de trabajo diurno seguido de una o dos noches, en aquellas empresas donde la rotación se realiza únicamente entre dos turnos (M/N–T/N).

Por los estudios que se han llevado a cabo parece ser que durante periodos cortos en el mismo turno, el reloj biológico tiende a distorsionarse menos que cuando se trabajan semanas seguidas en turno de mañana, tarde o noche.

Estos ciclos o patrones tienen una duración que como podemos ver en los ejemplo serían de 8 o 10 días cada uno. Uno de sus inconvenientes más conocidos es que no coinciden con la semana de 7 días y siempre la rotación se irá moviendo de forma distinta a la semana natural.

Parece que el objetivo es claro, minimizar el impacto del trabajo a turnos sobre las personas. Pero, dicho esto, ¿es aplicable en mi empresa?, ¿porque unas empresas lo adoptan y otras no pueden o no quieren?

Es sencillo, porque el patrón o ciclo debe estar ajustado al número de personas que se dispone en la plantilla. Si no tienes un número suficiente de personas y éstas no se pueden cubrir/suplir unas a otras, ese patrón o ciclo no se puede aplicar.  Los turnos deben cubrir las exigencias y demandas exigidas por la empresa y ofrecer las mejores condiciones posibles a los trabajadores, pero desde nuestra opinión, adoptar un turno prefijado no es una buena solución. Cada empresa y  sus equipos de trabajo deben utilizar el patrón que mejor les encaje de manera personalizada.  ¿Qué pasa si una persona del equipo no puede hacer noches un día concreto? ¿Y si no hace tardes? Pues que un patrón como este no sirve.

Hay soluciones de patrones, que no tiene por qué ser fijadas, que no son trasladar un patrón ecológico o anti estrés. Las condiciones particulares cada vez más complejas, reducciones de jornada, contratos parciales, festivos locales (un trabajador puede trabajar en otra provincia y si queremos respetar su festivos…) y un largo etcétera.

El mejor ciclo de turnos no es un patrón establecido y ni siquiera un patrón cuando este no es posible. El mejor turno ecológico y antiestrés, es el que mejor se adapta a empresas y trabajadores, es un traje a medida para ambos, encontrando el equilibrio entre todos. Y lo mejor de todo, es que es posible encontrarlo.

Si has llegado hasta aquí buscando el mejor ciclo de turnos ecológico, te invitamos a buscar el mejor ciclo para ti y tu empresa.

Contáctanos en www.pgplanning.es/contacto

Programas para hacer turnos de trabajo

Llegaste hasta aquí, encontraste este post. Buscas una aplicación para gestionar turnos de trabajo y generar cuadrantes de personal.  Puedes haber llegado por muchos motivos, te enumeramos algunos para que puedas sentirte identificado:

  • Recientemente te han asignado planificar los turnos de trabajo de un equipo de trabajo y no sabes por dónde empezar, buscas una aplicación que te ayude.
  • Llevas años haciendo los turnos en una hoja Excel y el tiempo que le dedicas, los errores, la falta de información y la ineficiencia del proceso te desespera.
  • Necesitas planificar turnos que no se basan en un ciclo o patrón definido y no encuentras respuesta.
  • Tu equipo de trabajo ha variado y con ello sus condiciones y no sabes cómo hacer un nuevo cuadrante.
  • Buscas una nueva y mejor planificación que se adapte a la empresa y empleados de una manera eficiente y óptima.
  • Llevas usando un patrón muchos años que alguien aprobó en su día, ha pasado el tiempo y todo el mundo está descontento.
  • Usas un patrón que te dijeron, que viste en Internet, que usa la competencia o que se le ocurrió a alguien, pero no cubre tus necesidades. Eso sí, es fácil de recordar.
  • Necesitas buscar alternativas a tu planificación actual para llevarlas a una mesa de empresa con representantes sindicales y con una justificación – análisis de las mismas.
  • Cambian las condiciones laborales de empleados y las necesidades de la empresa y buscas un software que te ayude a hacerlo.
  • Llevas mucho tiempo con tu Excel y quieres dar un salto cualitativo, interactuando con tus empleados para gestionar toda una operativa de vacaciones, cambios y solicitudes alejada del papel y que permita movilidad.
  • Ya tienes una aplicación de turnos, pero no la puedes usar a través de Internet, no te permite ninguna movilidad ni comunicación con tus empleados.
  • Planificas mes a mes o semana a semana y no eres capaz de ver una visión anual (horas, permisos, vacaciones, festivos,…) porque lo tienes repartido en hojas Excel o en folios y post-its.

Y  así un largo etc…, pero en nuestro caso son las más comunes y las que nos llegan a diario.

Verás que hay distintas aplicaciones en el mercado para planificar turnos de trabajo. Algunas son instalables en tu PC, otras son en la nube, algunas son españolas, otras extranjeras, unas parece que hacen mucho y otras apenas nada.

Para intentar ayudarte en tu decisión vamos a dar unas recomendaciones a la hora de elegir y que puedas tener más claro porque algunas se puede adaptar mejor a tus necesidades y otras sencillamente no te servirán:

  • Las que te dicen que planificar tus turnos será muy fácil, simple y muy sencillo. No te queremos desanimar, pero hoy en día, hay muchos condicionantes laborales, restricciones, descansos, convenios, contratos y un largo etc…, que hace que planificar turnos no sea sencillo, ni inmediato. Si todo es muy sencillo y muy simple, como poner un ciclo o patrón que ya conoces, probablemente no sea una herramienta de planificación, sino un Excel embebido en una ventana o una página web por lo que no será lo que necesitas.
  • Las que hablan de todo menos de planificación, muchos módulos de muchas cosas que no son la respuesta al problema real, que es la generación del cuadrante.
  • Aplicaciones que solo hacen planillas o cuadrantes, basadas en ciclos, ruedas o escaleras. Si las personas que necesitan tienen habilidades especiales y un empleado no puede suplir a otro porque no tiene esas competencias, tenemos un problema. Si el número de personas varía de forma intermitente, tampoco sirve un ciclo. Si la demanda varía a lo largo del año, tenemos otro gran problema, porque sencillamente no te servirá. Sin más. Estudia detenidamente si hay un cálculo de todos los tipos de problemáticas existentes para la elaboración del cuadrante.
  • Hay que tener en cuenta los objetivos que perseguimos y saber filtrar lo importante de la paja. Céntrate en lo que necesitas y busca respuestas concretas.
  • Agilidad: Gestionar incidencias del dia a dia y todo tu equipo diariamente requiere tiempo, busca que la aplicacion te ofrezca soluciones, propuestas automáticas, asistencia en la toma de decisiones, componentes tipo «arrastra y soltar» que te den rapidez y soltura. Tu tiempo es muy valioso.
  • Previsualizaciones: es importante que antes de tomar decisiones que impacten directamente en el cuadrante puedas previsualizarlas y ver como quedan con antelación a su aprobación.
  • Infórmate sobre su soporte técnico. En muchas de ellas, su soporte únicamente es por email. Resolver problemas de planificación y buscar ayuda por email es realmente difícil.
  • Infórmate donde y como están tus datos si es una aplicación en la nube. Puede que se cumpla la ley teniendo tus datos en una multinacional americana de un centro de datos en Europa, pero ¿realmente lo quieres así?  La decisión es tuya.
  • Actualizaciones y paradas del sistema. Es importante conocer si la aplicación está viva y evoluciona conforme a las necesidades y saber si el sistema se ve afectado con paradas al actualizar. ¿Cuantas veces se actualiza al año?
  • Establece un presupuesto realista sobre lo que buscas y compara lo que te ofrecen VS lo que necesitas. Busca que la tarifa sea modular y se adecue al número de empleados y dimensiones de tu empresa.
  • Medidas de seguridad. Necesitas aplicar medidas de seguridad de contraseñas complejas, caducidad, no repetición de últimas contraseñas, etc… todo debido a la normativa actual de datos, y por supuesto por seguridad. Busca que te ofrezca todas estas características. A parte de certificados, contratos, desarrollo seguro, política clara de copias de seguridad, etc…
  • Métodos de importación de datos, conectividad, exportación de datos, etc… si tienes intención de introducir / sacar información hacia otras plataformas.
  • Metodología y tiempos de implantación. Es importante definir los tiempos de implantación, puesta en marcha, consultoría, formación, etc… Si no te ofrecen nada de esto y no estás ante un proyecto planificado y guiado, estarás ante la compra de una aplicación similar a la estantería de una tienda o las que antiguamente se vendían en kioscos de prensa. Probablemente en este caso tú Excel te sirva y poco más te aportará.
  • Referencias: Importante ver clientes que la usan y opiniones o referencias de la misma.
  • Fabricantes o distribuidores: Muchas aplicaciones son comercializadas por empresas que no son fabricantes de la misma, o distribuyen aplicaciones creadas en otros países, pero con concesiones en España para venderla. Es importante de cara al soporte ya que nunca será el fabricante de forma directa y también de cara a desarrollos o ajustes personalizados será muy muy complicado. Tratar con un intermediario ralentiza y nunca tendrás la cercanía, certeza y fiabilidad de trabajar directamente con el fabricante.
  • No solo cuadrantes y turnos: Si quieres que tu planificación se cruce con la realidad y tener un control horario real, analiza que contemple modos de cruzar el control de presencia con fichajes en tiempo real. Esto te será muy útil para analizar Horas Planificadas VS Horas Efectivas & Absentismo. Es totalmente recomendable que esté todo integrado y no tengas que hacer procesos manuales de sincronización, importaciones periódicas, etc…
  • Hoy en día todos trabajamos con el móvil, es casi imprescindible que te ofrezca la posibilidad de que tus empleados puedan ver sus cuadrantes, solicitar vacaciones, etc…desde su tablet, móvil, en el PC de su casa. A la hora de tener un control horario, es importante que puedan también fichar con el móvil aquellos trabajadores que estén en el cliente y no estén en “la oficina”. Si el sistema no lo permite será mucho más complicado registrar su jornada laboral.

Estas son algunas de las características o puntos a tener en cuenta para la adquisición de un programa de gestión de turnos de trabajo. Esperamos que  te ayuden a elegir de forma acertada  tu nueva aplicación de turnos de trabajo.

PGPlanning  (https://www.pgplanning.es) es una aplicación en la nube que te ofrece una solución completa de planificación, generación y gestión de cuadrantes de personal con distintos módulos. Si quieres ampliar información sobre programas de turnos rotativos visita nuestra página: https://www.pgplanning.es/programa-de-turnos-rotativos/

Cuadrantes de turnos de trabajo «en la playa»

Estamos en pleno verano y muchos de los que estáis leyendo este post habéis disfrutado, estáis disfrutando, o en breve tendréis unos días de vacaciones. Es muy común que en esta época estival, una gran mayoría de personas tome unos días de descanso o un alto porcentaje de sus días de vacaciones anuales en este periodo.

Los turnos de trabajo, no tienen descanso. Lo que para uno son vacaciones, para otros es trabajo. Esto es así y será, ya que para que unos disfruten y sean atendidos (hoteles, playas, piscinas, bares, terrazas, eventos…) otros tienen que trabajar y casualmente con grandes picos de trabajo.

Incluso es común ver como hay sectores que solamente “abren en verano”. Hoy os traemos un caso real de un nuevo cliente que ha elegido PGPlanning sobre todas las alternativas que veía en el mercado.  Para nosotros fue una sorpresa, tanto su volumen de personal como la gestión tan avanzada de su negocio. Es una empresa que se dedica al alquiler de hamacas en distintas playas, con más de 90 empleados. Como tantos negocios, trabajan los 7 días de la semana, pero con la particularidad de solo abrir en el periodo estival y de estar condicionados por el tiempo.  Como parece evidente, si llueve, nadie va a la playa y alquila una hamaca ¿verdad?. Por tanto, hay que ser capaz de gestionar esta casuística para el negocio y los trabajadores.

Pues bien, planificar los turnos de 90 personas en distintas ubicaciones (playas), gestionar una demanda de trabajadores variable  y tener un control de presencia en tiempo real, era un verdadero reto para ellos. Querían planificar sus turnos,  gestionar sus bajas, absentismos, y sobre todo la presencialidad. Necesitaban saber cuándo cada trabajador llegaba a su playa y como podía fichar la hora de llegada y salida de forma geoposicionada sabiendo así si se estaba cubriendo el servicio.

Pues bien, hoy es una realidad. Con PGPlanning, han conseguido planificar su equipo de la forma más óptima para después tener una gestión completa del día a día. Cada trabajador ficha desde el móvil en la misma playa, comunicar incidencias, bajas, avisos, leer noticias en el tablón, solicitar cambios de turno y ver los turnos de sus compañeros. También tienen de forma automática un registro de la jornada laboral de todos los trabajadores, pudiendo generar informes detallados cuando es necesario.

Ahora, en tiempo real  pueden ver que cada puesto de trabajo está cubierto en todo momento, pueden variar su planificación, gestionar cambios cada día y ofrecer un servicio impecable a sus clientes.

A partir de ahora, cuando alquilemos una hamaca en una playa, seremos uno poco más conscientes del tremendo trabajo organizativo y de gestión que existe detrás.

Para nosotros, ha sido una gran satisfacción ofrecerles una respuesta y solución a su problema.

¡Os deseamos un feliz verano!

Contacta con nosotros en www.pgplanning.es/contacto

Portal del empleado y turnos de trabajo

En otras ocasiones y post hemos comentado que existen dos tipos de personas, las que trabajan a turnos y las que no. Los empleados que desempeñan su trabajo a turnos, tienen unas necesidades específicas a mayores de las necesidades habituales de cualquier trabajador que trabaja con una jornada laboral de horario fijo.

Multitud de software de RRHH y nómina ofrecen un portal del empleado o intranet en el que los empleados pueden acceder a información suya, de sus compañeros, su nómina, etc…, combinando información personal y privada con información corporativa. En aplicaciones más especializadas de RRHH se manejan cuestiones como evaluación, desempeño, formación, etc… Sin duda, funcionalidades de valor para empresa y empleados. Pero cuando una persona trabaja a turnos, necesita una información crítica para él y para la empresa, una funcionalidad que ofrezca una “gestión del tiempo”.

Esta «gestión del tiempo» es un concepto que nosotros manejamos en PGPlanning para denominar a todo lo que rodea a la jornada de trabajo (turnos, vacaciones, festivos trabajados, libranzas, absentismo, calendario, presencia…). Mejor explicado…. El empleado necesita conocer sus turnos de trabajo y su cuadrante con antelación suficiente y de forma actualizada para poder conciliar su vida personal con la laboral.  Cuando una persona no sabe si “le toca“ trabajar un sábado, domingo o festivo laboral con cierto margen su vida se complica. Pero ya no solo fines de semana o festivos, sino la libranza que le pueda corresponder entre semana. Porque ese día sus hijos tendrán que ir al colegio y ya estará todo organizado con los turnos conocidos por el trabajador.

Lo más probable es que para solventar esta falta de información digitalizada cada trabajador se instale una APP gratuita para poder trasladar su cuadrante según lo va conociendo, tendiendo que actualizar cada cambio que se produzca bien porque a él le interese, o a un compañero o porque la propia empresa decida realizarlo para adaptarlo al servicio. Este proceso, además de ser laborioso, puede provocar errores al traspasar toda la información.

Pero no nos centremos solo en acceder a la información, sino en poder interactuar con la empresa solicitando cambios sobre el cuadrante, porque si tengo una boda, un viaje, un bautizo, un cumpleaños, etc… y quiero cambiar mi turno, poder solicitarlo cuando desee y ver el cuadrante de mis compañeros para ver a  quien puedo cambiárselo es algo de valor incalculable para los empleados.

Y para estos empleados, que entran y salen del trabajo fichando sus entradas y salida e incluso sus horas extras, ¿no sería magnífico ver un resumen de fichajes  en tiempo real desde casa, en el móvil..?. Pero qué pasa si estoy enfermo y voy al médico, ¿no sería también magnifico notificarlo desde la propia consulta o si estoy en casa y no puedo levantarme de la cama desde el propio móvil?

De forma más concreta, vamos a enumerar algunas de estas características de nuestro portal del empleado, enfocadas a la “gestión del tiempo”:

  • Acceso en tiempo real a mi cuadrante de forma completa
  • Ver el cuadrante de mis compañeros para solicitar intercambios de turnos
  • Poder solicitar libranzas, cambios de turno y vacaciones
  • Ver los cambios y aprobaciones en tiempo real
  • Recibir notificaciones de cambio de estado de mis solicitudes (aprobada, registrada, denegada)
  • Poder fichar de forma remota si mi trabajo es itinerante de forma geolocalizada
  • Poder fichar desde casa si teletrabajo o no siempre estoy en la oficina
  • Acceso a un tablón de anuncios
  • Resumen y estadística de turnos y horas trabajadas y permisos con todo detalle
  • Detalle completo de las vacaciones: días solicitados, aprobados, disponibles
  • Mapa de calor de las vacaciones de los compañeros

 Como podemos darnos cuenta, todas estas funcionalidades no están incluidas en el portal del empleado “típico” de un software de nómina o RRHH. Son funcionalidades clave tanto para la empresa como para los empleados que trabajan a turnos. Gestionar el tiempo de trabajo, agilizar enormemente la comunicación y la gestión de cambios, y ofrecer una información esencial que evita una generación constante de consultas y solicitudes por parte de los empleados.

Por esta razón, cuando una empresa nos dice que ya tiene un portal del empleado le decimos que se lo piense dos veces y que analice de forma completa las funcionalidades que tiene VS las que necesita.

 

Planificar vacaciones de Navidad y turnos de trabajo

Vacaciones, palabra que trae de cabeza a todo el mundo. Unos porque las disfrutan, otros porque no pueden, unos porque ya las han disfrutado, otros porque no se las conceden, y un largo etc…
Curiosa y lógicamente las vacaciones de unas personas con las de otras no tienen nada que ver. Normalmente el entorno, el sector y actividad de la empresa marcan los periodos de trabajo que condicionan directamente las fechas en las que se conceden las vacaciones.
Entramos en Navidad, y mientras que en muchos sectores se detiene la producción parando y cerrando las fábricas hasta enero, en otros la actividad es frenética aumentando la contratación, horarios y servicio, como es el sector de la alimentación o el comercio.

Cada empresa tiene una necesidad que condiciona de forma directa cuando se conceden o no las vacaciones.

En periodos vacacionales, si no se sustituyen a los empleados y son los propios compañeros los que cubren las vacaciones de los otros, se trabajan más horas, a veces sin días de descanso, trabajando sábados, domingos e incluso festivos. Es importante, tener el cómputo de todas estas variaciones sobre el horario “estándar”.

En estas condiciones cuando la demanda de personal es crítica y aumenta es necesario poder gestionar estas demandas tanto en periodos “cresta” como en periodos “valle”.Pero si tu empresa no está entre las que cierra, pero tampoco es de las tiene un fuerte incremento de actividad, debes poder gestionar tus solicitudes de vacaciones sin que impacte en tu servicio o demanda de personal.

En PGPlanning, nuestros clientes ya disfrutan de todas las opciones:

• Ajuste de demanda de personal por periodo o días concretos tanto por habilidad del empleado, como ubicación, departamento etc… analizando si se cubren esas necesidades antes de comunicar los turnos y cuadrantes.

• Tenemos nuestra planificación creada con las necesidades cubiertas y el personal asignado con sus turnos, pero llegan solicitudes de vacaciones por parte del empleado. Poder previsualizar el impacto antes de la aceptación de esas vacaciones, así como proponer sustitutos, e incluso opciones de qué hacer con los turnos de ese empleado con otros compañeros (transferir, intercambiar, sobrescribir).

Una completa gestión de vacaciones que conjuga las necesidades de personal de la empresa y el empleado, plenamente integrado con el cuadrante de personal y las reglas de juego como: convenio, días de descanso, fines de semana, contrato…

Tanto si eres de los que en Navidad no descansa, como de los que sí, tenemos nuestra solución esperándote. ¡Feliz Navidad!

Planificación de pilotos y sus vacaciones en las aerolíneas

Últimamente nos vemos sorprendidos leyendo noticias de como compañías aéreas tienen que cancelar de forma masiva cientos de vuelos para poder hacer frente a la escasez de pilotos. Esta falta de pilotos se achaca a una falta de planificación ligada a la gestión de vacaciones.

Parece ser que por un lado la demanda de personal necesaria si debería estar establecida correctamente, pero otro lado la gestión de vacaciones ha  podido romper esa demanda de personal y turnos de trabajo necesarios, quedando el cuadrante “vacío” de pilotos en los días que los vuelos se encuentran planificados.

Ayer leímos la noticia de American Airlines, aerolínea americana en la que según se relata en la noticia, el sistema habría asignado “automáticamente” las vacaciones a los pilotos, quedando infinidad de vuelos sin cubrir:

https://elpais.com/economia/2017/11/30/actualidad/1512051512_365569.html

Y por supuesto la tan conocida noticia que saltó a la luz con la falta de pilotos en Ryanair en Septiembre de 2017, y la cancelación de vuelos que ha supuesto hasta marzo de 2018.

https://elpais.com/economia/2017/09/27/actualidad/1506513676_593118.html

Planificar es nuestro día a día. Analizamos y trabajamos con multitud de empresas en muy diversos sectores. Es más, alguno de nuestros clientes es una conocida aerolínea española.  Para todas estas planificaciones, evidentemente utilizamos nuestra herramienta de planificación PGPlanning, que nos permite analizar la demanda de personal, tanto antes como después de planificar.

¿Y cómo lo hacemos?

Le decimos a nuestra planificador, qué personas necesitamos, con qué habilidad, en qué ubicación y en qué fecha o periodo. Y todo esto ¿para qué?, sencillo: para que todos los días que yo esté planificando queden cubiertos con el personal que demando. Por supuesto, si no tengo personal para cubrir mi demanda el sistema me lo mostrará antes y durante la planificación.  Y esto no solo para una semana, mes, trimestre o cuatrimestre, sino un año completo a planificar.

Muy bien, ya he planificado.

Ahora bien, puede que lo haya hecho incluyendo previamente las vacaciones o por el contrario planificar y luego asignarlas. Aquí es donde puedo “romper” mi demanda de personal, no satisfacer las demandas de servicio definidas, y por tanto, tener que cancelar vuelos. No obstante este tipo de planificación muchas veces es inevitable y necesario.

Dicho lo cual, para evitar llegar a situaciones como esta, nuestro sistema permite previsualizar el impacto de una solicitud de vacaciones antes de ser aceptada, viendo en todo momento como quedará mi demanda si acepto esa solicitud.  Y no solo esto, si tengo que aceptarlo me sugerirá un sustituto disponible (pívot, backup, disponibles, correturnos…), si quiero traspasar el turno a otra persona, etc, etc… para intentar cubrir ese hueco y nunca dejar el servicio al descubierto. En otros sectores, una ausencia, puede asumirse con otro compañero o simplemente dar el servicio con una persona menos, pero cuando hablamos de un avión, si no hay piloto no despega.

Planificar personas es complejo, y hacerlo sin un control adecuado como: una asignación automática de vacaciones, romper la demanda y no previsualizar el impacto antes de realizar un cambio, una solicitud de libranza ó una baja, puede llevarnos a situaciones tan indeseables, complejas y delicadas como estas que hemos conocido en las aerolíneas.

Negociar cuadrantes de personal y turnos de trabajo

En cualquier empresa, organismo o colectivo es difícil acordar y consensuar un cuadrante de turnos de trabajo a realizar por los empleados.

Las distintas variables que intervienen para pactar y negociar un cuadrante son muy diversas pero normalmente se agrupan en tres bloques. Las variables que identifica la empresa, las que marcan los empleados y las reglas de mutuo cumplimiento, que son las legales.

Esta “batalla” normalmente se libra en mesas de negociación sindical, comités de empresa, juntas de negociación, comités sindicales, o cualquier otra denominación que no deja de ser una negociación entre empresa y trabajadores y sindicatos.

Estas negociaciones son complejas por distintos intereses contrapuestos y por los factores marcados entre las partes, pero sobre todo por la complejidad de mostrar de una forma evidente, clara y justificable las soluciones propuestas. Es común decir por una parte que se necesita más plantilla para cubrir la demanda de turnos exigida, que puede cubrirse la demanda trabajando un fin de semana menos, que si se trabajan X días consecutivos y se libran Y seguidos es mejor para todos, etc, etc. Multitud de afirmaciones y propuestas que requieren de una justificación demostrable y tangible.

No es ni la primera vez ni la última que nos contratan para ofrecer soluciones y alternativas válidas a problemas planteados o a la solución actual de planificación en una empresa.

Por un lado, se nos contrata por nuestro conocimiento en planificación como una tercera parte y por otro por nuestra herramienta que es capaz de ofrecer alternativas óptimas y validas balanceando las variables de ambas partes.

Tanto para la empresa como para los trabajadores es de gran valor, que por parte de un tercero pueda ofrecerse de una forma visual, analítica y demostrable qué soluciones son factibles y cuáles no, si hay un exceso o defecto de personal real para la demanda establecida, si es viable ciertas libranzas, días consecutivos de trabajo o de descansos, vacaciones, y un gran número de condicionantes que nuestro motor de cálculo evalúa y pondera para conseguir las mejores soluciones posibles. Por supuesto, sin olvidar todos los parámetros legales como las horas de convenio anuales, descansos por turno, nocturnidad, libranzas,…

Y esta situación se repite en infinidad de empresas de multitud de sectores: Fabricación, servicios de emergencias 112, alquileres de vehículos, sector sanitario, y un largo etcétera.

Cada día notamos más la preocupación por las compañías en mejorar los cuadrantes laborales y los turnos de trabajo de los empleados. No solo cuando hay conflictos o solicitud de los sindicatos o trabajadores, sino para mejorar las condiciones de las personas. Y no será la primera vez ni la última que las empresas clientes contratan más personal para que todo el conjunto pueda tener un mayor número de fines de semana de libranza, por ejemplo.

Estamos encantados de ayudar a empresas y personas a encontrar soluciones a sus problemas, porque hoy es posible encontrar distintas opciones a planificaciones heredadas o pactadas con una pobre justificación que no satisfacen a nadie.

Encontrar alternativas a tus cuadrantes de personal y turnos de trabajo, es posible.

El trabajo a turnos

En el ámbito laboral hay dos tipos de personas: las que trabajan a turnos y las que no.

Las que trabajan a turnos conviven con otras personas que trabajan a turnos , pero las personas que no trabajan a turnos, conviven con personas que trabajan a turnos o con otras que no.

Si no trabajas a turnos y en tu entorno cercano nadie lo hace, podrás quedar con ellos para cenar cualquier sábado o para comer cualquier domingo o festivo, porque no tendrán que trabajar. En cambio, si en tu círculo de amistades hay personas que trabajan a turnos, ya no será tan fácil quedar, ni para tomar un café porque cuando tú trabajes, él librará y cuando tú libres él trabajará. Y si esto es para un café, ya no hablemos si se trata de organizar una comida, cena o buscar un fin de semana para pasarlo en una casa rural.

En el núcleo familiar, sobre todo, cuando hay niños, si alguien trabaja a turnos, tiene que haber “otro alguien” que cubra esos turnos, ¡pero al revés! La mayor parte de las veces, suele ser la pareja, pero en ocasiones, tienen que ser los abuelos , la guardería, un familiar, un conocido o un amigo.

No es menos cierto que las personas que trabajan en distintos turnos, pueden sacar más fácilmente tiempo para ellos mismos cuando el resto están trabajando y ellos libran. Pueden ir un martes por la mañana al banco, al notario, ir de compras  o  practicar su deporte favorito. La otra cara de la moneda, son noches que se hacen interminables, fines de semana que no lo parecen y  estar permanentemente conciliando horarios. Los días trabajados de mañana se madruga y se come tarde. Los que se entra de tarde hay que comer pronto, y con las noches hay que acostumbrarse a dormir de día…

Es común, que las personas que hacen turnos  trabajen en días festivos. Esto implica en muchas ocasiones no sea posible disfrutar en familia de días señalados como Navidad, Año Nuevo, Nochevieja, Reyes, o que por el contrario, además de la familia, se junte con algún compañero que se quedó solo por tener que trabajar esos días y que tiene la familia lejos.

Trabajar a turnos, no es ni mejor ni peor que trabajar con una jornada laboral fija. Lo importante es poder conseguir una conciliación entre vida personal y profesional de cada uno en cada momento y circunstancia.

Aprovechemos la tecnología que tenemos hoy disponible para que las personas que trabajen a turnos puedan conciliar su vida personal y laboral más fácilmente. ¿Cómo?: Planificando con una suficiente antelación su cuadrante,  intentando que puedan disfrutar del mayor número de fines de semana posibles, que sus horas de trabajo sean ajustadas, que los cuadrantes sean equitativos, valorando sus preferencias en la realización de turnos, gestionando sus festivos locales, mantengámoslos informados de cualquier cambio de turno en todo momento, démosles la posibilidad de ver su cuadrante y posibilidad de realizar avisos o peticiones permitamos solicitar sus vacaciones desde casa, y todo desde cualquier momento y lugar.  Y por supuesto satisfaciendo las demandas y necesidades de personal de la empresa cada día.

¿Piensas que todo esto es imposible?, pues no lo es. Es una realidad que muchas personas y empresas disfrutan.

Escríbenos, llámanos:   https://www.pgplanning.es/es/contacto