Utilizar un patrón o ciclo de turnos rotativos: ¿está ajustado a lo que necesitamos?

Esta cuestión nos surge diariamente en el contacto diario con nuestros clientes,  con empresas que nos consultan sobre su planificación y  muy especialmente al comenzar nuestros proyectos. Existen multitud de empresas en las que su planificación de personal se basa en un patrón, ciclo, rueda o escalera de turnos, que no quiere modificar y que satisface sus necesidades. Esto se define sobre el papel pero la realidad suele ser muy distinta.

Cuando comenzamos el análisis y revisión de ese patrón en relación a sus necesidades o demandas de personal VS el personal del que disponen nos encontramos diferentes casuísticas.

Veamos un ejemplo con un patrón definido como 6X2:Tengo un patrón 6X2 que utilizo para toda la empresa repitiéndolo en las diferentes zonas de trabajo. El primer paso consiste en saber la duración que tiene ese patrón para poder saber el número de empleados mínimo que podrían hacerlo. Un patrón tiene que tener un número de “piernas” (concepto que hace referencia a las semanas) ajustado al número de empleados que tienen que realizarlo, no nos sirve utilizar un patrón 6X2 si después lo van a utilizar 5 empleados, ya que la demanda de personal nunca se cubrirá ya que el patrón lo deberían realizar al menos 8 empleados.

Otra casuística común, es la que querer utilizar un patrón o ciclo pero se desconoce cuál aplicar. Esta situación suele traducirse en: Conozco mi demanda, tengo 12 empleados y necesito encontrar un patrón que se ajuste a ello.

Ante este escenario de planificación con patrones siempre debemos tener en cuenta:

  • Podemos buscar un patrón para resolver el problema pero debemos que tener en cuenta que si la demanda que solicitamos es superior al número de empleados del que dispone la empresa es imposible que se cumpla.
  • Si la demanda de personal es igual al número de empleados que tiene la empresa las horas o días de trabajo a lo largo del año estarán muy por encima de las que marca el convenio de trabajo. Nuestra herramienta ofrece una herramienta muy visual y clara para el dimensionamiento de personal respecto a las horas de trabajo, mostrando el porcentaje de exceso y defecto en personas y número de horas restantes o excedidas.
  • Y lo más importante que no siempre ven las empresas: Para poder planificar personas con un patrón de turnos y generar una planilla, es condición imprescindible que todos los empleados que van a utilizar ese patrón deben tener las mismas características. Es decir, tienen que poder hacer todos los turnos de trabajo que se solicitan en el patrón, todas las habilidades o competencias necesarias, todos los días de trabajo, y pueden estar en todas las zonas o ubicaciones de la empresa, sino el patrón no se puede aplicar.

Esta es una de las situaciones más comunes a las que un programa de turnos de trabajo debe responder, resolver problemas de planificación con patrones y sin patrones. Si en tu empresa los empleados, tienen distintas ubicaciones, habilidades y competencias, trabajan distintos días de la semana o tienen restricciones de ubicaciones por ej… necesitas una solución fuera de un patrón, ciclo o escalera de turnos.

Este fue uno de los principales motivos por los que desarrollamos nuestro producto PGPlanning: Resolver múltiples problemas de planificación de forma óptima. Algo que consideramos imprescindible en un programa de turnos de trabajo.

Descubre nuestro programa de turnos rotativos aquí

Cambios de turnos de trabajo entre compañeros

En el trabajo a turnos, las empresas y las personas están sujetas a cambios constantes dentro de su día a día. Existen multitud de empresas que de forma diaria gestionan cambios de turno entre empleados. Unas ocasiones porque los promueven los empleados por sus necesidades de conciliación entre vida profesional y familiar, y en otras ocasiones por necesidades de la empresa para afrontar demandas de personal nuevas, necesidades de producción, cubrir la baja de un compañero, etc…

Cambiar un turno de trabajo entre compañeros es algo muy habitual que viene sucediendo desde muchos años atrás. Es muy común informar a un supervisor a través de WhatsApp, Post-it, llamadas, una parada por un pasillo, un e-mail… que derivan en multitud de ocasiones en que  llegado el día la persona que tenía que estar en su turno no está. Esto porque no se recuerda la petición, porque no queda registrado, porque se pidió con mucha antelación y no se comunicó a las partes afectadas en su momento, un sinfín de situaciones.

Para cambiar un turno debemos asegurarnos que los dos empleados están de acuerdo con el cambio y que esta solicitud le llegue al supervisor para  que este cambio cubra la demanda de personal exigida por la empresa, tanto en día como en tiempo y forma. Es decir, debe sustituir al compañero en habilidades o competencias, ubicación, duración del turno y día.

Este es solo uno de los motivos por los que desarrollamos el portal del empleado. Un lugar donde los empleados pueden promover estos intercambios de turno de forma óptima y segura para las tres partes. Los empleados (ambos implicados en el cambio) en su solicitud, confirmación y registro y  el supervisor en su validación,  comprobación y confirmación de dicho cambio analizando la demanda de personal existente para ese día.

El supervisor puede previsualizar los cambios que va aprobar o denegar antes de realizar cualquier acción para poder validar si dispone de suficientes personas para cubrir el turno o turnos solicitados.

De esta manera, sí es viable, ágil y seguro el intercambio de turnos entre compañeros. Esta funcionalidad permite a las empresas gestionar cambios de turno de forma eficiente  y sin perjudicar a ninguna de las partes, permitiendo una mayor conciliación laboral de los trabajadores. Este es uno de los objetivos que perseguimos cada día con nuestra tecnología; mejorar la vida de las personas tanto dentro como fuera de su puesto de trabajo.

Si en tu empresa no se permiten cambios de turno por los trastornos que supone, ya conoces nuestra solución.

¿Estás utilizando un patrón de turnos de trabajo que no se ajusta a tus necesidades y no sabes por qué?

Muchas empresas buscan en Internet patrones existentes que intentan ajustar a su empresa, pero en la realidad es muy complicado que una empresa pueda utilizar un patrón ya conocido, bien porque su demanda de personal varíe a lo largo del año y tenga periodos cresta (picos) en verano y navidad, o periodos de baja actividad (valle) porque no se ajuste el número de personas que tienen que cubrir el patrón con las «piernas» del patrón…

Nuestro día a día nos enseña que esta realidad es más frecuente de lo que imaginamos, por ello contamos con una herramienta que es capaz de buscar un metapatrón que se ajuste a las necesidades de cada empresa.

Para ello, simplemente necesitamos configurar una serie de reglas, por ejemplo que se respeten 12 horas de descanso entre cada turno, que después de una noche haya un día libre…, informar de las horas anuales o días de trabajo que la empresa tiene que hacer y configurar la demanda del personal para cada diferente época del año. Si necesitamos que esa demanda de personal varíe dependiendo de la época del año buscaremos tantos patrones como sean necesarios y después realizaremos una unión creando un metapatrón. Este concepto  surge de la fusión de distintos patrones en distintos periodos y de cómo se gestiona de forma unificada en la herramienta para manejar todos los datos y estadística de forma anualizada.  Esta unión permite  una solución completa de todo el año respetando las horas anuales o días de trabajo que tengan que realizar los empleados.

Una vez creado nuestro cuadrante podremos empezar a trabajar con el día a día de nuestra empresa a través de la gestión de cambios informando bajas, cambios de turnos, vacaciones, horas extra…

¿Pensabas que no era posible gestionar distintos ciclos ó patrones rotativos de trabajo de forma unificada?  Claro que se puede, sólo necesitas la herramienta que te permita hacerlo.