Cómo planificar personas que trabajan a turnos : Horarios y Cuadrantes

Ante clientes y mercados más exigentes, la planificación y dimensionamiento de nuestro equipo humano es una tarea subestimada en multitud de ocasiones.

Cuando hablamos de planificar personal solemos pensar en grandes empresas, servicios 24×7, grandes fábricas, hoteles, personal médico… un elevado número de personas, pero nada más lejos de la realidad. Planificar personas es un problema existente en múltiples negocios y entornos sea cual sea su tamaño.

Todas las empresas manejan multitud de variables que se conjugan entre ellas para poder realizar una planificación horaria y de turnos.  Veamos unos sencillos ejemplos:

Un pequeño taller mecánico tiene que organizar sus empleados, porque siempre debe haber X personas en su puesto (chapa, pintura, mecánica, electricidad…) y no es lo mismo que sea lunes por la mañana que un sábado, refuerzos en verano y navidades donde existen picos de trabajo y se disparan las visitas al taller.

Una pequeña tienda de ropa necesitará una persona en la caja, otra para atención al público y otra para acondicionar la ropa en sus ubicaciones.

Ambos negocios, aunque muy distintos manejan variables múltiples o comunes, como son la legislación, horarios, convenios, vacaciones anuales, permisos retribuidos, bajas, reducciones de jornada, etc. Las mismas variables, pero con menos recursos.

Y así hasta llegar a medianas empresas como una fábrica 24×7 o un Callcenter que atiende llamadas 24h al día durante 365 días al año, como puede ser un cliente que gestiona el servicio 112 o 061, como se nos da el caso.  Todas las empresas necesitan planificar sus equipos de trabajo y si el servicio está condicionado por las personas,
la planificación es crítica.

Toda planificación de equipos nace en la existencia de una persona para realizar un trabajo. A partir de esta base se suman las variables del espacio – tiempo. Cada persona debe encontrarse en un lugar, un día y en una franja horaria que podemos denominar turno o jornada laboral.

Pero sumadas a las variables que comentábamos anteriormente y en función de nuestro negocio y la prestación de nuestros servicios o productos, surgen distintas variables que condicionan completamente esa planificación como son:

Ubicación: No es lo mismo que una persona esté en un lugar u otro. Recordemos el taller, no es lo mismo una persona en cabina de pintura que en mecánica pura. En una fábrica, no es lo mismo una línea de producción que otra y así sucesivamente. 

Habilidades o Competencias: Cada persona, puede tener una habilidad o competencia dentro del desempeño de su trabajo y esta habilidad puede ser crítica en una cadena. Si la persona, no tiene esa habilidad, no puede completarse el servicio / línea de producción/ producto o simplemente la apertura de la tienda o negocio. Cada vez las empresas tienden más a dotar de habilidades comunes a todos los trabajadores, para evitar estas dependencias, pero en muchos sectores es muy complejo.

Contratos: Es común, que dentro de una empresa tengamos contratos a media jornada, por ejemplo, con lo que, si nuestro servicio demanda persona durante X
horas, deberemos tener en cuenta la combinación de personas para ese servicio, sin exceder las horas del contrato de ese trabajo.

Convenios: Similar a los contratos teniendo en cuenta no sobrepasar las horas anuales marcadas.

Descansos: Cuando se trabaja a turnos, existen descansos estipulados bien por convenio, por pactos u acuerdos que no permiten que un recurso, por ejemplo: doble turno, que trabaje una mañana después de una noche, no trabajar más de X días consecutivos, etc… 

Semana Laboral: Puede existir una semana laboral para cada ubicación o tienda que tenga en distintas comunidades autónomas o localidades.

Calendario laboral: Cada calendario laboral y más si trabajamos en distintas comunidades provincias y localidades, dispone de distintos festivos que hay que gestionar. Ya que, si una persona es de una localidad distinta a su lugar de trabajo, no vendrá a trabajar y si lo planifico en un cuadrante sin tenerlo en cuenta, ya tengo un problema.

Reducciones de jornadas, bajas, permisos retribuidos, etc…y así una gran multitud de variables que condicionan la viabilidad de una planificación. No solo en su obtención inicial sino en su posterior gestión diaria conforme van apareciendo distintas incidencias.

Registro de la jornada laboral: Obligatorio por ley. No solo hay que limitarse a recoger fichajes, sino a gestionarlos de forma conjunta a turnos asignados, contrato, horas planificadas…, incluyendo conceptos y variables como bolsas de horas y compensaciones que nos permitan ajustarnos a las horas de convenio anuales en función de las circunstancias del día a día.

Todas estas variables, en muchas ocasiones y en función del tamaño de la empresa son negociadas por trabajadores y empresas a través de comités de empresa, negociación sindical, etc… Por lo que, incluso teniendo una planificación valida, no siempre es adoptada por las partes, ante múltiples factores.  Hay que proponer distintas alternativas y justificar su planificación de una forma fundamentada y basada en las necesidades de la empresa por un lado y las demandas / derechos de los trabajadores por otra.

La realidad, es que las hojas de cálculo siguen siendo las “reinas” en multitud de empresas que planifican los turnos de trabajo. También es común asignar estas tareas de planificación a personas con escasa formación y experiencia sobre esta materia y sobre todo sin herramientas ni recursos que le ayuden a llevarlo a cabo, lo que hace una mezcla cuyo resultado es que las cosas no se han nada bien.

Si te encuentras identificado con este problema y quieres mejorar la planificación y gestión de tus empleados, equipo de trabajo o trasladar tu demanda de personal a un cuadrante, no dejes de contactar con nosotros a través de www.pgplanning.es/contacto

Puedes ampliar informacion sobre la planificación de turnos en https://www.pgplanning.es/planificacion-de-turnos/

¿Estás utilizando un patrón de turnos de trabajo que no se ajusta a tus necesidades y no sabes por qué?

Muchas empresas buscan en Internet patrones existentes que intentan ajustar a su empresa, pero en la realidad es muy complicado que una empresa pueda utilizar un patrón ya conocido, bien porque su demanda de personal varíe a lo largo del año y tenga periodos cresta (picos) en verano y navidad, o periodos de baja actividad (valle) porque no se ajuste el número de personas que tienen que cubrir el patrón con las «piernas» del patrón…

Nuestro día a día nos enseña que esta realidad es más frecuente de lo que imaginamos, por ello contamos con una herramienta que es capaz de buscar un metapatrón que se ajuste a las necesidades de cada empresa.

Para ello, simplemente necesitamos configurar una serie de reglas, por ejemplo que se respeten 12 horas de descanso entre cada turno, que después de una noche haya un día libre…, informar de las horas anuales o días de trabajo que la empresa tiene que hacer y configurar la demanda del personal para cada diferente época del año. Si necesitamos que esa demanda de personal varíe dependiendo de la época del año buscaremos tantos patrones como sean necesarios y después realizaremos una unión creando un metapatrón. Este concepto  surge de la fusión de distintos patrones en distintos periodos y de cómo se gestiona de forma unificada en la herramienta para manejar todos los datos y estadística de forma anualizada.  Esta unión permite  una solución completa de todo el año respetando las horas anuales o días de trabajo que tengan que realizar los empleados.

Una vez creado nuestro cuadrante podremos empezar a trabajar con el día a día de nuestra empresa a través de la gestión de cambios informando bajas, cambios de turnos, vacaciones, horas extra…

¿Pensabas que no era posible gestionar distintos ciclos ó patrones rotativos de trabajo de forma unificada?  Claro que se puede, sólo necesitas la herramienta que te permita hacerlo.