Registro de la jornada laboral: Bolsas de Horas y Compensaciones

Tras la publicación de la ley que obliga a todas las empresas al registro de la jornada laboral, se suceden los problemas del día a día en la implantación de los sistemas de control para las empresas.

El exceso de horas ordinarias no remuneradas como horas, dentro de una flexibilidad laboral ante picos de trabajo hace que debamos gestionar distintas variables para un completo control y registro de las mismas.

Si un trabajador se queda hoy 1 hora más de su jornada laboral, la cosa parece clara. O se la abonamos o se la compensamos según las condiciones de cada convenio. Registrar esto continuamente y manejar un saldo de horas de exceso o defecto por cada trabajador no es tarea sencilla, sin un sistema que lo permita. Por otro lado, si un trabajador tiene que ausentarse de su trabajo por causas personales, también deberemos registrar esa “deuda” de horas personales.  El objetivo es gestionar estos excesos y defectos de forma individual, ordenada y controlada.

En muchos ámbitos y sectores este saldo se ha denominado “Bolsa de Horas”.
Es un saldo de horas de trabajo que son manejadas por trabajador y empresa como herramienta de flexibilidad dentro de unos límites y orden, pero muy útil en la práctica.  Esta utilidad se multiplica si estas bolsas de horas son actualizadas por parte del trabajador a través del sistema del control horario, registrando sus excesos y defectos. De esta forma se registran entradas y salidas, ausencias y saldo de bolsa de horas personal.

Hasta aquí tendremos una bolsa para ir registrando todos estos movimientos. A partir de este saldo tendremos la necesidad de compensar los excesos a favor del empleado o empresa. Es común que el trabajador solicite compensar un turno/jornada de trabajo por 8h (por ej) de su bolsa de horas, este concepto se denomina comúnmente Día Libre Compensado. Estas compensaciones deben registrarse en el sistema y estar integradas con el sistema de registro de la jornada, para en caso de inspección, poder justificar estas libranzas, saldo de horas, movimientos y compensaciones de cara a cada trabajador.

Cada día nos llegan más clientes, desencantados de sus “máquinas de fichar” recientemente adquiridas al poco tiempo de publicarse la ley. Muchos de estos terminales se centran en sus características físicas para la captura de los fichajes, pero una vez almacenados esos fichajes, parece que estas casuísticas les son imposibles de manejar. Disponer de un sistema de control horario que registra un fichaje, pero nos imposibilita una gestión óptima de nuestro equipo humano no parece una buena opción, salvo por precio en algunos casos.

No dejamos de sorprendernos de los clientes que contactan con nosotros y nos dicen que no pueden gestionar apenas nada en muchos de estos terminales que alguien les vendió y no les da respuesta o bien adquirieron por ellos mismos. La gestión de personas es el activo más importante de nuestras empresas, que sumado a las obligaciones legales multiplican su relevancia e impacto. Lamentablemente la desinformación y el desconocimiento hacen que las empresas tomen decisiones precipitadas que hacen que tengan que asumir el coste de una inversión que no responde a lo que necesitan.

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La clave del registro de la jornada laboral: Horas de trabajo

Los que venimos trabajando en el sector de la planificación de personas y el control horario llevamos viviendo todos los avances, cambios, aprobaciones, anulaciones, sentencias y un largo etc, en relación al registro del control horario.  Parecía claro, que antes o después, independientemente del gobierno que tocara, era algo que acabaría llegando de forma obligatoria.

Muchas discusiones y quejas sobre cómo, cuándo y las formas en las que se ha legislado, pero la realidad es que está aquí para quedarse y es un cambio muy significativo en el día a día de las empresas. Y ¿por qué?, porque parece que a todo el mundo se le ha olvidado que la relación empresa – trabajador siempre ha venido regulada por una variable incluida en todos los convenios, que son las HORAS de trabajo. Los convenios, que son la base de los contratos y que tienen como punto de partida el estatuto general de los trabajadores.

Poco a poco, relaciones laborales se han desvirtuado en excesos de horas continuados, pagos de horas extras «en B», excesos de horas pactados por ganar X más al mes, hasta trabajo por objetivos (imposible de medir en horas y esfuerzo), flexibilidad horaria, teletrabajo, conciliación(esto da para un post completo), etc..

Ahora viene el registro de la jornada laboral, que en definitiva nos dice que registremos las horas ordinarias resumidas en trabajo efectivo. Aquí es donde tendremos que recoger todas aquellas incidencias que no corresponden a ese trabajo efectivo, como es el descanso (si no computa como tiempo trabajado), bocadillo, café, asuntos personales, salidas a fumar, absentismos, ausencias, etc.

Esto no quiere decir que no podamos manejar variables de flexibilidad horaria, que no podamos mantener acuerdos con los trabajadores de permisos retribuidos como ir a la fiesta del colegio, salir un poco antes porque es necesario o pedir llegar tarde cuando sea necesario. Seguimos manteniendo esta flexibilidad, pero ahora hay que registrarla.

Hay muchas quejas e incertidumbre en este aspecto, algo que por otro lado siempre ha sido regulado ( horas ordinarias y extraordinarias), pero no cumplido en muchos casos, que son las horas de convenio y vacaciones que debe cumplir un trabajador anualmente.

Realmente el registro de la jornada laboral, no es un fin en sí mismo, sino un medio para el control y cumplimiento de múltiples obligaciones laborales que no siempre se cumplen. Descanso mínimo entre turno y turno de trabajo, descanso mínimo semanal obligatorio, excesos de horas extraordinarias, medias jornadas de 4h que son 6h u 8h, excesos de horas ordinarias, accidentes laborales ante el incumplimiento de ciertas obligaciones horarias y un largo etcétera.

En nuestra experiencia, la base de cumplimiento horario nace en la óptima planificación de horarios, turnos, jornadas, descansos y rotaciones. Teniendo esta planificación con base el registro de la jornada laboral, es fácil llevarlo con una herramienta que nos cruce esta planificación con el fichaje real. Aquí podremos analizar de forma constante estos posibles excesos y corregirlos con compensaciones de forma ordenada y registrada, sumado a una completa gestión del absentismo que permita definir de forma personalizada todas las incidencias que impacten directamente en el registro de la jornada, computando o no como tiempo de trabajo.

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