Cómo gestionar las vacaciones durante la pandemia

Gestionar vacaciones

La gestión de las vacaciones es una tarea ardua, a la que se enfrentan todas las empresas y especialmente, muchos de los departamentos de Recursos Humanos, con independencia del tamaño de la empresa. Pero este último año, ha supuesto un verdadero reto, por la situación de las empresas y sus trabajadores.

Gestionar este permiso laboral de los trabajadores, reconocido en la Constitución Española y en el artículo 38 ET supone buscar el equilibrio entre las necesidades de la producción, por parte de la empresa, así como, la conciliación laboral por parte de los empleados. Un desajuste entre ambos factores puede suponer pérdidas económicas, roturas de stock, sobrecarga del resto de trabajadores y un mal ambiente laboral, entre otras.

Asimismo, debemos de tener en cuenta, que las vacaciones son un elemento vivo de las Relaciones Laborales, ya que, pueden verse afectadas en cualquier momento, por varias circunstancias. Un claro ejemplo de ello, ha sido la reciente pandemia que asola nuestro país.

Al principio, con el confinamiento forzoso, las empresas tuvieron sendas dudas de cómo gestionar las vacaciones de sus empleados. ¿Qué ocurría con las vacaciones concedidas?, ¿Puedo dar vacaciones a mis empleados de manera unilateral?, y un sin fin de dudas laborales.

 Respecto a esas vacaciones forzosas que las empresas gestionaron, a los pocos días tuvieron que ser convertidas en un permiso que se denominó “Permiso Retribuido Recuperable” en base al Real Decreto Ley 10/2020, de 29 de marzo.

  Más tarde, ante esta situación, surgieron varias sentencias que nos han indicado como proceder y se determinó que no se puede contemplar las vacaciones en el periodo de confinamiento estricto.  Un ejemplo de la jurisprudencia, más reciente, la encontramos en las siguientes sentencias.

  • Sentencia del Juzgado de lo Social nº 3 de Santander de 16 de septiembre de 2020 (Rec. 404/2020). El Juzgado falló a favor de una trabajadora que pidió anular 4 días de vacaciones a su empresa por coincidir con el confinamiento estricto y cuya empresa denegó. Resolvió que “todo periodo de disfrute de vacaciones conlleva la posibilidad de que el trabajador pueda descansar de la prestación anual de servicios para un tercero, esto es, que el trabajador pueda desplazarse, salir de su domicilio, tener su ocio particular, visitar familiares, acudir a un bar, hacer deporte… etc… Si no puede salir una persona de su casa por confinamiento forzado, no será vacaciones, no se corresponderá ese periodo con un legítimo y constitucional derecho al descanso anual que todo trabajador ha de tener”.
  • Sentencia del Juzgado de lo Social nº 1 de Melilla, de 3 de noviembre de 2020, que dictaminó que la persona afectada “debe conservar su derecho a disfrutar vacaciones en un periodo posterior”.

Todos estos cambios normativos suman un gran trabajo a los departamentos de Recursos Humanos, que además de estar gestionando bajas, contratación de personal, nóminas y de redistribuir la carga de trabajo entre el resto de compañeros, entre otras, tienen que enfrentarse a las llamadas, email de los trabajadores para ver cómo se van a gestionar sus vacaciones.

También tenemos que hacer mención a los cambios en las vacaciones producidos por las bajas de incapacidad temporal, ya que, bien es sabido por todos, y así se ha reiterado en los Tribunales e incluso en el TJUE, que las vacaciones se deben de posponer hasta que el trabajador sea dado de alta de dicha incapacidad. Siempre y cuando el trabajador presente los partes de baja si les tuviera.

A todo ello debemos sumar la gestión de exceso o defecto de horas a través de bolsas de horas y sus posteriores compensaciones (económicas o a días/horas libres) y los innumerables ajustes de presencialidad durante los días de trabajo que se suman a vacaciones, permisos, bajas, etc…

Ante esta situación, sumada al salto del teletrabajo, las empresas han necesitado herramientas capaces de adaptarse a estas circunstancias cambiantes, legales, de análisis y computo permanente con un software al frente.

Enumeraremos algunas de las respuestas que debe dar un software para poder gestionar las vacaciones y adaptarse a nuestras necesidades:

  • Las vacaciones podrán ser modificadas o eliminadas y los días no disfrutados volverán a la ficha del trabajador.
  • Visualizar en un cuadrante todas las personas que se encuentran de vacaciones, lo que permite controlar la demanda de personal que tiene cada día y turno, en cada departamento, para el buen funcionamiento de la empresa. También le permitirá saber quién está de vacaciones para no conceder más en ese periodo de tiempo.
  • Al tener informado el calendario laboral de su empresa se olvidarán de calcular cuantos días ha disfrutado el trabajador y cuantos les quedan aún. Además, tendrá la versatilidad de determinar cómo computan dichos días; si son laborables o naturales. De esta forma, tendrá un cálculo, preciso, de vacaciones que se ajusta a su convenio o política de empresa.
  • Obtener un informe de las vacaciones disfrutadas y solicitadas por parte de los trabajadores a nivel individual, departamental o de toda la empresa en función de los filtros que apliques. En un solo botón encontraras toda la información relativa a las vacaciones. Además, dicho documento será exportable en formato PDF y Excel por si tuvieras que enseñárselo o enviárselo a los trabajadores, en caso de discrepancia.

Y si a todo ello sumamos que los trabajadores tienen acceso al portal del empleado, las ventajas se multiplican.

  • La empresa podrá compartir en el tablón de anuncios del programa las normas para solicitar las vacaciones y sabrá que empleados han visualizado dicha publicación.
  • El empleado podrá pedir, modificar y anular sus vacaciones, por lo que la persona que gestiona las vacaciones se olvidará de las peticiones en papel y numerosos emails que tienes que buscar y organizar. En una sola aplicación podrá gestionar las vacaciones de todos los trabajadores. Antes de realizar la petición el empleado sabrá los turnos de su cuadrante, los festivos que tiene la empresa y el número de días que le computarán como vacaciones en el periodo solicitado.
  • El responsable, una vez recibida la solicitud tendrá la posibilidad de previsualizar el impacto de esa solicitud de vacaciones, el periodo solicitado, cruzándolo con la demanda de personal establecida para la prestación del servicio en ese periodo, pudiendo evaluar la situación en tiempo real sobre dicha ausencia.
  • El empleado podrá saber en todo momento el estado de la solicitud de sus vacaciones (en espera, en proceso, aprobadas, denegadas o canceladas) y del número de vacaciones que la quedan por disfrutar.  
  • También podrá solicitar permisos retribuidos recogidos en convenido y tener una estadística personal completa, tanto en vacaciones, bolsas de horas y otras ausencias que puedan darse, incluyendo sus fichajes en tiempo real.

Todo ello con plena movilidad y acceso desde casa, el móvil o cualquier terminal, algo básico y necesario en estos periodos de confinamiento social y teletrabajo que se mantiene en multitud de empresas.

En resumen, el departamento de Recursos Humanos y/o aquellas personas que gestionan vacaciones de su equipo de trabajo tendrán una mayor optimización de los recursos y productividad, ya que evitará llamadas y emails repetitivos y tendrá centralizada toda la gestión de vacaciones y ausencias en una sola aplicación. Por otra parte, los trabajadores dispondrán de una mayor transparencia en todo lo relacion con sus presencialidad-tiempo y habrá una mayor fluidez entre ambas partes de la empresa.

¿Y tú, tienes dificultades para gestionar las vacaciones de los trabajadores? Cuéntanos.

Si tienes problemas y quieres ver como PGPlanning puede ayudarte, solicítanos más información.

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Qué es Full Time Equivalent (FTE) y cómo calcularlo

calcular FTE

En la planificación de personas en relación a la prestación de un servicio, todo análisis o métrica parece poco. Principalmente, en determinados sectores muy condicionados por ratios y número de personal existente por día, turno o especialidad – habilidad.

Full Time Equivalent o FTE es un anglicismo que hemos adoptado y que se refiere al ‘Equivalente a Tiempo Completo’, es una medida que últimamente se utiliza en Recursos Humanos y sirve para medir cuántas personas a tiempo completo hay contratadas en un día o en un periodo de tiempo.

A veces, se traduce al castellano como ETC: Equivalentes a Tiempo Completo. Este término predomina en el sector público y privado, pero sobre todo en empresas que contratan trabajadores durante períodos cortos de tiempo.

La unidad de referencia es la equivalente a una persona que esté contratada a jornada completa y su valor será 1.

Una persona a media jornada o con una reducción de jornada del 50% aportará un valor de 0,5 al FTE por lo que dos personas a media jornada tendrán un FTE igual que una persona jornada completa: 1.

Para realizar el cálculo del Full Time Equivalent (FTE) hay que tener en cuenta los periodos en los que cada uno de los empleados está contratado por la empresa en cuestión. En el cálculo de un día en concreto, también se incluirá tanto a las personas que libran como a las que tienen algún tipo de permiso, baja o vacaciones.

Esta medida suele hacerse por grupos de personas con las mismas competencias o habilidades.

Para los casos que necesitemos obtener las jornadas compactadas (FTE) a lo largo de un periodo, se calcula el promedio de esos días, es decir, calcular el FTE de cada día y la media aritmética de las jornadas que están contratadas en ese intervalo de tiempo.

El FTE es un valioso indicador para calcular el rendimiento real bien de un equipo de trabajo o de toda una empresa. También resulta útil para fijar un salario acorde al resto del equipo a la hora de incorporar a un nuevo empleado.

En este ejemplo de cálculo del FTE, podemos ver que en ninguno de nuestros grupos de empleados analizados todos están contratados a jornada completa porque el valor es inferior al número de empleados que tenemos contratados para el periodo indicado (imagen de cabecera)

Estos datos son muy utilizados en entornos residenciales y/o asistenciales. En relación a los datos mostrados, podemos decir que la plantilla de 60 DUEs (Enfermeras) equivale realmente a 48,18 DUEs a tiempo completo.

Este dato permite calcular la productividad de la empresa o del grupo de empleados elegido, pero también permite comparar empresas dentro del mismo grupo o agrupaciones de empleados dentro de la misma empresa.

Pero también existe una práctica y valiosa información de estas métricas y es poder analizar con  antelación el personal necesario para un nuevo equipo de trabajo en la prestación del servicio.

En PGPlanning, podrás analizar tu FTE , que unido a la planificación de turnos y cuadrantes con las distintas habilidades y demandas de personal, te ayudarán enormemente en las tareas de planificación y la toma de decisiones en tu día a día.

Puedes ampliar información en www.pgplanning.es

Cierre del año 2020 y ¡Feliz Navidad!

feliz Navidad 2020

Este año 2020 es muy especial, es un año que todos recordaremos para siempre. Si algo estamos todos de acuerdo es que ha impactado en nuestras vidas de una forma u otra.

Lo primero que queremos hacer es acordarnos de todas aquellas personas que ya no están con nosotros, así como de sus familias. El horror de perder a un ser querido en unas condiciones como las que hemos vivido, en las que ni siquiera se ha podido celebrar un funeral en muchos casos, entierros, velatorios, misas y un largo etcétera, ha sido algo dramático y una despedida en la más profunda soledad. Descansen en paz todos estos miles de personas que desde Marzo no han dejado de fallecer en nuestro país y en el mundo. Una guerra silenciosa que se ha llevado por delante vidas, negocios, economías, personas, relaciones e incluso nuestra forma de vida.

Por otro lado, en la parte económica y empresarial, hemos visto como muchas empresas han crecido en esta pandemia y han contactado con nosotros por su alta demanda en la producción y contratación de personal, tales como laboratorios, determinadas empresas del sector de la alimentación, logística, temas online, etc. En cambio, por otro, hay muchas empresas que lo han pasado mal hasta el punto de no continuar.  Una situación de pandemia y crisis que nadie puede planificar en un plan de negocio o sus previsiones anuales.  Esta situación arrastra lo personal, económico y psicológico por lo que conlleva cerrar un negocio o perder tu trabajo si eres empleado. 

No queremos que este post sea triste o pesimista, pero si queríamos hacer una mención muy especial a todo el daño sufrido que se ha provocado en nuestro país y que por desgracia sigue produciéndose a día de hoy.

Como parte positiva (siempre la hay en cualquier circunstancia) nos quedamos en el avance tecnológico que se ha producido en ámbitos como el teletrabajo en las empresas.  Un salto que hubiera costado muchos años, apenas se produjo en pocos meses, siendo ahora aceptado y gestionado con una normalidad exultante en muchas organizaciones. Un salto tecnológico que abre puertas y posibilidades a muchas empresas, teniendo trabajadores deslocalizados y permitiendo una mejor conciliación y organización personal en muchos casos.  En esta línea también se ha visto como el software online a través de Internet ha sido indispensable para que cada uno desde su casa, pudiera llevar a cabo su trabajo. PGPlanning y su tecnología ha sido un gran aliado para muchas empresas en estos tiempos, de lo cual estamos sumamente orgullosos. 

A nivel empresarial, nos hemos dado cuenta de lo importante y necesario que es el tejido industrial de un país y no tener una depedencia tan enorme de otros países como fue el tema de las mascarillas y EPI´s, tener reservas estratégicas de ciertos productos y/o recursos ante desastres, así como el excelente abastecimiento de supermercados por ej, en toda la cadena de suministro. Pero, sobre todo, y esto lo entienden mejor las personas que han vivido el virus de cerca, es la importancia de la SALUD y la fragilidad del ser humano.
Sin la salud, no hay vida y sin vida, no hay economía. Queremos también acordarnos de todas esas personas que en otros países no son tan afortunados como nosotros en cuanto a recursos sanitarios ni acceso a vacunas con la facilidad que lo hacemos aquí.

En PGPlanning hemos vuelto a tener un ritmo frenético de desarrollos y mejoras solicitadas por vosotros, nuestros clientes. La plataforma avanza siendo más completa, funcional, segura y operativa, adaptándose a múltiples escenarios y necesidades.
A pesar de las difíciles circunstancias, hemos ampliado plantilla, hemos estado plenamente operativos en todo momento y la plataforma ha estado completamente estable, sin la menor interrupción.

Este año hemos incorporado nuevos clientes y hemos perdido otros, pero el balance es positivo. Seguimos avanzando, la plataforma se consolida y mejora cada día gracias a vosotros, a vuestras peticiones, a vuestro interés y a vuestro deseo de mejora constante que se une al enorme talento humano que tenemos en PGPlanning. Al igual que sin salud, no hay vida, sin equipo humano, no hay PGPlanning.

Todo el equipo de PGPlanning esperamos que este 2021 sea un año de crecimiento y recuperación para todos, por las ansiadas vacunas y por el deseo de trabajar y avanzar que todos tenemos tras pasar todo este año tan complicado.

Queremos agradecer un año más a todos los clientes, que, a pesar de las circunstancias, continuáis confiando en nosotros, apostando por nuestra tecnología para gestionar a vuestros empleados, vuestro activo más importante.

Os deseamos de corazón que paséis una Feliz Navidad, (atípica, eso sí) que tengáis salud y os cuidéis mucho, para que pronto, todo esto sea un mal recuerdo que contar a futuras generaciones.

¡Feliz Navidad y Próspero 2021 para todos!