Utiliza aplicaciones en la nube con tu usuario y contraseña corporativa. ADFS

En este post no vamos a descubrir nada cuando hablamos de seguridad, control de acceso y privacidad en el ámbito empresarial. El objetivo es dar a conocer posibilidades y alternativas que existen en la actualidad, que no siempre son conocidas y/o aplicadas.

Las políticas de contraseñas, el alta y baja de usuarios, el control de acceso y las políticas de seguridad, son una constante preocupación para los administradores de sistemas y por supuesto la dirección de la empresa en última instancia. Ya no sólo por el acceso a la información, sino por las obligaciones legales de seguridad en materia de protección de datos. Implantar requisitos de complejidad de la contraseña, obligatoriedad en el cambio, caducidad, limitación en cambios, etc… es algo que no solamente debe ser aplicable en el acceso inicio de sesión del equipo y red corporativa sino extensible a todas las aplicaciones, incluyendo aquellas que están en la nube.

Es muy común encontrarse en las empresas el despliegue de dominios, que utilizan como base el Directorio Activo (AD) de Microsoft para esta tarea. En un único punto creamos usuarios, desplegamos políticas y se aplican en un único punto. Una vez desplegada esta política había que aplicarla, creando en las aplicaciones en las que se podía, lo que se llamaba un SSO (Single Sign On). Es decir, tener un “login” único. Con tu usuario y contraseña al acceder al equipo abrirías las aplicaciones corporativas de forma automática sin tener que poner usuario y contraseña de nuevo y claro está, siempre el mismo.

Con las aplicaciones en la nube, esta tarea se torna más complicada y no siempre está disponible tanto por la parte de empresa como por la parte del proveedor. Hablamos de la tecnología ADFS. (Servicios de Federación de Active Directory)

Con esta tecnología podemos hacer extensible ese “login único”, para que las aplicaciones en la nube que contratemos sigan dependiendo de nuestro directorio activo.  Con esto conseguimos que un alta o baja de un trabajador sea efectiva en el mismo momento que se produce y por supuesto seguimos protegiendo todos los accesos bajo nuestras políticas corporativas de contraseñas. Una tecnología muy interesante y necesaria para corporaciones que quieran disponer de este control de acceso en sus credenciales. Y no solo eso, sino que para el empleado es una enorme comodidad no tener que teclear e introducir su clave cada vez que entra en la aplicación, tener distintas contraseñas, distintos usuarios, etc.

En PGPlanning dispones de este servicio de integración en nuestra aplicación y todas aquellas empresas que lo desean pueden utilizarlo.

Si quieres más información de como utilizarla y las posibilidades que te ofrece en PGPlanning ponte en contacto con nosotros en www.pgplanning.es

Registro de la jornada laboral: Bolsas de Horas y Compensaciones

Tras la publicación de la ley que obliga a todas las empresas al registro de la jornada laboral, se suceden los problemas del día a día en la implantación de los sistemas de control para las empresas.

El exceso de horas ordinarias no remuneradas como horas, dentro de una flexibilidad laboral ante picos de trabajo hace que debamos gestionar distintas variables para un completo control y registro de las mismas.

Si un trabajador se queda hoy 1 hora más de su jornada laboral, la cosa parece clara. O se la abonamos o se la compensamos según las condiciones de cada convenio. Registrar esto continuamente y manejar un saldo de horas de exceso o defecto por cada trabajador no es tarea sencilla, sin un sistema que lo permita. Por otro lado, si un trabajador tiene que ausentarse de su trabajo por causas personales, también deberemos registrar esa “deuda” de horas personales.  El objetivo es gestionar estos excesos y defectos de forma individual, ordenada y controlada.

En muchos ámbitos y sectores este saldo se ha denominado “Bolsa de Horas”.
Es un saldo de horas de trabajo que son manejadas por trabajador y empresa como herramienta de flexibilidad dentro de unos límites y orden, pero muy útil en la práctica.  Esta utilidad se multiplica si estas bolsas de horas son actualizadas por parte del trabajador a través del sistema del control horario, registrando sus excesos y defectos. De esta forma se registran entradas y salidas, ausencias y saldo de bolsa de horas personal.

Hasta aquí tendremos una bolsa para ir registrando todos estos movimientos. A partir de este saldo tendremos la necesidad de compensar los excesos a favor del empleado o empresa. Es común que el trabajador solicite compensar un turno/jornada de trabajo por 8h (por ej) de su bolsa de horas, este concepto se denomina comúnmente Día Libre Compensado. Estas compensaciones deben registrarse en el sistema y estar integradas con el sistema de registro de la jornada, para en caso de inspección, poder justificar estas libranzas, saldo de horas, movimientos y compensaciones de cara a cada trabajador.

Cada día nos llegan más clientes, desencantados de sus “máquinas de fichar” recientemente adquiridas al poco tiempo de publicarse la ley. Muchos de estos terminales se centran en sus características físicas para la captura de los fichajes, pero una vez almacenados esos fichajes, parece que estas casuísticas les son imposibles de manejar. Disponer de un sistema de control horario que registra un fichaje, pero nos imposibilita una gestión óptima de nuestro equipo humano no parece una buena opción, salvo por precio en algunos casos.

No dejamos de sorprendernos de los clientes que contactan con nosotros y nos dicen que no pueden gestionar apenas nada en muchos de estos terminales que alguien les vendió y no les da respuesta o bien adquirieron por ellos mismos. La gestión de personas es el activo más importante de nuestras empresas, que sumado a las obligaciones legales multiplican su relevancia e impacto. Lamentablemente la desinformación y el desconocimiento hacen que las empresas tomen decisiones precipitadas que hacen que tengan que asumir el coste de una inversión que no responde a lo que necesitan.

Si quieres ver todo lo que PGPlanning/PGtime puede ofrecerte en relación al control horario y la planificación de personas, no dejes de visitarnos: www.pgtime.es | www.pgplanning.es

Utilizar un patrón o ciclo de turnos rotativos: ¿está ajustado a lo que necesitamos?

Esta cuestión nos surge diariamente en el contacto diario con nuestros clientes,  con empresas que nos consultan sobre su planificación y  muy especialmente al comenzar nuestros proyectos. Existen multitud de empresas en las que su planificación de personal se basa en un patrón, ciclo, rueda o escalera de turnos, que no quiere modificar y que satisface sus necesidades. Esto se define sobre el papel pero la realidad suele ser muy distinta.

Cuando comenzamos el análisis y revisión de ese patrón en relación a sus necesidades o demandas de personal VS el personal del que disponen nos encontramos diferentes casuísticas.

Veamos un ejemplo con un patrón definido como 6X2:Tengo un patrón 6X2 que utilizo para toda la empresa repitiéndolo en las diferentes zonas de trabajo. El primer paso consiste en saber la duración que tiene ese patrón para poder saber el número de empleados mínimo que podrían hacerlo. Un patrón tiene que tener un número de “piernas” (concepto que hace referencia a las semanas) ajustado al número de empleados que tienen que realizarlo, no nos sirve utilizar un patrón 6X2 si después lo van a utilizar 5 empleados, ya que la demanda de personal nunca se cubrirá ya que el patrón lo deberían realizar al menos 8 empleados.

Otra casuística común, es la que querer utilizar un patrón o ciclo pero se desconoce cuál aplicar. Esta situación suele traducirse en: Conozco mi demanda, tengo 12 empleados y necesito encontrar un patrón que se ajuste a ello.

Ante este escenario de planificación con patrones siempre debemos tener en cuenta:

  • Podemos buscar un patrón para resolver el problema pero debemos que tener en cuenta que si la demanda que solicitamos es superior al número de empleados del que dispone la empresa es imposible que se cumpla.
  • Si la demanda de personal es igual al número de empleados que tiene la empresa las horas o días de trabajo a lo largo del año estarán muy por encima de las que marca el convenio de trabajo. Nuestra herramienta ofrece una herramienta muy visual y clara para el dimensionamiento de personal respecto a las horas de trabajo, mostrando el porcentaje de exceso y defecto en personas y número de horas restantes o excedidas.
  • Y lo más importante que no siempre ven las empresas: Para poder planificar personas con un patrón de turnos y generar una planilla, es condición imprescindible que todos los empleados que van a utilizar ese patrón deben tener las mismas características. Es decir, tienen que poder hacer todos los turnos de trabajo que se solicitan en el patrón, todas las habilidades o competencias necesarias, todos los días de trabajo, y pueden estar en todas las zonas o ubicaciones de la empresa, sino el patrón no se puede aplicar.

Esta es una de las situaciones más comunes a las que un programa de turnos de trabajo debe responder, resolver problemas de planificación con patrones y sin patrones. Si en tu empresa los empleados, tienen distintas ubicaciones, habilidades y competencias, trabajan distintos días de la semana o tienen restricciones de ubicaciones por ej… necesitas una solución fuera de un patrón, ciclo o escalera de turnos.

Este fue uno de los principales motivos por los que desarrollamos nuestro producto PGPlanning: Resolver múltiples problemas de planificación de forma óptima. Algo que consideramos imprescindible en un programa de turnos de trabajo.

Descubre nuestra tecnología : https://www.pgplanning.es/es/producto