Cómo gestionar las vacaciones durante la pandemia

La gestión de las vacaciones es una tarea ardua, a la que se enfrentan todas las empresas y especialmente, muchos de los departamentos de Recursos Humanos, con independencia del tamaño de la empresa. Pero este último año, ha supuesto un verdadero reto, por la situación de las empresas y sus trabajadores.

Gestionar este permiso laboral de los trabajadores, reconocido en la Constitución Española y en el artículo 38 ET supone buscar el equilibrio entre las necesidades de la producción, por parte de la empresa, así como, la conciliación laboral por parte de los empleados. Un desajuste entre ambos factores puede suponer pérdidas económicas, roturas de stock, sobrecarga del resto de trabajadores y un mal ambiente laboral, entre otras.

Asimismo, debemos de tener en cuenta, que las vacaciones son un elemento vivo de las Relaciones Laborales, ya que, pueden verse afectadas en cualquier momento, por varias circunstancias. Un claro ejemplo de ello, ha sido la reciente pandemia que asola nuestro país.

Al principio, con el confinamiento forzoso, las empresas tuvieron sendas dudas de cómo gestionar las vacaciones de sus empleados. ¿Qué ocurría con las vacaciones concedidas?, ¿Puedo dar vacaciones a mis empleados de manera unilateral?, y un sin fin de dudas laborales.

 Respecto a esas vacaciones forzosas que las empresas gestionaron, a los pocos días tuvieron que ser convertidas en un permiso que se denominó “Permiso Retribuido Recuperable” en base al Real Decreto Ley 10/2020, de 29 de marzo.

  Más tarde, ante esta situación, surgieron varias sentencias que nos han indicado como proceder y se determinó que no se puede contemplar las vacaciones en el periodo de confinamiento estricto.  Un ejemplo de la jurisprudencia, más reciente, la encontramos en las siguientes sentencias.

  • Sentencia del Juzgado de lo Social nº 3 de Santander de 16 de septiembre de 2020 (Rec. 404/2020). El Juzgado falló a favor de una trabajadora que pidió anular 4 días de vacaciones a su empresa por coincidir con el confinamiento estricto y cuya empresa denegó. Resolvió que “todo periodo de disfrute de vacaciones conlleva la posibilidad de que el trabajador pueda descansar de la prestación anual de servicios para un tercero, esto es, que el trabajador pueda desplazarse, salir de su domicilio, tener su ocio particular, visitar familiares, acudir a un bar, hacer deporte… etc… Si no puede salir una persona de su casa por confinamiento forzado, no será vacaciones, no se corresponderá ese periodo con un legítimo y constitucional derecho al descanso anual que todo trabajador ha de tener”.
  • Sentencia del Juzgado de lo Social nº 1 de Melilla, de 3 de noviembre de 2020, que dictaminó que la persona afectada “debe conservar su derecho a disfrutar vacaciones en un periodo posterior”.

Todos estos cambios normativos suman un gran trabajo a los departamentos de Recursos Humanos, que además de estar gestionando bajas, contratación de personal, nóminas y de redistribuir la carga de trabajo entre el resto de compañeros, entre otras, tienen que enfrentarse a las llamadas, email de los trabajadores para ver cómo se van a gestionar sus vacaciones.

También tenemos que hacer mención a los cambios en las vacaciones producidos por las bajas de incapacidad temporal, ya que, bien es sabido por todos, y así se ha reiterado en los Tribunales e incluso en el TJUE, que las vacaciones se deben de posponer hasta que el trabajador sea dado de alta de dicha incapacidad. Siempre y cuando el trabajador presente los partes de baja si les tuviera.

A todo ello debemos sumar la gestión de exceso o defecto de horas a través de bolsas de horas y sus posteriores compensaciones (económicas o a días/horas libres) y los innumerables ajustes de presencialidad durante los días de trabajo que se suman a vacaciones, permisos, bajas, etc…

Ante esta situación, sumada al salto del teletrabajo, las empresas han necesitado herramientas capaces de adaptarse a estas circunstancias cambiantes, legales, de análisis y computo permanente con un software al frente.

Enumeraremos algunas de las respuestas que debe dar un software para poder gestionar las vacaciones y adaptarse a nuestras necesidades:

  • Las vacaciones podrán ser modificadas o eliminadas y los días no disfrutados volverán a la ficha del trabajador.
  • Visualizar en un cuadrante todas las personas que se encuentran de vacaciones, lo que permite controlar la demanda de personal que tiene cada día y turno, en cada departamento, para el buen funcionamiento de la empresa. También le permitirá saber quién está de vacaciones para no conceder más en ese periodo de tiempo.
  • Al tener informado el calendario laboral de su empresa se olvidarán de calcular cuantos días ha disfrutado el trabajador y cuantos les quedan aún. Además, tendrá la versatilidad de determinar cómo computan dichos días; si son laborables o naturales. De esta forma, tendrá un cálculo, preciso, de vacaciones que se ajusta a su convenio o política de empresa.
  • Obtener un informe de las vacaciones disfrutadas y solicitadas por parte de los trabajadores a nivel individual, departamental o de toda la empresa en función de los filtros que apliques. En un solo botón encontraras toda la información relativa a las vacaciones. Además, dicho documento será exportable en formato PDF y Excel por si tuvieras que enseñárselo o enviárselo a los trabajadores, en caso de discrepancia.

Y si a todo ello sumamos que los trabajadores tienen acceso al portal del empleado, las ventajas se multiplican.

  • La empresa podrá compartir en el tablón de anuncios del programa las normas para solicitar las vacaciones y sabrá que empleados han visualizado dicha publicación.
  • El empleado podrá pedir, modificar y anular sus vacaciones, por lo que la persona que gestiona las vacaciones se olvidará de las peticiones en papel y numerosos emails que tienes que buscar y organizar. En una sola aplicación podrá gestionar las vacaciones de todos los trabajadores. Antes de realizar la petición el empleado sabrá los turnos de su cuadrante, los festivos que tiene la empresa y el número de días que le computarán como vacaciones en el periodo solicitado.
  • El responsable, una vez recibida la solicitud tendrá la posibilidad de previsualizar el impacto de esa solicitud de vacaciones, el periodo solicitado, cruzándolo con la demanda de personal establecida para la prestación del servicio en ese periodo, pudiendo evaluar la situación en tiempo real sobre dicha ausencia.
  • El empleado podrá saber en todo momento el estado de la solicitud de sus vacaciones (en espera, en proceso, aprobadas, denegadas o canceladas) y del número de vacaciones que la quedan por disfrutar.  
  • También podrá solicitar permisos retribuidos recogidos en convenido y tener una estadística personal completa, tanto en vacaciones, bolsas de horas y otras ausencias que puedan darse, incluyendo sus fichajes en tiempo real.

Todo ello con plena movilidad y acceso desde casa, el móvil o cualquier terminal, algo básico y necesario en estos periodos de confinamiento social y teletrabajo que se mantiene en multitud de empresas.

En resumen, el departamento de Recursos Humanos y/o aquellas personas que gestionan vacaciones de su equipo de trabajo tendrán una mayor optimización de los recursos y productividad, ya que evitará llamadas y emails repetitivos y tendrá centralizada toda la gestión de vacaciones y ausencias en una sola aplicación. Por otra parte, los trabajadores dispondrán de una mayor transparencia en todo lo relacion con sus presencialidad-tiempo y habrá una mayor fluidez entre ambas partes de la empresa.

¿Y tú, tienes dificultades para gestionar las vacaciones de los trabajadores? Cuéntanos.

Si tienes problemas y quieres ver como PGPlanning puede ayudarte, solicítanos más información.

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Programas para gestionar vacaciones

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La gestión de vacaciones es un proceso singular y diferente en cada empresa. Tanto por cómo se eligen o asignan, hasta como se aprueban o deniegan, pasando por los periodos, descuento de días, restricciones, compatibilidades y un largo etcétera.  Cada empresa lo gestiona de una manera diferente.

Como no podía ser de otra manera, el primer recurso al que acudimos para “gestionar cualquier cosa” es una hoja de cálculo Excel. Es así. Pensamos en cruzar filas, columnas y utilizar sumatorios de forma inmediata. Es un recurso que ya tenemos habitualmente, de fácil acceso y empezamos en el acto.  Lamentablemente, una hoja de cálculo no está pensada para hacer una gestión eficaz y completa de cada problemática que se da en las empresas. Un cliente nos dijo un día: «Cuanto daño ha hecho el Excel»… 😉

Para ponernos en situación, vamos a hacer un breve resumen de algunas de algunas cuestiones que surgen, y como un programa para la gestión de vacaciones puede ayudarnos enormemente en comparación a esa hoja de cálculo:

Vacaciones por días naturales o hábiles.

 Cada convenio o pacto recoge el numero total de días a disfrutar por cada empleado.

Vacaciones asignadas por la empresa.

En muchas compañías, se asigna un numero de días (por ej, la mitad) al trabajador de forma unilateral y el resto se eligen en base a ciertas reglas y condiciones.

Descuento de días por turno asignado

En el trabajo a turnos y cuando las vacaciones se gestionan por días hábiles, hay empresas descuentan días cuando existe solamente un turno asignado.

Días de vacaciones no disfrutados

En ocasiones, el empleado, por distintas circunstancias, no ha podido disfrutar de sus días de vacaciones y se arrastran al año siguiente. Por tanto, debemos contabilizarlas y tenerlas en cuenta.

Aprobaciones

Es muy común que las vacaciones no sean aprobadas por una única persona, sino que sean aprobadas por varios niveles. Lo normal es dos, aunque existen casos de 3 y 4 niveles. Es decir, una vez aprobada por el primer responsable, debe ser validado e informado por el segundo nivel y así sucesivamente.

Cubrir las necesidades de la empresa en vacaciones

Cuando las personas no están en su puesto de trabajo se genera un problema para las empresas. O bien reemplazan con un sustituto o personal externo, o por el contrario asumen quedarse con una persona menos. Esta circunstancia es muy peculiar de cada negocio, empresa y sector.  En una línea de producción, un maquinista con una cierta habilidad y cualificación no puede ser sustituido de forma sencilla y siempre debe haber un mínimo de recursos para que la producción continúe. De ahí vigilar en cada solicitud o petición que siempre se cubren nuestros requisitos mínimos en la demanda de personal que necesitamos para operar. Este es un ejemplo, pero nos sirve también para hospitales, tiendas, soporte técnico, etc…

¿Cómo se solicitan las vacaciones?

Si no disponemos de un entorno en el que recibir de forma ordenada las solicitudes, las recibiremos de muy distintas formas que deberemos gestionar después y centralizar en nuestro Excel. Es muy común recibirlas por e-mail, de palabra, por WhatsApp, etc..  Una vez recibida procesaremos esa solicitud analizando todas y cada una de ellas.

Cancelación de vacaciones

Como en el punto anterior, si alguien cancela una solicitud ya aprobada o en curso tendremos que gestionarlo de la mejor manera y avisar a los responsables.

Informar de las vacaciones aprobadas y denegadas

A cada empleado hay que comunicarle el estado de sus solicitudes de vacaciones y también a los responsables implicados. Si volvemos a nuestra hoja Excel, tendremos que responder manualmente a cada empleado por el medio/s que lo solicitó.

Saldo e información sobre las vacaciones

En recursos humanos es muy común recibir solicitudes y peticiones de información constantes por parte de los empleados. Muy común saber cuantas vacaciones me quedan, cuántas he disfrutado, que días puedo o no solicitar, cuál era la política de vacaciones, los días que me quedaban del año pasado…

Disponer de un sistema que ofrezca esta información en tiempo real y sin intervención de recursos humanos es una verdadera ayuda en la gestión y eficiencia.

Y todo esto se complica aún más en la planificación del trabajo a turnos , ya que la demanda de personal es variable y puede ser crítico que por cada turno, ubicación, habilidad y día tenga que haber un número de personas mínimo.

Como ves, el “Excel lo aguanta todo” y es posible gestionar vacaciones en él incluyendo, los días disfrutados, pendientes… pero como ves, hay una gran problemática detrás que nos va a demandar un gran esfuerzo en tiempo y recursos para gestionarlo. Cuantos más empleados, departamentos, sedes, ubicaciones, más complejidad. De ahí la necesidad de un software para gestionar vacaciones

En PGPlanning, disponemos de una completa gestión de vacaciones dentro de nuestro programa, que resuelve la gestión por parte del administrador de una forma ágil todos los puntos detallados. Por otro lado, el empleado que es uno de los actores protagonistas. Desde el portal del empleado podrá ver, solicitar, acceder sus peticiones, estados, saldos, etc. en tiempo real y desde su móvil. Esto provocará un salto cualitativo para ambas partes, con una gran agilidad y satisfacción para los implicados.

Puedes saber más de nuestra gestión de vacaciones aquí

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