Aplicación para turnos de trabajo y Covid-19

Durante el largo periodo de confinamiento vivido aquí en España por el coronavirus – Covid 19 surge una gran división en el mundo empresarial. Por un lado, empresas completamente paradas por cierre, cese de la actividad, ERTE´s, despidos… Y por otro, empresas desbordadas de trabajo. Estas últimas, con un exceso de demanda inasumible que les llevaba a nuevas necesidades de planificación y gestión.

En estos meses hemos captado importantes clientes del sector agroalimentario, sector farmacéutico, packaging, logística de e-commerce, fabricación textil y otros sectores que se han encontrado ante una situación muy difícil de manejar.  Su planificación de turnos de trabajo se ha visto tan crítica que han buscado ayuda urgente. Lo que antes era “simple”, se había vuelto imposible.

A partir de aquí se encuentran con la necesidad de adquirir una aplicación para turnos de trabajo. Ya no sirve el Excel. Conjugar todas las variables de convenio, horas, descansos, líneas de producción, habilidades, se ha vuelto IMPOSIBLE.

Por un lado y como inicio, se busca planificar y organizar turnos de trabajo. Pero por otro, se necesita poder llevar a cabo una gestión diaria de todo el equipo, que por supuesto trabaja a turnos.

La problemática en el trabajo a turnos es muy especial y concreta. En su mayoría, no reflejada por aplicaciones de recursos humanos generalistas.  Así que, estas empresas cuando reflejan esta problemática y ven todo lo que les puede ofrecer la aplicación, ven plasmada la solución a distintas necesidades que inicialmente no contemplaban.

En PGPlanning, nuestra aplicación para turnos de trabajo, se ofrece la generación del cuadrante para cada trabajador y también la gestión diaria sobre la planificación de esa persona, tanto en presencialidad, control del tiempo, absentismo y otros.

Algunas de las funcionalidades que en muchas ocasiones no se plantean a priori, van descubriéndose en los primeros contactos y conforme hablamos con el cliente. Algunas de ellas son:

  • La base: Aplicación para planificar los turnos y generar el cuadrante de trabajo.
  • Gestión de vacaciones.
  • Definición y control del absentismo.
  • Compensaciones: Bolsas de horas, ratios por horas, libres compensados, etc…
  • Gestor documental laboral, para incorporar nóminas, modelo 145, certificado de retenciones…
  • Asignación de tareas a los turnos y su fichaje.
  • Portal del empleado.
  • Control horario: Fichaje presencial y móvil (teletrabajo, tan extendido últimamente) asociado a cada turno.
  • Exportación de datos al programa de nóminas.
  • Integración con sistemas empresarias vía API, integración con directorio activo y otros.

En este momento, cuando ven estas funcionalidades se dan cuenta que una aplicación de turnos de trabajo, no es simplemente un generador de cuadrantes. Es un conjunto de utilidades que nos permiten hacer una completa gestión de nuestro equipo humano, pero plenamente enfocada al trabajo a turnos. Muy distinto de otros en los que no suele gestionarse una nocturnidad por horas, festivos, cambios de turno entre compañeros, guardias, turnos que cambian de día, sustituciones, ubicaciones, habilidades y un largo etc.

Por supuesto, todo a través de Internet. PGPlanning es 100% online, en la nube. Sin contacto físico, sin instalaciones presenciales, sin consultorías IN-SITU, agilizando la implantación con total seguridad. Todo de forma remota, lo que ha permitido no parar su producción, atender su demanda y prestar sus servicios con total disponibilidad.

Desde PGPlanning, ha sido un auténtico placer y un reto poder ayudar a todas estas empresas, que se han convertido en clientes. Incluso, cuando la demanda es menor y se ha estabilizado. Ahora, disponen de una aplicación para turnos de trabajo y mucho más, que les permite afrontar todos los retos en la planificación de turnos y cuadrantes, así como una completa gestión y mejora de la relación con sus empleados.

Gracias a todos los que habéis confiado en nosotros en los momentos más difíciles, cuando más lo necesitábais.

Para más información no dejes de visitar nuestra web en https://www.pgplanning.es  y nuestros videotutoriales en https://www.pgplanning.es/videos/

Cómo planificar personas que trabajan a turnos : Horarios y Cuadrantes

Ante clientes y mercados más exigentes, la planificación y dimensionamiento de nuestro equipo humano es una tarea subestimada en multitud de ocasiones.

Cuando hablamos de planificar personal solemos pensar en grandes empresas, servicios 24×7, grandes fábricas, hoteles, personal médico… un elevado número de personas, pero nada más lejos de la realidad. Planificar personas es un problema existente en múltiples negocios y entornos sea cual sea su tamaño.

Todas las empresas manejan multitud de variables que se conjugan entre ellas para poder realizar una planificación horaria y de turnos.  Veamos unos sencillos ejemplos:

Un pequeño taller mecánico tiene que organizar sus empleados, porque siempre debe haber X personas en su puesto (chapa, pintura, mecánica, electricidad…) y no es lo mismo que sea lunes por la mañana que un sábado, refuerzos en verano y navidades donde existen picos de trabajo y se disparan las visitas al taller.

Una pequeña tienda de ropa necesitará una persona en la caja, otra para atención al público y otra para acondicionar la ropa en sus ubicaciones.

Ambos negocios, aunque muy distintos manejan variables múltiples o comunes, como son la legislación, horarios, convenios, vacaciones anuales, permisos retribuidos, bajas, reducciones de jornada, etc. Las mismas variables, pero con menos recursos.

Y así hasta llegar a medianas empresas como una fábrica 24×7 o un Callcenter que atiende llamadas 24h al día durante 365 días al año, como puede ser un cliente que gestiona el servicio 112 o 061, como se nos da el caso.  Todas las empresas necesitan planificar sus equipos de trabajo y si el servicio está condicionado por las personas,
la planificación es crítica.

Toda planificación de equipos nace en la existencia de una persona para realizar un trabajo. A partir de esta base se suman las variables del espacio – tiempo. Cada persona debe encontrarse en un lugar, un día y en una franja horaria que podemos denominar turno o jornada laboral.

Pero sumadas a las variables que comentábamos anteriormente y en función de nuestro negocio y la prestación de nuestros servicios o productos, surgen distintas variables que condicionan completamente esa planificación como son:

Ubicación: No es lo mismo que una persona esté en un lugar u otro. Recordemos el taller, no es lo mismo una persona en cabina de pintura que en mecánica pura. En una fábrica, no es lo mismo una línea de producción que otra y así sucesivamente. 

Habilidades o Competencias: Cada persona, puede tener una habilidad o competencia dentro del desempeño de su trabajo y esta habilidad puede ser crítica en una cadena. Si la persona, no tiene esa habilidad, no puede completarse el servicio / línea de producción/ producto o simplemente la apertura de la tienda o negocio. Cada vez las empresas tienden más a dotar de habilidades comunes a todos los trabajadores, para evitar estas dependencias, pero en muchos sectores es muy complejo.

Contratos: Es común, que dentro de una empresa tengamos contratos a media jornada, por ejemplo, con lo que, si nuestro servicio demanda persona durante X
horas, deberemos tener en cuenta la combinación de personas para ese servicio, sin exceder las horas del contrato de ese trabajo.

Convenios: Similar a los contratos teniendo en cuenta no sobrepasar las horas anuales marcadas.

Descansos: Cuando se trabaja a turnos, existen descansos estipulados bien por convenio, por pactos u acuerdos que no permiten que un recurso, por ejemplo: doble turno, que trabaje una mañana después de una noche, no trabajar más de X días consecutivos, etc… 

Semana Laboral: Puede existir una semana laboral para cada ubicación o tienda que tenga en distintas comunidades autónomas o localidades.

Calendario laboral: Cada calendario laboral y más si trabajamos en distintas comunidades provincias y localidades, dispone de distintos festivos que hay que gestionar. Ya que, si una persona es de una localidad distinta a su lugar de trabajo, no vendrá a trabajar y si lo planifico en un cuadrante sin tenerlo en cuenta, ya tengo un problema.

Reducciones de jornadas, bajas, permisos retribuidos, etc…y así una gran multitud de variables que condicionan la viabilidad de una planificación. No solo en su obtención inicial sino en su posterior gestión diaria conforme van apareciendo distintas incidencias.

Registro de la jornada laboral: Obligatorio por ley. No solo hay que limitarse a recoger fichajes, sino a gestionarlos de forma conjunta a turnos asignados, contrato, horas planificadas…, incluyendo conceptos y variables como bolsas de horas y compensaciones que nos permitan ajustarnos a las horas de convenio anuales en función de las circunstancias del día a día.

Todas estas variables, en muchas ocasiones y en función del tamaño de la empresa son negociadas por trabajadores y empresas a través de comités de empresa, negociación sindical, etc… Por lo que, incluso teniendo una planificación valida, no siempre es adoptada por las partes, ante múltiples factores.  Hay que proponer distintas alternativas y justificar su planificación de una forma fundamentada y basada en las necesidades de la empresa por un lado y las demandas / derechos de los trabajadores por otra.

La realidad, es que las hojas de cálculo siguen siendo las “reinas” en multitud de empresas que planifican los turnos de trabajo. También es común asignar estas tareas de planificación a personas con escasa formación y experiencia sobre esta materia y sobre todo sin herramientas ni recursos que le ayuden a llevarlo a cabo, lo que hace una mezcla cuyo resultado es que las cosas no se han nada bien.

Si te encuentras identificado con este problema y quieres mejorar la planificación y gestión de tus empleados, equipo de trabajo o trasladar tu demanda de personal a un cuadrante, no dejes de contactar con nosotros a través de www.pgplanning.es/contacto

Puedes ampliar informacion sobre la planificación de turnos en https://www.pgplanning.es/planificacion-de-turnos/

Planificación de pilotos y sus vacaciones en las aerolíneas

Últimamente nos vemos sorprendidos leyendo noticias de como compañías aéreas tienen que cancelar de forma masiva cientos de vuelos para poder hacer frente a la escasez de pilotos. Esta falta de pilotos se achaca a una falta de planificación ligada a la gestión de vacaciones.

Parece ser que por un lado la demanda de personal necesaria si debería estar establecida correctamente, pero otro lado la gestión de vacaciones ha  podido romper esa demanda de personal y turnos de trabajo necesarios, quedando el cuadrante “vacío” de pilotos en los días que los vuelos se encuentran planificados.

Ayer leímos la noticia de American Airlines, aerolínea americana en la que según se relata en la noticia, el sistema habría asignado “automáticamente” las vacaciones a los pilotos, quedando infinidad de vuelos sin cubrir:

https://elpais.com/economia/2017/11/30/actualidad/1512051512_365569.html

Y por supuesto la tan conocida noticia que saltó a la luz con la falta de pilotos en Ryanair en Septiembre de 2017, y la cancelación de vuelos que ha supuesto hasta marzo de 2018.

https://elpais.com/economia/2017/09/27/actualidad/1506513676_593118.html

Planificar es nuestro día a día. Analizamos y trabajamos con multitud de empresas en muy diversos sectores. Es más, alguno de nuestros clientes es una conocida aerolínea española.  Para todas estas planificaciones, evidentemente utilizamos nuestra herramienta de planificación PGPlanning, que nos permite analizar la demanda de personal, tanto antes como después de planificar.

¿Y cómo lo hacemos?

Le decimos a nuestra planificador, qué personas necesitamos, con qué habilidad, en qué ubicación y en qué fecha o periodo. Y todo esto ¿para qué?, sencillo: para que todos los días que yo esté planificando queden cubiertos con el personal que demando. Por supuesto, si no tengo personal para cubrir mi demanda el sistema me lo mostrará antes y durante la planificación.  Y esto no solo para una semana, mes, trimestre o cuatrimestre, sino un año completo a planificar.

Muy bien, ya he planificado.

Ahora bien, puede que lo haya hecho incluyendo previamente las vacaciones o por el contrario planificar y luego asignarlas. Aquí es donde puedo “romper” mi demanda de personal, no satisfacer las demandas de servicio definidas, y por tanto, tener que cancelar vuelos. No obstante este tipo de planificación muchas veces es inevitable y necesario.

Dicho lo cual, para evitar llegar a situaciones como esta, nuestro sistema permite previsualizar el impacto de una solicitud de vacaciones antes de ser aceptada, viendo en todo momento como quedará mi demanda si acepto esa solicitud.  Y no solo esto, si tengo que aceptarlo me sugerirá un sustituto disponible (pívot, backup, disponibles, correturnos…), si quiero traspasar el turno a otra persona, etc, etc… para intentar cubrir ese hueco y nunca dejar el servicio al descubierto. En otros sectores, una ausencia, puede asumirse con otro compañero o simplemente dar el servicio con una persona menos, pero cuando hablamos de un avión, si no hay piloto no despega.

Planificar personas es complejo, y hacerlo sin un control adecuado como: una asignación automática de vacaciones, romper la demanda y no previsualizar el impacto antes de realizar un cambio, una solicitud de libranza ó una baja, puede llevarnos a situaciones tan indeseables, complejas y delicadas como estas que hemos conocido en las aerolíneas.

El trabajo a turnos

En el ámbito laboral hay dos tipos de personas: las que trabajan a turnos y las que no.

Las que trabajan a turnos conviven con otras personas que trabajan a turnos , pero las personas que no trabajan a turnos, conviven con personas que trabajan a turnos o con otras que no.

Si no trabajas a turnos y en tu entorno cercano nadie lo hace, podrás quedar con ellos para cenar cualquier sábado o para comer cualquier domingo o festivo, porque no tendrán que trabajar. En cambio, si en tu círculo de amistades hay personas que trabajan a turnos, ya no será tan fácil quedar, ni para tomar un café porque cuando tú trabajes, él librará y cuando tú libres él trabajará. Y si esto es para un café, ya no hablemos si se trata de organizar una comida, cena o buscar un fin de semana para pasarlo en una casa rural.

En el núcleo familiar, sobre todo, cuando hay niños, si alguien trabaja a turnos, tiene que haber “otro alguien” que cubra esos turnos, ¡pero al revés! La mayor parte de las veces, suele ser la pareja, pero en ocasiones, tienen que ser los abuelos , la guardería, un familiar, un conocido o un amigo.

No es menos cierto que las personas que trabajan en distintos turnos, pueden sacar más fácilmente tiempo para ellos mismos cuando el resto están trabajando y ellos libran. Pueden ir un martes por la mañana al banco, al notario, ir de compras  o  practicar su deporte favorito. La otra cara de la moneda, son noches que se hacen interminables, fines de semana que no lo parecen y  estar permanentemente conciliando horarios. Los días trabajados de mañana se madruga y se come tarde. Los que se entra de tarde hay que comer pronto, y con las noches hay que acostumbrarse a dormir de día…

Es común, que las personas que hacen turnos  trabajen en días festivos. Esto implica en muchas ocasiones no sea posible disfrutar en familia de días señalados como Navidad, Año Nuevo, Nochevieja, Reyes, o que por el contrario, además de la familia, se junte con algún compañero que se quedó solo por tener que trabajar esos días y que tiene la familia lejos.

Trabajar a turnos, no es ni mejor ni peor que trabajar con una jornada laboral fija. Lo importante es poder conseguir una conciliación entre vida personal y profesional de cada uno en cada momento y circunstancia.

Aprovechemos la tecnología que tenemos hoy disponible para que las personas que trabajen a turnos puedan conciliar su vida personal y laboral más fácilmente. ¿Cómo?: Planificando con una suficiente antelación su cuadrante,  intentando que puedan disfrutar del mayor número de fines de semana posibles, que sus horas de trabajo sean ajustadas, que los cuadrantes sean equitativos, valorando sus preferencias en la realización de turnos, gestionando sus festivos locales, mantengámoslos informados de cualquier cambio de turno en todo momento, démosles la posibilidad de ver su cuadrante y posibilidad de realizar avisos o peticiones permitamos solicitar sus vacaciones desde casa, y todo desde cualquier momento y lugar.  Y por supuesto satisfaciendo las demandas y necesidades de personal de la empresa cada día.

¿Piensas que todo esto es imposible?, pues no lo es. Es una realidad que muchas personas y empresas disfrutan.

Escríbenos, llámanos:   https://www.pgplanning.es/es/contacto

Cambios de turnos de trabajo entre compañeros

En el trabajo a turnos, las empresas y las personas están sujetas a cambios constantes dentro de su día a día. Existen multitud de empresas que de forma diaria gestionan cambios de turno entre empleados. Unas ocasiones porque los promueven los empleados por sus necesidades de conciliación entre vida profesional y familiar, y en otras ocasiones por necesidades de la empresa para afrontar demandas de personal nuevas, necesidades de producción, cubrir la baja de un compañero, etc…

Cambiar un turno de trabajo entre compañeros es algo muy habitual que viene sucediendo desde muchos años atrás. Es muy común informar a un supervisor a través de WhatsApp, Post-it, llamadas, una parada por un pasillo, un e-mail… que derivan en multitud de ocasiones en que  llegado el día la persona que tenía que estar en su turno no está. Esto porque no se recuerda la petición, porque no queda registrado, porque se pidió con mucha antelación y no se comunicó a las partes afectadas en su momento, un sinfín de situaciones.

Para cambiar un turno debemos asegurarnos que los dos empleados están de acuerdo con el cambio y que esta solicitud le llegue al supervisor para  que este cambio cubra la demanda de personal exigida por la empresa, tanto en día como en tiempo y forma. Es decir, debe sustituir al compañero en habilidades o competencias, ubicación, duración del turno y día.

Este es solo uno de los motivos por los que desarrollamos el portal del empleado. Un lugar donde los empleados pueden promover estos intercambios de turno de forma óptima y segura para las tres partes. Los empleados (ambos implicados en el cambio) en su solicitud, confirmación y registro y  el supervisor en su validación,  comprobación y confirmación de dicho cambio analizando la demanda de personal existente para ese día.

El supervisor puede previsualizar los cambios que va aprobar o denegar antes de realizar cualquier acción para poder validar si dispone de suficientes personas para cubrir el turno o turnos solicitados.

De esta manera, sí es viable, ágil y seguro el intercambio de turnos entre compañeros. Esta funcionalidad permite a las empresas gestionar cambios de turno de forma eficiente  y sin perjudicar a ninguna de las partes, permitiendo una mayor conciliación laboral de los trabajadores. Este es uno de los objetivos que perseguimos cada día con nuestra tecnología; mejorar la vida de las personas tanto dentro como fuera de su puesto de trabajo.

Si en tu empresa no se permiten cambios de turno por los trastornos que supone, ya conoces nuestra solución.

¿Estás utilizando un patrón de turnos de trabajo que no se ajusta a tus necesidades y no sabes por qué?

Muchas empresas buscan en Internet patrones existentes que intentan ajustar a su empresa, pero en la realidad es muy complicado que una empresa pueda utilizar un patrón ya conocido, bien porque su demanda de personal varíe a lo largo del año y tenga periodos cresta (picos) en verano y navidad, o periodos de baja actividad (valle) porque no se ajuste el número de personas que tienen que cubrir el patrón con las «piernas» del patrón…

Nuestro día a día nos enseña que esta realidad es más frecuente de lo que imaginamos, por ello contamos con una herramienta que es capaz de buscar un metapatrón que se ajuste a las necesidades de cada empresa.

Para ello, simplemente necesitamos configurar una serie de reglas, por ejemplo que se respeten 12 horas de descanso entre cada turno, que después de una noche haya un día libre…, informar de las horas anuales o días de trabajo que la empresa tiene que hacer y configurar la demanda del personal para cada diferente época del año. Si necesitamos que esa demanda de personal varíe dependiendo de la época del año buscaremos tantos patrones como sean necesarios y después realizaremos una unión creando un metapatrón. Este concepto  surge de la fusión de distintos patrones en distintos periodos y de cómo se gestiona de forma unificada en la herramienta para manejar todos los datos y estadística de forma anualizada.  Esta unión permite  una solución completa de todo el año respetando las horas anuales o días de trabajo que tengan que realizar los empleados.

Una vez creado nuestro cuadrante podremos empezar a trabajar con el día a día de nuestra empresa a través de la gestión de cambios informando bajas, cambios de turnos, vacaciones, horas extra…

¿Pensabas que no era posible gestionar distintos ciclos ó patrones rotativos de trabajo de forma unificada?  Claro que se puede, sólo necesitas la herramienta que te permita hacerlo.