Aplicación para turnos de trabajo y Covid-19

Durante el largo periodo de confinamiento vivido aquí en España por el coronavirus – Covid 19 surge una gran división en el mundo empresarial. Por un lado, empresas completamente paradas por cierre, cese de la actividad, ERTE´s, despidos… Y por otro, empresas desbordadas de trabajo. Estas últimas, con un exceso de demanda inasumible que les llevaba a nuevas necesidades de planificación y gestión.

En estos meses hemos captado importantes clientes del sector agroalimentario, sector farmacéutico, packaging, logística de e-commerce, fabricación textil y otros sectores que se han encontrado ante una situación muy difícil de manejar.  Su planificación de turnos de trabajo se ha visto tan crítica que han buscado ayuda urgente. Lo que antes era “simple”, se había vuelto imposible.

A partir de aquí se encuentran con la necesidad de adquirir una aplicación para turnos de trabajo. Ya no sirve el Excel. Conjugar todas las variables de convenio, horas, descansos, líneas de producción, habilidades, se ha vuelto IMPOSIBLE.

Por un lado y como inicio, se busca planificar y organizar turnos de trabajo. Pero por otro, se necesita poder llevar a cabo una gestión diaria de todo el equipo, que por supuesto trabaja a turnos.

La problemática en el trabajo a turnos es muy especial y concreta. En su mayoría, no reflejada por aplicaciones de recursos humanos generalistas.  Así que, estas empresas cuando reflejan esta problemática y ven todo lo que les puede ofrecer la aplicación, ven plasmada la solución a distintas necesidades que inicialmente no contemplaban.

En PGPlanning, nuestra aplicación para turnos de trabajo, se ofrece la generación del cuadrante para cada trabajador y también la gestión diaria sobre la planificación de esa persona, tanto en presencialidad, control del tiempo, absentismo y otros.

Algunas de las funcionalidades que en muchas ocasiones no se plantean a priori, van descubriéndose en los primeros contactos y conforme hablamos con el cliente. Algunas de ellas son:

  • La base: Aplicación para planificar los turnos y generar el cuadrante de trabajo.
  • Gestión de vacaciones.
  • Definición y control del absentismo.
  • Compensaciones: Bolsas de horas, ratios por horas, libres compensados, etc…
  • Gestor documental laboral, para incorporar nóminas, modelo 145, certificado de retenciones…
  • Asignación de tareas a los turnos y su fichaje.
  • Portal del empleado.
  • Control horario: Fichaje presencial y móvil (teletrabajo, tan extendido últimamente) asociado a cada turno.
  • Exportación de datos al programa de nóminas.
  • Integración con sistemas empresarias vía API, integración con directorio activo y otros.

En este momento, cuando ven estas funcionalidades se dan cuenta que una aplicación de turnos de trabajo, no es simplemente un generador de cuadrantes. Es un conjunto de utilidades que nos permiten hacer una completa gestión de nuestro equipo humano, pero plenamente enfocada al trabajo a turnos. Muy distinto de otros en los que no suele gestionarse una nocturnidad por horas, festivos, cambios de turno entre compañeros, guardias, turnos que cambian de día, sustituciones, ubicaciones, habilidades y un largo etc.

Por supuesto, todo a través de Internet. PGPlanning es 100% online, en la nube. Sin contacto físico, sin instalaciones presenciales, sin consultorías IN-SITU, agilizando la implantación con total seguridad. Todo de forma remota, lo que ha permitido no parar su producción, atender su demanda y prestar sus servicios con total disponibilidad.

Desde PGPlanning, ha sido un auténtico placer y un reto poder ayudar a todas estas empresas, que se han convertido en clientes. Incluso, cuando la demanda es menor y se ha estabilizado. Ahora, disponen de una aplicación para turnos de trabajo y mucho más, que les permite afrontar todos los retos en la planificación de turnos y cuadrantes, así como una completa gestión y mejora de la relación con sus empleados.

Gracias a todos los que habéis confiado en nosotros en los momentos más difíciles, cuando más lo necesitábais.

Para más información no dejes de visitar nuestra web en https://www.pgplanning.es  y nuestros videotutoriales en https://www.pgplanning.es/videos/

El trabajo a turnos

En el ámbito laboral hay dos tipos de personas: las que trabajan a turnos y las que no.

Las que trabajan a turnos conviven con otras personas que trabajan a turnos , pero las personas que no trabajan a turnos, conviven con personas que trabajan a turnos o con otras que no.

Si no trabajas a turnos y en tu entorno cercano nadie lo hace, podrás quedar con ellos para cenar cualquier sábado o para comer cualquier domingo o festivo, porque no tendrán que trabajar. En cambio, si en tu círculo de amistades hay personas que trabajan a turnos, ya no será tan fácil quedar, ni para tomar un café porque cuando tú trabajes, él librará y cuando tú libres él trabajará. Y si esto es para un café, ya no hablemos si se trata de organizar una comida, cena o buscar un fin de semana para pasarlo en una casa rural.

En el núcleo familiar, sobre todo, cuando hay niños, si alguien trabaja a turnos, tiene que haber “otro alguien” que cubra esos turnos, ¡pero al revés! La mayor parte de las veces, suele ser la pareja, pero en ocasiones, tienen que ser los abuelos , la guardería, un familiar, un conocido o un amigo.

No es menos cierto que las personas que trabajan en distintos turnos, pueden sacar más fácilmente tiempo para ellos mismos cuando el resto están trabajando y ellos libran. Pueden ir un martes por la mañana al banco, al notario, ir de compras  o  practicar su deporte favorito. La otra cara de la moneda, son noches que se hacen interminables, fines de semana que no lo parecen y  estar permanentemente conciliando horarios. Los días trabajados de mañana se madruga y se come tarde. Los que se entra de tarde hay que comer pronto, y con las noches hay que acostumbrarse a dormir de día…

Es común, que las personas que hacen turnos  trabajen en días festivos. Esto implica en muchas ocasiones no sea posible disfrutar en familia de días señalados como Navidad, Año Nuevo, Nochevieja, Reyes, o que por el contrario, además de la familia, se junte con algún compañero que se quedó solo por tener que trabajar esos días y que tiene la familia lejos.

Trabajar a turnos, no es ni mejor ni peor que trabajar con una jornada laboral fija. Lo importante es poder conseguir una conciliación entre vida personal y profesional de cada uno en cada momento y circunstancia.

Aprovechemos la tecnología que tenemos hoy disponible para que las personas que trabajen a turnos puedan conciliar su vida personal y laboral más fácilmente. ¿Cómo?: Planificando con una suficiente antelación su cuadrante,  intentando que puedan disfrutar del mayor número de fines de semana posibles, que sus horas de trabajo sean ajustadas, que los cuadrantes sean equitativos, valorando sus preferencias en la realización de turnos, gestionando sus festivos locales, mantengámoslos informados de cualquier cambio de turno en todo momento, démosles la posibilidad de ver su cuadrante y posibilidad de realizar avisos o peticiones permitamos solicitar sus vacaciones desde casa, y todo desde cualquier momento y lugar.  Y por supuesto satisfaciendo las demandas y necesidades de personal de la empresa cada día.

¿Piensas que todo esto es imposible?, pues no lo es. Es una realidad que muchas personas y empresas disfrutan.

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Cambios de turnos de trabajo entre compañeros

En el trabajo a turnos, las empresas y las personas están sujetas a cambios constantes dentro de su día a día. Existen multitud de empresas que de forma diaria gestionan cambios de turno entre empleados. Unas ocasiones porque los promueven los empleados por sus necesidades de conciliación entre vida profesional y familiar, y en otras ocasiones por necesidades de la empresa para afrontar demandas de personal nuevas, necesidades de producción, cubrir la baja de un compañero, etc…

Cambiar un turno de trabajo entre compañeros es algo muy habitual que viene sucediendo desde muchos años atrás. Es muy común informar a un supervisor a través de WhatsApp, Post-it, llamadas, una parada por un pasillo, un e-mail… que derivan en multitud de ocasiones en que  llegado el día la persona que tenía que estar en su turno no está. Esto porque no se recuerda la petición, porque no queda registrado, porque se pidió con mucha antelación y no se comunicó a las partes afectadas en su momento, un sinfín de situaciones.

Para cambiar un turno debemos asegurarnos que los dos empleados están de acuerdo con el cambio y que esta solicitud le llegue al supervisor para  que este cambio cubra la demanda de personal exigida por la empresa, tanto en día como en tiempo y forma. Es decir, debe sustituir al compañero en habilidades o competencias, ubicación, duración del turno y día.

Este es solo uno de los motivos por los que desarrollamos el portal del empleado. Un lugar donde los empleados pueden promover estos intercambios de turno de forma óptima y segura para las tres partes. Los empleados (ambos implicados en el cambio) en su solicitud, confirmación y registro y  el supervisor en su validación,  comprobación y confirmación de dicho cambio analizando la demanda de personal existente para ese día.

El supervisor puede previsualizar los cambios que va aprobar o denegar antes de realizar cualquier acción para poder validar si dispone de suficientes personas para cubrir el turno o turnos solicitados.

De esta manera, sí es viable, ágil y seguro el intercambio de turnos entre compañeros. Esta funcionalidad permite a las empresas gestionar cambios de turno de forma eficiente  y sin perjudicar a ninguna de las partes, permitiendo una mayor conciliación laboral de los trabajadores. Este es uno de los objetivos que perseguimos cada día con nuestra tecnología; mejorar la vida de las personas tanto dentro como fuera de su puesto de trabajo.

Si en tu empresa no se permiten cambios de turno por los trastornos que supone, ya conoces nuestra solución.

¿Estás utilizando un patrón de turnos de trabajo que no se ajusta a tus necesidades y no sabes por qué?

Muchas empresas buscan en Internet patrones existentes que intentan ajustar a su empresa, pero en la realidad es muy complicado que una empresa pueda utilizar un patrón ya conocido, bien porque su demanda de personal varíe a lo largo del año y tenga periodos cresta (picos) en verano y navidad, o periodos de baja actividad (valle) porque no se ajuste el número de personas que tienen que cubrir el patrón con las «piernas» del patrón…

Nuestro día a día nos enseña que esta realidad es más frecuente de lo que imaginamos, por ello contamos con una herramienta que es capaz de buscar un metapatrón que se ajuste a las necesidades de cada empresa.

Para ello, simplemente necesitamos configurar una serie de reglas, por ejemplo que se respeten 12 horas de descanso entre cada turno, que después de una noche haya un día libre…, informar de las horas anuales o días de trabajo que la empresa tiene que hacer y configurar la demanda del personal para cada diferente época del año. Si necesitamos que esa demanda de personal varíe dependiendo de la época del año buscaremos tantos patrones como sean necesarios y después realizaremos una unión creando un metapatrón. Este concepto  surge de la fusión de distintos patrones en distintos periodos y de cómo se gestiona de forma unificada en la herramienta para manejar todos los datos y estadística de forma anualizada.  Esta unión permite  una solución completa de todo el año respetando las horas anuales o días de trabajo que tengan que realizar los empleados.

Una vez creado nuestro cuadrante podremos empezar a trabajar con el día a día de nuestra empresa a través de la gestión de cambios informando bajas, cambios de turnos, vacaciones, horas extra…

¿Pensabas que no era posible gestionar distintos ciclos ó patrones rotativos de trabajo de forma unificada?  Claro que se puede, sólo necesitas la herramienta que te permita hacerlo.